BAB III METODE PENELITIAN
H. Pelaksanaan Pemeriksaan dan
Dalam melaksanakan pemeriksaan, internal auditor perusahaan menyusun audit program yang dikenal dengan nama Program Kerja Pemeriksaan Tahunan (PKPT). PKPT ini sangat berguna untuk membantu pekerjaan internal auditor dalam melakukan pemeriksaan.
PKPT merupakan suatu alat yang sangat penting bagi internal auditor karena tanpa PKPT tersebut, pemeriksaan yang dilakukan internal auditor menjadi tidak jelas arahnya. PKPT merupakan rincian dari tindakan-tindakan atau langkah-langkah yang dilakukan internal auditor dalam melaksanakan pemeriksanaan. PKPT juga dipergunakan sebagai alat pengawasan apakah pemeriksaan yang dilakukan telah sesuai dengan yang direncanakan.
PKPT yang disusun oleh internal auditor memuat unsure-unsur yang diperlukan dalam melakukan pemeriksaan antara lain :
1. Jadwal pemeriksaan 2. Objek pemeriksaan
3. Sasaran pemeriksaan
4. Petugas pelaksana pemeriksaan 5. Dll
PKPT yang telah disusun oleh seorang internal auditor di dalam sebuah perusahaan memiliki unsure kebaikan dan kelemaha. Kebaikan dari adanya PKPT ini adalah dapat memberikan evaluasi bagi kegiatan internal audit dalam suatu periode, sebagai alat koordinasi sistem pengawasan internal, sebagai landasan pembagian pekerjaan pemeriksaan yang sistematis mengenai setiap tahap pemeriksaan sehingga pelaksanaan pemeriksaan semakin efisien.
Sedangkan kelemahan yang timbul dari disusunnya PKPT oleh seorang internal auditor antara lain adalah:
1. Membatasi pelaksanaan pemeriksaan. Karena pelaksanaan pemeriksaan seolah-olah dilakukan secarara mekanis.
2. PKPT tersebut tidak selalu mengikuti perkembangan karena bentuknya selalu sama dari tahun ke tahun sehingga kreativititas seorang internal auditor dan stafnya dalam melakukan pemeriksaan juga tidak berkembang dan bahkan dapat mematikan inisiatif mereka.
Pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor mencakup ruang lingkup pemeriksaan atas keuangan dan pembukuan, operasional, ketaatan terhadap kebijakn, penilaian efisiensi dan efektivitas dalam penggunaak sumber daya perusahaan yang ada. Pemeriksaan keuangan yang dilakukan internal auditor mencakup perkiraan penjualan (tunai), penjualan kredit (piutang), dan penerimaan kas.
Ruang lingkup pemeriksaan yang dicakup oleh internal auditor yang berhubungan dengan penjualan (tunai maupun kredit) memang tidak terlepas pula dari pengawasan terhadap penerimaan kas sebagai konsekwensi logis dari adanya aktivitas penjualan.
Setelah melakukan pemeriksaan selanjutnya internal auditor sampai kepada tahap persiapan pembuatan laporan audit, baik secara lisan maupun secara tulisan. Untuk laporan audit bentuk baku terdapat empat criteria fumdamental yang harus dipenuhi, antara lain :
1. Objectivity 2. Authoritativeness 3. Balance
4. Professional styling
Suatu laporan audit yang objektif berfokus kepada masalah audit, bukan masalah kepada prosedur atau rincian dari proses audit. Laporan audit yang objektif tidak mencoba membuat pembacanya menyetujui jalan pikiran internal auditor dengan mencantumkan refrensi mengenai konsep, kategori dan istilah audit.
Laporan audit yang objektif juga mempertahankan internl auditor dari segala bentuk pertimbangan.
Laporan audit yang autoritatif berarti laporan tersebut harus dapat dipercaya atau dapat diandalkan. Laporan yang dapat dipercaya dimulai dengan suatu pernyataan tujuan dan ruang lingkup yang jelas, relevan, dan tepat waktu.
