Pembelajaran Akreditasi Internasional
Rumah Sakit
P
ada bulan Mei Tahun 2016, Rumah Sakit Jantung dan Pembuluh Darah Harapan Kita memperoleh sertiikat akreditasi internasional rumah sakit yang penilaiannya dilakukan berdasarkan standar dari Joint Commission International (JCI) yaitu sebuah lembaga yang berpusat di Amerika Serikat yang bertugas menetapkan dan menilai standar performa pemberi layanan kesehatan.JCI merupakan suatu lembaga independen dari luar negeri yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan sebagai pelaksana akreditasi internasional untuk rumah sakit di Indonesia sebagai upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan di Indonesia. Standar akreditasi internasional rumah sakit yang diikuti saat itu terangkum dalam edisi ke 5 Joint Commission International Accreditation Standards for Hospitals dimana ada penambahan standar dari edisi sebelumnya yaitu penilaian mengenai manajemen rantai pasokan/supply chain management
terutama mengenai barang medis seperti obat – obatan dan alat kesehatan di rumah sakit.
Penilaian untuk akreditasi international JCI dilakukan dengan metode wawancara dan penelusuran dokumen oleh surveyor. Biasanya ada beberapa surveyor yang ditugaskan dan pada saat penilaian dibagi berdasarkan keahliannya, surveyor – surveyor tersebut berasal dari manca negara dan telah mempunyai kompetensi sesuai standar JCI. Tulisan ini hanya akan menggambarkan secara garis besar tentang pengalaman dalam mengikuti penilaian akreditasi tersebut dan berbagi tentang hal – hal yang harus diperhatikan khususnya dalam pengadaan barang medis.
Sesuai dengan alur pengadaan barang/jasa maka perencanaan menjadi pembahasan yang pertama didiskusikan. Bagaimana cara memutuskan barang medis yang akan dibeli merupakan hal yang penting, yang seharusnya berdasarkan pada pelayanan dan kebutuhan pasien. Data – data seperti jenis dan jumlah barang yang harus tersedia agar pelayanan berjalan lancar,data riwayat pemakaian suatu peralatan medis, data barang yang sifatnya kritis atau rekomendasi dari organisasi profesi dapat dijadikan dasar dalam penentuan keputusan
28
pengadaan barang medis. Dalam peraturan pengadaan kita mengenal
istilah identiikasi kebutuhan, pada proses inilah data – data tersebut
seharusnya dicantumkan sehingga pengambilan keputusan pengadaan suatu barang medis dapat dipertanggungjawabkan.
Proses pemilihan penyedia barang medis juga menjadi poin yang akan dinilai pada saat survey. Di Indonesia khususnya untuk Rumah Sakit Pemerintah tentu proses pemilihan penyedia mengacu pada Peraturan Presiden No 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana diubah terakhir dengan Peraturan Presiden No 4 Tahun 2015.
Saat ini Pemerintah melalui Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) telah memfasilitasi pengadaan obat dan alat kesehatan melalui e catalogue, penyedia yang berkontrak di e catalogue adalah produsen atau pabrikan sedangkan untuk peralatan medis yang sebagian besar masih merupakan produk import adalah importir atau distributor utama yang ditunjuk oleh pabrikan. Sedangkan untuk distribusinya masing – masing penyedia tersebut menunjuk distributor yang akan mengirimkan pesanan sesuai permintaan rumah sakit. Dengan sistem seperti ini rantai pasokan menjadi lebih pendek, legalitas dan integritas penyedia lebih terjamin dan tentu memudahkan dalam proses penelusuran suatu barang. Untuk barang medis yang belum ada di e catalogue dan dilakukan proses pelelangan yang biasanya diikuti oleh distributor sebagai penyedia maka dalam dokumen pengadaan dicantumkan persyaratan yang menjamin legalitas diantaranya surat izin Pedagang Besar Farmasi atau Pedagang Besar Alat Kesehatan dan dapat ditambahkan surat penunjukan atau LoA (Letter of Aggrement) dari pabrikan ke distributor. Agar tidak terjadi pelelangan gagal maka perlu diperhatikan pemaketannya atau dilakukan pelelangan secara itemized.
Hal lain yang penting menjadi perhatian adalah pada saat penerimaan barang, harus dapat dipastikan bahwa barang yang diterima bukan barang yang terkontaminasi, barang yang diganti atau barang palsu seperti kasus vaksin palsu yang mencuat beberapa waktu lalu. Disini sekali lagi perlu diperhatikan pentingnya pembelian barang kepada penyedia dengan rangkaian rantai pasokan yang lebih pendek, semakin panjang rantai pasokan maka semakin sulit melacak riwayat produksi suatu barang dan semakin tinggi juga resiko kesalahan atau penyalahgunaan terjadi. Cara pengiriman barang medis seperti obat dan alat kesehatan juga perlu dipastikan apakah sudah sesuai dengan ketentuan yang tertera pada kemasan untuk menjamin obat atau alat kesehatan tidak rusak atau efeknya berkurang karena proses pengiriman. Pemeriksaan kemasan seperti cetakan merk dan logo,hologram,barcode atau indikator pengaman lainnya dengan teliti juga dapat mencegah diterimanya barang palsu. Bila ada keraguan dapat mengontak pabrikan dengan melacak kode barang atau batch number. Untuk menjamin mutu pengadaan barang medis maka perlu dilakukan evaluasi. Evaluasi dilakukan baik kepada barang medis yang dibeli, penyedia maupun proses pengadaan. Evaluasi kepada barang medis dilakukan oleh tenaga medis yang menggunakan alat sehingga didapat data terkait mutu barang medis. Data mengenai mutu barang medis menjadi bahan pertimbangan dalam perencanaan pengadaan barang medis. Evaluasi kepada penyedia dilakukan terkait kinerja penyedia barang antara lain ketepatan waktu dalam pengiriman barang,
kesesuaian spesiikasi barang termasuk ketepatan cara pengiriman barang dan lain – lain.
Untuk distributor obat perlu dilakukan peninjauan ke gudang penyimpanan distributor untuk memastikan bahwa obat disimpan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Proses pengadaan barang medis hendaknya menjamin keamanan dan mutu rantai pasokan, sehingga perlu dibuat standar prosedur operasional (SPO) yang mendukung hal tersebut.
Tentu banyak kendala dalam mewujudkan supply chain management yang baik dan bermutu antara lain masalah koordinasi karena banyak pihak terkait yang bertanggung jawab dalam setiap proses rantai pasokan. Komitmen kuat dari semua pihak diperlukan dengan tujuan yang sama yaitu mutu layanan dan keselamatan pasien .