PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Selama melaksanakan kerja praktek penulis ditempatkan pada bagian Spare Parts pada Service Department PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation cabang Rancaekek (AUTO 2000) Bandung. Bidang pelaksanaan kerja praktek ini di maksudkan untuk mengetahui Proses Pengeluaran Persediaan Suku Cadang pada Bagian Spare Part Di PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation cabang Rancaekek Bandung.
Pada bagian ini penulis juga mendapatkan bahan-bahan informasi yang dibutuhkan dan berguna dalam menyelesaikan tugas laporan kerja praktek. Sebelum melaksanakan kerja praktek, penulis terlebih dahulu mendapat pengarahan dan penjelasan mengenai ruang lingkup kerja yang akan diterapkan selama melakukan kerja praktek di perusahaan.
Pada bagian ini perusahaan berusaha meningkatkan pelayanan dan pendapatan melalui proses pengeluaran persediaan suku cadang yang dilakukan oleh bagian spare part merupakan salah satu bagian dari serangkaian proses persediaan yang diterapkan pada bagian spare part, diantaranya proses pemesanan (ordering), proses penempatan (locating) dan proses pengeluaran persediaan suku cadang (issuing). Proses pengeluaran persediaan suku cadang ini dapat disebut juga sebagai proses penjualan. Yang dimaksud dengan proses penjualan adalah
serangkaian proses yang meliputi empat tahap pertama dalam proses pesanan tunai yaitu aktivitas sebelum penjualan (pemasaran), proses pesanan penjualan, pengepakan dan pengiriman barang, serta pengiriman barang.
3.2. Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
Secara teknis aktivitas yang dilakukan penulis selama kerja praktik di PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation (Auto 2000) cabang Rancaekek Bandung yakni dimulai dari memproses pemesanan spare part sampai proses pengeluaran spare part. Berikut adalah uraian mengenai kegiatan yang dilaksanakan oleh penulis selama melakukan kerja praktek :
a. Melaksanakan proses pemesanan spare part melalui software SAP. Pemesanan dilakukan berdasarkan permintaan pelanggan dan berdasarkan jumlah suku cadang yang terjual atau yang digunakan untuk keperluan service.
b. Melaksanakan proses penerimaan spare part yang dipesan dan dikirim oleh driver meliputi menerima dokumen barang, menerima barang secara fisik, dan memeriksa barang yang diterima dengan cara mencocokkan antara jumlah dan nomor part serta memeriksa kondisi fisik barang yang diterima.
c. Melaksanakan proses penempatan atau penyimpanan suku cadang yang telah dicek dan dicocokkan antara jumlah fisik barang yang ada dengan Surat Penerimaan Gudang. Meliputi perencanaan lokasi barang, sistem
32
penomoran lokasi, penyimpanan barang sesuai dengan nomor parts dan pengawasan penyimpanan barang. Lalu menginput Surat Penerimaan Gudang pada form Good Receipt Purchase Order yang terdapat di SAP untuk di cek apakah barang yang dipesan sesuai dengan barang yang diterima, selanjutnya dokumen diarsipkan ke file yang sudah disediakan.
d. Melaksanakan proses pengeluaran atau pembebanan spare part yaitu meliputi mengambil barang dari lokasi, memeriksa barang yang diambil, dan menyerahkan atau mengirim barang kepada pembeli. Untuk pengeluaran parts bagi kebutuhan bengkel, sebelumnya penulis memeriksa pada SAP pada bagian Detail Request Supply Report untuk mengetahui ada tidaknya pesanan/ request dari pelanggan yang dibuat SA (Service Advisor), kemudian mengecek ketersediaan spare part yang dibutuhkan lalu mencetak dokumen Bukti Pengeluaran Suku Cadang yang berisi daftar spare part yang akan dikeluarkan.
3.3. Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1. Proses Pengeluaran Persediaan suku Cadang Pada Bagian Spare Part di PT. Astra International Tbk. TSO Cabang Rancaekek Bandung
Proses pengeluaran Persediaan suku cadang dari Part Counter atau pembelian langsung kepada pelanggan dan proses pengeluaran Persediaan suku cadang untuk kebutuhan service di bengkel melalui Service Advisor atau Mekanik:
a. Partsman memproses pesanan pelanggan dengan menginformasikan harga, ketersediaan stock, estimasi kedatangan part kepada pelanggan b. Partsman mencetak Surat Pesanan Suku Cadang (SPSC) 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pelanggan sebagai dokumen untuk membayar uang muka di kasir dan sebagai dokumen untuk mengambil part yang di pesan sedangkan rangkap kedua diarsipkan oleh partsman
c. Partsman memesan part berdasarkan SPSC
d. Partsman menerima part berdasarkan dokumen pengiriman
e. Partsman menyimpan part di rak special order part kemudian menempelkan form booking pada part tersebut
f. Bagian SA memfollow up kepada pelanggan untuk pemasangan part. g. Setelah part dipasang, partman mencetak faktur suku cadang dan
menyerahkannya kepada service advisor
h. Service advisor menyerahkan faktur suku cadang ke kasir bersamaan dengan faktur service pemasangan part tersebut lalu pelanggan membayar keseluruhan biaya tersebut di kasir.
34
3.3.2. Hambatan dalam Pelaksanaan Proses Pengeluaran Persediaan Suku Cadang Pada Bagian Spare Part Di PT. Astra International Tbk. TSO Cabang Rancaekek Bandung.
