BAB III PEMBAHASAN
3.5. Pelayanan Kemahasiswaan Pada Program Diploma III Kesekretariatan
3.5.1. Kebijakan Umum
1. Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU mengemban tugas, antara lain :
a. Menyiapkan peserta didik yang dapat melakukan tugas-tugas kesekretariatan dengan cermat dan cerdas.
b. Menumbuhkembangkan pengalaman meneliti dalam bidang ilmu kesekretariatan.
2. Program Studi Diploma III Kesekretariatan mensyaratkan pengelolaan pendidikan yang selalu melakukan peningkatan mutu secara berkesinambungan sesuai dengan harapan stakeholder.
3. Pelaksanaan pendidikan di Program Diploma III Kesekretariatan dirancang dengan mempertimbangkan pergeseran paradigma pendidikan yang semula lebih fokus pada pengajaran oleh dosen (faculty teaching) ke fokus pada pembelajaran oleh mahasiswa (student learning).
4. Peningkatan mutu pendidikan di Program Diploma III Kesekretariatan didasarkan pada kebijakan pengembangan proses pembelajaran yaitu : a. Materi pembelajaran lebih didekatkan dengan persoalan nyata, melatih
identifikasi persoalan, dan strategi penyelesaian.
b. Integrasi antar disiplin ilmu yang saling mendukung untuk pemahaman dan implementasinya.
c. Dorongan pemanfaatan optimal teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia dan akan tersdia.
d. Berbagai inovasi yang membuka akses peningkatan kreatifitas. 3.5.2. Manajemen Proses
Program Studi DIII Kesekretariatan merupakan salah satu proses utama realisasi produk dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) USU selain Fakaultas,
Sekolah Pascasarjana, dan semua unit penunjang lainnya. Dalam pelaksanaannya dilaksanakan secara bertahap. Adapun proses-proses yang terkait dengan unit akademik, antara lain :
1. Pendataan Mahasiswa Baru
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa baru agar mempermudah Ketua Program Studi dalam proses perwalian dan acuan untuk panitia penerimaan mahasiswa baru Program Studi. Sedangkan ruang lingkupnya adalah: proses ini berlaku mulai diterimanya daftar nama mahasiswa baru dari Biro Administrasi Kemahasiswaan, sampai dengan menjadi daftar mahasiswa Program Studi berdasarkan SMU/SMK yang diserahkan ke Ketua Program Studi.
Hasil dari kegiatan tersebut diatas adalah : 1. Daftar nama mahasiswa
2. Daftar nama mahasiswa berdasarkan asal SMU/SMK
Uraian rinci proses pendataan mahasiswa baru dapat dijelaskan di dalam Prosedur yang diidentifikasikan pada Proses Pendataan Mahasiswa Baru. 2. Perwalian
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagi pedoman untuk menentukan beban studi, beban praktek, dan beban penelitian yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan mahasiswa. Sedangkan ruang lingkupnya adalah : Proses ini berlaku mulai dari bimbingan konseling sampai dengan penetapan Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa.
3. Perkuliahan
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendapatkan transfer of knowledge and science ( aplikasi praktek) di bidang manajemenantara dosen sebagai fasilitator dan mahasiswa, sehingga mahasiswa dapat dimengerti, memahami, mampu mengekspresikan dalam perilaku (aspek efektif), dan memiliki keterampilan (aspek skill) di lapangan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai dari penetapan KRS mahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.
4. Ujian
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi hasil proses perkuliahan yang telah dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai ketika tatap muka sudah mencapai 14 kali tatap muka sampai dengan pengumuman hasil ujian.
5. Kartu Hasil Studi dan Transkip
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mensosialisasikan hasil evaluasi akhir studi mahasiswa pada setiap smester dan akhir studi secara keseluruhan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai dengan penyerahan Kartu Hasil Studi.
