9001:2008 diperlukan pengetahuan tentang sistem kulitas yang cukup dari semua personel dalam organisasi. Menurut Suardi (2001), salah satu hal yang menjadi penghambat dalam penerapan SMK ISO 9001:2008 adalah kurangnya pemahaman.
6. Ketersediaan Sarana (KS). Sarana atau infrastruktur pun termasuk kedalam klausul yang dipersyaratkan dalam SMK ISO 9001:2008. Hasil penelitian menyebutkan bahwa infrastruktur yang dimiliki oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk melakukan proses persiapan masih kurang baik.
22
Identifikasi Alternatif Strategi untuk Mencapai Fokus 1. Pelatihan ISO oleh tenaga ahli internal (PTA)
2. Mengundang konsultan (MK)
3. Membentuk Tim Khusus ISO (MTK)
4. Belajar ke unit kerja lain yang sudah ISO (BUL)
Gambar 2 Struktur hirarki strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 Penilaian Pakar dan Pengolahan Data
Penilaian struktur dilakukan oleh Dosen Departemen Manajemen FEM IPB, Sekretaris Fakultas Ekologi Manusia (FEMA) IPB, Sekretaris Departemen Agronomi dan Hortikultura FAPERTA IPB, Ketua Departemen Manajemen FEM IPB, dan Kepala Bagian Akreditasi dan Sertifikasi Kantor Manajemen Mutu (KMM) IPB. Hasil pengolahan kuesioner dari masing-masing pakar diharapkan memiliki rasio konsistensi tidak melebihi 0.1 karena apabila melebihi maka harus dilakukan revisi pendapat.
Peran Kriteria pada Pencapaian Goal
Penetapan strategi persiapan penerapan sistem manajemen kualitas (SMK) ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu mempertimbangkan beberapa kriteria. Bobot kriteria-kriteria dalam penetapan strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 secara lengkap dapat dilihat pada Tabel 19.
Tabel 19 Bobot kriteria penetapan strategi
Kriteria Bobot
Ketersediaan SDM Ahli (KSA) Kebutuhan Dana (KD)
Komitmen Manajemen Puncak (KMP)
Ketersediaan Waktu (KW)
Pemahaman SDM mengenai ISO (PMI) Ketersediaan Sarana (KS) 0.109 0.223 0.345 0.126 0.122 0.076
Berdasarkan penilaian struktur yang dilakukan oleh para pakar, kriteria komitmen manajemen puncak menjadi kriteria yang paling utama dalam pencapaian fokus atau goal. Komitmen manajemen puncak merupakan hal yang sangat penting dan utama dalam membangun sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 karena manajemen puncak yang bertanggung jawab dan harus merencanakan strategi, kebijakan, dan sasaran manajemen kualitas di
Strategi Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008 Departemen Manajemen, FEM-IPB
KSA KD KMP KW PMI KS
Fokus
Kriteria
PTA MK MTK BUL
23 organisasnya. Komitmen manajemen puncak, dalam hal ini Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB, ditetapkan sebelum melangkah lebih jauh dalam rencana menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Tanpa komitmen manajemen puncak yang jelas dan tegas maka kecil kemungkinan pelaksanaan dan penerapan SMK ISO 9001:2008 akan berjalan dan tercapai dengan baik sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Komitmen manajemen adalah kekuatan utama untuk menggerakkan mesin manajemen dalam menerapkan sistem manajemen kualitas. Tanpa komitmen manajemen puncak yang didukung oleh seluruh anggota organisasi maka sistem manajemen kualitas tidak dapat dilaksanakan secara maksimal.
Komitmen manajemen puncak dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernyataan kebijakan kualitas di Departemen Manajemen, FEM-IPB dan selanjutnya diikuti oleh sikap dan perilaku yang konsisten. Komitmen manajemen puncak dapat ditunjukkan dengan melakukan hal-hal seperti, mengkomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008, menetapkan kebijakan kualitas serta menjalankannya, memastikan penetapan sasaran kualitas yang dijalankan secara konsisten, dan memastikan tersedianya sumber daya.
Kebutuhan dana menjadi kriteria dengan nilai bobot terbesar kedua untuk mencapai fokus atau goal. Kebutuhan dana menjadi hal yang perlu dipertimbangkan dalam penetapan strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB karena proses persiapan pasti membutuhkan dana. Penetapan strategi persiapan yang akan dijalankan didasarkan pada besarnya dana yang harus dikeluarkan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB. Departemen Manajemen, FEM-IPB harus dengan cermat memanfaatkan sumber daya yang ada agar kebutuhan dana dapat direncanakan dengan baik. Sehingga strategi yang dipilih merupakan strategi yang sesuai dengan kondisi sumber daya di Departemen Manajemen, FEM-IPB, dalam hal ini adalah ketersediaan dana.
