Penulis ingin melakukan pembahasan mengenai sampai sejauh mana PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 yang erat kaitannya dengan delapan prinsip manajemen mutu. Penulis menggunakan alat bantu yaitu ISO Checklist dalam melakukan penelitian ini.
Penulis akan membahas secara detil dan rinci setiap prinsip yang terdapat di dalam delapan prinsip manajemen mutu secara satu per satu, dan penulis memberikan penilaian berupa nilai yang dapat diukur di akhir evaluasi pembahasan.
Evaluasi dengan bantuan ISO Checklist ini diharapkan mampu menemukan kesalahan dalam proses penerapan dan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, penulis akan mengevaluasi kesesuaian antara masing-masing prinsip dengan klausal-klausal ISO 9001:2000 yang sudah ditetapkan oleh ISO Checklist. Sehingga proses Continual Improvement dapat terus dilakukan di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO secara khusus dan di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali secara keseluruhan.
4.2.4.1 Evaluasi Prinsip 1 : Fokus Pada Pelanggan
Organisasi tergantung pada pelanggan mereka. Karena itu, manajemen didalam suatu organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi harapan pelanggan.
Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip fokus pada pelanggan di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa :
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah meneliti , memahami kebutuhan dan harapan pelanggan melalui komunikasi dengan pelanggan yang syarat dan ketentuannya diatur dalam buku pedoman mutu.
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah memastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan. Ini dibuktikan dengan adanya sasaran mutu yang sudah dibentuk dan semua berkomitmen untuk menjalankan sesuai dengan prosedur yang diatur dalam buku pedoman mutu guna memenuhi kebutuhan pelanggan.
• PT PLN (Persero) P3B Jawab Bali bidang SDMO telah mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh organisasi dengan cara yang sudah diatur dalam buku pedoman mutu dengan nomor dokumen P3B-SDMO/PDM/02-001
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO melakukan pengukuran kepuasan pelanggan dan mengambil tindakan dari hasil pengukuran. Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan dengan teknik statistik melalui kuesioner yang prosesnya ditetapkan dalam buku pedoman mutu.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Fokus Pada Pelanggan adalah sebagai berikut:
(Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (52 / 52 ) x 100%
Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Fokus Pada Pelanggan adalah sebagai berikut:
(Jumlah Ketidak sesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (0 / 52 ) x 100%
= 0%
4.2.4.2 Evaluasi Prinsip 2 : Kepemimpinan
Para pimpinan menetapkan / membangun kesatuan arah dan tujuan organisasi. Pimpinan harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang mendukung, sehingga pimpinan dan karyawan terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip kepemimpinan di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa :
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO menetapkan dan menjelaskan visi organisasi ke depan agar setiap orang mengerti akan tujuan perusahaan dengan membentuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang kemudian dipampang di dinding ruang kerja.
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah melengkapi semua karyawan dengan kompetensi yang diberikan melalui pelatihan dan diberi tanggung jawab untuk melaksanakan tugas yang diberikannya sesuai dengan kemampuannya di bidang masing-masing.
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO menciptakan nilai-nilai kebersamaan dan kejujuran melalui komunikasi internal yang penyampaiannya ditetapkan dalam buku pedoman mutu.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Kepemimpinan adalah sebagai berikut:
(Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (62 / 62 ) x 100%
= 100%
Sedangkan persentase ketidaksesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Kepemimpinan adalah sebagai berikut:
(Jumlah Ketidak sesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (0 / 62) x 100%
= 0%
4.2.4.3 Evaluasi Prinsip 3 : Keterlibatan Personel
Sumberdaya manusia pada semua tingkatan adalah faktor penting dari suatu organisasi maupun perusahaan, dan keterlibatan mereka semua didalam organisasi secara penuh dapat digunakan untuk mencapai keuntungan bagi perusahaan.
Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip keterlibatan personel di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa :
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah berusaha menginformasikan setiap karyawan supaya mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung-jawab mereka sesuai dengan kompetensinya masing-masing, dan diatur dalam dokumen penunjang uraian jabatan dan kebutuhan kompetensi jabatan (KKJ).
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO membantu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh karyawannya dan memberikan motivasi untuk terus dapat melakukan yang terbaik dan semua prosedurnya diatur dalam buku pedoman mutu.
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO mengupayakan memberikan kenyamanan ruang kerja supaya karyawannya dapat bekerja dengan semangat supaya dapat meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO memfasilitasi karyawannya agar setiap karyawan bebas berbagi pengetahuan, pengalaman dan berinovasi.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Keterlibatan Personel adalah sebagai berikut:
(Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (27 / 27 ) x 100%
= 100%
Sedangkan persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Keterlibatan Personel adalah sebagai berikut:
(Jumlah Ketidak sesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (0 / 27 ) x 100%
4.2.4.4 Evaluasi Prinsip 4 : Pendekatan Proses
Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien, apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses. Suatu proses mengubah masukan (input) terukur kedalam keluaran (output) terukur melalui sejumlah langkah berurutan yang terorganisasi.
Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip pendekatan proses di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa :
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah secara sistematis menentukan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah mengupayakan agar proses pengaturan dan pengendalian dokumen lebih singkat dan
efektif , sesuai dengan yang diatur dalam prosedur pengendalian rekaman nomor dokumen P3B-SDMO/PSM/02-001.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pendekatan Proses adalah sebagai berikut:
(Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (88 / 129 ) x 100%
= 68.21%
Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pendekatan Proses adalah sebagai berikut:
(Jumlah Ketidaksesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (41 / 129 ) x 100%
= 31.78 %
Dapat dilihat pada prinsip Pendekatan Proses, bahwa implementasi kesesuaian klausul yang diharapkan hanya bernilai sebesar 68.21%namun jika kembali diteliti, ketidak sesuaian banyak ditemukan di keseluruhan klausul 7.3 yaitu Desain dan Pengembangan.
Semua sub-klausul dari klausul 7.3 tidak dijalankan oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dikarenakan keseluruhan proses yang menyangkut tentang desain dan pengembangan merupakan wewenang dan tanggung jawab PT PLN (Persero) Kantor Pusat, PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali hanya menerima dan menjalankan saja semua prosedur yang berkaitan dengan proses desain dan pengembangan yang sudah ditetapkan oleh PT PLN (Persero) P3B Kantor Pusat.
Maka dari itu, diperlakukan pengecualian untuk klausul 7.3 dan semua sub-klausul yang terdapat didalamnya. PT PLN (Persero) JASER disaat melakukan proses penyesuaian dokumen memberikan kebijakan untuk PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO untuk tidak mengikut sertakan proses audit pada klausul 7.3.
Begitu pula dengan klausul 7.4.1 mengenai proses pembelian, dan klausul 7.5.5 mengenai pengawetan produk, semua prosedur yang terdapat di klausul tersebut semuanya tidak dilakukan oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, karena bidang SDMO tidak melakukan proses pembelian serta pengawetan produk, melainkan dilakukan oleh bidang lain.
4.2.4.5 Evaluasi Prinsip 5 : Pendekatan Sistem Terhadap
Manajemen
Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya.
Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip pendekatan proses di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa :
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah melakukan penyusunan sistem manajemen mutu untuk mencapai sasaran perusahaan dengan lebih efektif dan efisien. Mengenai teknis pelaksanaan penyusunan sistem semuanya diatur dalam buku pedoman
rencana mutu yang ditetapkan oleh Manajer dan Deputi Manajer bidang SDMO
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah mentargetkan dan menentukan bagaimana kegiatan proses bisnis di perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga dapat mencapai sasaran mutu yang telah ditetapkan.
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah melakukan upaya pencegahan, perbaikan dan tindakan korektif atas suatu permasalahan melalui sistem manajemen mutu sesuai yang diatur dalam prosedur tindakan perbaikan nomor dokumen P3B-SDMO/PSM/02-005
Persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen adalah sebagai berikut:
(Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (183 / 223 ) x 100%
= 82.062%
Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pendekatan Sistem Terhadap Manajemen adalah sebagai berikut:
(Jumlah Ketidaksesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (40 /223 ) x 100%
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, klausul 7.3 yang berhubungan dengan desain dan pengembangan seluruhnya tidak dilakukan oleh bidang SDMO, melainkan dilakukan oleh bidang lain. Begitu pula dengan ketidaksesuaian dalam klausul 7.4.1 mengenai proses pembelian dan klausul 7.5.5 tentang pengawetan produk, bidang SDMO tidak melakukan kegiatan seperti yang dimaksud di klausul tersebut.
4.2.4.6 Evaluasi Prinsip 6 : Peningkatan Berkesinambungan
Perbaikan berkesinambung dari kinerja perusahaan secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari suatu perusahaan. Perbaikan berkesinambung didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus-menerus meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip pendekatan proses di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa :
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah melaksanakan pendekatan organisasi untuk kontinuitas perbaikan performansi secara konsisten.
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah melaksanakan perbaikan secara berkesinambungan pada produk, proses dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh perusahaan sesuai dengan yang diatur dalam buku pedoman prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan.
