Sistem automasi perpustakaan sering disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated Library System) sering juga diistilahkan dengan penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan, di mana kegiatan perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi. Automasi Perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan.
Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusuri kembali.
Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat mengikuti pertambahan banyaknya koleksi, banyaknya transaksi, dan resource sharing dengan perpustakaan lainnya. Menurut Hermawan yang dikutip Ade Gustomo (2009, 6-7), tujuan automasi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan pemanfaatan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Mengatasi keterbatasan waktu.
2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dan sebagainya.
3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama.
4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian.
5. Memperingan pekerjaan.
6. Meningkatkan layanan.
7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistic.
8. Menghemat biaya.
9. Menumbuhkan rasa bangga.
10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.
Pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah sistem pelayanan perpustakaan baik dalam proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun penelusuran katalog.
Automasi perpustakaan pada hakekatnya adalah meningkatkan kualitas layanan kepada pengguna jasa perpustakaan serta meningkatkan efisiensi kerja perpustakaan. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat menggunakan beberapa cara atau metode. Menurut Corbin yang dikutip Hasugian (2000: 9-11) membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat) yakni:
1. Membeli sistem turnkey
Sistem Turnkey adalah suatu sistem komputer yang dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor dan suplier) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor menyiapkan dokumentasi
yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Adakalanya vendor mengikuti para kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staff perpustakaan. Sedangkan vendor lain menyiapkan untuk menjual software aplikasinya saja, dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardware-nya.
2. Menghadapi system
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah dana kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban serta jenis layanan digunakan secara bersama.
3. Mengembangkan sistem lokal
Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan mengembangkan sistem lokal, yang sering disebut “in-house developed system”. Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Salah satu contoh sistem lokal di Perpustakaan Universitas Petra Surabaya.
4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka membangun dan megembangkan sistem automasinya adalah menggunakan bersama sistem ini dari perpustakaan lain. Dengan metode ini, perpustakaan bisa menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut. Cara ini banyak digunakan di Indonesia khususnya perpustakaan perguruan tinggi.
2.4.1 Pengadaan
Pengadaan (acquisition), adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan, dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan.
Sistem pengadaan yang terautomasi menggantikan pengarsipan kartu-kartu usulan pengadaan secara manual seperti halnya dalam sistem sirkulasi. Dengan sistem ini, staf dapat dengan mudah memanipulasi cantuman untuk menghasilkan daftar-daftar bahan yang akan dipesan, termasuk mempermudah perhitungan biaya dan pengelompokkan berdasarkan penerbit dan sumber anggaran yang digunakan.
Kemudian, setelah bahan-bahan yang akan dipesan diterima, cantuman yang sama dimanipulasi untuk menghasilkan lembar buku induk atau inventaris. Sistem
pengadaan yang dibuat oleh vendor komersial pada umumnya dapat pula digunakan untuk pemesanan secara online ke perpustakaan (Siregar, 2004:41).
Menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip Puspita (2001, 27) tentang pengadaan bahan pustaka: Pengadaan bahan pustaka merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi.
Pengadaan bahan pustaka adalah upaya meningkatkan kualitas dan kuantitas bahan pustaka. Upaya peningkatan kualitas bahan pustaka dilakukan dengan mengadakan bahan pustaka yang belum dimiliki atau yang terbaru sesuai dengan perkembangan ilmu, pengetahuan, dan teknologi, Sebaliknya peningkatan kuantitas bahan pustaka adalah upaya peningkatan jumlah bahan pustaka agar kebutuhan pengguna dapat dipenuhi.
Sedangkan tujuan pemilihan bahan pustaka menurut Sulistyo-Basuki (1994, 47) adalah: “mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pengguna yang berubah dari tuntutan pengguna masa kini serta mendatang”.
Menurut Siregar (1997, 5-9), sub sistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut :
1) Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat
dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penjual buku.
2) Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata.
3) Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokannya dengan daftar pesanan.
4) Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus di mana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Menurut beberapa pendapat di atas pengadaan bahan pustaka adalah proses awal pengadaan sumber-sember informasi yang terdapat pada perpustakaan.
