BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
B. Pelaksanaan Kerja
Pada saat melaksanakan kegiatan PKL, praktikan ditempatkan di bagian Finance untuk mengerjakan beberapa kegiatan yang mampu membantu pekerjaan Finance Staff serta bagian Pajak.
Adapun rincian kegiatan yang dilaksanakan oleh praktikan saat kegiatan PKL berlangsung:
1. Melakukan pembayaran memo operasional
Memo operasional merupakan suatu memo pembayaran yang berasal dari divisi-disivi lain untuk keberlangsungan kegiatan operasional perusahaan. Seperti pembelian barang, penambahan fasilitas kantor pusat maupun cabang, pembayaran perjalanan dinas, pembayaran pajak reklame, pembayaran sewa ruko, pengadaan rapat internal, akan dibuat memo pembayaran atau internal memo beserta dengan rincian biaya dari total yang diajukan dan selanjutnya diajukan kepada bagian Finance untuk melakukan pembayaran.
Berikut langkah-langkah yang dilakukan dalam pembayaran memo operasional:
a. Bagian Finance menerima memo pembayaran dari berbagai divisi yang mengajukan pembayaran, setelah diterima praktikan akan melakukan pengecapan “Received” pada kertas sebagai tanda bukti terima bahwa telah diterima oleh bagian Finance. (Lampiran 8, Halaman 49)
b. Menginput informasi memo pembayaran ke dalam logbook memo pembayaran operasional berupa Ms. Excel dan praktikan melakukan pengisian informasi memo pembayaran berupa nomor memo pembayaran, nomor rekening yang ditujukan untuk melakukan pembayaran, nama bank, nama penerima pembayaran, nominal pembayaran, keterangan pembayaran, tanggal diterima memo pembayaran, dibuat oleh, pihak yang membuat memo pembayaran tersebut. (Lampiran 8, Halaman 50)
c. Setelah menginput informasi memo pembayaran pada Ms. Excel, praktikan membuka sistem portal ke bagian menu “General Affair”, klik menu “Track Memo", pada bagian tersebut terlihat daftar-daftar memo pembayaran sesuai nomor memo pembayaran serta keterangan yang menjelaskan memo pembayaran tersebut dan status memo pembayaran tersebut apakah sudah diterima atau belum. Saat ini, untuk pengecekan terhadap memo pembayaran melalui sistem portal hanya diberlakukan untuk divisi General Affair dikarenakan divisi yang lain masih dalam tahap pengembangan. Selanjutnya, praktikan mengubah status memo pembayaran tersebut menjadi
received, hal ini dilakukan agar divisi yang mengajukan memo pembayaran tersebut dapat memastikan bahwa memo pembayaran tersebut sudah diterima oleh bagian Finance. Sistem portal itu sendiri merupakan sistem yang menunjang kegiatan operasional koperasi dalam bentuk transaksi maupun tidak, dimana fitur Portal yang bersifat transaksi akan tercatat di sistem Wincore. (Lampiran 8 Halaman 50-51)
d. Setelah melakukan pengisian informasi dan perubahan status pada sistem portal, praktikan memberikan memo pembayaran tersebut kepada staf pajak untuk melakukan perhitungan pajak yang dikenakan.
e. Lalu, praktikan menerima kembali memo pembayaran tersebut untuk melakukan pembayaran berupa transfer melalui internet banking ke nomor rekening yang dituju beserta nominal yang sudah dipotong dengan pajak. (Lampiran 8, Halaman 52)
f. Setelah transfer tersebut sudah diotorisasi oleh Supervisor, praktikan akan menyimpan bukti pembayaran secara digital dan mencetak bukti tersebut yang nantinya ditempelkan ke memo pembayaran menggunakan staples. Hasil bukti pembayaran yang sudah disatukan dengan memo pembayaran selanjutnya diberikan kepada Ibu Puspa selaku Assistant Manager yang bertugas untuk mengawasi dan memberikan persetujuan pembayaran dengan mengecapkan kertas
memo pembayaran dengan tulisan “Paid”. (Lampiran 8, Halaman 52)
g. Untuk bukti pembayaran, hasil yang tadi disimpan secara digital diunggah ke portal disesuaikan dengan nomor memo pembayaran berdasarkan daftar-daftar memo pembayaran tersebut. (Lampiran 8, Halaman 53)
Gambar III.1 Tampilan Sistem Portal Perusahaan
2. Menjurnal dan merekonsiliasi realisasi Bayar di Muka (BDM) telepon dan listrik perusahaan
Bayar di Muka (BDM) merupakan suatu kewajiban perusahaan untuk membayarnya pada periode yang bersangkutan, tetapi perusahaan membayarnya terlebih dahulu. BDM pada koperasi ini sama umumnya seperti pembayaran dimuka dengan perusahaan lain, terdapat BDM perjalanan dinas, utilitas cabang, rekening listrik, komunikasi data, serta lainnya. Tetapi yang praktikan kerjakan hanya difokuskan untuk mengerjakan penjurnalan pembayaran rekening listrik, air atau utilitas,
