Tujuan dari KPA ini adalah teralokasikannya anggaran operasional untuk kegiatan pengawasan.
Aktivitas Utama
Untuk mencapai tujuan tersebut, APIP melakukan aktivitas utama sebagai berikut:
b) Mendapatkan persetujuan pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda atas anggaran operasional yang telah disusun;
c) Mereviu anggaran operasional secara
periodik/berkelanjutan untuk memastikan bahwa telah realistis dan akurat, serta untuk mengidentifikasi dan melaporkan adanya penyimpangan.
Output
a) Anggaran operasional yang menunjukkan biaya pelaksanaan pengawasan;
b) Anggaran operasional yang telah disetujui pimpinan tertinggi organisasi.
Outcome
a) APIP dapat mengalokasikan sumber daya berdasarkan kebutuhan dan rencana pengawasan;
b) Penguatan akuntabilitas di dalam organisasi;
c) Jaminan bahwa kegiatan pengawasan telah sesuai dengan kewenangan dan aset APIP telah terjaga dengan baik.
Contoh praktek institusionalisasi
a) Komitmen nyata dan dukungan dari pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda menyetujui anggaran operasional APIP;
b) Sistem dan proses penyusunan anggaran yang terstruktur;
c) Rencana kegiatan APIP secara berkala/periodik.
e. Elemen 5 - Budaya dan Hubungan Organisasi
Budaya dan Hubungan Organisasi mengacu pada struktur organisasi dan manajemen internal dan hubungannya dalam kegiatan pengawasan intern termasuk hubungan pimpinan APIP dengan Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda.
Elemen Budaya dan Hubungan Organisasi pada Level 2 mempunyai satu KPA yaitu pengelolaan organisasi APIP, dengan proses pembangunan sebagai berikut:
Tujuan
Tujuan dari KPA ini fokus pada upaya/usaha manajemen atas kegiatan operasional dan hubungan dalam organisasi, seperti struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia, penyusunan dan monitoring anggaran, rencana tahunan, penyediaan sarana dan teknologi pengawasan, serta pelaksanaan pengawasan. Hubungan dengan pimpinan organisasi difokuskan pada pelaksanaan tugas pengawasan.
Aktivitas Utama
Untuk mencapai tujuan tersebut, APIP melakukan aktivitas utama sebagai berikut:
1) Membentuk dan menetapkan secara formal struktur organisasi yang tepat;
2) Mengidentifikasi peran dan tanggung jawab dalam jabatan; 3) Mendukung kebutuhan aktivitas organisasi dan melaporkan
hubungan pegawai dalam aktivitas organisasi tersebut;
4) Menilai pemenuhan persyaratan dan mendapatkan sumber daya dan metode yang diperlukan untuk mengelola dan melaksanakan kegiatan pengawasan;
5) Mengelola, mengarahkan, dan mengomunikasikan kegiatan pengawasan;
6) Mendorong hubungan dan komunikasi yang berkelanjutan.
Output
1) Struktur organisasi APIP yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan budaya organisasi;
2) Adanya audit tools yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas pengawasan;
3) Terciptanya hubungan interpersonal dan komunikasi yang efektif di dalam organisasi APIP.
Outcome
APIP berfungsi secara efektif dalam memberikan nilai tambah kepada organisasi.
Contoh praktek institusionalisasi
a) Adanya komitmen dan dukungan dari pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda untuk membentuk APIP yang independen, menjamin bahwa Pimpinan APIP yang ditunjuk telah kompeten, dan menyediakan sumber daya yang diperlukan;
b) Adanya struktur organisasi yang disetujui secara formal; c) Adanya uraian jabatan; serta
d) Tersedianya anggaran yang memadai.
f. Elemen 6 - Struktur Tata Kelola
Struktur tata kelola mengacu pada kombinasi proses dan struktur yang diterapkan oleh APIP untuk menginformasikan, mengatur, mengelola, dan memantau kegiatan organisasi terhadap pencapaian tujuan. Struktur tata kelola, termasuk kebijakan dan proses untuk memberikan otoritas yang diperlukan, dukungan, dan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan pengawasan intern, serta hubungan pelaporan administrasi dan fungsional kegiatan pengawasan intern sebagai sarana terjaminnya independensi dan objektivitas APIP.
