BAB III. DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Pembahasan
1. Cara CV. Aryasena Art & Furniture menentukan dan memilih
perusahaan forwarding yang akan digunakan untuk melakukan
kegiatan ekspor.
Dalam memilih perusahaan forwarding yang akan ditunjuk sebagai rekan dalam melakukan kegiatan ekspor, beberapa pertimbangan dari CV. Aryasena Art and Furniture adalah :
a. Entitas legalitas perusahaan
Legalitas perusahaan merupakan hal utama yang perlu dilakukan pengecekan terlebih dahulu, kita akan melihat perusahaan forwarder
tersebut sudah memiliki perijinan utama untuk bertindak sebagai
forwarder. Aspek legalitas ini akan berpengaruh terhadap tingkat tanggung jawab sebuah perusahaan kepada kliennya. Perusahaan yang memiliki kelengkapan legalitas, tentunya memiliki tanggung jawab pada instansi yang mengeluarkan ijin. Perijinan tersebut antara lain :
1)Akta pendirian/SIUP/TDP
Dikeluarkan oleh departemen kehakiman, atau lembaga berweang dimana perusahaan itu didirikan (kecamatan/kabupaten).
2)NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
Dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak.
3)SIUJPT (Surat Ijin Usaha Jasa Perusahaan Transportasi) Dikeluarkan oleh Dinas Perhubungan.
commit to user
4)GAFEKSI (Gabungan Forwarder dan Ekspedisi Indonesia) /INFA
(Indonesia Forwarders Associations) Membership
Merupakan keanggotaan forwarder dalam lingkup satu negara, Indonesia pada khususnya. Dikeluarkan oleh asosiasi forwarder
Indonesia.
5)PPJK (Perusahaan Pelayanan Jasa Kepabeanan) Dikeluarkan oleh Bea dan Cukai.
6)IATA/FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations)
Merupakan keanggotaan forwarder dalam lingkup internasional. Dikeluarkan oleh International Association.
Hal tersebut diatas dapat dilihat dari company profile freight forwarder yang diterima CV. Aryasena Art & Furniture. Selain itu juga dapat dilihat dari keanggotaan pada instansi terkait, seperti : a) Keanggotaan GAFEKSI atau INFA melalui website :
www.gafeksi.or.id atau www.infa.or.id
b) Keanggotaan FIATA/IATA melalui website : www.fiata.com
b. Pelayanan yang diberikan
Setiap perusahaan forwarding memiliki keunikan tersendiri dalam memberikan pelayanannya. Pelayanan ini bisa dilihat pada company profile atau penjelasan sales marketing dari pihak forwarding. Melalui
company profile atau penjelasan secara langsung dari pihak sales marketing, maka akan lebih terbaca letak kekuatan pelayanan perusahaan forwarding. Sangat jarang tiap perusahaan memiliki
commit to user
kekuatan disemua lini pelayanan. Ambil contoh forwarder A lebih kuat dipengiriman via laut, sedangkan forwarding B lebih kuat dalam pengiriman via udara, atau forwarding C yang hanya lebih mendalami dalam hal impor saja.
c. Struktur organisasi
Struktur organisasi mencerminkan jati diri perusahaan forwarding, bagaimana menjalankan tugasnya dan seberapa kekuatan mereka dalam melayani kliennya. Disini juga terlihat bagaimana alur kerja dalam perusahaan, apakah efektif, cepat, dan lain-lain. Apabila suatu perusahaan forwarding hanya memiliki seorang customer service yang melayani cakupan pengiriman via laut, udara dan impor, tentunya akan besar kemungkinan dalam hal pasca pelayanan, ada resiko dimana pertanyaan ataupun pengaduan tidak akan dapat terlayani dengan cepat. Tentu saja sumber daya manusia menjadi suatu patokan baik buruknya kinerja suatu perusahaan.