Menu Daftar Memo Pembayaran
maupun telepon yang sudah terealisasi, dari kumpulan hasil pekerjaan tadi nantinya akan di rekonsiliasi. Berikut tahap yang dikerjakan oleh praktikan dalam menjurnal dan merekonsiliasi realisasi BDM:
a. Praktikan menerima struk pembayaran listrik, telepon maupun air. Selain menerima struk pembayaran praktikan juga diberikan data-data BDM yang sudah diinput oleh staf finance dalam format Ms. Excel. (Lampiran 9, Halaman 54)
b. Praktikan terlebih dahulu mengerjakannya dalam format Ms. Excel. Untuk penjurnalan sama dengan dasar ayat jurnal penyesuaian akuntansi pada umumnya, yaitu biaya rekening listrik, telepon atau air pada sisi debit dan BDM listrik, telepon atau air pada sisi kredit. Keterangan yang ditulis pun sama antara sisi debit maupun kredit, akan tetapi untuk sisi kredit ditambahkan huruf “R” yang menandakan bahwa pembayaran BDM tersebut sudah terealisasi. Selain itu, karena koperasi ini memiliki banyak cabang maka penjurnalannya dikelompokkan menjadi per kantor cabang tidak dikelompokkan dalam BDM listrik, telepon, atau air. (Lampiran 9, Halaman 55)
c. Setelah dijurnal, data tersebut diinput ke dalam portal yang langsung terhubung ke dalam sistem Wincore. Sistem Wincore merupakan suatu sistem dasar yang digunakan oleh koperasi untuk memenuhi kegiatan atau kebutuhan operasional koperasi, seperti meginput segala transaksi maupun tempat kumpulan data-data penting berupa
laporan-laporan transaksi yang dibutuhkan oleh koperasi. Sistem Wincore juga mencatat semua transaksi yang dilakukan oleh media lain yang terhubung dengan server atau database, seperti Portal, ATM, Mobile Banking.
Gambar III.2 Tampilan Sistem Wincore
d. Kemudian, setelah jurnal sudah masuk ke sistem Wincore, Ibu Puspa akan mengecek kembali apakah jurnal yang diinput sudah benar atau belum. Setelah dianggap jurnal benar tidak ada kesalahan, Ibu Puspa akan mengotorisasinya serta mencetaknya sebagai data hardcopy dan dianggap sebagai data yang valid untuk menjadi data rekonsiliasi nantinya. (Lampiran 9, Halaman 55)
Rekonsiliasi merupakan sebuah proses penyesuaian atau pencocokan keuangan suatu data transaksi yang diproses dengan beberapa sistem yang berbeda berdasarkan dokumen dari sumber yang sama. Setiap akhir bulan
atau awal bulan, biasanya data BDM akan direkonsiliasi agar tidak terjadi kesalahan ataupun ada perbedaan antara data BDM saat pembayaran dengan data BDM yang sudah terealisasi.
Praktikan mengerjakan rekonsiliasi BDM menggunakan Ms. Excel yang diambil datanya dari sistem Wincore lalu mengubah format file dari .csv menjadi .xls, setelah mengubah formatnya praktikan memulai kegiatan rekonsiliasi dengan mencocokkan nominal pembayaran serta memperhatikan keterangan jurnal dan kantor cabang yang sesuai. Diambil contoh seperti “BDM Air Mei-ISP Bali Seminyak” dicocokkan dengan keterangan “R BDM Air Mei-ISP Bali Seminyak” seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa huruf “R” menandakan bahwa itu merupakan dari BDM yang sudah terealisasi, untuk menandakan bahwa keduanya sudah cocok praktikan menandainya dengan memberikan highlight berwarna kuning. Selama praktik, praktikan belum menemukan adanya kesalahan atau perbedaan data. (Lampiran 9, Halaman 56)
3. Menjurnal biaya administrasi bank, pendapatan bunga jasa giro, dan pajak atas pendapatan bunga jasa giro
Bank termasuk peranan yang penting pada koperasi ini, karena untuk setiap transaksi pembayaran maupun penerimaan dana simpanan dari anggota menggunakan bank sebagai perantara antara koperasi dengan pihak lain. Bank yang dimiliki koperasi ini pun cukup beragam, diantaranya Bank Mandiri, Bank BCA, Bank Danamon, Bank Permata, Bank Maybank, Bank Mega, Bank Panin, Bank JTrust. Setiap bank
pastinya selalu ada biaya administrasi bulanan bank yang dipotong setiap akhir bulan, pendapatan bunga jasa giro maupun pajak atas pendapatan bunga jasa giro hal ini tentunya akan terjadi perbedaan dengan saldo yang telah dicatat oleh bank dengan yang tercatat di perusahaan apabila perusahaan tidak menjurnalnya.
