Untuk mempertahankan sertifikat 4C selama periode tiga tahun, tugas-tugas berikut wajib dilakukan oleh ME:
• Mengaplikasikan tindakan perbaikan yang diusulkan dalam Unit 4C yang dinyatakan dalam IP dalam periode tiga tahun sertifikasi, yang menunjukkan kemajuan setiap tahun selama AU (lihat bab 5.3.2)
• Memantau kinerja kepatuhan BP Unit 4C dan dapat melaporkannya ke 4C
• Mengukur hasil dan dampak dari tindakan perbaikan
• Melaporkan ke 4C tentang penjualan kopi 4C setiap tahun melalui portal 4C (lihat bab 9 tentang “Pelaporan Komersial”)
• Menerima pengawasan atau penilaian integritas di kantor ME dan BP terpilih dalam Unit 4C
BP bertanggung jawab untuk hal-hal berikut:
• Melaporkan ketidaksesuaian yang disengaja atau tidak disengaja kepada ME
• Memproduksi, memperdagangkan, menyimpan, dan memproses kopi sesuai persyaratan 4C
• Berkomitmen menerapkan amendemen dan tindakan korektif
Validasi oleh 4C
Perubahan CB
Penerapan IP
PERATURAN SISTEM 4C
• Memberikan informasi kemajuan kepada ME
• Menunjukkan kepada ME perubahan dan peningkatan yang dicapai
• Bekerja sama dengan ME dalam penyediaan informasi yang relevan
5.3.2 Pembaruan Tahunan (AU)
Agar penerapan persyaratan 4C di Unit 4C tetap hemat biaya bagi ME, pendekatan 4C memiliki periode sertifikasi tiga tahun dengan audit di tempat di awal setiap periode, tetapi tanpa audit tahunan reguler di antaranya oleh auditor pihak ketiga. Di sisi lain, untuk kredibilitas sistem, kepatuhan dan perbaikan terus-menerus perlu dipantau. Oleh karena itu, setelah tahun pertama dan kedua sertifikasi, ME wajib mengirimkan kepada CB yang dikontraknya (sebaiknya yang telah melakukan audit sebelumnya) satu set dokumen yang diperbarui, masing-masing disebut AU1 dan AU2, yang mencakup BPM dan IP.
BPM yang diperbarui:
ME perlu memperbarui semua data yang termasuk dalam BPM sebelum mengirimkannya ke CB. Ini termasuk penyertaan dan pengecualian BP, penyertaan koordinat geografis dan nomor identifikasi nasional jika masih tidak ada, produksi/panen kopi dalam dua belas bulan terakhir, data arus fisik dan komersial kopi di dalam Unit 4C, dll. 100% dari semua koordinat geografis dan nomor identifikasi nasional harus tersedia untuk Produsen BP satu tahun setelah audit tingkat kepatuhan 1, pada saat AU1. Untuk Penyedia Layanan BP, 100% dari semua koordinat geografis dan nomor identifikasi nasional harus sudah tersedia sebelum menerbitkan sertifikat.
IP yang diperbarui:
ME perlu memantau kemajuan tindakan perbaikan yang tercantum dalam IP.
IP harus diperbarui dengan memasukkan status implementasi saat ini dari setiap tindakan yang diusulkan oleh ME dan tindakan yang saat ini sedang diusulkan untuk dua belas bulan ke depan, berdasarkan IP awal yang ditetapkan pada audit sertifikasi, ditambah ketidaksesuaian yang telah diidentifikasi dalam audit lain selama periode tiga tahun validitas sertifikat dan yang telah ditambahkan ke dalam IP. Tujuan IP adalah memastikan bahwa persyaratan 4C akan dipenuhi sepenuhnya pada saat sertifikasi ulang.
Gambar 8: Struktur Rencana Peningkatan 4C
Initial IP Annual Update 1 Annual Update 2
Proposed actions
PERATURAN SISTEM 4C CB kemudian mengevaluasi dan menyetujui AU1 dan AU2, dengan
memastikan semua dokumen telah diserahkan dengan benar dan lengkap. Jika ada keraguan, audit pengawasan dapat dilakukan untuk memastikan penerapan persyaratan 4C. Dokumen AU yang disetujui harus diunggah ke portal 4C oleh CB.
