Pemeliharaan peralatan medik adalah suatu upaya atau kegiatan terencana secara periodik untuk menjaga agar perlatan medik selalu dalam kondisi laik pakai, dapat difungsikan dengan baik dan menjamin usia pakai yang lama. Agar pemeliharaan peralatan kesehatan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka unit kerja BM perlu dilengkapi dengan aspek-aspek pemeliharaan yang berkaitan dan memadai meliputi sumber daya manusia, fasilitas teknis, peralatan kerja, dokumen pemeliharaan, suku cadang dan bahan pemeliharaan. Semua spek pemeliharaan pastinya memerlukan biaya.
1. Elemen-elemen pemeliharaan alat medik
Elemen-elemen pemeliharaan alat medik adalah elemen yang harus dilakukan pada kegiatan pemeliharaan dan dilakukan secara rutin. Elemen-elemen yang dimaksud adalah:
Kegiatan yang dilakukan secara periodik terhadap material atau jenis alat medik pada komponen penting seperti: elektrikal, mekanik dan fisik alat apakah masih sesuai dengan standar operasional alat medik tersebut. b. Pemeliharaan fisik
Kegiatan yang dilakukan secara periodik meliputi: pembersihan alat. Pelumasan, pengecasan, dll.
c. Uji fungsi
Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk memastikan fungsi dari alat medik.
d. Kalibrasi
Suatu kegiatan periodik untuk menentukan kebenaran konvensional penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur, dengan cara membandingkan terhadap standar ukurnya yang terselusur (trackable) ke standar nasional dan atau internasional.
e. Adjusment
Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk menstandarkan ulang output seting agar dapat mengembalikan unjuk kerja dari alat medik baru. f. Over Houl
Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk mengganti beberapa komponen penting pada alat medik yang telah terukur usia pakainya (usia pakai spare telah habis)
2. Pelaku pemeliharaan alat medik
Berdasarkan berbagai aspek yang meliputi volume pekerjaan, kemampuan teknisi, tingkat teknologi peralatan, fasilitas kerja dan prosedur pembiayaan yang ada di internal , maka pelaksanaan pemeliharaan peralatan kesehatan dapat dilakukan oleh:
a. Dilaksanakan oleh teknisi rumah sakit
IPSRS melakukan kegiatan pemeliharaan alat medik dengan keahlian yang didapat dari basic pendidikan elektomedik dan pelatihan-pelatihan yang diberikan . Manfaat yang utama dari pelayanan
swakelola (in house service) adalah teknisi medik dapat dipanggil secara cepat oleh user untuk melacak kerusakan dan memperbaiki peralatan, memberi bantuan dalam aspek pengoperasian alat, menyiapkan persediaan suku cadang yang tepat dan dukungan yang terus menerus terhadap user. Rumah sakit harus membuat komitmen yang berkesinambungan untuk mendukung unit IPSRS.
Komitmen tersebut meliputi pelatihan staf, alat kerja, ruangan, peralatan,manajemen dan inventarisasi suku cadang. Pengeluaran alat atas perbaikan dapat dianggap sebagai kerugian untuk rumah sakit, oleh karena itu setiap pemakaian alat medik yang terpakai oleh pasien haruslah dipikirkan dan diterapkan untuk memasukan komponen biaya service sehingga bila terjadi kerusakan pada alat medik tersebut, biaya service sudah tersedia baik hanya sebagian atau sampai total biaya yang dibutuhkan dari perbaikan.
b. Dilaksanakan oleh teknisi vendor
Apabila IPSRS tidak mampu melaksanakan pemeliharaan suatu alat disebabkan oleh beberapa hal, misal tingkat kecanggihan alat medik atau peralatan kerja tidak lengkap, maka pemeliharaan dapat dilaksanakan oleh teknisi vendor alat medik bersangkutan. Pabrik biasanya menyediakan pelayanan dengan jenis full servic contact yang secara umum meliputi seluruh biaya terkait, dan biaya mencakup suku cadang, dan on call service sesuai kebutuhan dimana rumah sakit hanya membayar pada saat terjadi kerusakan sesuai dengan panggilan. Barang dengan teknologi tinggi seperti MRI, CT-Scan dan peralatan pencitraan digital memerlukan keahlian khusus dan investasi suku cadang yang mahal sehingga menjadi tidak praktis untuk menyediakan pelayanan swakelola.
