3.2 Proyek S AP pada PT. Krakatau S teel (Trust)
3.2.3 Organisasi Proyek
Struktur organisasi proyek implementasi SAP pada PT. Krakatau Steel digambarkan dalam diagram di bawah ini :
Gambar 3.9 S truktur Organisasi Proyek S AP
M asing-masing level pada organisasi proyek SAP PT. Krakatau Steel ini memiliki tanggung jawab dan wewenang antara lain :
1. Steering Committee
Steering Committee merupakan tingkat hierarki tertinggi dalam organisasi proyek implementasi SAP pada PT. Krakatau Steel, memiliki tugas dan kewenangan sebagai berikut :
a. M empertanggungjawabkan penyelesaian proyek Implementasi ERP/SAP dan stabilisasinya.
b. M enyelesaikan masalah implementasi dan stabilisasi ERP pada tingkat perusahaan.
c. M emberikan sumber daya yang diperlukan.
d. M emonitor perkembangan implementasi, stabilisasi dan dampak Implementasi ERP/SAP di perusahaan.
e. M endorong dan memacu implementasi dan stabilisasi. f. M enyelesaikan konflik antar Business Process Owners.
g. M enunjuk salah seorang anggota Steering Committee sebagai Director-in-charge, sekaligus menjadi Project Sponsor.
Kewenangan yang dimiliki Steering Committee antara lain :
a. M emberikan keputusan akhir tentang hal-hal yang berkaitan dengan pengimplementasian ERP, termasuk di dalamnya keputusan tentang desain proses bisnis, organisasi, dan sumber daya.
b. M enyetujui anggaran dan realisasinya yang diajukan oleh Project Chairman.
2. Project Sponsor
Tugas yang dimiliki Project Sponsor antara lain :
a. M embantu penyelesaian masalah implementasi dan stabilisasi ERP pada tingkat perusahaan.
b. M ewakili Steering Committee dalam memonitor progress implementasi, stabilisasi dan dampak Implementasi ERP di perusahaan.
c. M emfasilitasi penyediaan sumber daya yang diperlukan.
d. M emfasilitasi upaya dalam mendorong dan memacu implementasi dan stabilisasi.
e. M ewakili Steering Committee dalam menyelesaikan konflik antar Business Process Owners.
Kewenangan yang dimiliki Project Sponsor antara lain :
a. M enentukan dan menyetujui prioritas dan lingkup implementasi. b. M emberikan keputusan tentang hal-hal yang berkaitan dengan
pengimplementasian ERP, termasuk di dalamnya keputusan tentang desain proses bisnis, organisasi, dan sumber daya.
c. M emberikan keputusan tentang anggaran dan realisasinya yang diajukan oleh Project Chairman.
3. Project Chairman
Tugas dari Project Chairman antara lain :
a. M enunjuk, mengusulkan, dan mengganti anggota tim Pelaksana Penerapan ERP sehingga tim dapat berjalan sebagaimana mestinya. b. M engendalikan waktu, biaya, sumber daya, lingkup, dan kualitas,
c. M engelola serta menyelesaikan masalah inter dan antar tim Fungsional, RICEF, Technical Support, Quality Assurance, Administration, Integration, dan Change Management dalam Implementasi ERP/SAP.
d. M enjadi penghubung utama (liaison) antara Steering Committee, Business process Owners, dan Konsultan, termasuk di dalamnya memfasilitasi penyelesaian konflik
e. M engelola kegiatan operasional proyek sehari-hari secara langsung dan melaporkan status proyek kepada Steering Committee.
f. M enjadi penghubung (liaison) antara tim dengan Project Sponsor, Business process Owners dan konsultan
Kewenangan yang dimiliki oleh Project Chairman antara lain :
a. M enentukan strategi implementasi, perencanaan dan jadwal proyek, anggaran proyek, dan rencana kerja proyek.
b. M ensosialisasikan Business process Blueprint dan konfigurasi perangkat lunak sistem.
c. M enentukan jadwal penyiapan perangkat keras dan infrastruktur teknologi informasi lainnya terkait dengan Implementasi ERP/SAP bersama unit kerja terkait.
d. M enyetujui penggunaan tenaga ahli untuk membantu penyelesaian proyek.
e. M enyetujui pelaksanaan pemenuhan kompetensi bagi anggota tim sesuai kebutuhan.
