PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN UMUM KOTA MEDAN
3.1Sejarah Ringkas Perpustakaan Umum Kota Medan
Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan melaksanakan tugas pelayanan Perpustakaan bagi masyarakat sejak tahun 1972. Hal itu sesuai dengan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839/1972 tanggal 27 Desember 1972. Tugas pokok kantor Perpustakaan kota Medan adalah melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintah daerah di bidang perpustakaan (perwal walikota Medan No. 839/172 tanggal 27 Desember 1972).
3.2 Visi dan Misi Perpustakaan Visi
Mewujudkan perpustakaan yang handal dalam rangka membentuk Masyarakat Kota Medan yang memiliki budaya baca dan cinta Buku.
Misi
1. Meningkatkan kualitas dan kuantitas Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Khusus dan Perpustakaan Masyarakat
2. Mewujudkan masyarakat yang gemar membaca dan mencintai buku 3. Meningkatkan partisipasi masyarakat terhadap keberadaan perpustakaan
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan
Perpustakaan Umum Kota Medan memiliki struktur organisasi makro dan struktur organisasi mikro.
Gambar 1: Struktur Organisasi Makro Perpustakaan Umum Kota Medan Sumber: Perpustakaan.pemkomedan.go.id
Dari struktur organisasi makro Perpustakaan Umum Kota Medan di atas, terlihat jelas bahwa Pepustakaan Umum kota Medan menjalankan pelayanannya berdasarkan komando dan aturan dari walikota dengan pengawasan dari sekretaris daerah kepada lembaga teknis daerah.
WALIKOTA WAKIL WALOKOTA SEKRETARIS DAERAH ASISTEN BAGIAN DPRD SEKRETARIAT DPRD BAGIAN 12 LEMBAGA TEKNIS DAERAH PERPUSTAKAAN UMUM 21 DINAS DAERAH 21 CAMAT
151 LURAH Garis Kemitraan
Garis Komando
Gambar 2: Struktur Organisasi Mikro Perpustakaan Umum Kota Medan Sumber: Perpustakaan.pemkomedan.go.id
Dari struktur di atas terlihat jelas bahwa kepala perpustakaan membawahi segala operasional yang dilakukan oleh tata usaha, seksi pelayanan, seksi koleksi dan seksi pembinaan. Perpustakaan Umum Kota Medan dipimpin dan dijalankan oleh kepala perpustakaan dan dibantu oleh empat divisi yang masing-masing memiliki kepala seksi dan anggota.
3.4 Sarana dan Prasarana Perpustakaan
Sarana dan prasarana dalam perpustakaan merupakan segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses pelayanan dan prasarana sendiri mempunyai pengertian segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya pelayanan.
Kepala Perpustakaan
Seksi Pembinaan Seleksi Koleksi
Seksi Pelayanan
Dalam pelayanan Perpustakaan Umum Kota Medan memiliki sarana dan prasarana sebagai penunjang kualitas pelayanan terhadap pengguna perpustakaan tersebut. Adapun sarana dan prasarananya sebagai berikut:
Tabel Sarana Perpustakaan
Sarana Jumlah
Rak Buku 58 Buah
Lemari Rak 2 Buah
Meja Kaca 4 Buah
Meja Kayu Besar 9 Buah
Kursi 86 Buah
Komputer Pengguna 12 Unit Komputer Katalog 2 Unit Komputer Sirkulasi 2 Unit Komputer Simulasi 7 unit Pendingin Ruangan 7 Unit
CCTV 8 Unit
Monitor CCTV 2 Unit Loker Penitipan Tas 2 Buah
Sumber: Perpustakaan Umum Kota Medan Prasarana
Berdasarkan hasil observasi penulis terhadap pustakawan Perpustakaan Umum Kota Medan, bahwa bangunan total dari Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan adalah seluas 450 m2 yang terdiri dari ruang kepala dan staff perpustakaan, ruang koleksi, ruang baca, ruang koleksi referensi dan ruang lainnya.
