BAB II TELAAH PUSTAKA
A. Arsip
7. Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip
Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk menjamin kelestarian informasi yang dikandung didalam arsip adalah pemeliharaan dan perawatan fisik, menurut Sugiarto (2005: 83) sebagai berikut:
a. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, sehingga perlu diketahui beberapa faktor penyebab
20
kerusakan arsip dan cara pencegahannya. Dengan kata lain usaha ini sering disebut dengan preventif.
1) Penyebab kerusakan arsip
a) Faktor intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain. Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia. Karena proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan itu bisa terjadi dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses kimia yang merusak kertas.
b) Faktor ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia.
(1) Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi arsip, antara lain temperatur, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara dan debu.
(2) Biologis, organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoak dan tikus.
(3) Kimiawi, yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dalam bahan arsip.
21
(4) Kelalaian manusia yang sering terjadi yang dapat menyebabkan arsip bisa rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan atau percikan minuman, dan sebagainya.
2) Usaha pencegahan kerusakan
Ada beberapa upaya untuk mencegah kerusakan arsip sedapat mungkin gunakan kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem dan bahan lain yang bermutu baik sehingga lebih awet. Penjepit kertas (paper clip) yang terbuat dari plastik lebih baik daripada logam karena plastik anti karat.
Alat penyimpanan seperti lemari, filing cabinet, rak dan lain sebagainya terbuat dari logam tahan karat. Peralatan dan kayu disamping daya tahannya lebih kecil juga mudah terbakar dan rentan terhadap serangan rayap dan serangga lainnya. Adapun alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap debu (vaccum cleaner), termohigrometer (alat pengukur temperatur dan kelembaban udara), alat pendeteksi api/asap (fire/smoke detector), pemadam kebakaran, dan lain-lain.
Setiap 6 bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti DDT, Dieldrin, Pryethrum dan sebagainya, tetapi jangan sampai mengenai barang-barang arsip. Untuk mencegah kecoak bisa menggunakan kapur barus di sela-sela buku/arsip yang kelihatan gelap. Untuk mencegah rayap dapat digunakan sodium arsenit yang dituangkan pada celah-celah lantai. Cara terbaik untuk membunuh kutu buku dengan jalan fumigasi. Fumigasi dilakukan dengan memasukkan berkas-berkas arsip ke dalam suatu ruang tertutup, lalu ke dalam ruangan itu
22
disemprotkan bahan kimia berupa cairan gas etilena oksida dan korbon dioksida selama 3 jam. Setelah 3 jam semua telur dan larva kutu buku akan mati.
Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) Ruang tempat penyimpanan, ini berarti tempat penyimpanan harus dijaga tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruangan harus cukup terang (sinar matahari harus dapat masuk ruang tempat penyimpanan). Ruang tempat penyimpanan harus mempunyai ventilasi yang memadai. Demikian pula, tempat penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
2) Penggunaan racun serangga, ini berarti pencegahan kerusakan arsip dengan menggunakan racun serangga. Diharapkan setiap 6 bulan ruang tempat penyimpanan disemprot dengan DDT atau yang sejenis. Perlu dijaga agar penyemprotan dilakukan secara hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan di sela-sela penyimpan arsip. Selain bahan-bahan pencegah yang telah disebutkan, sodium arsenit dan dildrin juga dapat digunakan untuk mencegah serangan anai-anai (rayap). Caranya, sodium diletakkan di celah-celah lantai dan dildrin dioleskan di rak tempat penyimpanan (kalau yang digunakan rak kayu).
23
3) Tindakan preventif, ini berarti menjaga terjadinya kerusakan arsip dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisa-sisa makanan menyebabkan masuknya serangga atau hewan lain ke dalam ruang tempat penyimpanan. Demikian pula, petugas atau orang lain tidak diperkenankan merokok di ruangan. Selain asapnya dapat menimbulkan kerusakan kertas, nyala api untuk menghidupkan rokok, dan puntung rokok dapat membahayakan arsip. Disamping melarang tindakan tertentu, untuk mengamankan arsip dapat dipasang tabung pemadam kebakaran.
4) Tempat dan letak arsip, ini berarti kerusakan arsip dapat dicegah dengan penggunaan tempat arsip yang memadai. Tempat arsip sebaiknya terbuat dari bahan logam. Kalau tempat arsip (rak arsip) dari kayu, maka harus dipilih kayu yang berkualitas (misalnya kayu jati). Di pasaran tersedia tempat arsip dari logam, yaitu lemaci (baca lemari arsip berlaci) yang dijual dengan nama filing cabinet. Jadi dengan tempat penyimpanan yang baik kerusakan arsip dapat dicegah sedini mungkin. Di samping tempat yang memadai, letak arsip juga perlu diatur, yaitu tidak boleh terlalu berdesakan, arsip harus terletak pada tempat yang cukup longgar, dan arsip tidak boleh terlipat.
5) Kondisi arsip, ini berarti kerusakan arsip dapat dicegah dengan menjaga kondisi arsip tetap prima. Untuk menjaga kondisi arsip tetap prima dapat dilakukan dengan membersihkan arsip, baik dengan peralatan sederhana,
24
seperti kemucing (alat untuk membersihkan debu yang terbuat dari bahan bulu ayam) maupun dari peralatan modern, yaitu vaccum cleaner (penyedot debu).
b. Perawatan arsip
Perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air, dan terbakar. Arsip yang rusak karena sobek dapat diperbaiki dengan cara bagian yang sobek ditempeli kertas yang sejenis dengan menggunakan perekat dari kanji (tepung ketela).
Cendawan yang melekat pada arsip dapat dihilangkan dengan mengoleskan cairan aselon, atau cairan thymol dengan spiritus, atau campuran foralin 40% dengan air. Bercak jamur pada arsip berupa buku dapat dicegah agar tidak menjalar dengan cara menyelipkan tisu pembasmi jamur pada sela-sela halaman buku setiap ketebalan 5 mm.
Arsip yang basah/terendam air terlebih dahulu harus dibersihkan dari lumpur yang menempel dengan mengoleskan kapas sedikit basah agar kotoran dapat terserap oleh kapas tersebut. Kemudian, bila arsip berbentuk bendel, buka ikatan bendel dan peraslah air dari dalam bendel itu dengan cara menekannya perlahan-lahan. Selanjutnya, arsip dikeringkan dengan jalan meletakkan arsip di atas kertas penyerap (blotting paper), kemudian menaruhnya di tempat dan ruangan yang kering, tidak terkena sinar matahari, dan cukup ada hembusan angin hingga kering. Cara lain adalah
25
arsip diletakkan di antara kertas penyerap lalu disetrika kering. Bila kertasnya melekat satu sama lain, pisahkan dengan pisau tumpul.
c. Pengamanan arsip
Pengamanan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang yang tidak berhak. Usaha pengamanannya antara lain dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
1) Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia. 2) Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. Misalnya dapat
ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas atau unit kerja yang bersangkutan dengan penyelesaian surat itu.
3) Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil arsip dari tempatnya.
4) Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian.