Sampai di sini kita sudah membuat toko online, memasukkan produk, mengatur harga yang diberikan, dan mempromosikan toko online di website iklan baris. Namun, Apa yang harus kita lakukan apabila ada order masuk dari website? Berikut ini langkah-langkahnya:
1. Klik Order
2. Pilih salah satu order.
Sebagai contoh, Jika pembeli sudah konfirmasi ke Anda untuk pembayaran order nomor 471, cek pada internet banking Anda apakah sudah ada pembayaran sejumlah yang dikonfirmasikan.
Jika sudah ada pembayaran, Update status menjadi “Payment Accepted”.
Tutorial Sukses Membuat Toko Online dengan Prestashop – Indra Permana 42 Penjelasan tambahan untuk tiga ikon di atas (kalkulator, Truk, dan printer):
Gambar kalkulator untuk cetak sales Invoice (dalam format pdf). Gambar Truk untuk cetak surat Jalan kurir Anda.
Gambar Printer untuk cetak perincian order.
4. Siapkan invoice dengan klik gambar kalkulator (gambar ini akan muncul jika status order sudah di ubah menjadi “Payment Accepted”).
5. Cetaklah Invoice tersebut, bubuhi dengan stempel toko Anda dan tanda tangan Anda (hal ini untuk meminimalisasikan pemalsuaninvoice toko Anda.)
6. Kemudian , siapkanlah barang yang dipesan tersebut (jangan lupa memasukkan invoice yang sudah Anda buatkan untuk order barang tersebut) dan update status menjadi “Preparation in Progress” (Anda bisa ubah kata-kata ini pada “Barang sedang disiapkan).
7. Kirim barang via jasa pengiriman.
8. Siapkan uang untuk biaya kirim (Sebaiknya barang yang dikirim diasuransikan untuk pencegahan terhadap hal yang tidak diinginkan).
9. Ubah (Update) status order tersebut menjadi “shipped” .
10. Masukkan nomer resi atau bukti pengiriman missal Airway Bill Number Tiki/Jne/Rpx/Pahala Express/Wahana, dan lainnya pada kolom “Set Shipping Number” supaya kita dan pembeli sama-sama bisa melacak pengiriman sudah sampai mana di website jasa pengiriman tersebut.
11. Jika sudah “delivered”, ubah status order menjadi “Delivered” (Anda bisa mengubahnya menjadi “Barang sudah di terima pembeli” dengan mengubahnya melalui menu “Order Messages”).
12. Ucapkan kata-kata terimakasih pada New message. 13. Set display to consumer „yes‟ atau „ya‟.
Tutorial Sukses Membuat Toko Online dengan Prestashop – Indra Permana 43
14. Klik OK. Pelanggan toko online Anda akan menerima pesan Anda tersebut melalui email (email pelanggan diisi oleh pelanggan pada saat pendaftaran di toko online Anda).
Dalam mengelola toko online ini, Anda juga dapat menambahkan karyawan dan karyawan Anda dapat melakukan hal yang sama di toko online Anda dengan batasan-batasan tertentu yang dapat juga ditentukan pada software Toko Online ini.
MENAMBAHKAN KARYAWAN TOKO ONLINE
Seiring dengan berkembangnya toko online Anda, kini Anda sudah waktunya untuk mempekerjakan karyawan.
Tujuan mempekerjakan karyawan hanyalah untuk meningkatkan pelayanan toko online Anda dari segi kecepatan, keramahan, dan untuk membantu pekerjaan Anda yang sudah terlalu banyak dan sudah tidak cukup waktu lagi (hal ini dapat dideteksi jika Anda sudah kewalahan menangani order sendirian).
Toko online ini dalam pengoperasian sehari-hari cukup mudah dipahami semua orang dan hanya memerlukan waktu yang cukup singkat untuk memberikan pemahaman penggunaan Back Office Ke karyawan.
Pilihlah karyawan yang ramah, terampil menggunakan computer, cepat tanggap dan rapi, karena kerapian cerminan kedisiplinan dan kehati-hatian.
Berikut adalah langkah-langkah menambahkan karyawan d toko online: 1. Klik Tab Employees.
Tutorial Sukses Membuat Toko Online dengan Prestashop – Indra Permana 44 Isi semua kolom , pilih profile, kemudian klik save untu menyimpan. Kini karyawan Anda dapat login di Back Office toko online Anda untuk membantu usaha baru Anda.
Lakukan pembatasan hak akses untuk para karyawan toko Online Anda, Agar hal-hal penting tidak dapat diubah-ubah, dan juga untuk tetap dapat memberikan fokus tentang tugas yang konsisten untuk para karyawan toko online Anda.
Untuk melakukan pembatasan akses, ada 2 langkah: Membuat Profile dan Mengubah Hak Akses (Permssions).
MENAMBAH PROFILE
Untuk menambah profil, caranya sebagai berikut. 1. Klik sub-tab Profile.
2. Klik Add New.
3. Isi nama profile baru yang akan Anda buat. 4. Klik SAVE.
MENENTUKAN HAK AKSES UNTUK PROFILE KARYAWAN Setelah profil dibuat, langkah berikutnya adalah mengatur hak akses. Caranya sebagai berikut.
Tutorial Sukses Membuat Toko Online dengan Prestashop – Indra Permana 45 1. Klik sub-tab Permission.
2. Ubah hak akses untuk karyawan Anda.
Perubahan akan otomatis tersimpan sendirinya begitu Anda mencentang pilihan-pilihan yang ada.
Penjelasan pilihan:
View adalah akses untuk melihat. Add adalahakses untuk menambahkan. Edit adalah akses untuk mengubah. Delete adalah akses untuk menghapus.
Misalkan, untuk modul employees pada back office, Anda akan berikan akses ke karyawan hanya untuk melihat saja, tidak bisa mengubah, tidak bisa menambah, dan tidak bisa menghapus.
Hati-hati! Jangan mengubah hak akses pada profil utama Anda (Administrator), karena bisa-bisa nanti Anda tidak dapat mengakses backoffice Anda sendiri. Tambahkan dulu karyawannya, lalu beri hak akses pada karyawan tersebut (Dipilih dahulu).
Sekarang toko online Anda sudah siap digunakan, selalu tambahkan dan update harga di Toko Online Anda !
BACKUP DATABASE TOKO ONLINE ANDA
Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, Saya menganjurkan agar Anda selalu mem-back up (mengamankan data ke suatu tempat sebagai cadangan) database toko online Anda.
Tutorial Sukses Membuat Toko Online dengan Prestashop – Indra Permana 46 Lakukan hal ini secara berkala, baik itu tiap minggu maupun tiap bulan (tidak perlu tiap hari kecuali jika memang ada kebutuhan tersebut).
Berikut langkah-langkah back up database: 1. Klik tab Tools .
2. Klik sub-tab Database backup.
Tunggu beberapa saat. Database Anda sedang dikerjakan back up nya. Begitu sudah selesai, download database tersebut ke harddisk computer Anda dengan mengklik salah satu baris database (biasanya hasil back up terbaru itu yang paling atas).
Tutorial Sukses Membuat Toko Online dengan Prestashop – Indra Permana 47