Dalam kegiatan operasi perusahaan perlu diketahui kelebihan serta kekurangan yang ada untuk mengambil kesempatan dan mengurangi ancaman. Dengan demikian perusahaan akan mampu memberikan prioritas dengan tepat dan pengalokasikan sumber daya dapat menghasilkan hasil yang tepat guna.
Kekuatan (Strengths)
a. Kemampuan untuk mendistribusikan barang hingga ke daerah terpencil.
Armada perusahaan mampu untuk menyampaikan barang hingga ke warung-warung atau pasar tradisional sehingga pasar yang dimiliki perusahaan sangat besar. Dengan pasar yang besar maka perusahaan memiliki volume penjualan yang besar.
b. Memiliki kepastian pasokan.
Posisi PT Enseval Putera Megatrading merupakan hasil pemecahan fungsi distribusi divisi penjualan PT Kalbe Farma. Oleh karena itu maka kegiatan operasi perusahaan terjamin kelancaran pasokannya.
c. Dokumentasi perusahaan yang rapih.
Perusahaan mengambil sertifikasi ISO sehingga harus mempertahankan kinerja tertentu dalam kegiatan operasinya. Dokumentasi yang baik adalah salah satu syarat dari sertifikasi ini dan membentuk proses kegiatan yang baik serta memudahkan pemantauan.
d. Kualitas SDM yang teruji.
Kualitas SDM terlihat dari kemampuan mereka untuk memenangkan berbagai perlombaan regional yang diikuti oleh banyak karyawan dari perusahaan lain.
e. Perusahan memiliki hubungan yang baik dengan para vendor.
Hubungan dengan para vendor memberikan kemampuan perusahaan menyampaikan barang kepada cabang dengan biaya yang lebih rendah.
Kelemahan (Weaknesses)
a. Monitoring fisik Barang Dalam Perjalanan yang kurang.
Pemantauan kondisi Barang Dalam Perjalanan (BDP) hanya dapat dilakukan ketika
transporter tiba di lokasi transit saja. Di antara selang waktu tersebut, kondisi BDP tidak
jelas.
b. Dokumentasi informasi pengiriman barang masih manual.
Dokumentasi masih dilakukan secara manual sehingga berpotensi terjadinya kesalahan dalam pencatatan.
c. Penilaian KPI Vendor yang belum menyeluruh.
Kondisi vendor saat melakukan pengiriman tidak dapat dilakukan secara menyeluruh dengan sistem yang ada. Sistem yang ada tidak dapat memantau hal-hal seperti kecepatan dan ketepatan vendor.
d. Jadwal dengan ketersediaan transporter belum sinkron.
Antara tibanya transporter dengan jadwal yang diberikan masih terdapat miss, terkait dengan komunikasi yang kurang baik.
e. Ketergantungan tinggi terhadap vendor.
Perusahaan bergantung penuh pada vendor untuk menyampaikan barang ke cabang. Mata rantai ini dapat menjadi masalah bila tidak ada vendor yang tersedia.
Kesempatan (Opportunities)
a. Jumlah penduduk Indonesia yang besar.
Jumlah penduduk Indonesia yang besar memungkinkan perusahaan untuk memperbesar cakupan operasinya.
b. Perkembangan infrastruktur teknologi informasi.
Melalui perkembangan yang ada, perusahaan dimungkinkan untuk memberikan pelayanan lebih dan memperkuat keunggulan bersaingnya. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memenuhi trend pelayanan secara online.
c. Peningkatan volume pengiriman yang diberikan oleh perusahaan induk.
Permintaan pengiriman barang ditingkatkan oleh perusahaan induk memberikan kesempatan untuk meningkatkan kegiatan.
d. Terbukanya kesempatan untuk menangani pengiriman untuk klinik mitrasarana.
Klinik mitrasarana memerlukan jasa pengiriman untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya. Perusahaan ditunjuk oleh perusahaan induk untuk menangani hal ini.
e. Inovasi produk baru.
Inovasi memberikan variasi produk bagi perusahaan dan memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk menjadi nomor satu dalam penanganan produk tersebut.
Ancaman (Threats)
a. Kondisi alam Indonesia.
Kondisi alam Indonesia berpotensi untuk menghambat pengiriman, terlihat dari kontur jalan yang kurang baik dan berliku-liku. Alternatif harus diambil cepat dan fleksibel jika terjadi hal yang tidak diinginkan untuk mencapai target yang ditetapkan.
b. Naiknya harga barang komoditas.
