III. Pengadaan Alat dan Reagen
3.2. Pemakaian alat
Saat suatu alat telah dipilih, dalam penggunaan di laboratorium juga perlu diperhatikan hal-hal berikut:
- Sebelum pemasangan peralatan, pastikan semua persyaratan fisik
51
(listrik, ruang, pintu, ventilasi, dan pasokan air) telah dipenuhi
- Tanggung jawab vendor untuk pemasangan harus dikonfirmasi secara tertulis sebelum memulai proses instalasi.
- Setelah peralatan terpasang, perhatikan beberapa rincian seperti menetapkan penanggung jawab alat, menentukan rencana untuk kalibrasi, verifikasi kinerja dan pengoperasian alat sebelum alat mulai digunakan untuk pelayanan.
- Memberikan pelatihan untuk operator
- Menentukan program pemeliharaan terjadwal (harian, mingguan, maupun bulanan).
- Melakukan evaluasi kinerja alat yang meliputi verifikasi dan validasi metode, serta menetapkan nilai uncertainty.
- Melakukan inventarisasi alat.
Alat siap digunakan untuk pelayanan setelah beberapa langkah tersebut dilakukan. Penggunaan alat dalam pelayanan juga diperlukan beberapa perhatian dalam hal:
- Melakukan kontrol kualitas dengan reagen kontrol setiap hari, terutama untuk alat-alat yang dipakai terus menerus setiap hari. Perlu diperhatikan juga apakah perlu dilakukan kontrol beberapa tingkat, mengingat harga reagen kontrol yang tidak murah.
- Memastikan kontinuitas ketersediaan reagen untuk pelayanan dengan melakukan penilaian berkala status stok barang dan pemesanan tepat waktu. Diharapkan dengan langkah ini, dapat dihindari kondisi reagen yang out of stock, dan pelayanan tidak terganggu.
- Menjalankan program pemeliharaan alat dan kalibrasi berkala sesuai jadwal yang telah disusun sebelumnya.
- Melakukan penyimpanan reagensia pada tempat yang tepat dan sesuai
52
petunjuk dari pabrik, untuk menjaga kualitas reagen agar tidak mempengaruhi hasil pemeriksaan termasuk pengaturan keluar masuknya reagen dengan metode FeFo (first expired first out) untuk menghindari pemborosan bila harus membuang reagen akibat kadaluwarsa.
Di dalam Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS), penilaian pelayanan laboratorium merupakan bagian dalam Asesmen Pasien (AP).
Asesmen pasien merupakan proses yang terus menerus dan dinamis, serta dilaksanakan berdasarkan konsep pelayanan berfokus pada pasien. Terdapat 3 proses utama dalam asesmen pasien dengan metode IAR, yaitu:
1. Mengumpulkan informasi dari data keadaan fisik, psikologis, sosial, kultur, spiritual, dan riwayat kesehatan pasien. (I: identifikasi) 2. Analisis informasi dan data, termasuk hasil laboratorium, dan
radiologi diagnostik imaging untuk mengidentifikasi kebutuhan pelayanan kesehatan pasien. (A: analisis data dan informasi)
3. Membuat rencana pelayanan untuk memenuhi semua kebutuhan pasien yang telah diidentifikasi. (R: Rencana disusun sesuai data yang diperoleh)
Kegiatan asesmen dapat bervariasi sesuai tempat pelayanan. Asesmen ulang harus dilakukan selama asuhan, pengobatan dan pelayanan untuk mengevaluasi respon pasien terhadap asuhan, pengobatan dan pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit.
Standar yang menilai pelayanan laboratorium terdapat pada standar AP.5, untuk manajemen peralatan dan reagen khususnya diatur dalam standar AP.5.5 dan AP.5.6.17 Standar AP.5.5 menyatakan bahwa staf laboratorium harus memastikan semua peralatan laboratorium berfungsi dengan baik dan aman bagi penggunanya. Artinya harus terdapat program pengelolaan peralatan
53
laboratorium ynag meliputi uji fungsi, inspeksi berkala, pemeliharaan berkala, kalibrasi berkala, identifikasi dan inventarisasi peralatan laboratorium, monitoring dan tindakan terhadap kegagalan fungsi alat, proses penarikan, dan pendokumentasian. Standar AP.5.6. mengatur tentang reagen esensial dan bahan lainnya harus tersedia secara teratur dan dievaluasi akurasi dan presisi hasilnya. Termasuk di dalam standar AP.5.6 ini pengelolaan logistik, penyimpanan dan distribusi, serta bukti pelaksanaan evaluasi reagen.