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah menetapkan tujuan dan sasaran mutu, dan mengukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Peningkatan Berkesinambungan adalah sebagai berikut:
(Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (56 / 56 ) x 100%
= 100%
Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Peningkatan Berkesinambungan adalah sebagai berikut:
(Jumlah Ketidaksesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (0 /56 ) x 100%
= 0%
4.2.4.7 Evaluasi Prinsip 7 : Pembuatan Keputusan
Berdasarkan Fakta
Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan manajemen organisasi
sebaiknya ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.
Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip pendekatan proses di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa :
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO memastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan dapat dipercaya, sehingga dapat dijadikan landasan utama dalam proses pengambilan keputusan.
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO memberikan kemudahan dalam hal pengaksesan data dan informasi, sehingga proses pencarian data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan tidak memakan waktu yang lama, sesuai dengan yang diatur dalam prosedur pengendalian dokumen.
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO melakukan proses validasi terhadap data dan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan metode seperti statistik dan metode lainnya seperti yang diatur dalam buku pedoman mutu.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta adalah sebagai berikut:
(Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (65 / 65 ) x 100%
= 100%
Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta adalah sebagai berikut:
(Jumlah Ketidaksesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (0 /65 ) x 100%
= 0%
4.2.4.8 Evaluasi Prinsip 8 : Hubungan Saling Menguntungkan
Dengan Pemasok
Perusahaan dan memiliki hubungan timbal balik yang saling membutuhkan. Melakukan kerjasama yang saling menguntungkan akan dapat meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan nilai keberhasilan.
Berdasarkan hasil uji kesesuaian ISO Checklist terhadap prinsip pendekatan proses di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, dapat diambil kesimpulan bahwa :
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO telah menetapkan hubungan dengan pemasok yang seimbang antara keuntungan jangka pendek dengan mempertimbangkan jangka panjang
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO melakukan proses identifikasi dan proses penyaringan terhadap semua pemasok, guna menjaga kelayakan dan kualitas jasa yang ditawarkan.
• PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO melakukan proses verifikasi terhadap produk yang dibeli, dimana proses verifikasi dari produk yang telah dibeli akan dilakukan oleh tim pengawasan mutu barang.
Dan persentase kesesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok adalah sebagai berikut:
(Jumlah Kesesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (6 / 11 ) x 100%
= 54.54%
Sedangkan Persentase ketidak sesuaian ISO 9001:2000 Checklist di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO, ditinjau dari prinsip Hubungan Saling Menguntungkan Dengan Pemasok adalah sebagai berikut:
(Jumlah Ketidaksesuaian / Jumlah Persyaratan ) x 100% = (5 /11 ) x 100%
= 45.45%
Dapat dilihat melalui ISO Checklist diatas, ketidak sesuaian terjadi di dalam klausul 7.4.1 yang mengatur tentang proses pembelian. Proses pembelian memang tidak dilakukan oleh PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO karena memang sudah menjadi tugas bidang lain. PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO melakukan proses verifikasi terhadap produk yang telah dibeli, dan dilakukan oleh tim pengawas mutu barang.
Berdasarkan prosentase kesesuaian klausul ISO 9001:2000 ditinjau dari delapan prinsip manajemen mutu, maka rata-rata kesesuaian klausul ISO 9001:2000 yang diimplementasikan di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali di Bidang SDMO adalah sebagai berikut :
(Total Prosentase Pemenuhan Klausul ISO 9001:2000 Pada Tiap Prinsip / 8) = (100% + 100% + 100% + 68.21% + 82.062% + 100% + 100% + 54.54%) / 8
= 704.812% / 8 = 88.1015 %
4.2.4.9 Performance Improvement and Continual Improvement
Sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu, maka PerformanceImprovement and Continual Improvement di PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang
SDMO selalu melalui proses audit, yang dilakukan dalam selang waktu setiap 6 (enam) bulan sekali untuk memastikan bahwa:
1. Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan sesuai yang direncanakan, memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2000 dan persyaratan Sistem Manajemen Mutu yang telah ditetapkan Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi.
2. Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan dan dipelihara secara efektif di semua sub bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi.
Manajer Bidang Sumber Daya Manusia dan Organisasi dan Deputi Manajer secara terus-menerus memperbaiki keefektifan Sistem Manajemen Mutu dengan menggunakan acuan dan data dari :
1. Kebijakan Mutu 2. Sasaran Mutu
3. Hasil audit internal maupun audit eksternal 4. Analisis Data
5. Tindakan Koreksi dan Pencegahan 6. Rapat Tinjauan Manajemen
Langkah langkah seperti yang tersebut diatas diharapkan mampu mengeliminasi kelemahan-kelemahan yang terjadi di dalam PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali bidang SDMO seperti permasalahan yang timbul sebelum diterapkannya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di bidang SDMO.