4. Co-Project Chairman
Tugas yang dimiliki Co-Project Chairman antara lain :
a. M elakukan evaluasi kinerja anggota tim Pelaksana Penerapan ERP sehingga tim dapat berjalan sebagaimana mestinya.
b. M embantu Project Chairman dalam mengendalikan waktu, biaya, sumber daya, lingkup, dan kualitas, serta pelaksanaan proyek sesuai rencana.
c. M engelola serta menyelesaikan masalah inter dan antar tim Fungsional, RICEF, dan Technical Support dalam Implementasi ERP/SAP.
d. M enjadi penghubung (liaison) antara tim Pelaksana Penerapan ERP, dan Konsultan, termasuk di dalamnya memfasilitasi penyelesaian konflik
Kewenangan yang dimiliki Co-Project Chairman yaitu mewakili Project Chairman apabila Project Chairman berhalangan hadir dalam suatu aktivitas.
5. Quality Assurance Team
Tugas dari Quality Assurance Team, antara lain :
a. M engevaluasi pencapaian dan kualitas proyek Implementasi ERP/SAP pada setiap milestone, dengan memperhatikan rencana proyek, metodologi, dan tools yang digunakan.
b. M embuat standar kualitas data, transaksi, otorisasi, dan kinerja fungsional permodul dan terintegrasi, teknikal, dokumentasi, dan metodologi.
c. M engevaluasi kelengkapan dan kualitas pelaksanaan dan dokumentasi proyek.
d. M emeriksa kompliansi sistem ERP dengan aplikasi lain, standar, prosedur, dan data yang ada di PT. Krakatau Steel.
e. M enyampaikan temuan dan rekomendasi pada setiap milestone dan akhir proyek kepada Project Chairman.
f. M elakukan User Acceptance Test bersama user.
Kewenangan yang dimiliki oleh Quality Assurance Team antara lain : a. M enentukan standar kualitas data, transaksi, otorisasi, dan kinerja
fungsional per modul dan terintegrasi, teknikal, dokumentasi, dan metodologi.
b. M enentukan kelayakan User Acceptance Test bersama user. c. M enentukan kelayakan pelaksanaan dan dokumentasi proyek.
6. Project Management Office Team
Tugas dari Project Management Office Team antara lain : a. M enyiapkan standar dan mekanisme pelaksanaan proyek.
b. M enyiapkan jadwal, melakukan pemantauan dan pengendalian proyek.
d. M enyiapkan pemenuhan logistik, akomodasi, peralatan, dan ruangan untuk tim.
e. M enyusun usulan anggaran operasional tim kepada Project Chairman.
f. M elakukan aktifitas administrasi untuk keperluan kerja tim, termasuk menyiapkan kegiatan rapat, notulensi dan distribusi surat.
g. M enyiapkan dan memonitor dokumen-dokumen yang diperlukan untuk kelengkapan administrasi penyelesaian proyek, termasuk dokumen yang berkaitan dengan pemenuhan kewajiban tim terhadap pihak lain.
h. M elakukan project document house keeping (hardcopy dan softcopy). i. M elakukan pengaturan dengan pihak-pihak lain untuk kelancaran
tugas tim.
j. M engendalikan Petty Cash.
7. Change Management Team
Tugas dari Change Management Team antara lain :
a. M enyusun perencanaan dan strategi penerapan change management dalam rangka pengelolaan perubahan secara efektif.
b. M enyusun usulan anggaran proyek untuk kegiatan change management kepada Project Chairman.
c. M engidentifikasi change agent dan membuat mekanisme mobilisasi jaringannya.
d. M endorong terjadinya perubahan, aktif dalam dalam penyusunan proses bisnis, memonitor dan mengidentifikasi potensi konflik dalam penyusunan proses bisnis dan mengkoordinasikan dengan Business Process Owners dan struktural.
e. M erekomendasikan perubahan proses bisnis pada unit-unit kerja yang memerlukannya dan infrastruktur perubahan kepada unit kerja terkait. f. Secara intensif melaksanakan proses sponsorship, komunikasi,
sosialisasi, dan transformasi yang terstruktur diselaraskan dengan program budaya perusahaan.
g. M engantisipasi dan mengelola resiko kegagalan proyek dan dampak perubahan proses bisnis dan Implementasi ERP/SAP.
h. M enyusun kurikulum pelatihan, menyusun kebutuhan perlengkapan pelatihan, dan mengkoordinasikan alih pengetahuan dan pengembangan kemampuan kepada user.
i. M erekomendasikan program pasca Implementasi ERP/SAP, termasuk fungsi ERP Core Competence Center dan Support Desk.
Kewenangan yang dimiliki Change Management Team antara lain : a. M enetapkan strategi penerapan change management.
b. M enetapkan anggaran untuk aktifitas change management.