Ketersediaan waktu menjadi kriteria selanjutnya dalam pencapaian fokus atau goal. Ketersediaan waktu menjadi hal yang perlu dipertimbangkan dalam penetapan strategi persiapan karena kondisi di Departemen Manajemen, FEM-IPB yang menyebutkan bahwa sumber daya manusianya memiliki banyak kegiatan di luar kampus, seperti studi S3 dan memberi kuliah di tempat lain. Sehingga Departemen Manajemen, FEM-IPB harus benar-benar memperhatikan ketersediaan waktu agar strategi yang ditetapkan dapat berjalan dengan efektif dan efisien di seluruh anggota organisasi.
Pemahaman SDM mengenai ISO menjadi kriteria dengan nilai bobot tertinggi keempat dalam penetapan strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, IPB. Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu mempertimbangkan kondisi anggota organisasinya apakah pengetahuan mengenai ISO sudah cukup baik atau belum. Atas dasar kondisi ini, Departemen Manajemen, FEM-IPB harus menetapkan strategi agar seluruh anggota organisasinya memiliki pemahaman yang baik mengenai ISO. Pemahaman yang baik mengenai ISO menjadi hal yang dipersyaratkan dalam SMK ISO 9001:2008. Adanya pemahaman yang baik mengenai ISO di seluruh anggota organisasi membuat tingkat keberhasilan penerapan SMK ISO 9001:2008 menjadi lebih tinggi. Oleh karena itu, pemahaman SDM mengenai ISO menjadi hal yang perlu
24
dipertimbangkan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB dalam penetapan strategi persiapan.
Kriteria kelima yang menjadi pertimbangan dalam penetapan strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB adalah ketersediaan SDM ahli. Adanya SDM ahli ISO dalam sebuah organisasi sangat menguntungkan. SDM ahli ini dapat dimanfaatkan untuk membangun komitmen di seluruh anggota organisasi, menyamaratakan pemahaman mengenai ISO, dan membuat langkah-langkah strategis dalam menerapkan SMK ISO 9001:2008. Departemen Manajemen, FEM-IPB sendiri memiliki setidaknya satu tenaga ahli ISO. Tenaga ahli ISO ini sudah memiliki banyak pengalaman dalam menangani proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Melalui pengalamannya tersebut dapat membuat tingkat keberhasilan menerapkan SMK ISO 9001:2008 menjadi lebih tinggi. Adanya tenaga ahli ISO pun dapat menghemat biaya yang perlu dikeluarkan jika dibandingkan dengan harus mengundang konsultan untuk mendampingi proses persiapan.
Ketersediaan sarana menjadi kriteria terakhir dalam pencapaian fokus atau goal. Ketersediaan sarana menjadi pertimbangan karena dalam menjalankan strategi yang dipilih pasti membutuhkan sarana yang memadai. Sebagaimana yang disampaikan oleh Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB bahwa sarana yang dimiliki masih belum memadai. Fasilitas ruangan menjadi hal yang paling utama karena Departemen Manajemen, FEM-IPB sangat kekurangan dalam hal ini. Oleh karena itu, ketersediaan sarana menjadi hal yang perlu dipertimbangkan dalam penetapan strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Hasil Penilaian terhadap Alternatif Strategi
Tabel 20 Bobot alternatif strategi
Alternatif Strategi Bobot
Pelatihan ISO oleh tenaga ahli internal (PTA)
Mengundang konsultan (MK)
Membentuk tim khusus ISO (MTK) Belajar ke unit lain yang sudah ISO (BUL)
0.283
0.305
0.272 0.141
Hal yang perlu dialokasikan pertama oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB agar proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 dapat tercapai adalah mengundang konsultan. Mengundang konsultan merupakan salah satu kebijakan yang tepat dilakukan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB. Jika Departemen Manajemen, FEM-IPB sudah menetapkan untuk mengundang konsultan, itu artinya mereka sangat sungguh-sungguh dalam mempersiapkan menerapkan SMK ISO 9001:2008, karena biaya untuk mengundang konsultan tidaklah sedikit. Jangan sampai biaya yang sudah dikeluarkan untuk mengundang konsultan terbuang percuma karena kurang sungguh-sungguhnya anggota organisasi dalam menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Walaupun demikian, adanya konsultan tidak menjamin keberhasilan suatu organisasi dalam menerapkan SMK ISO 9001:2008. Konsultan hanya mendampingi dan mengarahkan sesuai kompetensinya agar prosesnya berjalan sesuai dengan prosedur. Pelaksana utamanya adalah Departemen Manajemen, FEM-IPB sendiri.
