PK 3.2 MANUAL PEROLEHAN PERKHIDMATAN PERUNDING
16.0 PELANTIKAN RASMI PERUNDING
16.1.1 Pelantikan rasmi perunding hendaklah dilaksanakan dengan mengeluarkan dokumen seperti berikut :
16.1.1.1 Surat Setuju Terima (SST); dan 16.1.1.2 Perjanjian Perkhidmatan Perunding
16.2 Surat Setuju Terima
16.2.1 SST adalah satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada dokumen perjanjian. Ia adalah untuk mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen pelawaan. Format SST adalah seperti diLampiran 16A.
16.2.2 SST hendaklah dikeluarkan kepada firma yang berjaya dengan kadar segera daripada tarikh keputusan PBM diterima melalui pos laju. Agensi adalah digalakkan untuk memaklumkan notis penghantaran SST kepada firma secara emel/faks.
16.2.3 Pegawai yang boleh menandatangani SST hendaklah pegawai awam yang diberi kuasa di bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973).
16.2.4 Agensi hendaklah memastikan kandungan SST adalah jelas. Dokumen- dokumen berikut hendaklah disertakan bersama dengan SST yang dikemukakan kepada firma :
16.2.4.1 Surat Akuan Perunding Yang Dilantik;
16.2.4.2 Butiran kos terperinci yang telah dipersetujui;
16.2.4.3 Jadual pelaksanaan projek/kajian yang telah diluluskan;dan 16.2.4.4 Carta ahli pasukan kerja beserta peranan serta
tanggungjawab yang telah diluluskan.
16.2.5 Satu ikatan yang sah dari segi perundangan hanya akan terbentuk setelah Agensi dan Perunding telah menandatangani surat tersebut iaitu setelah SST dikembalikan semula oleh firma perunding yang dipilih. Agensi hendaklah memastikan Surat Akuan Perunding Yang Dilantik hendaklah turut lengkap ditandatangani oleh perunding berkenaan
16.2.6 Firma yang telah dipilih hendaklah mengembalikan SST tersebut dalam tempoh empat belas hari (14) hari daripada tarikh SST tersebut ditandatangani oleh Agensi.
M.S. 149/170
16.2.7 SST yang telah ditandatangani oleh firma dan dikembalikan kepada Agensi hendaklah dijadikan sebahagian daripada Perjanjian Perkhidmatan Perunding yang akan digunakan.
16.2.8 Firma hanya boleh memulakan kerja apabila SST telah ditandatangani. Agensi dilarang sama sekali untuk mengeluarkan arahan memulakan kerja kepada perunding sebelum SST ditandatangani. Firma berhak untuk tidak memulakan kerja tanpa SST.
16.2.9 Agensi hendaklah berhati-hati dalam mengeluarkan arahan memulakan kerja kepada perunding tanpa SST ditandatangani terlebih dahulu kerana arahan tersebut sekiranya dilaksanakan oleh perunding, akan mengakibatkan masalah di dalam pembayaran kelak dan kemungkinan pegawai Kerajaan dikenakan AP59.
16.3 Perjanjian Piawai Perkhidmatan Perunding
16.3.1 Agensi hendaklah menandatangani perjanjian dengan pihak perunding dengan menggunapakai format perjanjian piawai yang telah disediakan bagi semua perolehan perkhidmatan perunding tanpa mengira nilai. Ini adalah selaras dengan hasrat AP176.1(c) yang menetapkan agar semua perolehan perkhidmatan bermasa tanpa mengira nilai hendaklah diadakan satu kontrak rasmi. Dokumen perjanjian bagi perkhidmatan perunding adalah penting bagi menjamin kepentingan Kerajaan sekiranya berlaku sebarang masalah di kemudian hari. Dokumen perjanjian juga memberi kuasa kepada kerajaan untuk mengenakan LAD kepada perunding sekiranya berlaku sebarang kelewatan atau mengambil tindakan lain yang bersesuaian.
16.3.2 Perjanjian Perkhidmatan Perunding hendaklah ditandatangani oleh pegawai awam yang telah diberi kuasa di bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973).
16.3.3 Sebaik sahaja Surat Setuju Terima dikeluarkan kepada perunding, Agensi hendaklah menandatangani perjanjian perunding dengan sesegera mungkin iaitu sebelum tarikh bayaran yang ditetapkan oleh Agensi bagi peringkat kemajuan kerja yang pertama dibuat kepada perunding.