ME bertanggung jawab atas keakuratan data, ketepatan, dan kebenaran informasi yang diberikan di AU. Ini dipantau oleh CB dan 4C, dan diverifikasi di tempat dan merupakan yang terbaru selama audit sertifikasi.
Penyediaan dokumen AU yang tepat waktu merupakan bagian dari mekanisme kepatuhan 4C dan kegagalan memenuhi persyaratan ini dianggap sebagai pelanggaran berat terhadap persyaratan 4C. Ini termasuk kerja sama yang tepat waktu antara ME dan CB jika diperlukan klarifikasi atau penyesuaian. Jika proses evaluasi dokumen AU belum diselesaikan dan disetujui oleh CB dalam waktu 60 hari kalender setelah batas waktu penyerahan dokumen AU kepada CB, sertifikat untuk Unit 4C tersebut akan dicabut dan Unit 4C akan ditangguhkan dari sertifikasi ulang selama enam bulan (lihat bab 3.8).
Namun, pengiriman dokumen AU oleh ME ke CB saja tidak cukup untuk mempertahankan sertifikasi Unit 4C. Agar sertifikasi tetap berlaku, dokumen harus dievaluasi dan disetujui oleh CB. Jika masalah terdeteksi selama revisi dokumen, ini juga akan menyebabkan konsekuensi seperti yang ditentukan dalam bab 3.8. ME bertanggung jawab memastikan bahwa evaluasi dan persetujuan atau penolakan dokumen AU diselesaikan sesegera mungkin, dalam waktu 60 hari kalender sejak tanggal jatuh tempo AU.
Jika evaluasi dokumen AU menunjukkan bahwa audit adendum diperlukan (lihat bab 6.1), CB harus terlebih dahulu mendaftarkan permohonan untuk audit adendum di portal 4C sebelum menyelesaikan evaluasi dan persetujuan dokumen AU di portal 4C. Audit adendum harus dilakukan dalam waktu 60 hari kalender setelah tanggal penutupan evaluasi dokumen AU.
Jika ME memutuskan mengalihdayakan salah satu tanggung jawabnya, bukti terdokumentasi harus tersedia untuk menjelaskan hubungan formal antara ME dan pihak-pihak yang disubkontrakkan mengenai peran dan fungsi staf yang sesuai. Dokumentasi ini harus dimasukkan dalam IMS ME.
Gambar 9: Peningkatan berkelanjutan selama periode sertifikasi tiga tahun
Act Plan
PERATURAN SISTEM 4C
6 Proses dan Persyaratan Audit
Persyaratan yang jelas tentang cara melakukan audit dan cara mengelola risiko dalam kerangka kerja 4C merupakan bagian integral dari kebijakan mutu 4C.
Ini adalah faktor kunci untuk memastikan integritas, keandalan, kredibilitas, dan jaminan kualitas tinggi dari 4C. Selain itu, itu memfasilitasi verifikasi yang konsisten terhadap persyaratan 4C oleh CB dan auditor mereka.
Persyaratan audit yang ditentukan dalam bab ini menjelaskan bagaimana audit 4C dilakukan di Unit 4C, aspek relevan yang harus dipertimbangkan, dan prosedur yang harus diikuti, serta implikasi risiko untuk audit 4C.
Untuk memfasilitasi pelaksanaan audit yang andal dan konsisten, 4C menetapkan daftar periksa audit kepada CB yang harus digunakan selama audit. Daftar periksa audit adalah dokumen kerja yang berisi persyaratan 4C yang ditetapkan dalam dokumen Sistem 4C. 4C menggunakan daftar periksa audit yang telah diisi untuk melakukan tinjauan internal dan analisis risiko, melakukan penilaian dampak 4C, dan untuk mengevaluasi kinerja CB dan auditor.