Jika harga barang komoditas meningkat maka biaya operasional perusahaan akan ikut meningkat dan dapat berpengaruh pada tingkat penjualan perusahaan. Perlu diingat bahwa perusahaan bermain pada barang komoditas yang bersifat sangat retil yang juga sangat sensitif terhadap perubahan harga.
c. Tingkat keamanan pengiriman di jalan.
Tingkat keamanan ini terkait dengan campur tangan pihak ketiga dalam pengiriman. Misalnya adalah pencurian yang dilakukan oleh masyarakat.
d. Tingkat ketidakpastian yang tinggi.
Kondisi lingkungan dapat berubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan yang signifikan. Contohnya adalah perubahan harga pengiriman dari vendor yang dapat terjadi tanpa diduga. e. Masuknya pesaing asing ke dalam negeri.
Sister Company perusahaan dapat mengganti distributor mereka apabila perusahaan asing
yang bergerak dalam bidang ini (seperti Zuellig Pharma dan Diethelm dari Swiss) mampu untuk memberikan performa yang lebih baik.
Tabel 3.2 Matrix IFE PT Enseval Putera Megatrading
Variabel Bobot Rating Nilai
Kekuatan (Strengths) 1. Kemampuan Distribusi 0.25 4 1.01 2. Kepastian Pasokan 0.16 4 0.66 3. Dokumentasi yang rapih 0.07 4 0.26 4. Kualitas SDM yang teruji 0.12 3 0.36 5. Hubungan yang baik dengan vendor 0.11 4 0.43 Kelemahan (Weaknesses) 1. Monitoring fisik BDP 0.04 1 0.04 2. Dokumentasi informasi masih manual 0.05 1 0.05 3. KPI Vendor kurang menyeluruh 0.05 2 0.10 4. Sinkronisasi jadwal dengan aktual 0.05 1 0.05 5. Ketergantungan tinggi terhadap vendor 0.10 2 0.20 Total 1 3.15
Tabel 3.3 Matrix EFE PT Enseval Putera Megatrading
Variabel Bobot Rating Nilai
Kesempatan (Opportunities) 1. Jumlah penduduk yang besar 0.16 4 0.63 2. Perkembangan infrastruktur IT 0.06 3 0.19 3. Peningkatan assigned volume pengiriman 0.23 4 0.93 4. Pemberian order klinik mitrasarana 0.11 4 0.44 5. Inovasi produk baru 0.11 4 0.44 Ancaman (Threats) 1. Kondisi alam Indonesia 0.04 2 0.08 2. Naiknya harga komoditas 0.11 1 0.11 3. Keamanan pengiriman di jalan 0.05 2 0.10 4. Tingkat ketidakpastian tinggi 0.06 2 0.13 5. Masuknya pesaing asing 0.07 1 0.07 Total 1 3.10
Matrix IE
Berdasarkan penjabaran matrix IFE dan EFE, dapat diketahui bahwa PT Enseval Putera Megatrading berada pada kuadran I (Growth & Build) dengan nilai tertimbang IFE sebesar 3,15 dan nilai tertimbang EFE sebesar 3,10.
Tabel 3.4 Matrix IE PT Enseval Putera Megatrading
3,00 ‐ 4,00 2,00‐2,99 1,00‐1,99
3,00 ‐ 4,00 I II III
2,00 ‐ 2,99 IV V VI
1,00 ‐ 1,99 VII VIII IX
Strategi yang digunakan adalah strategi SO dimana perusahaan menggunakan kekuatan internal yang dimilikinya untuk mengambil kesempatan yang ada.
1. Meningkatkan distribusi kepada masyarakat sesuai dengan tingkat kapasitas pasokan yang dapat diberikan kepada perusahaan (S1, S2, O1). Peningkatan ini akan memberikan pemasukan yang lebih besar bagi perusahaan dan akan memperkuat kekuatan inti perusahaan. Penguatan ini berperan dalam pencapaian visi perusahaan yaitu untuk memberikan pelayanan secara keseluruhan di Indonesia.
2. Mengaplikasikan IT berdasarkan dokumentasi yang telah dibuat sebelumnya dan peningkatan otomasi prosedur (S3, S4, O2). Dengan pengaplikasian IT maka perusahaan dapat memiliki pergerakan yang lebih fleksibel baik secara operasional ataupun secara strategis. Pengembangan aplikasi bermula dari dokumentasi perusahaan yang telah ada dan akan menjadi asset bagi perusahaan untuk mencapai visinya.