8. Integration Team
a. M enjaga agar proses-proses bisnis yang akan diimplementasikan selaras dengan kebutuhan bisnis perusahaan dengan aktif terlibat dalam penyusunan Business process Blueprint.
b. M emberikan masukan baik diminta maupun tidak diminta kepada tim Proyek, untuk menjaga jalannya implementasi agar sesuai dengan kebutuhan transformasi bisnis, dan sinergis dengan program transformasi perusahaan lainnya, seperti budaya perusahaan, Sistem M anajemen Krakatau Steel, Restrukturisasi Organisasi, dan Business process Reengineering.
c. M enjamin bahwa arsitektur informasi ERP selaras dengan arsitektur informasi yang terdapat pada M aster Plan teknologi informasi, baik pada sistem informasi bisnis maupun sistem otomasi proses.
d. M embuat Integration Testing Scenario bersama Functional Team dan konsultan.
e. Berkoordinasi dengan M ES Team untuk memastikan Interface antar SAP R/3 dengan M ES dan PCS sesuai dengan kebutuhan bisnis proses perusahaan.
Kewenangan yang dimiliki Integration Team antara lain :
a. M enetapkan strategi dan scenario Unit testing, Integration Testing dan User Acceptance Test.
b. M enyetujui Blueprint proses bisnis dan Report, Form, Interface, serta Enhancement.
c. M enyetujui Unit Testing, Integration Testing dan User Acceptance Test (Proses Bisnis, Data dan Transaksi).
9. Functional Team
Tugas dari Functional Team antara lain :
a. M engidentifikasi kebutuhan proses bisnis dan menyusun To Be Vision pada area bisnisnya, serta mengenali dampaknya.
b. M engendalikan lingkup, kualitas, dan pelaksanaan proyek pada areanya.
c. M elakukan pemetaan dari spesifikasi detil desain dari Business Blue print menjadi fungsionalitas yang ada di SAP R/3 dan melakukan pengembangan konfigurasi detil terhadap perangkat lunak SAP R/3. d. M embuat testing scenario bersama konsultan.
e. M embuat definisi, membuat prosedur testing, dan melaksanakan testing pada master file dan konfigurasi tabel.
f. M embuat Authorization Matrix dan Authorization Profile.
g. M erancang, menyusun, dan melakukan testing terhadap Form, Report, perangkat lunak Interface, dan Enhancement, serta penambahan lain terhadap SAP R/3 standar.
h. M enyusun dokumen yang dikustomisasi dan users manual serta memberikan pelatihan kepada user.
Functional Team pada proyek implementasi SAP PT. Krakatau Steel terbagi atas :
• Sales and Distribution
M erupakan tim yang bertanggung jawab dalam implementasi M odul Sales and Distribution (SD), yang bertujuan untuk membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pemenuhan pesanan pelanggan, dari proses penjualan, pengiriman material, sampai penagihan pada PT. Krakatau Steel.
• Production Planning and Quality Management
M erupakan tim yang bertanggung jawab dalam implementasi M odul Production Planning (PP) dan Quality Management (QM ). M odul Production Planning (PP) bertujuan untuk membantu proses perencanaan dan pengendalian dari kegiatan produksi pada PT. Krakatau Steel. M odul Quality Management (QM ), yang untuk membantu pemeriksaan kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik pada PT. Krakatau Steel.
• Material Management
M erupakan tim yang betanggung jawab dalam implementasi modul Material Management (M M ), yang bertujuan untuk membantu menjalankan proses pengadaan material atau jasa (Procurement) dan pengelolaan persediaan.
Pada M odul Material Management, terdapat Team Leader dan Team Member, yang susunannya digambarkan melalui bagan berikut ini :
Gambar 3.10. Tim Proyek pada Modul Material Management
Pada M odul Material Management terdapat Consultant Leader dan Team yang berasal dari eksternal PT. Krakatau Steel, bertugas untuk memberikan arahan dan saran dalam implementasi SAP/R3 M odul Material Management. Selain itu, PT. Krakatau Steel Team Leader dan Team berasal dari internal PT. Krakatau Steel yang bertugas untuk memberikan informasi proses bisnis secara rinci kepada konsultan.
• Plant Maintenance
M erupakan tim yang bertanggung jawab dalam implementasi M odul Plant Maintenance (PM ), yang bertujuan untuk membantu proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis.