d. Pemahaman teknis dan non teknis
Knowledge tentunya sangat diperlukan perusahaan forwarding dalam melayani kliennya, baik yang bersifat teknis maupun non teknis. Pemahaman teknis ini seperti pengetahuan forwarding tentang peraturan-peraturan yang ada tentang pengiriman barang, dan tata cara pengiriman barang yang baik dan benar. Pemahaman non teknis ini seperti pasca pelayanan, seperti melayani komplain. Selain itu perlu diketahui juga track record freight forwarding tersebut.
commit to user
e. Network yang tersedia
Network yang tersedia tentunya berhubungan dengan cakupan
pelayanan yang diberikan forwarder kepada kliennya. Terlebih khusunya network yang berupa rekan forwarder yang berada di luar negeri untuk melayani barang klien di negara tujuan. Network yang biasa digunakan forwarding ada 3, antara lain :
1) Perusahaan dalam satu bendera
Apabila perusahaan dalam satu bendera, ini berarti mereka terkait dalam satu grup yang sama ataupun kepemilikan yang sama. Hal ini memiliki keuntungan yang lebih, karena mempermudah klien dalam hal memberikan informasi kepada penerimanya.
2) Ekslusif Partnership
Merupakan network dimana yang sebenarnya adalah bersifat agen saja, namun mereka memiliki perjanjian diamana mereka hanya melayani satu forwarder dalam satu negara.
3) Agen
Merupakan network yang tidak memiliki ikatan perjanjian, mereka menjalin kerjasama terhadap beberapa forwarding yang ada diluar negeri.
Adanya network di luar negeri tentunya akan memperlancar keberlangsungan proses pengiriman barang, dimana hal ini merupakan perdangangan lintas negara. Dimana dengan adanya network di luar negeri akan lebih berpengaruh atas kelancaran ekspor tersebut.
commit to user
f. Price
Harga yang ditawarkan oleh forwarder merupakan salah satu alasan perusahaan ekspor menggunakan jasa forwarder tersebut. Perusahaan ekspor lebih menginginkan harga yang seminimal mungkin tetapi mempunyai kualitas yang bagus. Namun dalam hal ini harus diperhatikan apa bila ada hidden price yang timbul dibelakang.
Namun dari yang disebut diatas, tidak semua dijadikan pertimbangan dalam pememilihan forwarding yang akan digunakan. CV. Aryasena Art & Furniture hanya menitik beratkan pada entitas legalitas perusahan (keanggotaan GAFEKSI dan IATA/FIATA), pelayanan (service) yang diberikan, network yang tersedia, dan harga
(price) yang ditawarkan.
2. Strategi yang dipakai CV. Aryasena Art & Furniture untuk
mendapatkan quotation rate yang sesuai.
Quotation rate merupakan harga freight untuk mengapalkan barang hasil produksi ke negara tujuan ekspor. Mendapatkan harga freight
atau quotation rate harus sesuai dengan harga dan service yang diberikan oleh forwarder yang menangani pengiriman atas barang tersebut.
Untuk mendapatkan quotation rate yang sesuai, CV. Aryasena Art & Furniture tidak hanya mencari informasi pada satu forwarding saja. Hal ini dikarenakan CV. Aryasena Art & Furniture tidak mempunyai hubungan kemitraan terhadap perusahaan forwarding dalam kegiatan pengiriman barang ekspornya. CV. Aryasena Art & Furniture mencari
commit to user
harga freight yang paling murah, namun tidak meninggalkan pelayanan yang diberikan oleh forwarding tersebut. Hal tersebut dilakukan karena CV. Aryasena Art & Furniture lebih menitikberatkan pada kepuasan buyer
dibandingkan. Dalam proses mencari rate yang sesuai, CV. Aryasena Art & Furniture melakukan beberapa perbandingan antara forwarding satu dengan forwarding yang lain. Selanjutnya adalah melakukan penawaran atas rate yang diberikan oleh forwarder.
Strategi untuk mendapatkan quotation rate yang sesuai adalah dengan menggunakn patokan atau acuan harga (rate) terendah yang telah ditawarkan oleh forwarder lain. Sebagai contoh CV. Aryasena Art & Furniture telah mendapatkan rate dari forwarding A sebesar USD 850 all in (termasuk ocean freight, THC, doc fee dan biaya trucking) untuk pengiriman ke Dubai dengan container 20 feet. Jadi, untuk mencari
forwarding lain adalah dengan menggunakan patokan harga tersebut. Sebisa mungkin CV. Aryasena Art & Furniture mencari rate dari
forwarding lain dibawah harga rate tersebut. Apabila forwarding lain memberikan harga yang lebih tinggi, maka akan terjadi tawar menawar antara CV. Aryasena Art & Furniture kepada perusahaan forwarding
tersebut. Setelah mendapatkan quotation rate dari beberapa forwarding, maka CV. Aryasena Art & Furniture membuat daftar comparing freight
untuk membandingkan harga (rate) dan pelayanan (service) dari masing-masing forwarding.
Namun dalam memilih quotation rate ini perusahaan dituntut lebih jeli dalam pemilihannya, yaitu dengan memahami harga dan service apa
commit to user
saja yang termasuk didalamnya. Hal ini dilakukan karena beberapa
forwarding sering melakukan penawaran harga rendah tetapi terdapat beberapa harga yang tersembunyi (hidden price) di belakang.
3. Proses terjadinya kontrak antara CV. Aryasena Art & Furniture dengan perusahaan forwarding.
Terjadinya kontrak antara CV. Aryasena Art & Furniture sangat sederhana, antara lain :
a. Setelah CV. Aryasena Art & Furniture mencari forwarding yang memenuhi kriteria untuk melakukan pengiriman barang, dan meminta daftar harga (price list) untuk pengiriman barang ke luar negeri. Hal ini bisa dilakukan secara by phone (lewat telepon) atau juga dengan mengirim email ke bagian marketing perusahaan forwarding.
b. Selanjutnya forwarding mengirimkan daftar harga (price list) dan
service yang termasuk didalamnya untuk tujuan tertentu yang diminta oleh CV. Aryasena Art & Furniture.
c. Setelah terjadi kesepakatan harga, maka selanjutnya CV. Aryasena Art & Furniture melakukan negosiasi tentang pembayaran rate tersebut. Cara pembayaran rate ada 2 :
1) Pre Paid
Pre paid adalah pembayaran biaya pengangkutan dibayarkan oleh
shipper (CV. Aryasena Art & Furniture) ketika barang sudah sampai di pelabuhan pemuatan (port of origin) dan belum terkirim ke pelabuhan tujuan.
commit to user
2) Collect
Pembayaran biaya pengangkutan yang dibayarkan oleh shipper
(CV. Aryasena Art & Furniture) ketika barang telah sampai di pelabuhan negara tujuan ekspor.
d. Setelah negosiasi dilakukan dan menemui hasil akhir, selanjutnya
freight forwarding mengirimkan jadwal keberangkatan kapal (schedule freight).
e. Setelah menerima schedule freight dari forwarding dan telah menentukan tanggal keberangkatan kapal lalu CV. Aryasena Art & Furniture mengirimkan Shipping Instruction (SI) kepada freight forwarding yang berisi perintah untuk melakukan pengiriman barang ke luar negeri. Shipping instruction (SI) memuat data yang diperlukan, antara lain :
1) Nama shipper, consignee dan notify address. 2) Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar. 3) Definisi barang yang akan dimuat. 4) Jumlah muatan, berat dan volume. 5) Tanggal dan tempat stuffing.
6) Nama kapal yang akan mengangkut.