Elemen Struktur Tata Kelola pada Level 2 mempunyai dua KPA, yaitu hubungan pelaporan telah terbangun dan akses penuh terhadap informasi organisasi, aset dan SDM, dengan proses pembangunan sebagai berikut:
1) Pembangunan KPA : hubungan pelaporan telah terbangun
Tujuan
Tujuan dari KPA ini adalah APIP menyusun laporan kegiatan organisasi, termasuk Laporan Hasil Pengawasan dan menyampaikan kepada pihak terkait.
Aktivitas Utama
a) Mengembangkan piagam audit intern (internal audit
charter) yang mendefinisikan tujuan, kewenangan dan
tanggung jawab APIP yang disetujui dan disahkan pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda;
b) APIP mempunyai visi dan misi;
c) Mengomunikasikan tujuan, kewenangan, dan tanggung jawab APIP ke seluruh organisasi;
d) Menyusun laporan kegiatan organisasi termasuk Laporan Hasil Pengawasan untuk memenuhi tanggung jawabnya;
e) Mereviu dan memuktahirkan piagam audit intern (internal audit charter) secara berkala dan mendapatkan
persetujuan dari pimpinan
Kementerian/Lembaga/Pemda.
Output
a) APIP mempunyai piagam audit intern (internal audit
charter);
b) Laporan kegiatan organisasi termasuk Laporan Hasil Pengawasan telah disusun dan didistribusikan sesuai ketentuan.
Outcome
a) Kegiatan APIP telah sesuai dengan penetapan kinerja yang ada;
b) Hubungan pelaporan dan posisi APIP dalam struktur organisasi cukup memadai untuk mencegah adanya intervensi bagi APIP dalam menetapkan ruang lingkup, melaksanakan tugas dan menyampaikan hasil pengawasan;
c) Piagam audit intern (internal audit charter) menjadi alat evaluasi terhadap kinerja APIP.
Contoh praktek institusionalisasi
a) Adanya komitmen dan dukungan dari pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda untuk menetapkan dan
mengidentifikasi kegiatan dan pola hubungan pelaporan APIP;
b) Adanya dasar hukum keberadaan APIP;
c) Piagam audit intern (internal audit charter) telah disetujui secara formal;
d) Struktur organisasi APIP telah disetujui secara formal.
2) Pembangunan KPA: akses penuh terhadap informasi
organisasi, aset, dan SDM Tujuan
Tujuan dari KPA ini adalah APIP mendapat kewenangan untuk mendapatkan akses ke seluruh informasi, aset dan pegawai yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas-tugas pengawasan.
Aktivitas Utama
Untuk mencapai tujuan tersebut, APIP melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a) Mengembangkan piagam audit intern (internal audit
charter) mencakup kewenangan APIP untuk mendapatkan akses ke seluruh informasi, aset, dan pegawai yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas-tugas pengawasan;
b) Menetapkan kebijakan dan prosedur mengenai kewenangan APIP untuk memperoleh akses secara penuh, bebas, dan tidak terbatas atas seluruh catatan, aset, dan pegawai auditan;
c) Menetapkan prosedur apabila auditan tidak bersedia memberikan akses tersebut dalam pelaksanaan tugas pengawasan.
Output
Adanya kebijakan dan prosedur yang memberikan kewenangan dan cara untuk mengakses seluruh informasi, aset, dan pegawai agar APIP dapat melaksanakan tugas pengawasan secara efektif.
Outcome
a) Akses APIP tidak dibatasi;
b) APIP dapat melaksanakan tugas pengawasan tanpa gangguan dan pembatasan ruang lingkup.