3. Menggunakan dokumentasi terdahulu sebagai dasar untuk mendistribusikan produk baru kepada masyarakat. Melalui dokumentasi diharapkan biaya yang digunakan dapat ditekan
IFE
E F E
serendah mungkin (S1, S2, S3, S5, O1, O5). Dari dokumentasi yang ada dapat dikembangkan metode distribusi yang lebih baik dan sesuai dengan karakteristik konsumen dan vendor yang digunakan. Disamping itu, perusahaan akan mampu untuk memperkirakan penanganan terbaik untuk produk barunya. Strategi ini berperan dalam memberikan kelincahan bagi perusahaan, yang merupakan salah satu dari elemen kunci perusahaan. 4. Hubungan baik dengan vendor membantu dalam menyampaikan barang ke seluruh
masyarakat (S5, O1). Ketersediaan vendor menjamin tibanya barang secara tepat waktu dan ketepatan waktu adalah indikator penting bagi perusahaan.
5. Perusahaan Dengan SDM yang handal maka peningkatan permintaan dapat dipenuhi dengan baik (S4, O3). SDM yang handal dapat mengolah dan mengatur sumber daya perusahaan dengan baik dan mampu memberikan leverage lebih antara biaya yang dikeluarkan dengan hasil yang diberikan.
Tabel 3.5 Matrix SWOT PT Enseval Putera Megatrading
Strengths
1. Kemampuan Distribusi 2. Kepastian Pasokan 3. Dokumentasi yang rapih 4. Kualitas SDM yang teruji
5. Hubungan yang baik dengan vendor
Weaknesses
1. Monitoring fisik BDP
2. Dokumentasi informasi masih manual 3. KPI Vendor kurang menyeluruh 4. Sinkronisasi jadwal dengan aktual 5. Ketergantungan tinggi terhadap vendor
Opportunities
1. Jumlah penduduk yang besar 2. Perkembangan infrastruktur IT
3. Peningkatan assigned volumepengiriman 4. Pemberian order klinik mitrasarana 5. Inovasi produk baru
Strategi SO
1. Meningkatkan distribusi kepada masyarakat sesuai dengan tingkat kapasitas pasokan yang dapat diberikan kepada perusahaan. (S1, S2, O1)
2. Mengaplikasikan IT berdasarkan dokumentasi yang telah dibuat sebelumnya dan peningkatan otomasi prosedur. (S3, S4, O2)
3. Menggunakan dokumentasi terdahulu sebagai dasar untuk mendistribusikan produk baru kepada masyarakat. Melalui dokumentasi diharapkan biaya yang digunakan dapat ditekan serendah mungkin. (S1, S2, S3, S5, O1, O5)
4. Hubungan baik dengan vendor membantu dalam menyampaikan barang ke seluruh masyarakat. (S5, O1)
5. Dengan SDM yang handal maka peningkatan permintaan dapat dipenuhi dengan baik. (S4, O3)
Strategi WO
1. Menggunakan peningkatan infrastruktur IT untuk meningkatkan sinkronisasi dengan jadwal. (W4, O2)
2. Menggunakan peningkatan infrastruktur IT
untuk mensistemasikan monitoring dan
dokumentasi serta dapat mengkalkulasi KPI
Vendor dengan lebih baik. (W1, W2, W3, O2)
3. Memperluas area bisnis perusahaan untuk mengatasi ketergantungan tinggi terhadap
Threats
1. Kondisi alam Indonesia 2. Naiknya harga komoditas 3. Keamanan pengiriman di jalan 4. Tingkat ketidakpastian tinggi 5. Masuknya pesaing asing
Strategi ST
1. Meningkatkan kemampuan distribusi perusahaan dan hubungan yang baik dengan vendor untuk mengatasi permasalahan terkait kondisi alam Indonesia. (S1, S2, T1)
2. Meningkatkan kualitas dokumentasi dan kualitas SDM untuk mengimbangi kenaikan harga komoditas. (S3, S4, T2)
3. Meningkatkan kualitas SDM dan hubungan baik dengan vendor untuk mengatasi tingkat ketidakpastian yang tinggi. (S4, S5, T4)
4. Menggunakan kemampuan distribusi dan kepastian pasokan untuk bertahan menghadapi pesaing asing. (S1, S2, T5)
Strategi WT
1. Mengevaluasi sistem informasi yang ada untuk dapat bertahan menghadapi pesaing asing yang masuk. (W2, T5)
2. Mengembangkan sistem monitoring untuk meningkatkan sinkronisasi antara jadwal dengan aktualisasinya yang mengurangi tingkat ketidakpastian. Sistem sinkronisasi juga dapat membantu dalam menghadapi kenaikan harga komoditas.(W2, W4, T2, T4)