Terdapat banyak pertanyaan, berdasarkan kepada lokasi rumah sakit dan kebutuhan yang diperlukan, kesemuanya harus dipertimbangkan dengan baik. Kontak servic adalah upaya untuk memenuhi standar tinggi yang ditetapkan oleh rumah sakit, tetapi kebutuhan yang makin tinggi, makin tinggi pula biaya kontrak yang diperlukan. Padahal
dengan pelayanan swakelola, waktu lembur dan biaya panggilan dapat dihitung
secara cepat. Rumah sakit harus menetapkan secara tepat kebutuhan yang diperlukan untuk setiap alat ingat, kebutuhan berbanding lurus dengan biaya.
3. Jadwal pelaksanaan pemeliharaan alat medik
Dari sekian banyak item alat medik yang ada di OIH, maka agar dalam pengelolaan alat medik menjadi terarah dan terkoordinasi dengan baik maka pemeliharaan alat medik harus dibuat jadwal pelaksanaannya. Untuk dapat menentukan seberapa sering alat medik dilakukan pemeliharaan, IPSRS membuat pemilahan data yang berasal dari informasi pada manual book dan beberapa faktor seperti:
a. Frekuensi pemakaian alat medik b. Resiko resiko fisik
c. Faktor keselamatan pasien
KERUSAKAN
Penyebab kerusakan pada alat medik dikarenakan oleh 2 faktor, faktor pertama adalah kerusakan yang ditimbulkan dari segi internal alat medik itu sendiri seperti: ketahanan komponen yang kurang baik dan faktor kedua karena adanya faktor luar yang secara langsung dan tidak langsung dapat menyebabkan kerusakan, contohnya: human error dan frekuensi pemakaian yang tinggi. Kerusakan alat medik BM menggolongkannya menjadi 3 golongan seperti:
1. Golongan 1
Kondisi kerusakan pada golongan ini adalah jenis kerusakan yang ditimbulkan masih dalam taraf ringan dan masih dapat diperbaiki tanpa perlu penggantian komponen alat.
Kondisi kerusakan pada golongan ini adalah jenis kerusakan yang ditimbulkan masuk dalam kondisi menengah dimana diperlukan adanya penggantian komponen alat dimana komponen pengganti ada dalam stok gudang spare part teknik dan atau kerusakannya masih dapat diperbaikik oleh petugas medical teknik. Setelah perbaikan kondisi alat tidak berubah fungsi, bentuk dan tidak mempengaruhi operasional alat seperti sedia kala.
3. Golongan 3
Kondisi kerusakan pada golongan ini adalah jenis kerusakan yang ditimbulkan masuk dalam kondisi berat dimana diperlukan adanya penggantian komponen alat secara sebagian dan atau menyeluruh tetapi untuk penggantian komponen memerlukan usaha dan biaya perbaikan yang besar.
PERBAIKAN
Pelayanan perbaikan selalu tetap menjadi kegiatan sehari-hari BM. Perbaikan dapat didefinisikan adalah kegiatan yang bersifat darurat berupa perbaikan terhadap kerusakan alat medik yang mendadak atau tidak terduga dan harus segera dilaksanakan mengingat alat sangat dibutuhkan dalam pelayanan dengan didukung adanya tenaga yang selalu siap dan fasilitas pendukung yang juga siap mensuport permasalahan. Frekuensi perbaikan tidak terencana dapat ditekan serendah mungkin dengan cara meningkatkan kegiatan pemeliharaan rutin. Kegiatan perbaikan dapat dilakukan oleh teknisi medik dan vendor alat medik. Untuk dapat memperbaiki alat medik yang mengalami kerusakan dan memerlukan sejumlah biaya tertentu maka IPSRS sebagai unit pengelola alat medik dapat mengajukan permintaan perbaikan dengan alur seperti berikut:
a. Alat medik yang rusak harus ada Form Request Service (FRS) dimana FRS tersebut menjelaskan kapan terjadinya, unit asal pemakainya dan yang paling penting penyebab kerusakannya.
