BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM-U) UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SIDOARJO
A). PEDOMAN UMUM
Surat adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis di atas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat- surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
1) Sistematika Surat
Surat menyurat dalam kepanitiaan kegiatan organisasi dengan sistimatika sebagai berikut :
A. Kop Surat.
B. Nomor surat, disingkat No. C. Lampiran surat, disingkat Lamp. D. Perihal surat, disingkat Hal. E. Tujuan surat, “Kepada Yth dst”.
F. Katapembukaan surat :“Assalamu’alaikumWarahmatullahi Wabarakatuh”.
G. Kalimat Pengantar, “Salam silaturrahim teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Mahasiswa/i senantiasa dalam lindungan-Nya, serta eksis dalam menjalankan aktifitas keseharian. Amin”
H. Maksud surat
I. Kata penutup, “Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Thorieq, Wassalamu’alaikum
Warahmatullahi Wabarakatuh”.
J. Tempat dan tanggal pembuatan surat. K. Nama Kepanitiaan.
L. Nama Panitia beserta jabatan, tandatangan dan stempel panitia.
M. Mengetahui, Nama Pengurus organisasi beserta jabatan, tandatangan dan stempel pengurus.
N. Footer. 2) Bentuk Surat
Seluruh isi surat kepanitiaan kegiatan organisasi menggunakan jenis font Times New Roman berukuran 12, yaitu seluruh bentuk surat, kecuali surat internal khusus (sertifikat, surat keputusan, surat ketetapan) yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada di tepi kiri yang sama.
3) Kertas surat.
Seluruh surat diketik di atas kertas berukuran F4 ( Ukuran : 215,9 mm x 330 mm ) dengan berat 70 gram. Dan 80 Gram untuk SK
4) Warna Penggunaan
warna pada surat kepanitiaan sebagai berikut : a) Kertas dan amplop berwarna putih
b) Tulisan pada kop surat berwarna Hitam untuk sekretariatan berwarna Biru (R:0, G:176, B:80).
c) Isi surat berwarna hitam. d) Tandatangan berwarna hitam e) Stempel berwarna Hijau.
f) Footer berwarna Biru (R:0, G:176, B:80).
b. PEDOMAN TEKNIS
1) Sebelum proses pengetikan surat,sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.
2) Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau salinannya buat di file atau di arsip.
3) Dalam pembuatan surat kepanitiaan organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan garis miring.
4) Kop surat dan amplop berisikan :
a) Untuk Jenis Surat Resmi Lambang Universitas di sebelah kiri dan lambang Organisasi di sebelah kanan.
b) Untuk Jenis Kepanitiaan Lambang di sebelah kiri dan lambang kepanitiaan di sebelah kanan.
c) Nama kegiatan, menggunakan huruf kapital dengan font Arial Bold dengan Font Ukuran : 14.
d) nama Universitas, menggunakan huruf kapital dengan font Arial Bold dengan Font Ukuran : 14.
e) Tingkat Kepengurusan BEM, menggunakan huruf kapital dengan font Arial Bold dengan Font Ukuran : 14.
f) Tulisan PERIODE TAHUN menggunakan huruf kapital dengan font Arial Bold dengan Font Ukuran : 14.
g) alamat dan nomor kontak sekretariat, menggunakan font Times New Romandengan Font Ukuran : 09.
