A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kuliah Kerja Media
Penulis melaksanakan tugas Kuliah Kerja Media selama dua bulan yaitu pada tanggal 1 Februari sampai dengan 1 April 2011, selama mengikuti KKM penulis mengikuti jam kerja sesuai aturan perusahaan yaitu masuk pada hari senin - sabtu pukul 09.00-17.00 WIB yang bertempat di CV. Translaticlab Multimedia & Advertising Jalan RM Said No. 127, Punggawan, Solo dengan kode pos 57132.
B. Tahapan Kerja Account Executive
Secara umum tahapan kerja seorang Account Executive di CV. Translaticlab Multimrdia & Advertising sebagai berikut :
1. Mencari Klien
Setiap Account Executive wajib mencari klien agar kelangsungan hidup media tetap ada, karena orang media hidup dari iklan. Dimana dalam hal ini klien lama (yang sudah pernah) maupun klien baru yang belum pernah beriklan menggunakan jasa biro iklan CV. Translaticlab Multimrdia & Advertising ataupun klien lama yang sudah jarang menggunakan jasa biro iklan. Klien dapat diartikan sebagai seorang atau sekelompok orang yang mewakili pribadi maupun instansi perusahaan tertentu untuk mempublikasikan barang ataupun jasa melalui media
commit to user
dengan tujuan khalayak tertarik untuk menggunakan barang atau jasa yang ditawarkan. Dari sini Account Executive berusaha membina hubungan dengan klien yang saling menguntungkan kedua belah pihak. Ada dua cara seorang Account Executive mencari klien yaitu :
Cara aktif, yaitu Account Executive mencari klien baru untuk mau di ajak bergabung dan tertarik, cara yang dilakukan Account Executive
yaitu dengan cara mencari informasi mengenai sesuatu yang aktual. Informasi dapat berupa alamat klien baru, contact person (bagian marketing klien baru), kebutuhan dari klien baru tersebut. Misal, mencari alamat – alamat hotel di daerah Surakarta, kemudian mencari contact person bagian marketing dari hotel tersebut untuk mempermudah dalam mengkonfirmasi klien baru tersebut, membuat surat penawaran sesuai kebutuhan dari hotel (company profile, foto profile, website, daftar menu, brosur, dll). Mengirimkan surat penawaran kepada bagian marketing hotel tersebut. Dan dalam jangka 1 minggu harus segera follow up klien baru kembali untuk memastikan apakah surat penawaran berlanjut menjadi sebuah proyek atau penolakan kerjasama.
Cara pasif, yaitu Account Executive hal mewakili perusahaan, tinggal follow up ulang klien dengan menawarkan sistem program baru dalam surat penawaran. Jadi Account Executive tinggal menghubungi klien lama dan menawarkan produk. Dengan cara follow up ini Account
Executive menawarkan kembali layanan yang dulu telah ditawarakan dan
commit to user
lama. Cara ini digunakan agar klien tidak bosan dengan penawaran yang diajukan. Misal, Lorin Hotel Solo telah lama bekerja sama dalam bidang multimedia dengan Translaticlab, kemudian Account Executive harus mempunyai inisiatif untuk membuat penawaran program baru pada klien lama, dengan menawarkan paket baru yang berupa foto Virtual Reality
Motion. Maka dengan penawaran program layanan baru ini, klien akan
tertarik untuk bertanya jenis proyek yg ditawarkan.
2. Mengajukan Surat Penawaran dan Kontrak Kerjasama
Account Executive berupaya mendapatkan calon klien dengan cara
mengajukan surat penawaran untuk beriklan dilengkapi daftar harga layanan yang ditawarkan.