Selain standar AP.5.5 dan AP.5.6. yang mengatur mengenai alat dan reagen dalam laboratorium, diatur juga mengenai staf laboratorium yang wajib memiliki kompetensi yang dipersyaratkan untuk menerjakan pemeriksaan.
Artinya semua staf laboratorium harus mempunyai pendidikan, pelatihan, kualifikasi dan pengalaman dalam melakukan pemeriksaan.
IV. KESIMPULAN
Manajemen peralatan dan reagensia merupakan salah satu elemen penting dari sistem manajemen kualitas. Manajemen peralatan yang tepat di laboratorium diperlukan untuk memastikan pengujian yang akurat, andal, dan tepat waktu. Ketersediaan reagen menjadi salah satu hal essensial yang harus diperhatikan dalam pengelolaan suatu laboratorium terutama laboratorium rumah sakit. Tanpa ketersediaan reagen yang berkelanjutan, pelayanan pemeriksaan dalam suatu laboratorium tidak dapat dilakukan.
Memilih peralatan laboratorium bukan hal mudah karena terdapat berbagai jenis dan spesifikasi produk yang tersedia. Terdapat suatu sistem yang dapat membantu menetapkan prioritas dalam pengadaan persediaan dan peralatan medis serta menjaga ketersediaan stok. Sistem ini adalah The VEN System, dimana item-item dikategorikan sebagai:
Vital - item yang krusial (harus tersedia) dalam pelaksanaan pelayanan dasar.
54
Essential - item yang penting tetapi tidak krusial untuk menyediakan layanan dasar.
Not so essential – item yang tidak wajib ada dalam pelayanan laboratorium.
Dalam menentukan pilihan peralatan dapat digunakan beberapa kriteria yaitu kebutuhan, kesesuaian, kualitas, biaya, sumber yang terpercaya, penggunaan dan pemeliharaan, bahan, serta disposable atau reusable.
Dalam pengadaan alat, laboratorium dapat membeli atau melakukan kerjasama operasional (KSO) dengan suatu mitra. Terdapat 3 jenis KSO yang dapat dilakukan oleh laboratorium, yaitu KSO Reagen rental, KSO Revenue Sharing, KSO Cost per Reportable Report. Hal penting lainnya yang peru diperhatikan dalam manajemen alat adalah evaluasi kinerja alat, pelaksanaan pemeliharaan dan perbaikan alat, serta melakukan inventarisasi alat.
Manajemen reagen atau komoditas laboratorium dapat dilakukan menggunakan siklus logistik. Siklus logistik menyediakan kerangka kerja panduan fungsi yang diperlukan untuk mengelola semua komoditas kesehatan, termasuk komoditas laboratorium. Beberapa poin penting dalam manajemen dengan siklus logistik adalah:
1. Pelayanan pada pelanggan, di mana dengan system logistic diharapkan laboratorium dapat lebih mudah mengakomodir kebutuhan para pelanggannya.
2. Sistem Informasi Manajemen Logistik (SIML), yang diharapkan dapat menyediakan sebuah informasi yang lengkap untuk mendukung pengambilan keputusan yang sehat dan obyektif dalam mengelola rantai pasokan.
3. Pemilihan produk, untuk memilih komoditas yang paling efektif dan hemat biaya
55
4. Kuantifikasi dan Pengadaan, untuk memastikan pasokan yang tidak terputus.
5. Manajemen Inventarisasi
6. Penyimpanan yang baik, memastikan integritas fisik dan keamanan produk serta pengemasannya
Manajemen dalam laboratorium di rumah sakit harus sesuai dengan standar nasional yang telah ditetapkan. Standar nasional yang dapat digunakan sebagai acuan salah satunya adalah Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS). Seluruh rangkaian manajemen peralatan dan reagen yang telah dipaparkan, diharapkan dapat membantu dalam menciptakan pelayanan yang terstandarisasi, efektif, efisien, dan bermutu. Laboratorium dengan mutu yang baik akan dapat membantu meningkatkan status kesehatan masyarakat.