PEMULIHAN BENCANA DAN KELANGSUNGAN BISNIS

Upaya dan rencana penganggulangan bencana yang menyebabkan sistem maupun proses bisnis berhenti (down) disebut dengan istilah Business Contingency Plan (BCP) dan

Disaster Recovery Plan (DRP). Hal ini diperlukan karena bencana itu tidak dapat diprediksi

sehingga dibutuhkan strategi perlindungan yang terbaik.

BCP melibatkan pengembangan rencana dan persiapan terhadap bencana sebelum

bencana itu terjadi dengan tujuan untuk meminimalkan kerugian (loss) dan memastikan

sumber daya, orang, dan proses binis dapat berjalan sebagaimana mestinya. Prosesnya

(otomatis maupun manual) dirancang untuk mengurangi ancaman terhadap fungsi-fungsi

penting organisasi, sehingga menjamin kontinuitas layanan bagi operasi yang penting.

Guna mengantisipasi kasus terburuk, BCP harus mempertimbangkan strategi jangka

pendek (short-term) dan strategi jangka panjang (long-term). BCP disebut juga dengan

tindakan pencegahan.

DRP menyediakan metode dan prosedur penanganan jangka panjang setelah

terjadi bencana. DRP disebut juga dengan tindakan korektif.

Langkah dalam membuat rencana ini adalah melakukan Risk Assessment and Analysis untuk mengevaluasi ancaman potential yang dapat timbul, artinya daftar bencana-bencana apa saja yang bisa terjadi, kemudian melakukan Assigning Value to the Assets yaitu perkiraan kerugian yang diakibatkan oleh ancaman tersebut.

Berikut ini beberapa ancaman yang kemungkinan timbul: • Kebakaran

• Banjir

• Serangan Virus • Sabotase

• Gangguan listrik dan komunikasi

• Hilangnya atau menurunnya reputasi atau citra perusahaan dimata masyarakat • Kerugian finansial

• Hilangnya keunggulan bersaing

• Meningkatkan pengeluaran perusahaan • Pegawai melakukan boikot

6.1 Interdependencies

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi interrelation dan interdependency yaitu pendefinisian fungsi bisnis penting dan departemen pendukung.

Fungsi bisnis penting harus didukung dan dibawahi oleh departemen atau unit tertentu.

• Kegiatan operasional di bidang Lembaga Pendidikan Komputer.

Didukung oleh Biro Operasional.

• Dukungan software, hardware dan jaringan komputer. Didukung oleh Divisi IT

• Keuangan dan Akuntansi Didukung oleh Biro Keuangan • Administrasi Penggajian

Didukung oleh Divisi SDM

6.2 Contingency Plan Requirements

Untuk membuat BCP, perlu adanya dukungan dari pihak manajemen. Oleh karena itu BCP maupun DRP pada PT. Orakelar dibuat dengan pendekatan top-down (top down approach) bukan dengan pendekatan buttom up (buttom up approach). Kebijakan dan tujuan dari usaha perencanaan perlu dibuat oleh pihak manajemen baik untuk BCP maupun DRP. Sekali pihak manajemen menset tujuan dan kebijakan serta prioritas perusahaan, staf lain yang bertanggung jawab dalam rencana ini akan dapat mengisi sisanya.

6.3 Pembuatan Tujuan Contingency Plan

Membuat tujuan-tujuan adalah penting untuk semua pekerjaan, terutama untuk BCP. Definisi dari tujuan secara langsung membantu mengalokasikan sumber daya dan pekerjaan secara layak, mengembangkan strategi yang penting dan membantu justifikasi ekonomi dari rencana yang dibuat. Tujuan, strategi dan aksi adalah merupakan hubungan yang terintegrasi seperti tergambar pada gambar dibawah ini :

1. Tanggung jawab dari setiap individu dalam situasi chaotic. Tanggung jawab setiap individu dicantumkan secara eksplisit dalam prosedur menghadapi bencana.

2. Otoritas. Perlunya diketahui orang yang bertanggung jawab khususnya jika terjadi krisis. Kerja tim sangat dibutuhkan disini dan tim dapat melakukan ini jika adanya pemimpin yang dipercaya. Dalam menghadapi bencana, setiap manajer pada biro menjadi koordinator anggota bironya masing-masing.

3. Prioritas. Prioritas yang umum perlu dibuat oleh manajemen jika terjadi krisis. Hal ini menyangkut fungsionalitas mana yang ada dalam organisasi termasuk dalam kategori kritis yang berarti perusahaan akan sangat merugi jika fungsionalitas itu tidak berjalan dalam hitungan hari dan fungsionalitas mana yang termasuk dalam kategori nice to have yang berarti perusahaan dapat hidup tanpanya dalam waktu 1 minggu atau 2 minggu jika terjadi bencana. Prioritas juga harus dicantumkan dalam prosedur menghadapi bencana atau krisis.

