A Sistim Pembayaran
E. Pembayaran dengan perantaraan pihak ke tiga
Suatu perusahaan tak akan bergerak maju tanpa adanya pelanggan dan pemasukan dana dari hasil penjualan. Karena pentingnya pemasukan dana demi kelangsungan hidup perusahaan, maka dibentuk bagian Debt Collection atau Treasury, sebagai bagian dari Divisi Keuangan. Tugas debt collection tidaklah mudah. Bagian inilah yang merupakan rantai akhir dari serangkaian proses bisnis. Setelah proses penjualan terjadi, maka bagian penagihanlah yang diserahi tugas menerima proses pembayarannya. Bagian ini harus memonitor piutang para pelanggan. Tak cukup hanya dengan menyampaikan tagihan saja, tetapi juga mengumpulkan seluruh piutang para pelanggan.
Seperti umumnya penagihan, prosesnya diawali dengan melakukan konfirmasi penagihan melalui surat. Jika tak ada respon, debt collection mengingatkan melalui telepon. Jika belum juga ada respon, barulah bagian debt collection melakukan negosiasi dan kesepakatan pembayaran. Jika perusahaan pelanggan dinilai bangkrut, maka dilakukan kesepakatan pembayaran dengan cara mencicil. dan menjadi piutang ragu-ragu, yang artinya apakah pelanggan tersebut bisa membayar atau tidak. Sebagai alternatif, diberikan macam-macam usulan, agar piutang tersebut dapat dibayarkan oleh pelanggan. Jika tidak ada kesepakatan , maka dilaporkan ke Kantor Penanganan Piutang dan Lelang Negara (KP2LN).”
Bagian debt collection, dilibatkan sejak awal saat membahas kontrak yang menyangkut nominal dengan pelanggan. umumnya proses Pembayaran yang menyangkut debit, kredit maupun check masuk dalam kategori ini.Konfirmasi kepada pelanggan bertujuan untuk mengetahui ketepatan pembayaran, untuk memuaskan customer dan memudahkan dalam transaksi, maka pihak perusahaan menyediakan format-format konfirmasi tagihan ( Billing Confirmation ),
1 Menggunakan penagih perusahaan Pada saat faktur penjualan jatuh tempo maka petugas bagian penagihan akan menghubungi pelanggan , petugas ini akan menerima amplop surat pelunasan piutang.
Penerimaan kas dapat berwujud cek yang diterima dalam amplop atau berupa poswesel, apabila cek diterima melalui pos
maka pada saat amplop dibuka harus dihadiri oleh dua orang petugas seorang diantaranya membuka daftar cek yang diterima sebanyak 3 (tiga ) rangkap, dalam daftar tersebut dicantumkan:
a). Nama pengirim b). Maksud pembayaran c). Jumlah rupiahnya .
Dan daftar cek yang dibuat rangkap tiga tersebut yaitu:
1) Lembar pertama beserta cek cek yang diterima ditujukan untuk kasir 2) Lembar ke dua untuk bagian akuntasi
3) Lembar ke tiga disimpan untuk arsip. 2 Penerimaan kas melalui pos
Apabila penerimaan kas melalui pos berupa pos wesel maka seperti halnya penerimaan cek, melalui pos penanganannya dilakukan oleh dua orang petugas. Petugas pertama membuatdaftar poswesel yang diterima sebanyak 3 (tiga) rangkap, sedangkan petugas kedua bertugas menguangkan poswesel ke Kantor Pos. Petugas ini harus mendapat penunjukkan dari perusahaan untuk menguangkan poswesel atas nama perusahaan, dan memiliki kartu C7. pendistribusian daftar penerimaan poswesel, sama seperti halnya daftar penerimaan cek.
3. Melalui lock – box collection plan.
Rekening lockbox (lockbox account) seringkali digunakan oleh perusahaan besar dengan multi lokasi untuk melakukan penagihan pada kota-kota di daerah penagihan pelanggan yang paling berat. Perusahaan menyewa sebuah kotak pos setempat dan mengotorisasikan Bank setempat untuk mengambil pengiriman cek dari pelanggan yang diposkan ke nomor kotak tersebut. Bank mengosongkan kotak tersebut paling tidak sekali sehari dan segera mengkredit rekening perusahaan untuk penerimaan tagihan Keuntungan dari lockbox adalah bahwa hal itu mempercepat ketersediaan dari kas yang ditagih. Pada umumnya, dalam suatu perjanjian lockbox Bank membuat mikro film cek-cek untuk tujuan pencatatan dan memberikan ke perusahaan slip setoran, daftar penerimaan tagihan, dan surat menyurat dari pelanggan. Jika pengendalian dari kas meningkat dan jika pendapatan yang dihasilkan dari percepatan penerimaan dana melebihi biaya dari system lockbox, maka hal itu bermanfaat untuk dilaksanakan.
Prosedur penagihan
Berikut ini adalah prosedur penagihan yang sering kali ditemukan dalam praktek yaitu dalam perusahaan perusahaan yang melakukan
langsung datang ketempat debitor piutang kegiatan bagian bagian tersebut adalah sebagai berikut
1 Bagian penagihan
a). Mengelompokkan kuitansi menurut daerah penagihan. b). Membuat daftar kuitansi untuk tiap daerah penagihan.
c). Menyerahkan daftrar kuitansi beserta kuitansi (lembar 1 dan 2) kepada petugas penagihan (collector) masing-masing daerah. Kuitansi 1, untuk diserahkan kepada debitor piutang yang
berhasil ditagih, setelah yang bersangkutan menandatangani daftar kuitansi.
Kuitansi 2, untuk diserahkan kembali kepada Bagian Penagihan, beserta uang hasil penagihan, daftar kuitansi dan kuitansi untuk debitor piutang yang belum berhasil ditagih (lembar 1 dan 2).
Daftar kuitansi dan kuitansi untuk debitor piutang yang belum berhasil ditagih (lembar 1 dan 2) oleh Bagian Penagihan diserahkan kembali kepada collector untuk ditagih pada hari berikutnya.
d). Menyerahkan kuitansi lembar 2 beserta uang ahsil penagihan kepada Bagian Kas.
2. Bagian Kasa
a). Menerima uang hasil penagihan beserta kuitansi lembar 2 dari Bagian Penagihan.
b). Meneliti kecocokan jumlah uang hasil penagihan dengan data kuitansi lembar 2 yang diterima dari Bagian Penagihan.
c). Membuat bukti penerimaan kas rangkap 3 untuk penerimaan piutang sebesar jumlah hasil penagihan.
Lembar 1, diserahkan kepada Bagian Jurnal dan Buku Besar beserta kuitansi yang diterima dari Bagian Penagihan.
Lembar 2, diserahkan kepada Bagian Piutang untuk dicatat dalam kartu piutang.
Lembar 3, diarsipkan di Bagian Kasa. 3. Bagian Jurnal dan Buku Besar.
a). Menerima bukti penerimaan kas lembar 1 beserta kuitansi lembar 2 dari Bagian Kasa.
b). Mencatat buktu penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas dengan mendebet akun Kas dan kredit Piutang.
c). Mengarsipkan bukti penerimaan kas lembar 1 dan kuitansi lembar 2 menurut nomor bukti.
Prosedur pembayaran.
Dewasa ini, kemajuan teknologi memungkinkan perusahaan melakukan transaski penjualan barang dagangan dengan kartu kredit, misalnya dengan VISA Card, Master Card, American Express, Citibank Card, BCA Card (ini hanya berlaku apabila perusahaan membuka fasilitas untuk skim pembayaran dengan kartu ini). Transaksi penjualan seperti ini hampir sam a seperti penjualan kredit tetapi pembayaran dari pembeli dijamin oleh perusahaan yang mengeluarkan kartu kredit sehingga pada saat menguangkan kartu kredit tersebut akan dipotong komisi (misalnya 5%).