25 Konsultan ISO akan menganalisis proses dan prosedur yang selama ini sudah berjalan di Departemen Manajemen, FEM-IPB setelah itu bisa diketahui seberapa besar gap antara proses yang sudah berjalan dengan yang dipersyaratkan oleh SMK ISO 9001:2008. Konsultan ISO akan memberikan pelatihan pemahaman terhadap SMK ISO 9001:2008 agar seluruh anggota organisasi mempunyai pemahaman yang cukup terhadap ISO, sehingga proses penerapan SMK ISO 9001:2008 dapat berjalan dengan lancar. Konsultan ISO akan membimbing dalam pembuatan dokumen yang dipersyaratkan oleh SMK ISO 9001:2008 mulai dari manual kualitas, prosedur wajib, instruksi kerja, sampai form-form yang harus dibuat. Konsultan ISO pun akan membenahi SMK yang berlaku di Departemen Manajemen, FEM-IPB agar sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh SMK ISO 9001:2008.
Memahami standar sistem manajemen kualitas memang bukan hal yang mudah terutama bagi individu yang tidak terbiasa dengan sistem manajemen yang diterapkan. Peran konsultan adalah memberikan penjelasan secara menyeluruh dan terperinci mengenai persyaratan-persyaratan yang ada dalam standar manajemen kualitas yang diterapkan. Konsultan juga berperan untuk membangun motivasi karyawan untuk melakukan apa yang diisyaratkan oleh ISO 9001:2008.
Departemen Manajemen, FEM-IPB harus mengetahui kriteria dalam memilih konsultan. Konsultan ISO yang baik harusnya tidak hanya memberikan panduan yang bersifat administratif tetapi tidak dapat membantu mengatasi kendala yang terjadi sebelum dan selama penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Konsultan ISO harus dapat memastikan bahwa organisasi tidak hanya mendapatkan sertifikasi SMK ISO 9001:2008. Lebih penting dari itu, konsultan ISO harus menjamin bahwa penerapan SMK ISO 9001:2008 juga memberikan manfaat untuk perbaikan, bukan sekedar kesuksesan sertifikasi.
Pelatihan ISO oleh tenaga ahli internal menjadi alternatif strategi dengan nilai bobot tertinggi kedua. Tenaga ahli yang dimiliki oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB harus bisa dimanfaatkan secara optimal demi suksesnya persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Pelatihan SMK ISO 9001:2008 bertujuan untuk memberikan kesadaran kualitas bagi seluruh anggota organisasi dan pemahaman persyaratan kepada tim khusus ISO. Pelatihan tersebut meliputi kesadaran kualitas (quality awareness) bagi pimpinan dan anggota organisasi sehingga dapat memberikan pemahaman mengenai sejarah sistem manajemen kualitas; pemahaman komitmen manajemen, pemahaman pelaksanaan tinjauan manajemen, kebijakan kualitas, sasaran kualitas, perencanaan sistem manajemen kualitas, dan kriteria, tanggung jawab dari wakil manajemen; penjelasan delapan prinsip manajamen kualitas; manfaat SMK ISO 9001:2008 bagi organisasi; pengertian umum klausul-klausul yang terdapat dalam SMK ISO 9001:2008; faktor-faktor penyebab kegagalan dalam penerapan SMK ISO 9001:2008; penjelasan mengenai sertifikasi, metode dan teknik pemeliharaan SMK; dan metode evaluasi peningkatan penerapan SMK.
Alternatif strategi yang perlu dialokasikan selanjutnya adalah membentuk tim khusus ISO. Sebelum membentuk tim khusus ISO, Departemen Manajemen, FEM-IPB harus menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen yang bertanggung jawab terhadap kesuksesan persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Setelah menunjuk wakil manajemen barulah dibentuk tim
26
khusus ISO. Pembentukkan tim khusus ISO penting dilakukan karena SMK ISO 9001:2008 merupakan suatu sistem manajemen kualitas yang penerapannya adalah tanggung jawab semua pihak mulai dari pimpinan hingga level yang paling bawah dalam struktur organisasi Departemen Manajemen, FEM-IPB. Tim khusus ISO terdiri dari seorang wakil manajemen yang bertugas untuk mengelola, memantau, mengevaluasi, dan mengkoordinasikan SMK di lapangan untuk meningkatkan perbaikan yang efektif dan efisien, dalam hal ini dapat dilakukan oleh sekretaris departemen; seorang panel audit yang bertugas mengkoordinasikan pelaksanaan audit internal, dalam hal ini dapat dilakukan oleh tenaga ahli internal; seorang pusat pengendali dokumen yang bertugas mengendalikan seluruh dokumen, dalam hal ini dapat dilakukan oleh kepala tata usaha; personil wakil dari tiap-tiap bagian di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Alternatif strategi terakhir yang dapat dilakukan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB dalam persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 adalah dengan belajar ke unit kerja lain yang sudah mendapatkan sertifikat ISO. Departemen Manajemen dapat belajar ke Departemen Agronomi dan Hortikultura (AGH) FAPERTA IPB, karena hingga saat ini hanya AGH satu-satunya departemen yang sudah mendapatkan sertifikat ISO.