1. Terdapat kekurangan stock suku cadang yang sesuai dengan standard tertentu yang mempertimbangkan volume permintaan dari pelanggan.
2. Terdapat indikasi hilangnya kesempatan menjual dikarenakan tidak tersedianya part baik secara kualitas ,kuantitas maupun jenis part-nya.
3. Terdapat keterlambatan dalam pelayanan terhadap konsumen dikarenakan keterbatasan sumber daya manusia yang dapat menyesuaikan dengan kebutuhan kinerja yang relative cukup tinggi.
4. Terdapat keterbatasan pengecekan informasi stok suku cadang pada TSO dalam suatu wilayah.
3.3.3. Usaha Yang Ditempuh Untuk Mengatasi Hambatan Dalam Pelaksanaan Proses Pengeluaran Suku Cadang Pada Bagian Spare Part Di PT. Astra International Tbk. Cabang Rancaekek
1. Menentukan berapa jumlah yang harus distok untuk setiap jenis parts disesuaikan dengan kondisi permintaan dan jenis parts-nya. 2. Mengontrol dan menentukan item-item yang harus distok (pass in)
dan harus tidak distok (pass out) sesuai dengan histori permintaan yang ada.
3. Menambah jumlah SDM / pegawai untuk memenuhi permintaan pelayanan yang relative cukup tinggi dari konsumen, salah satunya dengan metode training on the job.
4. Membangun suatu metode jaringan yamg terintegrasi satu sama lain antar cabang TSO untuk memudahkan pengecekan stok suku cadang secara efektif dan efisien.
36
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil praktek kerja yang telah dibahas pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Proses Pengeluaran Persediaan Suku Cadang berlaku di seluruh cabang TSO PT. Astra International Tbk, dimana Proses ini meliputi : Proses pemesanan spare part melalui software SAP, Partsman mencetak Surat Pesanan Suku Cadang diberikan kepada pelanggan sebagai dokumen untuk membayar uang muka di kasir, service advisor memfollow up kepada pelanggan untuk pemasangan part, Setelah part dipasang, partman mencetak faktur suku cadang dan menyerahkannya kepada service advisor, service advisor menyerahkan faktur suku cadang ke kasir bersamaan dengan faktur service pemasangan part tersebut lalu pelanggan membayar keseluruhan biaya tersebut di kasir. Dengan proses pelaksanaan yang baik makapendapatan perusahaan akan meningkat, sehingga visi dan misi perusahaan akan dapat tercapai.
2. Hambatan dalam Pelaksanaan Proses Pengeluaran Persediaan Suku Cadang Di PT. Astra International Tbk. TSO Cabang Rancaekek Bandung disebabkan oleh Terdapat kekurangan stock suku cadang
menjual dikarenakan tidak tersedianya part baik secara kualitas dan kuantitas, keterlambatan dalam pelayanan terhadap konsumen dikarenakan keterbatasan sumber daya manusia, serta keterbatasan pengecekan informasi stok suku cadang pada TSO dalam suatu wilayah.
3. Usaha Untuk Mengatasi Hambatan Dalam Pelaksanaan Proses Pengeluaran Suku Cadang Di PT. Astra International Tbk. Cabang Rancaekek yaitu dengan cara Menentukan berapa jumlah yang harus distok untuk setiap jenis parts disesuaikan dengan kondisi permintaan,
Mengontrol dan menentukan item-item yang harus distok (pass in) dan
harus tidak distok (pass out), Menambah jumlah SDM / pegawai untuk
memenuhi permintaan pelayanan, Membangun suatu metode jaringan yamg terintegrasi satu sama lain antar cabang TSO untuk memudahkan pengecekan stok suku cadang.
4.2 Saran
Setelah kesimpulan diatas, selanjutnya penulis ingin memberikan saran yang mudah – mudahan bermanfaat bagi kemajuan PT. Astra International Tbk. TSO cabang Rancaekek Bandung.
38
1. Dengan nama besar PT. Astra International Tbk. Maka hendaknya dengan dukungan modal yang ada dapat dialokasikan lebih fokus pada persediaan suku cadang sebagai salah satu motor penggerak perusahan untuk mencapai tujuan perusahaan dalam hal pelayanan penyedia suku cadang yang mumpuni baik dalam hal kualitas dan kuantitas.
2. Membuat Proses Pelayanan yang telah ada menjadi lebih sederhana dan di kembangkan dengan metode yang lebih baik lagi untuk mengejar proses pelayanan yang efektif dan efisien.
3. Melakukan kerjasama dengan TSO cabang lain dengan membangun infrastruktur jaringan yang lebih canggih untuk mempermudah akses komunikasi virtual antar cabang maupun dengan konsumen tetap agar mempermudah proses pelayanan dan informasi yang tersedia pada tiap cabang PT. Astra International Tbk
126
Rancaekek Bandung.
www.Goggle.Com Diakses Oleh Angga Harlisma Septianto Selama Pengerjaan Kerja Praktek di PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Rancaekek Bandung.
www.scribd.com Diakses oleh Angga Harlisma Septianto selama pengerjaan Kerja Praktek di PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Rancaekek Bandung.
www.indjst.org Diakses oleh Angga Harlisma Septianto selama pengerjaan Kerja Praktek di PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Rancaekek Bandung.