Laporan audit yang seimbang menyajikan suatu gambaran yang jujur dan realistis mengenai perusahaan atau kegiatan yang diaudit. Keseimbangan adalah memperlakukan pihak yang diaudit sebagaimana auditor ingin diperlakukan oleh pihak lain.
Suatu laporan audit yang efektif, selain harus objektif, autoritatif, dan seimbang, juga harus disusun dengan baik. Unsur-unsur dari penulisan laporan audit adalah tata bahasa, kejelasan, ketepatan, dan editing.
Laporan audit yang telah disusun oleh internal auditor perusahaan selanjutnya disampaikan kepada kepala cabang perusahaan dan kepala unit yang diperiksa. Sebelum penerbitan laporan audit bentuk tertulis, biasanya internal auditror perusahaan melakukan
pembahasan dengan pemimpin umum / redaksi dan kepala unit yang diaudit mengenai hasil pemeriksaan dan rekomendasi yang dibuat, untuk menghindari timbulnya salah paham antara internal auditor perusahaan dengan kepala unit yang diperiksa. Hal ini sesuai denga
Standards for the Professional Practice of Internal Auditing no. 430 yang menyatakan bahwa internal auditor harus mendiskusikan kesimpulan dan saran pada tingkat manajemen yang semestinya sebelum menerbitkan laporan audit bentuk tertulis.
Setelah penerbitan laporan audit bentuk tertulis, tahap selanjutnya yang harus dilakukan oleh internal auditor adalah tahap following up. Menurut penulis, tahap-tahap pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor perusahaan masih terasa kurang bila dibandingkan dengan tahap-tahap oemeriksaan yang tertulis di dalam Standards for the Professional Practice of Internal Auditing, karena internal auditor perusahaan hanya melakukan tiga tahap pemeriksaan yang meliputi tahap perencanaan pemeriksaan, pelaksanaan pemeriksaan, dan tahap penyusunan laporan hasil pemeriksaan. Internal auditor perusahaan tidak melakukan tahap following up atau tahap mengikuti tindak lanjut perbaikan yang dilakukan oleh manajemen atau pihak yang diaudit.
Tindak lanjut dari perbaikan yang akan dimbil, berdasarkan saran atau rekomendasi yang diajukan interna auditor dari hasil pemeriksaannya, diserahkan sepenuhnya kepada pemimpin umum / redaksi.
Berdasarkan pengamatan penulis, pemimpin umum / redaksi memberikan respon yang cukup positif atas saran-saran perbaikan yang diajukan oleh internal auditor. Pemimpin umum. Redaksi biasanya langsung memberikan petunjuk-petunjuk mengenai langkah-langkah perbaikan kepada masing-masing bidang yang dianggap perlu berdasarkan saran-saran dari internal auditor.
Pemimpin umum menyadari bahwa kemajuan perusahaan sepebuhnya berada di tangan para karyawan, terutama karena perusahaan adalah perusahaan swasta yang berarti harus mampu berdiri sendiri dan tumbuh dengan kemampuan sendiri.
II. Analisis dan Evaluasi
A. Kedudukan Internal Auditor dalam Perusahaan
Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi, yang menggambarkan kedudukan, pembagian tugas dan wewenang setiap bagian yang ada dalam perusahaan dan kepada siapa suatu bagian bertanggung jawab atau kepada siapa tugas-tugas selanjutnya didelegasikan.
Dengan demikian, kedudukan internal auditor dalam perusahaan sangat penting artinya bagi pemimpin umum untuk membantu pekerjaannya dalam memberikan laporan pertanggungjawaban kepada direksi, karena pemimpin umum / redaksi dan wakilnya bertanggung jawab secara langsung kepada direksi sesuai kedudukan yang tergambar dalam struktur organisasi Harian Sumut Pos ini.
Kedudukan internal auditor yang berada langsung di bawah pimpinan tertinggi atau sekurang-kurangnya kepada kepala bagian akuntansi (controller) mampu memberikan internal auditor suatu kedudukan yang kuat dan independen untuk dapat melaksanakan fungsinya dengan bebas dan objektif.