b. Respon untuk perbaikan pada alat medik hanya untuk penggantian spare part bukan untuk penggantian unit.
c. Membuat pengajuan perbaikan dalam form PPATK yang diketahui jajaran management (Head of GA, Direktur, GM Purchasing dan bila CITO dapat langsung mendapat persetujuan dari Direktur).
d. Setelah perbaikan selesai dilakukan maka IPSRS akan membuat laporan kepada manager maintenance.
e. Biaya yang dikeluarkan dicatat dan akan dievaluasi dikemudian hari sebagai bahan acuan penentuan kebijakan selanjutnya.
IPSRS juga setiap tahunnya membuat anggaran biaya pemeliharaan yang juga didalamnya termasuk anggaran perbaikan.
Pelaku perbaikan
1. Teknisi Medik OIH
Untuk penanganan kerusakan atas alat medik, BM juga dapat menanganinya secara internal. Yang dilakukan dari proses perbaikan adalah:
1. Setiap keluhan yang masuk ke IPSRS akan dilaporkan dalam format FRS, form ini dibuat oleh user yang mengalami kendala dengan alat mediknya.
2. Setelah BM menerima laporan maka BM akan merespons FRS dengan tenggat waktu kurang lebih 15 menit.
3. IPSRS akan menganalisa permasalahan yang ada, setelah itu maka IPSRS bila menyelesaikan masalah yang ada berarti form selesai perbaikan akan diisikan oleh user terkait.
2. Perbaikan oleh vendor
1. Bila permasalahan tidak dapat ditangani maka IPSRS akan menindaklanjutinya dengan berkoordinasi dengan vendor alat medik bersangkutan.
2. Vendor alat medik bersngkutan juga akan mengeluarkan service report bila perbaikan selesai tetapi jika permasalahan belum juga dapat ditangani maka vendor akan membuat penawaran penggantian spare part.
3. Pengajuan perbaikan dengan penggantian spare part akan diajukan IPSRS ke management, pengajuan dibuat dalam format PPAT.
4. Jika PPAT disetujui maka proses perbaikan akan berlanjut sampai permasalahan selesai.
5. Jika kerusakan alat medik yang mengalami kerusakan yang disebabkan oleh kesalahan pemakai maka selain FRS untuk proses perbaikan, user juga harus membuat Berita Acara Kerusakan (BAK) yang menjelaskan kronologi penyebab kerusakan.
Waktu perbaikan
Untuk melakukan perbaikan atas kerusakan alat medik, BM mempunyai kebijakan diantaranya:
1. Perbaikan didalam jam kerja (08.00 – 20.30) 2. Perbaikan diluar jam kerja (on call service)
KALIBRASI
Dewan Standar Nasional menyatakan suatu filosofi yaitu: “setiap instrumen harus dianggap tidak cukup baik untuk dipergunakan, sampai terbukti pengujian dan kalibrasi bahwa instrumen tersebut memang baik”. Dengan mengacu kepada filosofi tersebut, maka terhadap instrumen yang masih baru harus dilakukan pengujian atau kalibrasi sebelum dipergunakan.
Kalibrasi dapat didefinisikan sebagai: suatu kegiatan untuk menentukan kebenaran konvensional penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur, dengan cara membandingkan terhadap standar ukurnya yang terselusur (tracable) ke standar nasional dan atau internasional. Tingkat teknologi, beban kerja dan umur sangat mempengaruhi kinerja alat kesehatan, baik untuk akurasi, ketelitian maupun keamanannya. Oleh kerena itu selang waktu pengujian atau kalibrasi ulang peralatan kesehatan, dipengaruhi oleh faktor-faktor tersebut.
1. Alat medik wajib kalibrasi
Berkaitan dengan kegiatan pengujian atau kalibrasi, secara teknis peralatan kesehatan dapat dibedakan ke dalam alat kesehatan yang memiliki acuan besaran dan alat kesehatan yang tidak memiliki acuan besaran. Acuan besaran dapat dipergunakan sebagai pembanding terhadap nilai terukur.
Terhadap alat kesehatan yang meiliki acuan besaran dilakukan kalibrasi, contoh L ECG, Cardiotocograph, X-Ray, ESU, dll. Permenkes No. 363/Per/IV/1998 telah menetapkan sebanyak 125 alat kesehatan wajib diuji atau dikalibrasi, seperti yang terdapat pada daftar alat kesehatan wajib uji atau kalibrasi pada lampiran.
2. Tanda laik atau tidak laik pakai
Setelah alat medik selesai dikalibrasi, akan diberikan evaluasinya dalam bentik perincian hasil pengukuran dan disertai dengan stiker ditempel langsung di alat bersangkutan yang juga menjelaskan secara langsung kondisi alat yang bersangkutan laik pakai atau tidak laik pakai, bila hasil pengukuran atas semua parameter masuk dalam standar maka stiker tersebut bertuliskan “DINYATAKAN AMAN UNTUK PELAYANAN” tetapi bila dinyatakan tidak laik pakai maka stikernya akan berwarna merah dan bertuliskan “DINYATAKAN TIDAK AMAN UNTUK PELAYANAN”.
Alat kesehatan dinyatakan lulus pengujian atau kalibrasi apabila:
1. Penyimpangan hasil pengukuran dibandingkan dengan nilai yang diabadikan pada alat kesehatan tersebut, tidak melebihi penyimpangan yang diijinkan.
2. Nilai hasil pengukuran keselamatan kerja, berada dalam nilai ambang batas yang diijinkan.
Tabel penyimpangan yang diijinkan dan nilai ambang batas keselamatan kerja untuk 20 alat kesehatan, terdapat pada lampiran. Pengujian dan kalibrasi alat kesehatan hanya dapat dilaksanakan oleh tenaga profesional, menggunakan alat ukur dan besaran standar yang berkalibrasi.
1. Petugas kalibrasi
Yang dapat melakukan pengujian kalibrasi adalah institusi penguji yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun swasta harus memenuhi persyaratan antara lain:
1. Berbadan hukum.
2. Memiliki sumber daya manusia yang ahli dalam pengujian dan kalibrasi alat medik.
3. Memiliki fasilitas kerja meliputi laboratorium serta peralatan uji dan kalibrasi untuk alat medik.
4. Memperoleh ijin dari DEPKES RI.
5. Waktu kalibrasi
Sebagaimana ditetapkan pada permenkes No.36/MENKES/Per/IV/1998 alat kesehatan yang dipergunakan disarana pelayanan kesehatan wajib diuji atau dikalibrasi secara berkala, sekurang-kurangnya 1 (satu) kali setiap tahun. Pengujian atau kalibrasi wajib dilakukan terhadap alat kesehatan dengan kriteria:
1. Belum memiliki sertifikat dan tanda lulus pengujian atau kalibrasi. 2. Masa berlaku sertifikat dan tanda lulus pengujian atau kalibrasi.
3. Diketahui penunjukannya atau keluarannya atau kinerjanya (performance) atau keamanannya (safety) tidak sesuai lagi, walaupun sertifikat dan tanda masih berlaku.
4. Telah mengalami perbaikan, walaupun sertifikat dan tanda masih berlaku telah dipindahkan bagi yang memerlukan instalasi, walaupun sertifikat dan tanda masih berlaku.
OVERHOUL
Overhoul adalah bagian dari pemeliharaan korektif yaitu kegiatan perbaikan terhadap peralatan dengan mengganti bagian-bagian utama alat, bertujuan untuk mengembalikan fungsi dan kemampuan alat yang sudah menurun karena usia dan penggunaannya. Untuk penentuan dari waktu pelaksanaan over houl dapat ditinjau dari segi:
1. Usia pakai yang telah tercapai.
2. Karena sebab lain (kerusakan yang mengakibatkan terjadinya kondisi spare part/bagian lain dari alat medik terkena imbasnya)
Jika suatu alat medik akan diajukan untuk dilakukan over houl maka BM atau vendor alat medik terkait harus menyiapkan semua bahan dan alat kerja agar saat pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik.