Disamping software-software yang dapat dibeli dari pengembang. Pilihan lain adalah mengembangkan sendiri software yang ada. Beberapa alasan utama yang menjadi pertimbangan pengembangan secara inhouse adalah :
a) Paket software yang didapatkan banyak fungsi yang tidak diperlukan dan harus dibayar.
b) Perusahaan dapat mengembangkan software dengan biaya yang relatif murah. Terutama jika mereka punya orang-orang yang sangat mengerti terhadap sistem yang akan dikembangkan.
c) Aplikasi adalah memiliki keutamaan strategis, mereka ingin mengontrol setiap aspek dalam pengembangannya.
e) Paket yang ada di pasaran tidak dapat terintegrasi dengan baik dengan infrastruktur IT yang sudah ada.
f) Biaya dukungan dan pemeliharaan sangat mahal.
Problem Potensial
• Ekspertise biasanya dibayar dengan mahal.
• Dapat menggangu fokus perusahaan terhadap bisnis utamanya.
• Sulit dilakukan jika sumber daya manusia perusahaan kurang kompeten.
• Sistem yang dikembangkan harus diperbaiki terus menerus, tidak seperti produk-produk yang ada di pasaran yang sudah mature.
2. Outsourcing
Outsourcing adalah melakukan proses subkontrak, seperti mendesain produk atau manufaktur kepada pihak ketiga. Keputusan untuk melakukan outsource biasa didasari keinginan untuk mengurangi biaya yang harus dikeluarkan jika harus diproduksi sendiri, mengalihkan atau menghemat energi langsung pada kompetensi bisnis tertentu, atau mengefisiensikan penggunaan tenaga pekerja, modal, teknologi, dan sumber daya. Outsourcing menjadi bagian dari kamus bisnis pada tahun 1980an.
Proses Outsource
1. Memutuskan untuk outsource
Keputusan outsource biasa ada di level strategis dan memerlukan keputusan stake holder. Outsource melibatkan transfer tenaga kerja dan aset ke supplier. Proses diawali dengan apa yang akan di outsource pada supplier. Ketika scope sudah didefinisikan dengan baik, langkah selanjutnya adalah mencari partner outsource.
2. Proposal Supplier
Request for Proposal (RFP) diberikan kepada supplier-supplier yang ada untuk
mendefinisikan kebutuhan dan harga yang dianggarkan.
3. Kompetisi Supplier
Kompetisi diadakan dengan cara menilai proposal penawaran supplier. Ini akan melibatkan beberapa kali face-to-face meeting untuk mengklarifikasi kebutuhan perusahaan dan respon dari supplier.Pada akhir kompetisi supplier memberika "best and final offer" (BAFO) kepada perusahaan sebagai keputusan akhir supplier.
4. Negosiasi
Negosiasi menggunakan RFP, proposal penawaran supplier, BAFO dan mengkonversi semuanya menjadi perjanjian kontrak antara perusahaan dengan supplier. Pada tahap ini finalisasi dokumentasi dan struktur biaya dikeluarkan.
5. Finalisasi Kontrak
Pada tahap akhir penutup perjanjian adalah perjanjian yang mengatur bagaimana perusahaan dan supplier bekerja sama. Ditandatangani kedua belah pihak dan tercantum tanggal efektif dimulai dan berakhirnya kontrak.
6. Transisi
Transisi dilakukan setelah memasuki tanggal efektif kontrak. Proses ini melibatkan transfer staff dan pengambilalihan servis.
7. Transformasi
Transformasi adalah eksekusi dari implementasi service level agreement (SLA), untuk mengurangi total cost of ownership (TCO) atau mengimplementasikan servis baru. Ditekankan pada 'standarisasi' and 'sentralisasi'.
8. Menyerahkan Hasil
Ini adalah tahap penyerahan hasil pekerjaan dari supplier kepada perusahaan yang tercantum dikontrak.
9. Terminasi atau Pembaharuan Kontrak
Pada akhir termin kontrak, keputusan akan diambil apakah kontrak akan diakhiri atau diperbaharui. Terminasi melibatkan pengembalian servis kepada perusahaan (insourcing) atau mentransfer servis ke supplier lain.