3.5 Koleksi Perpustakaan
Koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan berasal dari pengadaan. Pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan cara:
1. Pembelian
2. Sumbangan dari badan perpustakaan provinsi 3. Sumbangan dari perorangan
4. Sumbangan mahasiswa yang melakukan penelitian ilmiah
Perpustakaan Umum Kota Medan memiliki 5 jenis bahan pustaka yaitu sebagai berikut:
1. Buku teks
2. Terbitan berkala, majalah dan jurnal 3. Karya ilmiah
4. Tesis, skripsi (sifatnya bukan dilayankan kepada pengguna) 5. Koran
6. E-Book pada website Perpustakaan Umum Kota Medan
Berdasarkan obervasi yang telah dilakukan penulis dengan cara wawancara langsung terhadap pustakawan Perpustakaan Umum Kota Medan bahwa koleksi Perpustakaan Umum Kota Medan berjumlah total 49.838 (empat puluh sembilan ribu
delapan ratus tiga puluh delapan) eksemplar dan semuanya akan dilayankan kepada pengguna Perpustakaan Umum Kota Medan.
3.6Tujuan dan Fungsi Perpustakaan
Sesuai dengan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839/1972 tanggal 27 Desember 1972, Perpustakaan Umum Kotamadya Medan memiliki tujuan dan fungsi sebagai berikut :
1. Menghimpun bahan-bahan dokumentasi daerah, terutama bahan-bahan yang dianggap perlu diketahui masyarakat luas, berupa karya-karya tertulis sehingga dapat dimanfaatkan bagi pembangunan daerah kotamdya Medan dalam segala bidang, seperti hasil-hasil seminar, simposium, musda, keputusan-keputusan/ peraturan pemerintah daerah, pidato-pidato dalam upacara resmi, dan lain sebagainya.
2. Memberikan pelayanan berupa penyediaan bahan-bahan pendidikan dan bahan lainnya sehingga bermanfaat bagi pembinaan mental spritual dan pembinaan kewarganegaraan atas landasan dasar negara Pancasila.
3. Memberikan pelayanan kepada masyarakat umum, masyarakat pelajar, mahasiswa dalam memenuhi kebutuhan akan sumber-sumber ilmiah dan untuk mengetahui kesulitan sumber pelajaran sesuai dengan kurikulum Sekolah Dasar sampai Perguruan Tinggi, dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan dan pengajaran di daerah Kotamadya Medan.
4. Menyediakan tempat, dimana semua lapisan masyarakat dapat mengikuti perkembangan negara dan dunia dalam segala bidang, dari koran-koran, majalah- majalah dan brosur-brosur, dan menyediakan bacaan hiburan yang bernilai paedagogis, sehingga bermanfaat bagi perkembangan jiwa anak-anak dan generasi yang akan datang.
5. Membimbing, mengawasi serta mengkoordinir perpustakaan-perpustakaan umum yang diadakan diberbagai pelosok dalam wilayah kotamadya Medan.
3.7 Waktu Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi pada Perpustakaan Umum Kota Medan sesuai dengan jam buka Perpustakaan. Jam buka Perpustakaan Umum Kota Medan yaitu:
Table Jam Buka Perpustakaan
Hari Jam Buka
Senin s/d Jumat 08.00 – 19.00 wib Sabtu dan Minggu 09.00 – 17.00 wib Sumber: Perpustakaan Umum Kota Medan
Namun jadwal di atas diubah pada bulan tertentu, misalnya pada bulan suci ramadhan.
3.8 Sistem Pelayanan Sirkulasi
Sistem pelayanan yang dilaksanakan pada Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sistem pelayanan terbuka (open acces). Dimana pengguna bebas menelusuri bahan pustaka yang dibutuhkan melalui OPAC (Online Public Acces Catalogue) dan mencari buku langsung ke rak buku tanpa perantara petugas Perpustakaaan. Setelah selesai memilih bahan pustaka yang akan dipinjam, pengguna tinggal menyerahkan bahan pustaka kepada petugas layanan sirkulasi untuk diproses agar dapat dipinjam.
Kegiatan pelayanan sirkulasi Perpustakaan Umum Kota Medan meliputi antara lain: keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, sanksi dan statistik.