Surat penawaran diajukan ke calon klien yang berpotensial dan bersedia untuk beriklan. Surat penawaran diajukan dengan cara mendatangi secara langsung calon klien yang akan ditawari atau setelah ada perjanjian dengan calon klien yang meminta surat penawaran iklan agar dapat dipelajari oleh calon klien. Dalam pengajuan surat penawaran calon klien tidak bisa langsung memutuskan untuk bergabung dan bekerjasama, mereka memerlukan beberapa waktu untuk memutuskan. Oleh karena itu seorang Account Executive biasanya memberi kesempatan kepada calon klien hingga terjadi keputusan untuk menyetujui.
commit to user
3. Follow up dengan Klien maupun Calon Klien
Follow up dilakukan oleh Account Executive setelah mengajukan surat penawaran, biasanya 7 hari setelah penawaran diajukan. Follow up dapat dilakukan dengan beberapa cara.
Pesawat telepon langsung dengan calon klien dalam mengadakan negosiasi serta menanyakan kepastian tentang kesediaan. Tidak semua calon klien merasa puas dengan sistem negoisasi telepon. Sehingga calon klien tersebut menghendaki untuk bertemu secara langsung agar proses negosiasi dapat berjalan jelas.
Account Executive mendatangi langsung calon klien untuk
melakukan negosiasi dan follow up. Disini calon klien biasanya mengadakan negoisasi harga berkaitan dengan apakah ada potongan harga khusus jika mengambil sistem paket. Sehingga pada kenyataannya ada juga kesepakatan harga yang diberikan Account Executive kepada calon klien yang tidak sesuai dengan harga yang tertera pada surat penawaran. Namun, kesepakatan harga tidak selalu dapat di negosiasikan, ada beberapa penawaran yang sudah mematok harga, pada dasarnya peran
Account Executive sangat diperlukan dalam menentukan harga kepada
calon klien, harga yang dirasa cocok untuk klien dan harga yang tidak merugikan perusahaan biro iklan tersebut.
commit to user 4. Membuat Order
Jika kesepatan antara keduabelah pihak telah tercapai, maka
Account Executive membuatkan surat kontrak kerjasama kepada calon
kliennya tersebut yang berupa surat order yang isinya : judul, ukuran, penempatan, pembayaran. Surat ini berisi perjanjian kerjasama dengan pihak calon klien. Surat ini ditandatangani oleh pihak Account Executive
yang bersangkutan dengan pihak calon klien. 5. Menyerahkan Materi ke team Kreatif
Materi iklan dari Account Executive diserahkan ke tim kreatif untuk dibuat sesuai keinginan klien, dalam hal ini Account Executive
dibantu tim kreatif menyiapkan materi yang sudah ada untuk melakukan proses desain yang seluruhnya dilakukan oleh tim kreatif, Account
Executive dapat memberi masukan untuk ide kreatif. Desain yang diajukan
tim kreatif dapat lebih dari satu agar lebih memudahkan dalam pengembangan ide kreatif dan memudahkan Account Executive apabila ada revisi dari klien.
6. Mengajukan Desain ke Klien
Desain yang telah jadi kemudian diajukan ke klien apakah klien setuju tanpa ada revisi atau sebaliknya. Jika ada revisi seorang Account
Executive menanyakan kepada klien tersebut hal-hal apa yang perlu
mendapatkan revisi. Dan apabila dari desain yang telah diajukan perlu mendapat revisi maka Account Executive mencatat apa yang akan di revisi, kemudian menyerahkan desain yang perlu mendapatkan revisi ke tim
commit to user
kreatif agar segera diperbaiki dengan memberitahu hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki, begitu selanjutnya Account Executive segera mengajukan desain baru ke klien sampai tercapai persetujuan desain oleh klien.
C. Strategi Account Executive Dalam Meraih dan Mempertahankan
Klien di CV.Translaticlab Multimedia & Advertising.
Proses kerja Account Executive media pada CV. Translaticlab Multimedia & Advertising ditekankan pada aspek pelayanan atau kepuasan klien yaitu pada aspek meraih dan mempertahankan klien. Sehingga seorang Account Executive memperlakukan klien seperti teman, memberikan pelayanan yang terbaik untuk mendapatkan sebuah proyek yang bisa berkelanjutan, seorang Account Executive harus mempunyai strategi yang tepat dalam meraih dan mempertahankan klien.