5) setiap penomoran surat mengandung 8 itemuntuk kepengurusan dan 9item untuk kepanitiaan yaitu :
a) nomor surat
b) Kode jenis surat 01A : Jenis Internal dan Kode jenis surat 02B : Jenis Eksternal
c) Jenis Surat :
- SK : Surat Keputusan
a) Mengatur atau mengangkat dan membubarkan kepengurusan BEM Universitas Nahdlatul Ulama Sidoarjo
c) Pernyataan sikap mahasiswa BEM Universitas Nahdlatul Ulama Sidoarjo
d) Surat keputusan mengangkat atau memberhentikan kabinet BEM yang di tanda tangani oleh PRESMA dan MENSEKBEM
- SP : Surat Pemberitahuan - SU : Surat Undangan - SB : Surat Biasa
a) Ditujukan kepada pimpinan fakultas/himaprodi/ukm - SR : Surat Rekomendasi
- SM : Surat Mandat
a) Dibuat untuk pendelegasian
b) Merupakan hasil keputusan Menteri kabinet yang dibuat dan ditanda tangani oleh PRESMA dan MENSEKBEM
d) Tingkat Kepengurusan (BEM) dilanjutkan periode kepengurusan menggunakan angka romawi
e) Nama Universitas (UNUSIDA) f) Penandatanganan Surat :
1) Jika penandatangan surat adalah PRESMA, MENSEKBEM dengan kode : AA
2) Jika penandatangan surat adalah Ketua Panitia, Sekretaris Panitia dan PRESMA ditandai dengan kode : BA
3) Jika penandatangan surat adalah Ketua Panitia, Sekretaris Panitia dan PRESMA dengan MENSEKMA ditandai dengan kode: AB
g) Bulan Pengeluaran surat menggunakan angka romawi h) Tahun Pengeluaran surat menggunakan Angka
1. Surat ini hanya bisa ditandatangani oleh PRESMA dan MENSEKMA - Surat keputusan
Nomor :……/01A/SK/ BEM-U.II /UNUSIDA/AA/IV/2018 - Surat mandat
Nomor :……/01A/SM/ BEM-U.II / UNUSIDA/AA/IV/2018
2. Surat ini bisa ditandatangani oleh PRESMA dan MENSEKMA serta ketua panitia dan sekretaris
- Surat Undangan
Nomor :……/02B/SU/LDKM-III/BEM-U.II/UNUSIDA/AB/IV/2018 - Surat biasa (Surat selain SK, SU, dan SM).
Nomor :……/02B/SU/LDKM-III/BEM-U.II/UNUSIDA/AB/IV/2018 - Surat kepanitiaan dan team work
-Surat Biasa
No.../01A/SB/ LDKM-III/BEM-U.II/UNUSIDA/BA/IV/2018 -Surat Undangan
No…/02B/SU/ LDKM-III/BEM-U.II/UNUSIDA/BA/IV/2018
a) Surat Panitia
KegiatanNo.:001/02B/SU/LDKM-III/BEM-U.II/UNUSIDA/BA/IV/2018
URUTAN KETERANGAN
001 Nomor urut surat yang dikeluarkan.
02B Jenis Surat Eksternal
SU Jenis Surat Undangan
LDKM-I Jenis Kegiatan
BEM-II Tingkat Kepengurusan dilanjutkan periode kepengurusan
UNUSIDA Singkatan Universitas
BA Kode Penandatanganan
IV Bulan Pengeluaran surat (surat dibuat pada bulan April). 2018 Tahun pembuatan surat (surat dibuat pada tahun 2018).
6) Footer menggunakan font Arial Rounded MT Bold, font huruf 9, dan berisi tulisan Motto Kampus : Entrepeneur With Religius Campus.
2. LAMBANG
Panitia pelaksana kegiatan di semua tingkatan kepengurusan diperkenankan membuat lambang kegiatan yang merepresentasikan simbol kegiatan. Lambang tersebut selanjutnya dapat diletakkan dalam Kop Surat, Stempel, Plakat, kaos dan atribut kepanitiaan lainnya.
3. STEMPEL
a. Pengurus di semua tingkatan kepengurusan diharuskan membuat stempel kegiatan. b. Bentuk stempel untuk semua tingkatan organisasi berukuran panjang 5 cm dan lebar 5 cm.
c. Pembubuhan stempel diusahakan sedapat mungkin agar tertera sebelah kiri tandatangan MANSEKMA / sekretaris panitia dan tidak menutupi nama yang bertandatangan.
O. Bentuk Kop / Kepala Surat
Kop Surat Kepanitiaan/ Kepengurusan
NAMA PANITIA / ( KOSONG )