Implikasi Manajerial
Implikasi manajerial dalam persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat dirumuskan dalam beberapa langkah strategis berikut:
1. Meningkatkan komitmen manajemen puncak. Departemen Manajemen, FEM-IPB harus menjadikan proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 menjadi prioritas utama. Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB harus lebih sering melakukan arahan dan motivasi kepada seluruh anggota organisasi tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008, menginformasikan kepada seluruh anggota organisasi tentang maksud dan tujuan menerapkan SMK ISO 9001:2008, dan melaksanakan sosialisasi yang intensif kepada anggota organisasi mengenai persiapan SMK ISO 9001:2008. Rapat menjadi media yang cukup efektif untuk melakukan hal-hal tersebut. Komitmen manajemen puncak juga ditunjukkan dengan mengalokasikan waktu dan dana khusus untuk melakukan persiapan. Bentuk komitmen lainnya juga ditandai dengan penunjukkan wakil manajemen secara resmi yang bertanggung jawab terhadap kesuksesan persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Wakil manajemen kemudian membentuk Tim Khusus ISO untuk menyusun langkah-langah strategis terkait segala persiapan.
2. Mengundang konsultan menjadi kebijakan yang tepat bagi Departemen Manajemen, FEM-IPB. Anggaran dana yang dibuat salah satunya adalah mencakup kebutuhan akan mengundang konsultan. Walaupun Departemen Manajemen, FEM-IPB memiliki tenaga ahli internal, namun dirasa perlu untuk melibatkan konsultan dalam mendampingi proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Mengundang konsultan memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat berjalan dengan baik karena
27 konsultan sangat memahami mengenai ISO, tugas tenaga pendidik lebih ringan karena proses persiapan sepenuhnya dibantu oleh konsultan, dan proses sertifikasi relatif lebih mudah karena beberapa konsultan memiliki pengalaman dengan badan sertifikasi.
3. Mengadakan pelatihan pemahaman mengenai SMK ISO 9001:2008 bagi seluruh anggota organisasi. Sebagian besar tenaga pendidik di Departemen Manajemen, FEM-IPB belum pernah memiliki pengalaman pelatihan mengenai SMK ISO 9001:2008. Pelatihan SMK ISO 9001:2008 bertujuan untuk memberikan kesadaran kualitas bagi seluruh anggota organisasi dan pemahaman persyaratan kepada tim khusus ISO. Pelatihan tersebut meliputi kesadaran kualitas (quality awareness) bagi pimpinan dan anggota organisasi sehingga dapat memberikan pemahaman mengenai sejarah sistem manajemen kualitas, manfaat menerapkan SMK ISO 9001:2008, klausul-klausul yang dipersyaratkan, penyusunan dokumen, hingga metode audit dan pengendalian dokumen.
Perkiraan Kebutuhan Dana dan Alokasi Waktu Persiapan Implementasi SMK ISO 9001:2008
Tabel 21 Kebutuhan dana dan alokasi waktu persiapan implementasi
No Tahapan Alokasi
Waktu
Kebutuhan Dana
Tahap Persiapan
1 Membangun komitmen manajemen puncak
1 bulan
Rp 45 000 000 2 Mengundang konsultan
3 Gap analysis oleh konsultan terhadap sistem yang berjalan
4 Pelatihan pemahaman mengenai ISO
9001:2008 1 bulan
5 Pembentukan tim khusus ISO 9001:2008 1 bulan 6 Rapat dan perencanaan penerapan ISO
9001:2008 2 bulan
7 Pelatihan pelaksanaan audit internal 1 bulan Tahap Implementasi
8 Penyusunan prosedur standar ISO 9001:2008
1 bulan
Rp 15 000 000 9 Penyusunan dokumen sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2008
10 Implementasi ISO 9001:2008 1 bulan
11 Audit internal 1 bulan
12 Perbaikan hasil audit internal 1 bulan Tahap Sertifikasi
13 Pemilihan badan sertifikasi
1 bulan Rp 20 000 000 14 Sertifikasi
Total 11 bulan Rp 80 000 000
28