16.3.4 Pembayaran kepada perunding tanpa perjanjian adalah dilarang sama sekali.
M.S. 150/170 LAMPIRAN 16A SURAT SETUJUTERIMA No. Rujukan : Tarikh : ……… ……… ……… ... Tuan,
Surat Pelantikan Perunding Bagi Projek/Kajian* Kerajaan
Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa berdasarkan Cadangan Teknikal dan Cadangan Kos yang telah dipersetujui, ... bersetuju melantik firma tuan sebagai perunding dengan kaedah bayaran secara *Input Masa/Skala Yuran Piawai bagi *projek/kajian seperti berikut:
Nama Projek/Kajian* : (sila nyatakan)
Kos Projek : (sila nyatakan)
Kaedah Perolehan : *Lantikan Terus Berserta Kos Siling/Tender Terhad/Tender Terbuka
Bidang Perunding : (sila nyatakan)
Perjanjian Piawai yang digunakan : CSA2014(Architectural/ Engineering/Quantity Surveying/ Research
Skop Perkhidmatan : (sila nyatakan)
Tempoh Perkhidmatan : (sila nyatakan)
Mula Perkhidmatan : (sila nyatakan)
Tamat Perkhidmatan : (sila nyatakan)
Yuran Perunding :(sila nyatakan)
Kos Imbuhan Balik :(sila nyatakan)
GST :(sila nyatakan)
(x% daripada Yuran + Imbuhan Balik)
Jumlah Kos Perunding :(sila nyatakan) – lampirkan butiran kos terperinci
(termasuk GST)
2. Pihak tuan adalah diingatkan bahawa perbelanjaan imbuhan balik hendaklah mengikut perbelanjaan sebenar berdasarkan prinsip yang mana lebih rendah dan tidak melebihi kos yang telah dipersetujui.
3. Kerajaan akan menyediakan sejumlah peruntukan tambahan untuk bayaran GST yang akan dibayar oleh perunding kepada Kastam DiRaja Malaysia tertakluk kepada Akta Cukai Barang dan Perkhidmatan 2014 [Akta 762].
M.S. 151/170
4. Dengan penerimaan tawaran perlantikan ini, suatu ikatan kontrak terwujud di antara Kerajaan dengan tuan. Suatu perjanjian formal akan disempurnakan kemudiannya dengan memasukkan semua terma perjanjian sebagaimana yang dipersetujui.
5. Bersama-sama surat ini juga disertakan Surat Akuan Perunding Yang Dilantik (Agensi boleh dapat format surat akuan ini di Lampiran 1D) untuk tandatangan pihak tuan dan dikembalikan bersama Surat Setuju Terima ini.
6. Untuk makluman pihak tuan, prestasi perkhidmatan firma tuan akan dinilai sepanjang tempoh lantikan berdasarkan kualiti kerja, ketepatan masa dan pematuhan kepada terma rujukan.
7. Sesalinan butiran kos terperinci, jadual pelaksanaan projek/kajian dan carta ahli pasukan kerja beserta peranan serta tanggungjawab yang telah dipersetujui disertakan untuk makluman pihak tuan.
8. Surat ini dihantar kepada pihak tuan dalam tiga (3) salinan. Sila kembalikan salinan asal dan kedua setelah ditandatangani dan disaksikan dengan sempurna di ruang yang berkenaan dalam masa 14 hari daripada tarikh surat ini kepada pejabat ini untuk tindakan selanjutnya.
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
... (Tandatangan Pegawai Agensi)
Nama Penuh :
Jawatan :
Dengan ini yang bertandatangan di bawah ini mengakui penerimaan surat tersebut di atas, salinannya yang mana telahpun disimpan dan mengesahkan bahawa tiada apa- apa terma, syarat atau stipulasi tambahan kepada yang terkandung dalam surat tersebut.
……….. ………
Tandatangan Perunding Tandatangan Saksi
Nama Penuh : Nama Penuh :
No. Kad Pengenalan : No. Kad Pengenalan :
Alamat : Alamat :
Meteri atau Cop Perunding
Tarikh :……….. Tarikh:………...
M.S. 152/170
s.k
Ketua Pengarah
Lembaga Hasil Dalam Negeri (Cawangan Tidak Bermastautin) Tingkat 10, Blok 11,
Kompleks Bangunan Kerajaan Jalan Duta, Peti Surat11833 50578 Kuala Lumpur
Ketua Pengarah Kastam Malaysia Ibu Pejabat Kastam Di Raja Malaysia Bahagian GST
Aras 3 & 4, Blok A, Menara Tulus No. 22, Persiaran Perdana, Presint 3 61200 Putrajaya
M.S. 153/170