Account Executive harus dapat meneliti, mengetahui keinginan
serta kebutuhan klien, hal yang penting sebagai awal agar klien bisa menaruh kepercayaan sehingga lebih mudah dalam proses melobby dikemudian hari jika terjadi kesepakatan antara keduabelah pihak.
Seorang Account Executive harus menjadi sosok yang peka terhadap perkembangan informasi, sumber berita dapat ditemukan dari mana saja dan kapan saja. Account Executive harus salalu peka terhadap perkembangan situasi yang sedang terjadi, misal terdapat promo dari sebuah media surat kabar tertentu yang meluncurkan paket istimewa dengan bonus yang lebih bagus juga mencari inisiatif dan menyampaikan
commit to user
informasi tersebut ke beberapa instansi potensial yang tertarik dengan program baru yang ditawarkan tersebut.
Seorang Account Executive harus mempunyai hubungan yang luas dan berkelanjutan dengan beberapa orang penting sebuah perusahaan tertentu. Hal ini sangat berguna dalam menjalin hubungan kerjasama yang saling menguntungkan yang bersifat jangka pendek maupun jangka panjang.
Account Executive harus menjadi komunikator yang efektif, hal ini
berguna untuk penyampain sebuah pesan atau hanya sekedar informasi tentang barang atau jasa dari pihak media. Selain itu seorang Account
Executive dituntut mahir dalam proses negosiasi, faktor komunikasi antar
personal sangat diperlukan dalam hal ini, seorang Account Executive
membawa nama perusahaan dalam penentuan sebuah harga dengan sistem negoisasi, harga yang cukup bersaing dengan pasar dan dapat diterima klien tetapi tidak merugikan biro iklan tempat ia bekerja.
Adapun beberapa strategi seorang Account Executive dalam meraih klien secara khusus yaitu :
1. Mengikuti Seminar
Dengan mengikuti seminar sebagai peserta atau penyelenggara, seorang Account Executive dapat dikenal lebih banyak kalangan sekaligus promosi perusahaan biro iklan tempat ia bekerja.
commit to user 2. Menghadiri Undangan
Seorang Account Executive yang menghadiri sebuah undangan sebagai wakil dari perusahaan tempat ia bekerja merupakan segmentasi dan sosial. Dengan harapan, biro iklan bisa lebih dikenal melalui Account Executive tentu dengan berbagai cara yang pas untuk memperkenalkan biro iklan tempat ia bekerja kepada masyarakat luas.
3. Mengirim Company Profile
Pengiriman company profile kebeberapa perusahaan sebagai upaya perkenalan diri sebuah biro iklan.
Keberadaan klien adalah merupakan sebuah investasi semu, seorang Account Executive harus dapat memantau dan memberikan informasi terhadap perusahaan calon klien tersebut, dengan harapan suatu saat nanti klien akan menggunakan jasa biro kita untuk proses promosi.
Berikut strategi yang digunakan Accont Executive dalam mempertahankan klien yaitu :
1. Personal Touch
Dengan sering menghubungi kllien, sang klien akan semakin merasa terkait secara emosional dengan perusahaan khususnya personal Account Executive kedua belah pihak.
commit to user 2. Memberikan Best Service
Profesional kerja dan pelayanan yang baik adalah sebuah kunci agar klien merasa nyaman, salah satu sifat dasar manusia adalah merasa puas bila kebutuhannya dapat dilayani secara baik.