3.9.1 Keanggotaan
Persyaratan untuk menjadi anggota Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sebagai berikut:
1. KTP Medan/ Kartu Pelajar. 2. Mengisi Formulir Pendaftaran.
3. Melampirkan pas photo 1 (satu) lembar ukuran 2x3 cm.
Setelah pengguna melengkapi persyaratan yang ditentukan maka petugas perpustakaan memprosesnya untuk dijadikan kartu anggota. Cara pemrosesan kartu anggota yaitu:
1. Formulir pendaftaran anggota dientri ke database anggota. 2. Pengambilan foto anggota secara langsung.
3. Cetak kartu tanda anggota (KTA).
4. Menyerahkan KTA perpustakaan kepada anggota.
Setelah pengguna perpustakaan mendaftar dan memiliki kartu KTA maka pengguna perpustakaan dapat meminjam buku dari Perpustakaan Umum Kota Medan.
Gambar 3: Kartu Tanda Anggota (KTA) Perpustakaan Umum Kota Medan Sumber: Perpustakaan Umum Kota Medan
3.9.2 Peminjaman
Langkah-langkah untuk meminjam buku pada Perpustakaan Umum Kota Medan yaitu sebagai berikut:
1. Anggota mengambil buku yang ingin dipinjam maksimal sebanyak tiga (3) eksemplar.
2. Anggota perpustakaan menuju meja sirkulasi untuk menyerahkan buku yang ingin dipinjam.
3. Petugas sirkulasi meminta KTA.
4. Petugas sirkulasi memproses buku yang ingin dipinjam dengan menscan barcode dan menstempel tanggal kembali buku.
Jangka waktu peminjaman buku pada Perpustakaan Umum Kota Medan adalah selama dua minggu dan buku yang telah dipinjam harus dikembalikan setelah dua minggu dari tanggal peminjaman.
Pengembalian bahan pustaka yang telah di pinjam harus dikembalikan pada tanggal yang telah ditentukan. Adapun langkah-langkah untuk mengembalikan bahan pustaka Pada Perpustakaan Umum Kota Medan adalah sebagai berikut:
1. Buku yang hendak dikembalikan dibawa ke meja sirkulasi bagian pengembalian buku.
2. Petugas menerima buku yang hendak dikembalikan.
3. Petugas mengecek slip pengembalian pada bagian halaman terakhir 4. Petugas menghapus data peminjaman anggota pada sistem.
Gambar 4: Slip Pengembalian Buku Pada Perpustakaan Umum Kota Medan Sumber: Perpustakaan Umum Kota Medan
3.9.4 Perpanjangan
Perpanjangan waktu peminjaman buku pada Perpustakaan Umum Kota Medan dapat dilakukan oleh anggota perpustakaan sebanyak dua kali dengan jangka waktu dua minggu. Perpanjangan waktu peminjaman dapat dilakukan dengan cara membawa buku yang telah dipinjam ke meja sirkulasi dan petugas sirkulasi akan memprosesnya dengan cara menscan barcode buku dan memperpanjang waktu peminjaman pada sistem.
3.9.5 Penagihan
Apabila pengembalian buku terlambat, maka anggota perpustakaan yang meminjam buku tersebut akan diberikan peringatan satu, dua, tiga dan jika tidak diindahkan maka pihak perpustakaan akan memberikan sanksi.
3.9.6 Sanksi
Sanksi-ssanksi yang ada pada Perpustakaan Umum Kota Medan yaitu:
1. Buku yang hilang atau rusak harus diganti dan ditambah biaya pengolahan buku.
2. Kartu anggota akan ditarik oleh pihak perpustakaan apabila tidak mengembalikan buku setelah diberi surat peringatan satu, dua, tiga.
3.9.7 Statistik
Layanan sirkulasi Perpustakaan Umum Kota Medan memiliki data statistik sebagai berikut: 1. Pengunjung 2. Peminjaman buku 3. Pengembalian buku 4. Anggota 3.9.7.1 Pengunjung
Gambar 5: Statistik Pengunjung Perpustakaan Sumber: Perpustakaan.pemkomedan.go.id
3.9.7.2 Peminjaman Buku
Sumber: Perpustakaan.pemkomedan.go.id
3.9.7.3 Pengembalian Buku
Gambar 7: Statistik Pengembalian Buku Perpustakaan 3.9.7.4 Anggota
Gambar 8: Statistik Anggota Perpustakaan Sumber: Perpustakaan.pemkomedan.go.id