6. Tugas Akhir
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman evaluasi dari akhir studi mahasiswa dan sebagai dasar penilaian terhadap kemampuan mahasiswa di dalam mengkaji dan meneliti aplikasi ilmu serta membuat karya tulis ilmiah sebagai report dari penelitian yang dilakukan. Sedangkan ruanglingkupnya
adalah proses ini berlaku ketika mahasiswa sudah mnyelesaikan 90 SKS tanpa nilai D dan lulus mata kuliah Metodologi Penelitian sampai mahasiswa menyerahkan laporan tugas akhir yang sudah direvisi oleh dosen pembimbing.
7. Pendataan Alumni
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman untuk mendata alumni dan membuat data base alumni. Sedangkan ruang lingkupnya adalah proses ini berlaku muali dari review daftar lulusan sampai dengan pembuatan data base alumni.
3.5.3. Pelayanan Mahasiswa Diploma III Kesekretariatan 1. Administrasi Kemahasiswaan
Pendaftaran mahasiswa untuk tahun berjalan, dilaksanakan sebagai berikut : a. Mahasisa Lama
- Mengambil formulir pembayaran SPP dan formulir pendaftaran kembali di Sub Bagian Kemahasiswaan dengan menunjukkan bukti pembayaran SPP tahun akademik yang baru berlalu.
- Membayar SPP di BNI. b. Mahasiswa Baru
- Pembayaran SPP di proses di BAAK USU.
- Pembayaran di Fakultas dapat dilakukan jika calon mahasiswa yang bersangkutan telah memperoleh tanda pendaftaran sebagai mahasiswa di BAAK USU.
- Menyerahkan kembali formulir data pribadi yang sudah diisi dengan benar ke Bagian Kemahasiswaan.
- Melampirkan pas photo ukuran 3x4 sebanyak 2 (dua) lembar. c. Kartu Tanda Mahasiswa diproses di BAAK USU.
2. Administrasi Akademik
a. Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) harus sudah diisi sebelum perkuliahan dimulai.
Prosedur Terlampir (Lampiran 1 ) b. Perkuliahan
Setiap mahasiswa yang mengikuti mata kuliah harus menghadiri tatap muka minimum 80% dari jumlah perkuliahan oleh dosen atau asisten, agar diijinkan mengikuti ujian akhir semester.
c. Administrasi Nilai Ujian
Hasil ujian diserahkan oleh masing-masing dosen pengasuh paling lambat 2 (dua) minggu terhitung sejak tanggal ujian, hasil dibuat dalam rangkap 3 (tiga), digunakan untuk :
- Satu set untuk pengumuman kepada mahasiswa - Satu set untuk administrasi Sub Bagian Akademik
Nilai ujian yang ada di Sub Bagian Akademik akan digunakan untu data pribadi mahasiswa dan untuk mengisi nilai setiap mahasiswa ke Kartu Hasil Studi (KHS).
3. Pelayanan Bidang Penalaran dan Keilmuan
Dalam bidang ini Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU menyediakan layanan khusus berupa pembelajaran yang telah dilakukan yaitu :
a. Table Manner. Saat ini banyak kegiatan bisnis dilakukan diluai kantor dan pertemuan sering dilakukan sambil makan. Kegiatan bisnis ini juga sering diikuti oleh sekretari. Oleh karena itu, sebagai seorang calon sekretaris yang profesional, mahasiswa D III Kesekretariatan perlu dibekali dengan keterampilan cara makan dan bagaimana berperilaku pada saat melakukan kegiatan bisnis.
b. Beauty class. Seseorang sekretaris dituntut untuk berpenampilan menarik baik fisik maupun pribadinya. Untuk itu mahasiswa D III Kesekretariatan perlu dibekali dengan pengetahuan bagaimana berpenampilan menarik dan memiliki kepribadian yang baik.
c. Menggunakan Praktisi Sebagai Pengajar Matakuliah Kesekretariatan. Mahasiswa program D III Kesekretariatan dituntut untuk lebih siap menghadapi dunia kerja setelah menyelesaikan kuliahnya. Oleh karena itu, diperlukan dosen yang tidak hanya memahami teori tetapi juga memahami bagaimana cara mengaplikasikannya.
d. Menyediakan Majalah Dinding Untuk HMJ. Mahasiswa membutuhkan media seperti majalah dinding yang memaparkan informasi-informasi akademik dan kegiatan HMJ, sehingga dapat diketahui secara luas, terutama bagi mahasiswa D III Kesekretariatan.
