131. Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.
132. Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3) jenis iaitu:- a) Pengiraan Stok;
b) Pemeriksaan Stok; dan c) Verifikasi Stor
PENGIRAAN STOK
133. Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan secara terus menerus sepanjang tahun. Ketua PTJ hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi:
a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa bertepatan dengan rekod; dan
b) Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Stor.
c) Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Stok Bulanan UMT.PS-4 untuk disahkan oleh pegawai melulus.
35
PEMERIKSAAN STOK
134. Ketua PTJ hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut:-
a) Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa.
b) Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarang transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa.
c) Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa.
d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor UMT.PS-8.
e) UMT.PS-8 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor; dan
f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok.
VERIFIKASI STOK
135. Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut:-
a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%) bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok;
b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan;
c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan; d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang,
dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira; e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan UMT.PS-8; dan
36
f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor UMT.PS-9.
PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR
136. Seksyen Pengurusan Aset, Pejabat Bendahari adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan Verifikasi Stor.
TEMPOH PELANTIKAN
137. Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun.
KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR
138. Keanggotaan Pemverifikasi Stor hendaklah terdiri daripada:- a) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai;
b) Pegawai tidak bertugas di stor yang di verifikasi;
c) Pegawai mempunyai pengetahuan atau berpengalaman dalam pengurusan stor; dan
d) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf.
TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR
139. Pemverifikasi Stor hendaklah membuat lawatan ke stor berasaskan kepada program/jadual verifikasi yang disediakan.
140. Pemverifikasi Stor hendaklah menyemak semua stok yang disenaraikan di
UMT.PS-8 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor) dan melengkapkan serta
mengesahkan butiran maklumat disenarai tersebut seterusnya mengemukakan kepada Ketua PTJ.
141. Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekodkan baki fizikal stok dan kemudiannya mengesahkan ketepatan rekod sebenar dengan Kad Kawalan Stok.
37
142. Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa verifikasi dilaksanakan. 143. Pemverifikasi Stor hendaklah menyediakan UMT.PS-9 dan mengemukakan
kepada Ketua PTJ.
TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ
144. Ketua PTJ hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan, pelupusan, hapus kira atau pelarasan stok yang dinyatakan dalam UMT.PS-8 seperti berikut:-
a) Syor pelupusan dan hapus kira hendaklah diambil tindakan dengan merujuk kepada Bab G dan Bab H; dan
b) Syor pelarasan stok (kekurangan atau lebihan) disebabkan silap pengiraan di
UMT.PS-11 hendaklah diluluskan oleh Ketua PTJ.
145. Ketua PTJ hendaklah menyemak, mengesah, mengesyorkan penambahbaikan dan mengemukakan UMT.PS-8 dan UMT.PS-9 kepada Urusetia Pengurusan Aset Pejabat Bendahari bagi mendapat kelulusan Naib Canselor.
146. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor penambahbaikan setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal di
UMT.PS-9.
147. Ketua PTJ hendaklah melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa.
PELARASAN STOK
148. Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok UMT.PS-11.
149. UMT.PS-11 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua PTJ.
150. Pegawai Stor hendaklah merekod transaksi pelarasan stok di ruangan Terima bagi stok lebih atau diruangan Keluar bagi stok kurang pada Kad Petak (Bahagian B) serta ditandatangan.
38
TANGGUNGJAWAB URUSETIA PENGURUSAN ASET
151. Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemak UMT.PS-8, UMT.PS-9 dan menyediakan Laporan Tahunan Verifikasi Stor UMT.PS-10 untuk perakuan dan tandatangan Pegawai Pegawal.
152. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor UMT.PS-9 dan Laporan Tahunan Verifikasi Stor UMT.PS-10 hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR
153. Apabila berlaku pertukaran diantara Pegawai Stor tindakan berikut hendaklah diambil:-
a) Menyedia Perakuan Ambil Alih UMT.PS-12 dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh mengambil alih stor;
b) Membuat semakan di Kad Petak secara seratus peratus (100%) bagi memastikan baki stok adalah sama dengan fizikal stok
c) Perakuan Beri Alih UMT.PS-12 hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh kedua-dua pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua PTJ; dan
d) Pegawai Stor yang mengambil alih tugas stor hendaklah melakukan tindakan pelarasan stok di para 148, jika terdapat stok lebih atau kurang.
39