• Finance, Controlling, Project System, and Asset Management
M erupakan tim yang bertanggung jawab dalam implementasi M odul Financial Accounting dan Controlling (FICO), Project System (PS), dan Asset Management (AM ). M odul Financial Accounting (FI) mencakup Standard Accounting Cash Management (Treasury), General Ledger, dan konsolidasi untuk tujuan Financial Reporting pada PT. Krakatau Steel. Sedangkan M odul Controlling (CO) mencakup Cost Accounting, mulai dari Cost Center Accounting, Cost Element Accounting dan analisa profitabilitas pada PT. Krakatu Steel. M odul Project System (PS) bertujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian proyek SAP R/3 pada PT. Krakatau Steel. M odul Asset Management (AM ) membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling.
• Human Resources
M engintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan dinas sampai ke proses pembayaran gaji.
10. Technical Support Team
a. M enyiapkan perangkat keras, jaringan, sistem, dan perangkat lunak SAP R/3, serta perangkat lunak lain, baik server maupun client, yang diperlukan oleh tim maupun production environment yang diperlukan oleh user.
b. M engelola dan melakukan instalasi, perawatan (monitoring, tuning, dan trouble shooting), dan upgrade perangkat lunak SAP R/3 (sebagai System Administrator)
c. M elakukan pekerjaan konfigurasi, tuning, backup, recovery, dan security serta growth management dari sistem database ERP (sebagai Database Administrator)
d. M elaksanakan perencanaan, instalasi, perawatan, dan keamanan jaringan yang menghubungkan semua server, client, dan perangkat lainnya (sebagai Hardware & Network Administrator)
e. M elakukan instalasi, upgrade, backup, recovery, tuning, monitoring, dan keamanan dari sistem operasi SAP (sebagai BASIS).
f. M embuat standar dan prosedur administrasi user dan mengelola security dan otorisasi penggunaan SAP (sebagai Authorization Administrator)
g. M erekomendasikan program pasca Implementasi ERP/SAP dalam bidang teknis, termasuk fungsi help desk support.
11. Report, Interface, Conversion, Enhancement, and Form (RICEF) Team Tugas yang dimiliki RICEF Team antara lain :
a. M engembangkan form, Report, perangkat lunak Interface, dan Enhancement, serta penambahan lain terhadap SAP R/3 standar yang tidak disediakan oleh fungsionalitas standar SAP R/3.
b. M engembangkan dan melakukan testing pada program Interface, konversi, dan Enhancement.
c. Bersama dengan Business process Owner menetapkan lingkup data yang akan dikonversikan.
d. M embersihkan, melengkapi, dan memberikan data dalam format dan waktu yang telah disepakati.
e. M emvalidasi data yang telah diberikan sebelum dan sesudah dikonversikan ke SAP R/3.
f. M elakukan upload data yang telah bersih.
12. Manufacturing Execution (M ES) Team
a. Bekerjasama dengan tim RICEF untuk menetapkan standar Interface antara SAP R/3 dengan PCS dan M ES.
b. Bekerjasama dengan tim RICEF menetapkan batasan battery limit antara SAP dengan M ES
c. Bekerjasama dengan tim RICEF untuk menetapkan standar Interface antara SAP R/3 dengan PCS dan M ES.M engembangkan dan melakukan testing pada program Interface, konversi, dan Enhancement.
d. Bersama dengan Business process Owner menetapkan lingkup data yang akan dikonversikan.
e. M embersihkan, melengkapi, dan memberikan data dalam format dan waktu yang telah disepakati.
f. M emvalidasi data yang telah diberikan sebelum dan sesudah dikonversikan ke SAP R/3.
g. M elakukan upload data yang telah bersih.
13. Business process Owner
Tugas yang dimiliki Business process Owner antara lain :
a. M emberikan masukan dan konfirmasi dalam penyusunan Business process Blueprint kepada tim.
b. M enunjuk personil yang menguasai proses bisnis dari unit bisnis terkait untuk bekerja bersama tim sepanjang diperlukan oleh tim. c. M emobilisasi sumber daya yang dibutuhkan tim.
d. Bekerja sama dengan tim Change Management dalam menjamin kesiapan implementasi sistem dalam hal organisasi dan personil (termasuk di dalamnya pelatihan) unit bisnis bersangkutan.
e. Bekerja sama dengan tim Technical Support dan Data Conversion dalam menjamin kesiapan infrastruktur dan data pada unit bisnis bersangkutan, termasuk mengalokasikan sumber daya untuk penyusunan data dan data cleansing.
Kewenangan yang dimiliki Business process Owner antara lain :
a. M enyetujui desain proses bisnis dan Report, Form, Interface, serta Enhancement.
b. M enentukan lingkup data yang akan dikonversi
c. M enyetujui User Acceptance Test (Proses Bisnis, Data dan Transaksi) pada area fungsionalnya
d. M enyetujui Otorisasi Business process Blueprint