Kegiatan Pelayanan yang akan dilakukan adalah :
a. Mengusulkan Penambahan Buku Kesekretariatan Di Ruang Baca
Meningkatkan wawasan mahasiswa mengenai ilmu-ilmu yang berkaitan dengan kesekretarisan.
Memudahkan mahasiswa dalam mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh dosen.
Mempermudah mahasiswa untuk mencari referensi dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
b. Penggunaan Praktisi Untuk Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian Dan Kontrak Bisnis
Agar mahasiswa dapat memperoleh materi kuliah berdasarkan pengalaman praktisi, sehingga mahasiswa dapat lebih memahami secara mendalam materi kuliah yang disampaikan.
Agar mahasiswa dapat memahami materi kuliah secara praktekyang dipandu secara langsung oleh praktisi yang sudah berpengalaman. c. Outbond Kepribadian. Meningkatkan kualitas kepribadian mahasiswa
yang nantinya akan berhubungan dengan publik secara luas. a. Menumbuhkan jiwa kepemimpinan di dalam diri mahasiswa. b. Meningkatkan pemahaman akan pentingnya team-work (kerja tim) c. Memupuk rasa solidaritas antar mahasiswa D III Kesekretariatan.
d. Meningkatkan keberanian dalam menghadapi tantangan, sehingga mahasiswa tidak mudah menyerah jika menghadapi kendala-kendala di dalam kehidupan nantinya.
d. Baju Seragam Mahasiswa
a. Agar mahasiswa sekretaris terbiasa untuk berpakaian rapi dan formal. b. Agar mahasiswa sekretaris lebih dikenal di lingkungan kampus. e. Pendataan Alumni
a. Agar sesama alumni D III Kesekretariatan dapat saling berkomunikasi. b. Untuk mengetahui secara jelas perkembangan alumni D III
Kesekretariatan.
f. Seminar Kesekretariatan
a. Untuk meningkatkan wawasan lebih dalam mengenai studi Kesekretariatan .
b. Mahasiswa dapat berdialog secara langsung dengan praktisi sekretaris yang sudah berpengalaman di bidangnya.
g. Kuliah Umum Mengenai Etika Sekretaris
a. Mahasiswa dapat mengetahui etika dan etiket seseorang sekretaris profesional
h. Pengadaan Website dan Friendster D III Kesekretariatan
a. Sebagai media untuk berbagi informasi bagi mahasiswa D III Kesekretariatan.
b. Sebagai media komunikasi bagi mahasiswa D III Kesekretariatan pada khususnya dan alumni pada umumnya.
i. Pengadaan Laboratorium Sekretaris
a. Agar mahasiswa D III Kesekretariatan tidak hanya memahami materi secara teori saja, melainkan dapat memahami materi kuliah secara praktek.
j. Perluasan Jaringan Wi-Fi Untuk Mahasiswa D III Kesekretariatan a. Mempermudah mahasiswa dalam mengakses internet, terutama disaat-
saat pengisian KRS online. 4. Bantuan Untuk Beasiswa
Untuk meringankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi USU bekerja sama dengan berbagai instansi memberikan bantuan beasiswa. Kategori penerima beasiswa terdiri atas: mahasiswa berprestasi, mahasiswa berprestasi tetapi kurang mampu, dan Mahasiswa yang kurang mampu. Dengan demikian bagi mahasiswa penerima beasiswa yang berprestasi akademik tinggi, setelah lulus dapat segera diserap oleh instansi pemberi beasiswa.
Pemberian beasiswa kepada mahasiswa di perguruan tinggi merupakan wujud dari partisipasi masyarakat, instansi, pemerintah, perusahaan-perusahaaan swasta dalam ikut serta membangun bangsa khususnya dalam bidang pendidikan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa instansi pemerintah (BUMN) dan perusahaan swasta yang menyalurkan bantuan beasiswa kepada USU. Mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari berbagai macam beasiswa yang disalurkan melalui biro administrasi kemahasiswaan USU.