Berikut tahapan dalam menjurnal biaya administrasi bank:
a. Praktikan login ke setiap akun bank, dengan memasukkan username, password, serta kode unik dari token bank. (Lampiran 10, Halaman 57)
b. Praktikan mengambil data dari bank mengenai biaya administrasi, pendapatan bunga jasa giro serta pajak atas pendapatan bunga jasa giro di akhir bulan, setelah itu praktikan mencetaknya. (Lampiran 10, Halaman 57)
c. Setelah dicetak, praktikan menjurnal biaya-biaya tersebut di Ms. Excel. Jurnal yang dibuat oleh praktikan seperti jurnal pada umumnya, untuk biaya administrasi bank yaitu, “biaya administrasi bank” di bagian sisi debit dan “kas di bank” (dalam hal ini menggunakan nama bank) pada sisi kredit. Selanjutnya, untuk pendapatan bunga jasa giro yaitu, “kas di bank” pada sisi debit dan “pendapatan bunga giro” pada sisi kredit. dan pajak atas pendapatan bunga jasa giro yaitu, “biaya pajak bank” pada sisi debit dan “kas di bank” pada sisi kredit. (Lampiran 10, Halaman 58)
d. Lalu, data yang sudah dijurnal diunggah ke portal dan dicetak untuk diberikan kepada Ibu Puspa bersamaan dengan hasil cetakan data dari bank mengenai biaya administrasi dan lainnya untuk diotorisasi dan dibubuhkan tanda tangan.
4. Menjurnal pemindah bukuan antar bank untuk kegiatan operasional perusahaan
Kegiatan pemindah bukuan antar bank merupakan sebuah kegiatan yang sering dilakukan pada bagian Finance untuk melaksanakan kegiatan operasional. Koperasi tersebut memiliki berbagai macam bank yang berfungsi untuk penampungan dana yang berbeda-beda tujuannya, selain digunakan untuk pembayaran operasional, pembayaran gaji karyawan, pembayaran pajak, penempatan dana simpanan anggota, koperasi juga menggunakan pemindah bukuan antar bank untuk transfer ke divisi Operation yang bertugas untuk mengelola keuangan yang berhubungan langsung dengan kantor cabang koperasi. Jadi, jika ada anggota yang ingin menarik simpanan dari tabungannya tersebut, divisi Operation akan meminta bagian Finance sebagai pihak yang mengelola seluruh keuangan di perusahaan untuk memindahbukukan uang yang dibutuhkan kepada rekening bank perusahaan yang dipegang oleh divisi Operation tersebut. Tahapan untuk menjurnal pemindah bukuan antar bank tersebut, yaitu:
a. Pihak supervisor finance akan menerima pemberitahuan dari pihak operation berupa e-mail atau telepon untuk memindahbukukan uang sejumlah nominal yang dibutuhkan.
b. Supervisor finance memberikan informasi kepada staf finance untuk mentransfer nominal yang dibutuhkan.
c. Setelah staf finance memindahbukukan uang kepada pihak operation, bukti transfer tersebut dicetak kemudian diberikan kepada praktikan untuk dijurnal. (Lampiran 11, Halaman 59) d. Praktikan menjurnal pemindah bukuan uang tersebut pada Ms.