D. Aktivitas Kuliah Kerja Media
Selama 2 bulan, yaitu 1 Februari 2011 hingga 1 April 2011, kegiatan yang dilakukan penulis selama Kuliah Kerja Media :
1. Memperkenalkan Diri dan Melihat Suasana Kerja Media
Pada hari-hari pertama magang, penulis memperkenalkan diri kepada semua karyawan kantor dengan suasana kerja yang cukup nyaman dan kondusif serta di ajarkan bagaimana alur kerja divisi marketing communitation, di CV. Translaticlab Multimedia & Advertising.
2. Mempelajari Pembuatan Surat Penawaran.
Sebagai awal magang penulis di ajarkan dengan beberapa tata cara penulisan Surat Penawaran.
3. Membuat Surat Penawaran
Sebelum penulis terjun langsung dengan klien, yang dilakukan penulis dengan bimbingan Accunt Executive media adalah membuat surat penawaran dan surat perkenalan jika diperlukan untuk disampaikan ke calon klien baru, kegiatan ini dilaksanakan apabila ada program baru yang akan ditawarkan kepada klien.
commit to user 4. Mencari Klien
Untuk kegiatan mencari klien ini, penulis bekerjasama dengan Mas Erwin Widianto sebagai Account Executive di CV. Translaticlab Multimedia & Advertising. Kegiatan mencari klien ini dilakukan dengan jalan memberikan proposal penawaran promosi serta melampirkan company profile, karena CV. Translaticlab Multimedia & Advertising, merupakan salah satu biro di kota Solo. Dengan kegiatan ini penulis dapat mengetahui secara langsung tentang tata cara mencari klien baru yang tergolong merupakan kegiatan sulit di kota Solo ini. Tidak hanya di kota Solo saja, kota-kota lain pun menjadi sasaran klien-klien baru CV. Translaticlab Multimedia & Advertising. Selain mencari klien-klien baru, kita harus bisa tetap menjalin kerja sama dan mempertahankan klien lama. Disini Account Executive iuga mencari informasi mengenai sesuatu yang masih sangat aktual, informasi tersebut dapat berupa kegiatan, peluncuran produk-produk yang baru atau grand opening suatu tempat.
5. Follow - Up dengan Calon Klien
Follow-Up dilakukan Account Executive setelah mengajukan
proposal penawaran kepada calon klien, biasanya tiga hari sampai satu minggu setelah proposal penawaran diajukan. Follow-Up ini dilakukan melalui:
a. Pesawat telepon.
Account Executive mengadakan negosiasi serta menanyakan
commit to user
b. Mendatangi langsung calon klien Account Executive
Mendatangi satu persatu calon kliennya secara langsung, untuk melakukan negosiasi dan follow-up. Disini calon klien mengadakan negosiasi harga kepada Account Executive apakah ada diskon khusus dan lain-lain.
6. Membuat Order ( Surat Kontrak Kerjasama )
Jika kesepakatan awal tentang kesediaan klien sudah mencapai kata sepakat maka Account Executive akan membuatkan surat kontrak kerjasama kepada calon kliennya tersebut. Yang isinya judul proyek, feature proyek, nama yang bertanggung jawab atas proyek tersebut dari pihak pertama (Translaticlab) pihak kedua (calon klien), pembayaran, dan pasal-pasal perjanjian. Disini Account Executive meminta materi iklan kepada pihak calon klien, yang mana materi tersebut akan digunakan dalam pembuatan desain iklannya.
7. Menyerahkan Materi ke Tim Kreatif
Materi dari klien diserahkan Account Executive kepada tim kreatif dimana disini tim kreatif mengisi order kreatif yang berfungsi untuk mengetahui siapa kliennya, semua materi dari klien, semua permintaan klien pada proyeknya, dimana order kreatif tersebut berguna untuk lebih memudahkan kerja tim kreatif.
8. Pengecekan Desain
Seorang Account Executive tidak boleh gegabah dalam menyerahkan desain kepada klien, karena apabila ada salah satu materi
commit to user
yang belum tercantum atau salah dalam penulisan kata akan berakibat pengulangan pekerjaan. Jadi perlu pengecekan ulang desain sebelum desain tersebut sampai kepada klien.