4. Testing dan Implementasi. Sekali Disaster Recovery Plan dan Contingency Plan dikembangkan, ini harus dilakukan. Rencana ini juga perlu didokumentasikan dan diletakkan pada tempat yang secara mudah dapat diakses jika terjadi krisis serta orang yang telah diserahi tugas perlu diajarkan dan diinformasikan.

Ada enam langkah pendekatan untuk contingency planning yang dapat diberikan sebagai berikut :

1. Indentifikasi fungsionalitas bisnis yang kritis. Pada tahap ini akan dilihat proritas dari fungsionalitas bisnis yang ada bagi perusahaan. Bagi PT. Kontraktor Sipil Jaya, proritas dari fungsionalitas bisnis yang ada dalam perusahaan adalah :

1.1. Data operasional proyek karena pada data tersebut melibatkan data-data untuk keperluan tender dan pelaksanaan proyek. Jika fungsional ini down, maka perusahaan kehilangan data atau tidak bisa mengolah data untuk pengajuan tender dan pelaksanaan proyek.

1.2. Dukungan sistem informasi yang digunakan untuk menjaga agar kondisi jaringan perusahaan sehingga pekerjaan operasional bisa dilakukan.

1.3. Keuangan dan akuntansi karena digunakan untuk mengelola perhitungan laba rugi perusahaan.

1.4. Penggajian dianggap penting karena digunakan untuk mengelola pembayaran gaji karyawan perusahaan.

2. Identifikasi sistem dan sumber daya yang diperlukan untuk mendukung fungsi-fungsi kritis. 3. Memperkirakan bencana dan ancaman potensial. Hal ini telah dijelaskan pada bab

© 2005 Kelompok 103 IKI-83408 MTI UI. Silakan menggandakan bahan ajar ini, selama tetap mencantumkan nota hak cipta ini. Hal. 49 / 49 4. Pemilihan Strategi Perencanaan. Disaster Recovery Plan dan Contingency Plan akan terdiri

dari emergency response, recovery dan resumption activities. Emergency response berhubungan dengan melindungi hidup dan mengurangi dampak kerusakan (praktek manajemen keamanan), recovery mencakup langkah-langkah yang penting untuk mengembalikan fungsi-fungsi kritis kembali berjalan. Sedangkan resumption merupakan tindakan untuk mengembalikan perusahaan kembali pada operasional (keduanya bisa memanfaatkan dana asuransi).

5. Implementasi Strategi. Setelah penentuan strategi, hal tersebut perlu didokumentasikan. 6. Test dan Revisi Perencanaan. Disaster Recovery Plan dan Contingency Plan harus diuji

secara periodik karena lingkungan terus berubah dan menimbulkan kebutuhan perbaikan. Oleh karena itu rencana-rencana tesebut harus diuji secara terus-menerus supaya perbaikan yang timbul dapat diatasi.

Rencana pemulihan bencana (Disaster Recovery Plan) dan kelangsungan bisnis (Business

Contingency Plan) adalah sebagai berikut:

1. Apabila terjadi bencana seperti kebakaran, banjir, atau gempa bumi, maka setiap pegawai harus menjalankan prosedur keamanan menghadapi bencana untuk menyelamatkan aset perusahaan. Koordinasi diatur oleh setiap manajer pada biro. Berkaitan dengan bencana ini, prioritas keselamatan utama tetap terletak pada nyawa manusia.

2. Gangguan putusnya layanan Internet dalam jangka waktu yang lama harus diatasi dengan menggunakan telkomnet@instan.

3. Apabila bencana yang terjadi mengakibatkan kantor tidak dapat dipergunakan, maka aktivitas perusahaan dihentikan sementara. Semua aset informasi disimpan di rumah direktur utama, sedangkan peralatan pekerjaan konstruksi disimpan secara tersebar di rumah direktur dan manajer yang lain. Kegiatan administratif dilakukan di rumah direktur utama. Komunikasi dengan konsumen harus segera dibangun kembali dari rumah direktur utama. Pegawai lainnya dirumahkan untuk sementara. Oleh karena itu, direktur utama harus secepatnya mengadakan kembali fasilitas fisik dengan menggunakan dana asuransi.

Dalam dokumen Draft Makalah. Proteksi dan Teknik Keamanan Sistem Informasi Studi Kasus: PT. OraKelar (Halaman 46-49)