Contoh praktek institusionalisasi
a) Adanya komitmen dan dukungan dari pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda kepada APIP atas kebijakan untuk mengakses secara penuh seluruh
informasi, aset, dan pegawai serta
mengomunikasikannya kepada seluruh unit kerja;
b) Piagam audit intern (internal audit charter) mencakup pemberian kewenangan akses;
c) Adanya kebijakan dan prosedur terkait pelaksanaan akses penuh bagi APIP;
d) Adanya strategi komunikasi untuk meyakini kebijakan telah disosialisasikan dan dipahami.
d) Infrastruktur yang harus dibangun dan output yang diharapkan pada level 2 (Infrastructure)
Agar setiap aktivitas utama dalam setiap KPA ini dapat terinternalisasi, APIP perlu membuat infrastruktur berupa kebijakan, pedoman, dan atau SOP, sehingga apabila aktivitas utama ini dilaksanakan secara terus menerus diharapkan menghasilkan output dan outcome yang memberikan perbaikan bagi organisasi Kementerian/Lembaga/Pemda. Infrastruktur yang harus dilaksanakan secara terus-menerus pada level 2 (infrastructure) sekurang-kurangnya adalah:
1) PKPT dengan berbasis prioritas manajemen/risiko tinggi dengan sasaran compliance auditing,
2) Audit Universe (Peta Auditan), 3) SOP penyusunan PKPT,
4) Internal Audit Charter,
5) Pedoman/SOP/Juklak tentang Pelaksanaan Penugasan sejak perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan hasil audit,
6) Pedoman/SOP/Juklak tentang Pemantauan Tindak Lanjut, 7) Peta Kompetensi SDM (data pegawai termasuk kompetensinya) 8) SOP Penyusunan Peta Kompetensi,
9) Uraian jabatan yang disusun berdasarkan analisis jabatan (termasuk peraturan pemberlakuannya),
10) Klasifikasi pemberian tunjangan untuk setiap posisi jabatan di Unit Kerja APIP,
11) Penghitungan kebutuhan auditor dan SDM APIP beserta panduan rekrutmen,
12) Dokumen rencana diklat/usulan diklat bagi setiap individu dan laporan penyelenggaraan diklat untuk memantau pemenuhan kompetensi setiap individu pegawai terkait dengan PKPT yang akan dilakukan,
13) Nota Dinas/Surat Edaran tentang kesempatan untuk mengikuti kegiatan yang diselenggarakan organisasi pengembangan profesi, 14) Panduan/Petunjuk penyusunan rencana PKS dan penyelenggaraan
PKS serta memantau pemenuhan kompetensi setiap individu pegawai terkait dengan PKPT yang akan dilakukan,
15) Pemberlakuan kendali mutu audit mengacu ke PerMenPAN Nomor 19 Tahun 2009,
16) Pemberlakuan Standar Audit, Kode Etik, dan Pedoman Telaah Sejawat,
17) Mekanisme/kebijakan pelaksanaan reviu intern,
18) SOP mengenai penyampaian Ikhtisar Hasil Pengawasan ke Pimpinan K/L/D,
19) Rencana Kinerja Tahunan (RKT)/Rencana Kerja (RENJA)/Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), dan LAKIP,
20) Nota Dinas/instruksi untuk melakukan reviu periodik terhadap ketepatan/kecukupan anggaran operasional,
21) Nota Dinas/Memo/SE tentang penyelenggaraan komunikasi internal APIP,
22) Aplikasi sistem informasi berbasis teknologi seperti SIM HP dan SIM Monev,
23) Peraturan tentang SOTK (Struktur Organisasi Tata Kerja) dimana APIP secara fungsional bertanggung jawab langsung kepada Pucuk Pimpinan K/L/D.
Penjelasan infrastruktur dan elemen/pernyataan pada level 2 sebagaimana terlampir pada Lampiran 3.a.