9. Mengajukan Desain Iklan ke Klien
Desain iklan yang telah selesai kemudian diajukan kepada klien (apakah klien telah setuju dengan desain yang telah dibuatkan atau mungkin adanya revisi). Apabila ada revisi dari klien, maka Account
Executive bertanggung jawab untuk mencatat hasil revisi dari klien.
10. Menyerahkan Desain Iklan ke Bagian Produksi
Desain yang telah disetujui klien tersebut kemudian diserahkan
Account Executive ke bagian produksi untuk memproduksi materi yang
commit to user
51
BAB V KESIMPULAN
A. Kesimpulan
Suatu pengalaman berharga dalam dunia kerja profesional yang dapat diambil oleh penulis selama praktek Kuliah Kerja Media di biro iklan CV. Translaticlab Multimedia & Advertising. Selangkah lebih maju, pengetahuan yang diperoleh oleh penulis, pada dasarnya teori yang diterima di perkuliahan, aplikasinya di lapangan sangatlah berkesinambungan sehingga melalui Kuliah Kerja Media ini penulis dapat mengetahui dan mengasah secara langsung ilmu-ilmu teori yang telah diperoleh. Teori memang selalu tak ada artinya tanpa sebuah pembuktian langsung di lapangan. Kuliah Kerja Media sangatlah efektif bagi mahasiswa khususnya program diploma yang disiapkan sebagai tenaga siap kerja (praktisi) sesuai dengan bidang yang menjadi disiplinnya. Oleh karena itu lewat kegiatan Kuliah Kerja Media ini penulis dapat mengaplikasikan teori yang telah didapatnya dan sebisa mungkin belajar ke dunia kerja secara profesional.
Adapun kesimpulan-kesimpulan yang dapat penulis petik dari pengalaman kerja pada Kuliah Kerja Media 2011 di biro iklan CV. Translaticlab Multimedia & Advertising adalah sebagai berikut:
commit to user
1. Membekali diri dengan pengetahuan dan ketrampilan yang cukup sebelum terjun langsung ke dunia kerja.
2. Pola pikir kreatif, inovatif dan praktis sangat diperlukan khususnya di bidang periklanan.
3. Menjunjung tinggi nilai-nilai kebersamaan dan toleransi serta proses menyesuaikan diri.
4. Mengembangkan rasa percaya diri dengan kemampuan yang dimiliki.
5. Memandang kegagalan sebagai awal dari keberhasilan.
B. Saran
Saran-saran bagi semua pihak yang berkaitan dengan pelaksanaan Kuliah Kerja Media 2011 adalah :
1. Bagi Lembaga tempat Kuliah Kerja Media :
a) Terus menerima anak magang dan jangan bosan membimbing anak yang magang.
b) Meningkatkan kualitas karyawan dan kerja sama karyawan agar terus eksis di dunia periklanan dan multimedia.
c) Dapat meningkatkan pelayanan bagi klien semaksimal mungkin dan klien mendapat kepuasan berlangganan dan kepercayaan terus dipupuk demi keberadaan CV.Translaticlab Multimedia & Advertising.
d) Ketersediaan alat yang memenuhi criteria akan mampu lebih meyakinkan klien untuk menjalin kerjasama.
commit to user
2. Bagi jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta :
a) Menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan instansi tempat Kuliah Kerja Media 2011.
b) Meningkatkan mutu pendidikan terutama untuk bekal terjun ke dunia kerja sehingga tidak mengalami kesulitan dalam Kuliah Kerja Media.
c) Menambah koleksi buku pada perpustakaan fakultas, untuk mempermudah mahasiswa dalam pengerjaan tugas akhir maupun skripsi.
d) Penjadwalan pertemuan yang transparan antara pembimbing Tugas Akhir dengan mahasiswa untuk mempermudah kepentingan konsultasi.