Excel beserta menjurnal biaya administrasi bank bila ada. Diambil contoh dari lampiran, seperti pemindah bukuan dari rekening BCA milik divisi finance dengan nomor rekening ******6699 kepada rekening BCA milik divisi operation dengan nomor rekening ******8890 sebesar Rp 5 Miliar, maka jurnal yang dibuat oleh praktikan adalah “Bank BCA Operation” di bagian sisi debit dan “Bank BCA Finance” pada sisi kredit (dalam hal ini daftar akun menggunakan nama bank), dan setiap jurnal diberi keterangan “PB BCA 6699 ke BCA 8890-tanggal transaksi” (Lampiran 11, Halaman 59)
e. Setelah dijurnal, praktikan mengunggah jurnal tersebut ke portal dan mencetak hasil unggahan tersebut. (Lampiran 11, Halaman 60) f. Hasil cetakan tersebut diberikan kepada supervisor finance untuk
dicek kembali dan diotorisasi dengan membubuhkan tanda tangan. (Lampiran 11, Halaman 61)
5. Merekapitulasi pajak PPh Pasal 4 Ayat 2
PPh Pasal 4 ayat 2 atau disebut juga PPh final adalah pajak yang dikenakan pada wajib pajak badan maupun wajib pajak pribadi atas beberapa jenis penghasilan yang mereka dapatkan dan pemotongan pajaknya bersifat final. Dalam hal ini, produk simpanan yang ditawarkan oleh koperasi terdapat penawaran bahwa calon anggota yang membuka simpanan di koperasi ini akan mendapatkan imbalan jasa atau dengan nama lain bunga simpanan.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2009 Tentang Pajak Penghasilan Atas Bunga Simpanan Yang Dibayarkan Oleh Koperasi Kepada Anggota Koperasi Orang Pribadi, penghasilan dalam bentuk bunga simpanan merupakan imbalan berbentuk bunga simpanan yang didapatkan oleh anggota koperasi Orang Pribadi. Bunga simpanan tersebut berasal dari sejumlah dana yang disimpan oleh anggota koperasi, penyimpanan dana dilakukan di koperasi tempat Orang Pribadi terdaftar secara resmi sebagai anggota. Ketentuan besarnya tarif PPh yang dikenakan adalah sebesar 0% apabila bunga simpanan kurang dari Rp 240.000 per bulan dan dikenakan 10% apabila jumlah bruto bunga simpanan lebih dari Rp 240.000. Maka dari itu, untuk memudahkan perlakuan pajak konsumen atau anggota koperasi pemotongan secara final dilakukan oleh koperasi. Berikut tahapan yang dilakukan praktikan dalam merekapitulasi pajak PPh Pasal 4 Ayat 2:
a. Praktikan diberikan data lembaran kertas dari staf pajak yang berisikan nama anggota, DPP (Dasar Pengenaan Pajak), serta pajak yang dikenakan sebesar 10%. (Lampiran 12, Halaman 62)
b. Selanjutnya praktikan mengisi informasi tersebut pada Ms. Excel yang merupakan dokumen rekapan pajak PPh Pasal 4 Ayat 2 khususnya imbalan jasa. Untuk memudahkan pengisian informasi, praktikan mencari berdasarkan nomor yang berada pada keterangan di voucher transaksi tersebut seperti “IS 043761”. Setelah menemukan nomor tersebut, praktikan mencocokkan nomor tersebut dengan pajak yang dikenakan yang berada pada kolom “Mutasi Kredit”. Apabila cocok praktikan baru mengisi informasi berupa nama anggota serta DPP yang tertera, nantinya di kolom “Selisih” akan menampilkan hasil nol yang artinya data atau perhitungan sudah cocok.
6. Menghimpun atau mengelola dana simpanan yang masuk ke koperasi
Setiap uang atau dana yang berasal dari simpanan anggota akan dianggap sebagai dana masuk, dana masuk tersebut nantinya akan digunakan kembali untuk kegiatan operasional atau pengeluaran untuk pinjaman anggota lainnya. Koperasi menggunakan bank sebagai perantara dana yang diberikan anggota kepada koperasi untuk simpanan, tetapi hal tersebut dilakukan melalui teller kantor cabang sebagai perantara antara
anggota dengan pihak Finance yang mengelola arus keluar masuk uang di koperasi tersebut. Tahap yang dilakukan praktikan dalam mengelola dana simpanan tersebut yakni:
a. Praktikan login ke portal.
b. Setelah berhasil masuk ke portal, pilih menu Operations, lalu klik menu Incoming Fund Request. Menu ini merupakan suatu menu yang menampilkan informasi-informasi mengenai dana yang masuk ke rekening koperasi. (Lampiran 13, Halaman 63)
c. Apabila muncul permintaan dana masuk, selanjutnya pilih tanda edit yang berada pada kolom action. Setelah itu akan muncul informasi berupa formulir yang berisikan nama anggota atau calon anggota, nomor rekening anggota, nominal yang ditransfer, bank pengirim, tanggal dana tersebut masuk, serta dilampirkan juga berupa hasil scan ataupun foto bukti transfer yang dilakukan oleh anggota maupun calon anggota. (Lampiran 13, Halaman 63)
d. Selanjutnya praktikan menyesuaikan bukti transfer yang dilampirkan dengan informasi pada mutasi rekening apakah nominal serta keterangan yang diberikan sesuai.
e. Apabila sesuai, praktikan akan melakukan screenshot mutasi rekening, mengklik “approve” dan melampirkan mutasi rekening tersebut ke dalam formulir permintaan dana masuk yang menandakan bahwa permintaan dana masuk tersebut telah disetujui
dan dananya sudah masuk atau diterima ke dalam rekening koperasi. (Lampiran 13, Halaman 64)
f. Setiap sore hari, data permintaan dana masuk tersebut dicetak dalam bentuk laporan dana masuk cabang. (Lampiran 13, Halaman 65)