orm Paket kontraktual merupakan informasi paket kontrak yang berisi kolom-kolom isian mengenai :
Nama Paket Kontrak,
Lokasi Pekerjaan,
Alokasi/Pagu Paket,
Nomor Dokumen Kontrak,
Tanggal tanda tangan Kontrak (tanggal kontrak),
Waktu Pelaksanaan dalam hari kalender,
Tanggal SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja),
Nilai Kontrak dirinci berdasarkan porsi nilai Rupiah Pusat, Rupiah Daerah dan porsi nilai PHLN,
Nama rekanan utama,
Alamat rekanan,
Nama bank rekanan,
Nomor rekening rekanan, dan
NPWP rekanan.
Gambar 24. Form Paket Kontraktual
Form Paket kontraktual dapat diakses dari menu Masukan Data Paket Pekerjaan Paket Kontraktual.
Pada Form Paket Kontraktual terdapat tombol ”Import Data Tahun Lalu” yang fungsinya untuk mengambil data kontrak yang sudah diinputkan pada tahun sebelumnya dari paket kontraktual tahun jamak (multiyears) lanjutan.
Untuk menyimpan transaksi data Kontrak ke dalam database tekan tombol ”Simpan”.
Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 25
XII. Rencana Keuangan dan Fisik
orm Rencana Keuangan dan Fisik merupakan form untuk mengisikan rencana penyerapan keuangan dan tenaga kerja serta pelaksanaan fisik pekerjaan dalam tahun berjalan (1 tahun anggaran) termasuk untuk paket pekerjaan kontrak tahun jamak (multiyears) diisikan hanya rencana penyerapan tahun berjalan saja (rencana penyerapan ”kontrak anak”).
Form ini dapat diakses dari menu Masukan Data Paket Pekerjaan Rencana Keuangan dan Fisik.
Kolom isian dalam form ini berupa nilai-nilai prosentasi rencana penerapan keuangan dan pelaksaaan pekerjaan setiap bulannya.
Gambar 25. Form Rencana Pelaksanaan Tahunan
Bulan-bulan rencana ditentukan berdasarkan bulan dari tanggal mulai pekerjaan (bulan awal) sampai dengan bulan dari tanggal selesai pekerjaan (bulan akhir) sesuai yang diinputkan dalam form Informasi Paket Pekerjaan, kecuali untuk paket terkontrak ditentukan berdasarkan bulan dari tanggal SPMK (bulan awal) sampai dengan bulan dari tanggal selesainya pekerjaan dalam tahun berjalan yang dihitung berdasarkan tanggal SPMK + jumlah hari waktu pelaksanaan kontrak (bulan akhir). Selain itu, untuk paket pekerjaan tahun jamak lanjutan yang tanggal selesai kontraknya melebihi 31 Desember tahun berjalan, maka bulan rencananya akan ditentukan hanya sampai dengan bulan Desember saja.
26 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00
Pengisian rencana penyerapan tanaga kerja adalah berdasarkan tenaga kerja terlibat per bulan dan tenaga kerja terlibat kumulatif sampai dengan bulan.
Tenaga kerja yang dihitung adalah tenaga kerja lepas yang tidak memiliki penghasilan secara rutin/tetap dan kontinyu dari suatu perusahaan tertentu (bukan pegawai tetap).
Tenaga kerja terlibat per bulan adalah jumlah tenaga kerja lepas yang pernah terlibat bekerja pada paket pekerjaan tersebut hanya dalam bulan tertentu. Sedangkan tenaga kerja kumulatif adalah semua tenaga kerja lepas yang pernah terlibat bekerja pada paket pekerjaan tersebut dihitung sejak mulai pekerjaan sampai dengan bulan tertentu.
Setiap kali mengisikan nilai prosentase rencana baik keuangan maupun fisik, harus menekan tombol Enter terlebih dahulu untuk menginformasikan aplikasi bahwa nilai yang diisikan akan digunakan. Untuk menyimpan transaksi data Rencana kedalam database tekan tombol “Simpan”.
Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 27
XIII. Progres Fisik dan Tenaga Kerja
orm Progres Fisik dan Tenaga Kerja berisi isian mengenai nilai-nilai prosentase progres fisik pelaksaaan pekerjaan dan jumlah tenaga kerja terserap setiap bulannya sesuai tanggal yang ditentukan.
Nilai prosentasi progress pelaksanaan fisik yang diisikan adalah nilai kumulatif sampai dengan tanggal pada bulan yang bersangkutan. Progres fisik yang diisikan/diinput adalah progres fisik tahunan.
Setiap kali mengisikan nilai prosentasi fisik harus menekan tombol Enter terlebih dahulu untuk menginformasikan aplikasi bahwa nilai yang diisikan akan digunakan.
Untuk paket pekerjaan Administrasi Umum dan Swakelola, umumnya realisasi fisik diisikan sama dengan keuangan.
Gambar 26. Form Progress Fisik dan Tenaga Kerja
Isian Tenaga kerja disikan dengan jumlah tenaga kerja terserap (terlibat) per bulan dan kumulatif sampai dengan bulan/tanggal yang diisikan. Perhitungan jumlah tenaga kerja terserap dapat dilihat pada penjelasan tentang Form Rencana Keuangan dan Fisik.
Pada bagian bawah form terdapat tombol-tombol :
Tambah untuk menambahkan baris isian;
28 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00
Sisip untuk menyisipkan baris isian pada baris yang aktif;
Hapus untuk menghapus baris isian;
Import Data Tahun Lalu untuk mengambil data progres fisik tahun
lalu jika paket tersebut adalah paket multiyears contract (kontrak tahun jamak) lanjutan;
Untuk menyimpan transaksi data Progress Fisik kedalam database tekan tombol ”Simpan”.
Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 29
XIV. Dokumentasi Progres Pekerjaan
orm Dokumentasi Progres Paket Pekerjaan merupakan isian informasi foto dan titik koordinat GPS dari pekerjaan yang dilakukan di lapangan. Dokumentasi foto atau gambar dari progres fisik pekerjaan yang diambil adalah berdasarkan 3 tahap/status, yaitu pada saat pekerjaan baru akan dimulai (fisik 0%), tahap progres pertengahan pekerjaan (fisik 50%) dan pada tahap pekerjaan sudah selesai (fisik 100%).
Gambar 27. Form Dokumentasi Progress Paket Pekerjaan
Untuk memulai pengisian data foto dokumentasi progres pekerjaan, perhatikan kotak Data Foto yang ada di sebelah kanan form.
Pengisian/penambahan data baru dilakukan dengan menekan tombol ”+” dan aplikasi akan menambahkan baris data foto dan koordinat GPS kosong pada tabel Data Foto tersebut. Selanjutnya silakan pilih pada kolom foto progres (progres 0%, 50%, 100%) yang akan diisikan gambar fotonya, lalu isikan kolom isian keterangan, tanggal pengambilan foto dan foto pekerjaan sesuai tahapannya. Pengisian foto sesuai tahapannya dilakukan dengan menekan tombol ”Cari Foto” kemudian pilih gambar foto dari form yang ditampilkan lalu tekan tombol ”Open”.
Perubahan data dokumentasi foto dapat dilakukan dengan cara yang sama seperti penambahan data namun tidak didahului dengan menekan tombol ”+” tetapi langsung memilih kolom data foto yang akan diubah.
30 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00
Demikian pula dapat dilakukan penghapusan data foto yang sudah tersimpan dalam database dengan terlebih dahulu memilih/menyorot data foto pekerjaan pada kotak Data Foto lalu menekan tombol ”-” untuk menghapus semua data foto dalam baris yang sama atau tekan tombol ”Hapus Foto” dibagian tengah untuk menghapus data foto pada kolom foto yang dipilih saja.
Selanjutnya, untuk menyimpan perubahan dokumentasi foto yang telah dilakukan kedalam database, dapat menekan tombol ”Simpan” dan untuk menutup form dokumentasi progres ini dengan menekan tombol ”Tutup”.
Catatan :
Form Dokumentasi Progres Pekerjaan ini hanya untuk mendokumentasikan gambar foto paket-paket pekerjaan fisik saja.
Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 31
XV. Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
orm Surat Permintaan Pembayaran (SPP) adalah fasilitas untuk membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang nantinya akan diproses menjadi Surat Perintah Membayar (SPM).
Modul ini ditujukan untuk memfasilitasi staf keuangan Satker pembuat SPP yang sebelumnya dilakukan secara manual dengan menggunakan aplikasi spreadsheet seperti Ms Excel, dll.
Gambar 28. Form Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
Dengan modul ini pembelanjaan dana per Akun dapat terkontrol sehingga dapat terlihat sisa dana dari masing-masing Akun dalam Satker yang bersangkutan. Dengan demikian dapat meminimalisir kesalahan dalam besaran dana yang dimintakan per Akun pada SPP yang diajukan.
Form SPP ini dapat diakses melalui menu Masukan Data Proses Penyerapan Keuangan Penyiapan Surat Permintaan Pembayaran (SPP). Saat form ini diakses, maka akan ditampilkan form isian kosong yang siap untuk membuat SPP baru. Setelah menginputkan data SPP, maka untuk menyimpan data kedalam database gunakan tombol
F
32 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00
”Simpan”. Apabila hendak membuat SPP yang baru setelah penginputan data sebelumnya, dapat dilakukan dengan menekan tombol ”Buat SPP Baru”.
Pencetakan SPP dapat dilakukan apabila data SPP yang diinputkan sudah tersimpan dalam database.
Untuk menghapus data SPP yang sudah tersimpan gunakan tombol ”Hapus” yang terletak di bagian kanan bawah form.
Semua SPP yang telah tersimpan dalam database dapat dilihat daftarnya dengan cara menekan tombol ”Lihat Daftar SPP Yang Diterbitkan”.
Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 33
XVI. Surat Perintah Membayar (SPM)
orm Informasi Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) adalah fasilitas untuk melihat/menginput SPM yang telah diterbitkan dan besaran nilai yang telah terealisasi kedalam Paket Pekerjaan.
Form ini dapat diakses melalui menu Masukan Data Proses Penyerapan Keuangan Infomasi Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) dengan tampilan awal seperti terlihat dibawah ini.
Gambar 29. Form Informasi Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) Untuk menginputkan SPM yang telah diterbitkan dapat dilakukan dengan cara menekan tombol “Tambah” dan aplikasi akan menampilkan form isian SPM yang nilainya masih kosong dan siap diisikan sebagaimana tampilan pada gambar berikut ini.
34 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00
Gambar 30. Form Input SPM
Selain dengan cara mengisikan semua kolom-kolom isian sesuai cetakan SPM yang telah diterbitkan, penginputan data SPM dapat juga dilakukan dengan cara menginpor data SPM dari Arsip Data Komputer (ADK) aplikasi SPM (program aplikasi penyiapan SPM yang dibuat Kementerian Keuangan). Untuk melakukan pengimporan data tersebut dilakukan pada modul Impor Data Penerbitan SPM yang dapat diakses melalui menu Data External Impor Data Penerbitan SPM (App. SPM). Perubahan data SPM yang telah diinputkan dapat dilakukan dengan menekan tombol “Ubah” pada form SPM yang diterbitkan. Begitu juga dapat dilakukan penghapusan data SPM yang telah diinputkan dengan menekan tombol “Hapus”.
Setelah menginputkan data SPM yang telah diterbitkan, selanjutnya adalah menentukan data SPM tersebut merupakan realisasi dari paket pekerjaan. Untuk melakukan hal itu dapat menekan tombol “Realisasi SPM ke Paket” pada form SPM yang diterbikan, dan akan ditampilkan form Realisasi Keuangan Paket Pekerjaan seperti tampilan gambar dibawah ini.
Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 35 Gambar 31. Realisasi Keuangan Paket Pekerjaan
Pada form ini semua paket pekerjaan yang berhubungan dengan SPM yang diterbitkan akan ditampilkan pada tabel dibagian tengah form. Penentuan SPM terpilih sebagai realisasi paket pekerjaan tertentu dilakukan dengan meng-klik pada kotak di depan nama paket-paket pekerjaan yang ditampilkan. Ketika kotak di depan paket tersebut di-klik, maka paket-paket terpilih tersebut akan berpindah ke tabel yang dibawahnya yang berarti SPM yang diterbitkan adalah realisasi untuk paket-paket terpilih tersebut. Selanjutnya tentukan nilai realisasi untuk masing-masing paket pekerjaan tersebut pada kolom jumlah. Total dari nilai-nilai yang diinputkan pada kolom jumlah per paket pekerjaan tersebut dapat terlihat pada bagian bawah tabel. Apabila total nilai semua paket tersebut sesuai dengan nilai SPM, maka total nilainya akan berwarna hitam yang berarti semua nilai SPM sudah terbagi habis ke paket-paket pekerjaan yang dipilih. Sebaliknya total nilai tersebut akan berwarna merah yang berarti ada nilai SPM yang belum menjadi realisasi paket pekerjaan.
Catatan:
Untuk menjaga konsistensi dan akurasi data dari kesalahan input, sebaiknya penginputan data SPM dilakukan dengan cara mengimpor menggunakan modul Impor Data Penerbitan SPM (App. SPM).
36 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00
XVII. Permasalahan
orm Permasalahan merupakan form isian untuk menginputkan/ menginformasikan masalah-masalah yang dihadapi Satuan Kerja di lapangan.
Untuk mengakses form ini dapat melalui menu Masukan Data Permasalahan.
Dengan menginputkan form permasalahan ini, diharapkan jajaran pengambil kebijakan Kementerian mendapatkan informasi mengenai kendala atau permasalahan yang dihadapi Satuan Kerja sehingga dapat ditentukan tindak turun tangan penyelesaiannya.
Pada menu Permasalahan terdapat tiga kelompok isian, antara lain : 1. Informasi Umum
Merupakan kelompok isian mengenai uraian masalah, jenis dan kelompok masalah, tanggal dan lokasi masalah, serta paket-paket pekerjaan yang terkena masalah seperti tampilan gambar di bawah ini :
Gambar 32. Form Permasalahan 2. Informasi Upaya Penyelesaian
Kelompok isian ini berisi mengenai upaya yang diperlukan untuk melakukan penyelesaian masalah yang dihadapi, nama instansi/pejabat berwenang yang terkait dengan permasalahan yang terjadi, waktu penyelesaian masalah yang diharapkan, dan dukungan Atasan yang diperlukan dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi.
Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 37 Tampilan Kelompok isian Informasi Upaya Penyelesaian seperti di bawah ini :
Gambar 33. Form Informasi Upaya Penyelesaian 3. Informasi Status Penyelesaian Masalah
Merupakan kelompok isian mengenai status penyelesaian masalah. Apakah masalah yang diinputkan masih berlangsung dan belum ada penyelesaian atau sudah terselesaikan.
Apabila permasalahan sudah terselesaikan, maka status masalah harus ditentukan dengan memilih pilihan “masalah sudah selesai” dan mengisikan tanggal waktu penyelesaian permasalahannya seperti terlihat pada tampilan dibawah ini :
Gambar 34. Informasi Status Penyelesaian Masalah
Untuk menyimpan transaksi data permasalahan yang telah diinputkan ke dalam database tekan tombol “Simpan”. Sedangkan untuk melihat semua daftar permasalahan yang terjadi termasuk informasi status penyelesaiannya yang telah diinputkan dalam database dapat dilakukan dengan menekan tombol “Lihat Daftar Masalah” dan akan ditampilkan form Daftar Permasalahan seperti tampilan di bawah ini.
38 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00
Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00 39
XVIII. Data External
ada menu ini berisi fasilitas bantuan agar data yang sama yang sudah diinputkan kedalam suatu aplikasi tidak perlu diinputkan kembali kedalam aplikasi lainnya, tatapi cukup dengan melakukan impor atau ekspor data antar aplikasi yang ada.
Menu Data External terdiri dari menu-menu Impor Data Penerbitan SPM (App. SPM), Impor Data Nomor SP2D (App. SAK), dan Ekspor Data ke App. SAK seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini.
Gambar 36. Form Menu Data Eksternal
P
40 Panduan e-Monitoring Kemendag ver.1.00