7) Nama pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan. 8) Pembayaran freight, pre paid atau collect.
f. Setelah menerima SI dari CV. Aryasena Art & Furniture, forwarder mengirimkan certificate of receipt. Certificate of receipt merupakan
commit to user
penyataan secara resmi dari pihak freight forwarder bahwa ia sudah mengambil alih penguasaan atas barang-barang.
g. Setelah itu forwarding melakukan booking ruang (space) kapal. Dan mengirimkan bukti DO (Delivery Order) ke CV. Aryasena Art & Furniture. Dengan mengirimkannya bukti DO kepada CV. Aryasena Art & Furniture berarti bahwa forwarding benar-benar melakukan tugasnya dengan baik.
h. Setelah itu freight forwarding akan mengapalkan barang ke negara tuan ekspor sesuai dengan Shipping Instruction (SI) yang dikirimkan. i. Pembayaran freight oleh CV. Aryasena Art & Furniture dilakukan 1
minggu setelah kapal berangkat. Namun hal ini telah terjadi negosisasi dengan freight forwarding sebelumnya.
Namun dalam proses ini tidak terdapat dokumen legalitas tentang
sale’s contract yang mengikat antara CV. Aryasena Art & Furniture. Dalam hal ini CV. Aryasena Art & Furniture hanya mengandalkan kepercayaan dengan perusahaan forwarding yang bersangkutan.
commit to user
47
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari pembahasan mengenai pemilihan freight forwarding dan quotation rate pada CV. Aryasena Art & Furniture, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Dalam memilih perusahaan forwarding yang akan melakukan kegiatan ekspornya, CV. Aryasena Art & Furniture melakukan beberapa pertimbangan. Pertimbangan yang paling sering dijadikan alasan CV. Aryasena Art & Furniture memilih forwarding yang ditunjuk antara lain entitas legalitas perusahaan (keanggotaan forwarding dalam GAFEKSI dan IATA/FIATA), pelayanan (service), network yang tersedia, dan harga
(price) yang ditawarkan.
2. Untuk mendapatkan quotation rate yang sesuai, CV. Aryasena Art & Furniture melakukan strategi yaitu dengan melakukan penawaran atas rate
yang diberikan forwarding dengan patokan atau acuan harga terendah yang telah diberikan oleh forwarding lain. Selain itu CV. Aryasena Art & Furniture juga melakukan comparing freight antara forwarding yang satu dengan forwarding yang lain. Comparing tersebut melingkupi harga
(price) dan pelayanan (service) yang diberikan oleh perusahaan
commit to user
3. Proses kontrak antara CV. Aryasena Art & Furniture dengan perusahaan
forwarding merupakan kontrak yang sederhana. Dalam proses ini tidak ada dokumen legalitas yang mengikat antara kedua belah pihak, dan didasarkan atas dasar kepercayaan antara CV. Aryasena Art & Furniture dengan perusahaan forwarding.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, maka penulis memberikan saran bagi perusahaan sebagai berikut :
1. Dalam memilih perusahaan forwarding yang akan melakukan kegiatan ekspornya, sebaiknya CV. Aryasena Art & Furniture melakukan hubungan kemitraan terhadap perusahaan forwarding tertentu yang sesuai dengan kriteria CV. Aryasena Art & Furniture. Hal ini dilakukan agar mendapat service yang lebih baik lagi, dikarenakan CV. Aryasena telah menjadi mitra dari perusahaan forwarding tersebut, dan tentunya akan ada perlakuan khusus terhadap kliennya.
2. Untuk mendapatkan quotation rate, lebih baik CV. Aryasena Art & Furniture menjalin hubungan kemitraan terhadap suatu forwarding. Hal ini dilakukan tentunya kemitraan forwarding akan lebih memberikan rate
yang lebih murah dan dengan pelayanan yang memuaskan. Tentunya perusahaan forwarding mitra kerja selalu ingin memuaskan kliennya, sehingga mereka lebih memberikan harga yang sedikit lebih murah atau sejajar dengan rate yang diberikan oleh forwarding lain.
commit to user
3. Dalam proses kontrak antara CV. Aryasena Art & Furniture dengan perusahaan forwarding yang digunakan sebaiknya terdapat dokumen legalitas yang mengikat keduanya. Sehingga dalam berlangsungnya kontak akan sedikit kemungkinan terjadinya wan prestasi, karena didasari atas