Alasan dilakukannya outsourcing
Keuntungan yang dapat diambil perusahaan dengan melakukan outsourcing adalah :
• Penghematan Biaya. Penurunan biaya secara keseluruhan bisa dilakukan dengan melakukan pengurangan ruang lingkup, mendefinisikan level kualitas, melakukan penetapan biaya ulang, negosiasi ulang, restrukturisasi biaya
• Restrukturisasi Biaya. Peningkatan operasional diukur dengan membandingkan
fixed costs dengan variable costs. Outsourcing mengubah keseimbangan ratio dua
jenis biaya ini dengan menggeser variable ke fixed cost dan membuat variable costs lebih mudah diprediksi.
• Peningkatan Kualitas. Meningkatkan kualitas melalui kontrak dengan service level agreement baru.
• Pengetahuan. Akses ke intellectual property dan pengalaman yang lebih luas dan pengetahuan.
• Kontrak. Servis akan disediakan sesuai perjanjian di kontrak dengan penalti finansial.
• Ekspertise dalam Operasional. Mendapatkan akses ke best practice dalam operasional yang mungkin akan sulit dan memakan waktu yang banyak jika dilakukan pengembangan secara in-house.
• Isu Staffing. Mendapat akses ke sumber talenta yang memiliki skill tertentu. • Capacity management. Peningkatan metode manajemen kapasitas servis dan
• Katalis perubahan. Perusahaan dapat menggunakan perjanjian outsource sebagai katalis untuk langkah utama dalam melakukan perubahan yang tidak dapat dilakukan sendiri. Supplier berperan sebagai Change agent di dalam proses itu. • Reduce time to market. Peningkatan akselerasi pengembangan atau produksi
produk dengan kapabilitas tambahan yang dimiliki supplier.
• Komodifikasi. Trend dalam menstandarisasi proses bisnis, servis IT, dan servis aplikasi yang memungkinkan bisnis secara cerdas membeli dengan harga yang tepat. Memungkinkan akses bisnis yang luas, yang sebelumnya hanya tersedia untuk perusahaan-perusahaan besar.
• Manajemen Resiko. Salah satu pendekatan terbaik dalam manajemen resiko adalah berpartner dengan outsourcer yang mampu menangani dengan lebih baik. • Zona Waktu. Pekerjaan sekuensial dapat dilakukan selama hari biasa dengan
waktu kerja yang sama dapat dilakukan juga saat musim dingin atau panas. • Tekanan Kustomer. Kustomer akan melihat keuntungan dengan perusahaan, tapi
tidak suka dengan beberapa kinerja pada elemen bisnis tertentu, dimana bisa diperbaiki dengan lebih baik jika dilakukan outsourcing.
Permasalahan dengan Outsourcing
1. Opini Publik
Ada opini publik bahwa outsourcing membahayakan pasar tenaga kerja lokal. Dikhawatirkan akan muncul banyak pengganguran dan tidak ada pemberdayaan masyarakat sekitar oleh perusahaan. Padahal itu adalah salah satu tanggung jawab perusahaan pada masyarakat.
2. Bertentangan dengan Pandangan Shareholder
Untuk publisitas sudah menjadi tanggung jawab perusahaan/manajemen pada shareholder untuk menjalankan bisnis. Ini juga terkait kepentingan shareholder terhadap ROI (return
on investment) dan tanggung jawab sosial. Outsourcing berkebalikan dengan pandangan
ini.
3. Kegagalan merealisasikan nilai bisnis
Kritik utama terhadap oursourcing adalah kegagalan dalam merealisasikan nilai bisnis yang dijanjikan outsources kepada perusahaan.
4. Tanggung jawab sosial
Ada argumen bahwa pekerja dengan bayaran rendah untuk outsource di eksploitasi. Tidak mendapat fasilitas yang baik/sama dengan pegawai biasa.
5. Kualitas Servis
Kualitas servis yang diukur service level agreement (SLA) di dalam kontrak outsource tidak sama dengan saat implementasinya karena terjadi gap antara persepsi perusahaan dengan outsourcer.
6. Turnover karyawan
Turnover pada perusahaan outsource sangat tinggi, sehingga skill yang dibawa oleh karyawan outsource itu hilang dan perusahaan tidak memiliki kendali terhadap perubahan itu.
7. Pengetahuan perusahaan
Pekerja transfer dari outsourcer mungkin mendapat kesulitan komunikasi dalam internal perusahaan. Mungkin saja diberikan akses email, tetapi mungkin ia akan mengetahui tentang berita-berita internal perusahaan yang di broadcast melalui email perusahaan.
8. Kualifikasi outsourcer
Outsourcer mungkin saja melakukan pergantian staffnya dengan staff yang memiliki skill lebih rendah dari yang sebelumnya. Sehingga berimplikasi pada hasil yang kurang baik.