Gambar 13 macam macam kartu kredit
Bukti transaksi untuk penjualan dengan kartu kredit adalah slip kartu kredit, yang dibuat rangkap 3 (tiga) satu untuk pembeli, satu untuk penjual dan satu untuk perusahaan yang mengeluarkan kartu kredit. Contoh, UD. Busana Muslim pada tanggal 12 Desember 2003 menjual barang dagangan dengan pembayaran kartu kredit seharga Rp. 100.000,00. Slip kartu kredit yang dibuat oleh Bagian Penjualan sebagai berikut
CITIBANK (Master Card, VISA Card)
MERCHANT NAME
UD BUSANA MUSLIM,
PASAR ATOM lt7 KavA3, SURABAYA TERMINAL NO. 99003352
MECHANT NO. 000001000100867
CARD TYPE/ NUMBER/ NAME
MASTER
5489888800365014 IR. RIO SUYONO
TX SALE EXPIRY 02/03 BACTH # 000184TRACE# 015412 DATE DEC 12, 00 TIME 03: 28 REF.NO 0021002273 APP.CO R06945 TOTAL Rp. 100,0
Gambar 14 slip kartu kredit
Sistem pembayaran dengan kartu kredit ini melibatkan banyak perusahaan (bank) sebagai pihak yang mengeluarkan kartu kredit. Oleh sebab itu sistem penagihan kartu kredit yang terkumpul akan diserahkan dan ditangani oleh bank mitra kerja perusahaan. Biasanya setiap akhir periode (bulan) bank mitra perusahaan akan melaporkan hasil penagihan kartu kredit.
Penghitungan bunga kartu kredit setidaknya ada dua cara. Tiap bank punya caranya sndiri, yakni penghitungan berdasarkan tanggal transaksi dan tanggal saat lembar tagihan dicetak. Berikut ini hitung-hitungannya.Berdasarkan tanggal transaksi: Nilai transaksi x jumlah hari dari tanggal transaksi s/d tanggal lembar tagihan dicetak x jumlah bulan dalam setahun x bunga per bulan x 1/365 hari. 1. Berdasarkan tanggal tagihan dicetak: Total nilai transaksi x jumlah
hari dari tanggal transaksi s/d tanggal lembar tagihan dicetak x jumlah bulan dalam setahun x bunga per bulan x 1/365 hari.
Agar lebih paham, simak contoh perhitungan pembayaran yang harus dibayar Rosa di bawah ini.
Tgl Transaksi Tgl. Penagihan Uraian Transaksi Jumlah Tagihan bln. lalu
4.800.000,-1 Nov 3 Nov Pabrik Panci
45.500,-4 Nov 8 Nov Toko Obat Jerawat
100.000,-9 Nov 12 Nov Salon "Murah Meriah"
50.000,-10 Nov 13 Nov Emprit Airways
2.350.000,-15 Nov 18 Nov Matahati Dept. Store 320.000,-16 Nov 21 Nov Direct Debit Payment 500.000,- CR
Tanggal lembar Tagihan Dicetak Tanggal Jatuh tempo Total Tagihan (Rp)
Perhitungan Bunga Berdasarkan Tgl. Transaksi: a. Pemakaian(Rp) (4.800.000x29x12x3%) x 1/365 = 137.293,15 (45.500x28x12x3%) x 1/365 = 1.256,55 (100.000x25x12x3%) x 1/365 = 2.465,75 (50.000x20x12x3%) x 1/365 = 986,30 (2.350.000x19x12x3%) x 1/365 = 44.038,36 (320.000x14x12x3%) x 1/365 = 4.418,63 Jumlah = 190.458,74 b. Pembayaran (Rp) (500.000x8x12x3%) x 1/365 = 3.945,21
Total Bunga = Bunga A - Bunga B = Rp 190.458,74 - Rp 3.945,21 = Rp 186.513,53
Perhitungan Bunga Berdasarkan Tgl. Lembar Tagihan Dicetak: A. Pemakaian (Rp) (4.800.000x30x12x3%) x 1/365 = 142.027,39 B. Pembayaran (Rp) (500.000x8x12x3%) x 1/365 = 3.945,21
Total Bunga = Bunga A - Bunga B = Rp 142.027,39 - Rp 3.945,21 = Rp 138.082,18
Total pembayaran yang jatuh tempo tanggal 16 Oktober 1997 untuk sistem perhitungan bunga berdasarkan tanggal transaksi adalah: Rp 8.165.500 + Rp 186.513,53 = Rp 8.352.013,53
Total pembayaran yang jatuh tempo tanggal 16 Oktober 1997 untuk sistem perhitungan bunga berdasarkan tanggal lembar tagihan dicetak adalah:
Rp 8.165.500 + Rp 138.082,18 = Rp 8.303.582,18