Hal ini berarti internal auditor harus mempunyai kedudukan sedemikian rupa sehingga bebas memasuki setiap objek pemeriksaan sehubungan dengan pelaksanaan tugasnya.
Oleh karena begitu pentingnya kedudukan internal auditor dalam perusahaan, maka kedudukan internal auditor itu sebaiknya di bawah pemimpin umum, kedudukan ini akan sangat mempengaruhi luas dan kebebasannya dalam melaksanakan tugas-tugasnya, terutama dalam melakukan pemeriksaan.
Seperti yang telah diuraikan dalam bab sebelumnya, kedudukan internal auditor langsung berada di bawah pimpinan umum / redaksi dan mempunyai kedudukan sebagai staf. Hal ini berarti internal auditor bekerja keras atas perintah yang telah digariskan pemimpin umum dan bertanggung jawab kepada pemimpin umum.
Menurut penulis, kedudukan internal auditor pada Harian Sumut Pos Medan sudah sesuai, karena langsung berada di bawah posisi kepala cabang, sehingga dapat menjamin kebebasan dalam melakukan pemeriksaan . internal auditor juga akan mempunyai wewenang yang cukup dalam melakukan pekerjaannya, karena ia melakukan pemeriksaan atas nama pimpinan (Pemimpin Umum), sehingga dengan sendirinya dalam pemriksaan yang dilakukan, internal auditor akan mempunyai otoritas yang dibutuhkan untuk membarikan kesimpulan dan rekomendasi yang dibutuhkan pimpinan.
Kedudukan internal auditor dalam perusahaan sebagai seorang staf, berarti bahwa internal auditor tidak melakukan kegiatan operasi dan tidak terlibat dalam transaksi-transaksi yang terjadi di dalam perusahaan serta tidak bertanggungjawab atas pencapaian berbagai aktivitas perusahaan.
Internal auditor hanya menilai dan melaporkan pencapaian atau hasil kegiatan setiap bagian yang ada di dalam perusahaan kepada pemimpin umum / redaksi, serta dapat memberikan saran atau rekomendasi kepada kepala bagain yang diperiksa apabila terdapat hal-hal yang dianggapa perlu diperbaiki.
Dalam menjalankan fungsinya ini, seorang internal auditor kerap dihadapkan pada beberapa masalah sampingan yang timbul antara lain konflik yang mungkin timbul akibat perasaan yang kurang baik dari bagian yang diperiksa. Sebagaimana fungsi dan tugasnya di dalam sebuah perusahaan , internal auditor berhak melakukan pemeriksaan dan penilaian dan melaporkan setiap hasil temuannya kepada pimpinan perusahaan yang dalam hal ini adalah pemimpin umum . pemimpin redaksi. Banyak staf dari bagian yang diperiksa di
dalam perusahaan menganggap internal auditor hanyalah mata-mata pimpinan yang bertugas mencari kesalahan anggotanya, sehingga tidak jarang bagian-bagian ini merasa segan untuk diperiksa.
Staf dan bagian-bagian di dalam perusahaan sering menganggap bahwa internal auditor tidak memahami dengan baik kondisi-kondisi operasional dari setiap bagian tersebut yang memaksa mereka untuk mengambil kebijaksanaan yang mungkin menyimpang dari kebijakan pimpinan / perusahaan, sementara internal auditor menganggap bahwa staf dari bagian tersebut tidak memperhatikan dan mematuhi kebijakan pimpinan.
Dalam mengatasi konflik yang timbul ini, seharusnya setiap starf dari bagian-bagian dalam perusahaan menyadari bahwa internal auditor melaksanakan dengan tujuan menghindari terjadinya kesalahan atau penyimpangan untuk meningkatkan efektivitas bagian tersebut, dan seorang internal auditor harus memahami kepentingan para staf dari setiap bagian dalam perusahaan dan mampu mengidentifikasi setiap kebijakan yang diambil oleh masing-masing bagian apakah memang sengaja dibuat dengan tujuan untuk menyalahi kebijakan pimpinan / perusahaan demi kepentingan pribadi atau tidak.