Persyaratan
Untuk dapat memperoleh beasiswa harus memenuhi syarat yang telah ditentukan oleh pihak Universitas Sumatera Utara (Lampiran 2).
Jenis- Jenis Beasiswa
Jenis dan persyaratan penerima beasiswa Khususnya pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada tebel 3.1 di bawah ini :
No. Jenis Beasiswa Persyaratan Khusus
1. Beasiswa Bantuan Belajar Mahasiswa (BBM)
1. Terdaftar sebagai mahasiswa program diploma dan S1
2. Minimal telah duduk di semester II (dua) 3. Indeks Prestasi Kumultaif (IPK) minimal 2.50. 2. Beasiswa Konsorsium
Pendidikan
BPMIGAS - KKKS (BadanPelaksana Minyak dan Gas - Kontraktor Kontrak Kerja Sama)
1. Terdaftar sebagai mahasiswa program Diploma (D3) dan S1
2. Minimal telah duduk di semester III (tiga) 3. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,75 4. Telah menyelesaikan 25% dari jumlah kridit
yang disyaratkan untuk program S1 atau D3 yang diambil
5. Berusia maksimal 25 tahun
6. Menyerahkan 2 (dua) lembar pasfoto hitam putih 4 x 6
7. Mengisi formulir khusus yang diberikan oleh pihak Konsorsium Pendidikan BPMIGAS – KKKS
3. Peningkatan Prestasi Ekstrakurikuler (PPP)
1. Terdaftar sebagai mahasiswa program Diploma dan S1
2. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,50 3. Mempunyai prestasi tinggi atau baik sesuai
dengan kegiatannya yang dibuktikan dengan sertifikat atau piagam penghargaan yang diterbitkan oleh panitia penyelenggara atau pihak yang berwenang
4. Bukti Prestasi yang diusulkan mahasiswa bersangkutan sudah menjadi mahasiswa USU dan tidak boleh lebih 3 (tiga) tahun sejak bulan Januari pada tahun mengusulkan.
Prosedur Untuk Mendapatkan Beasiswa
Prosedur untuk mendapatkan beasiswa dapat dilihan pada (lampiran 3). Proses Seleksi
Pemohon beasiswa yang dipandang memenuhi syarat dan belum menerima beasiswa lain akan diusulkan Universitas ke Penyandang dana (pemberi beasiswa).
Pencairan Dana
Pada umumnya beasiswa yang diberikan kepada Mahasiswa Universitas Sumatera Utara dicairkan langsung melalui rekening Mahasiswa yang bersangkutan yang ada di BNI cabang Universitas Sumatera Utara.
Penawaran Beasiswa
Penawaran beasiswa yang ditawarkan kepada mahasiswa USU tidak terjadwal karena tergantung kepada pemberi beasiswa yang akan menyalurkan bantuannya. Selanjutnya apabila ada informasi penawaran penerimaan beasiswa dari Instansi-instansi dan Perusahaan-perusahaan yang memberi beasiswa, maka biro administrasi Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara langsung meneruskannya ke Fakultas-fakultas di lingkungan Universitas Sumatera Utara untuk mengusulkan Mahasiswanya yang akan diberi beasiswa sesuai dengan aturan-aturan yang telah ditentukan.
Alur Kerja Proses Pemberian Beasiswa Pada Universitas Sumatera Utara
Keterangan
a. Tawaran beasiswa dari pemberi beasiswa / Penyandang dana ke Perguruan Tinggi
b. Tawaran beasiswa diteruskan ke fakultas dan diumumkan kepada mahasiswa c. Mahasiswa mengajukan permohonan
d. Fakultas menyeleksi permohonan mahasiswa
e. Fakultas mengirim nama-nama calon penerima beasiswa ke Universitas
f. Universitas mengirim nama-nama calon penerima beasiswa kepada penyandang dana
g. Penyandang dana mengirim dana beasiswa ke BNI cabang Universitas Sumatera Utara untuk diteruskan kepada mahasiswa penerima beasiswa
h. Mahasiswa mengambil uang beasiswa di BNI cabang Universitas Sumatera Utara.