Sumber informasi tersebut pada hakekatnya ditujukkan kepada pemustaka yang ingin berkunjung serta mencari informasi di perpustakaan. Proses pemilihan bahan pustaka harus disesuaikan dengan jenis penggunanya.
2.4.2 Pengatalogan
Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas. Sistem pengatalogan berbasis komputer merupakan semua aktivitas yang dilakukan dalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan
komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer, disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (Siregar, 1996, 2).
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
Dengan menggunakan OPAC, pengguna lebih mudah dalam pencarian bahan pustaka di perpustakaan. Menurut Sulistyo- Basuki (1991, 316) Tujuan Katalog ialah:
1. Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan:
a. pengarangnya b. judulnya, atau c. subjeknya.
2. Menunjukkan sebuah buku yang dimiliki oleh perpustakaan a. oleh pengarang tertentu,
b. berdasarkan subjek tertentu, atau c. dalam jenis literatur tertentu 3. Membantu dalam pemilihan buku
a. berdasarkan edisinya, atau
b. berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik)
Pengatalogan adalah deskripsi bibliografi singkat bahan pustaka. Dengan berkembangnya teknologi informasi maka sistem pengatalogan berevolusi dari manual menjadi online. Dengan adanya Katalog Online pengguna ataupun pustakawan dapat menghemat waktu dalam penelusuran, maupun meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan baru koleksi perpustakaan. Katalog Online juga mampu mempromosikan koleksi bahan pustaka sehingga pengguna perpustakaan semakin meningkat. Hal ini disebabkan adanya pengaksesan secara bebas yang dpat diakses dimana dan kapan saja melalui situs yang sudah ditentukan oleh Perpustakaan.
2.4.3 Layanan Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi (circulation control) merupakan aplikasi pertama yang menggunakan komputerisasi pada kebanyakan perpustakaan, terutama perpustakaan besar dimana ratusan transaksi dapat terjadi pada setiap harinya.
Sistem sirkulasi terautomasi menggantikan pengarsipan manual kartu-kartu buku yang dipinjamkan, pembuatan kartu tanda anggota. Pencatatan dilakukan tanpa kertas (paperless).
Penggunaan label barcode pada kartu dan dokumen memungkinkan proses pencatatan lebih cepat dan lebih akurat sehingga dapat memperpendek antrian peminjam khususnya pada jam sibuk. Sistem ini juga dapat mempercepat
penyelesaian akhir dokumen baru karena tidak diperlukan lagi pembuatan kartu dan kantong buku.
Menurut Siregar (2004, 25), pengawasan sirkulasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
Adapun fungsi pelayanan sirkulasi menurut Sulistyo-Bsuki (1993, 257) yaitu:
1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan dan pengunduran diri anggota perpustakaan.
3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan perpanjangan waktu peminjaman.
4. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.
5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku yang hilang atau rusak.
7. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.
8. Membuat statistika peminjaman.
9. Peminjam antar perpustakaan.
10. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.
11. Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Menurut pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa pengawasan sirkulasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka dengan mencakup fungsi sistem yang menyediakan fasilitas parameter, fasilitas sistem peminjaman, memproses pengembalian, denda, reservasi, perpanjangan.
2.4.4 Katalog Talian (OPAC)
Online Public Access Catalog atau yang disingkat dengan OPAC merupakan katalog online dimana pengguna perpustakaan dapat mengakses koleksi perpustakaan baik dari dalam maupun luar perpustakaan.
Menurut Arif yang dikutip oleh Kusmayadi dan Andriyanti (2006, 52):
katalog merupakan keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen, demikian pula katalog elektronis dari sistem perpustakaan yang terautomasi. Subsistem seperti OPAC dan sirkulasi saling berinteraksi dalam menyediakan layanan automasi. Sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
Pangkalan datanya biasanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat lunak komersial atau buatan sendiri. Katalog ini memberikan informasi bibliografi, status dan letak koleksinya. Katalog biasanya dirancang untuk mempermudah pengguna sehingga tidak perlu bertanya dalam menggunakannya (user friendly).
BAB III