BAB IV PEMBAHASAN
4.2 Penanganan Pemesanan Kamar Melalui Internet Booking
Grand Serela Hotel & Convention Medan mempercayakan promosi khusus dan program pemasaran kepada platform hotel online yang salah satunya adalah Agoda.com.
Sebagai website pemenang penghargaan, Agoda.com sangatlah cepat, mudah digunakan, dan menggunakan teknologi berkelas dunia untuk memberikan konfirmasi instan untuk setiap pemesanan dari ribuan hotel yang terdaftar. Selain berbagai pilihan jenis akomodasi dan kamar, jutaan ulasan hotel Agoda.com yang
100 persen asli, dikirim oleh pelanggan setelah mereka selesai menginap di hotel mereka. Layanan bantuan 24 jam dalam berbagai bahasa yang memberikan bantuan dengan cepat dan tepat untuk diandalkan.
4.2.1 Proses Pemesanan Kamar Melalui Agoda.com
Tata cara penanganan pemesanan kamar melalui InternetBooking Agoda.com, antara lain :
1. Masuk ke website Agoda.com.
2. Masukkan nama daerah, kota, tempat wisata, atau hotel. 3. Masukkan tanggal check-in dan check-out.
4. Masukkan berapa lama akan menginap. 5. Pilih jenis kamar yang diinginkan.
6. Isilah formulir pemesanan dengan lengkap : a. Nama depan.
b. Nama belakang.
c. E-mail.
d. E-mail (konfirmasi ulang).
e. Nomor telepon. f. Kewarganegaraan.
7. Jika calon tamu sudah mengisi formulir pemesanan dengan lengkap, klik tombol “lanjutkan” untuk melanjutkan pemesanan.
8. Isilah detail pembayaran dengan lengkap :
a. Pilihlah salah satu metode pembayaran (visa, mastercard, JCB, American
41
b. Masukkan nomor kartu. c. Nama pengguna. d. Tanggal kadaluarsa. e. CVC/CVV.
f. Negara bank penerbit. g. Bank penerbit kartu kredit.
9. Setelah semua terisi, calon tamu dapat meng-klik tombol “Bayar & Pesan sekarang!”.
10.Dalam waktu 10 hingga 15 menit, pihak Agoda akan mengirimkan voucher ke
email yang sudah calon tamu berikan di formulir pemesanan. Voucher tersebut
merupakan bukti bagi calon tamu karena telah melakukan reservasi dan pembayaran dengan pihak Agoda.
4.2.2 Proses Reservasi Menerima Pemesanan Kamar Melalui Internet Booking Berikut tata cara reservasi menindak lanjuti dan menyelesaikan pemesanan kamar melalui InternetBooking, antara lain :
1. Jika tamu sudah menerima voucher, pihak Agoda juga sudah mengirimkan bukti pemesanan kepada pihak hotel melalui email salah satu reservasi di Grand Serela Hotel Medan & Convention Medan.
2. Memproses pemesanan kamar yang sudah diterinma melalui email secara langsung, tanpa ditunda – tunda ke VHP System.
3. Biasanya, reservasi di Grand Serela akan mengarsipkan dengan baik dengan cara mem-print bukti pemesanan yang sudah diterima dari email, serta menyimpan semua berkas pemesanan kamar sesuai dengan tanggal reservasi yang ditentukan.
4. Mengirim suatu persetujuan pemesanan kamar kepada pihak Agoda.
5. Oleh petugas resepsionis malam (night reception) akan mengambil arsipan bukti pemesanan kamar sebelum tamu check-in, lalu diletakkan di registration card
box sesuai abjad.
4.2.3 Proses Registrasi Pemesanan Kamar Melalui Internet Booking
Untuk para calon tamu yang sudah melakukan reservasi sebelumnya menggunakan sistem pemesanan kamar melalui InternetBooking, tentu berbeda proses registrasinya dengan manual.
Berikut proses registrasi pemesanan kamar melalui InternetBooking :
1. Calon tamu harus memberikan voucher yang sudah diterima dari Internet
Booking kepada respsionis. Biasanya diberikan dalam bentuk kertas, tetapi
banyak juga tamu yang memperlihatkan voucher-nya yang dikirim melalui email di gadget-nya.
2. Setelah petugas resepsionis menerima voucher, resepsionis akan mengambil arsipan bukti pemesanan kamar di registration card box.
3. Jika arsipan ada, resepsionis akan membuka VHP System untuk memeriksan nama tamu dan mem-print mem-print registration card.
4. Resepsionis akan mencarikan nomor kamar dan membuat temporary rooming
slip yang dibedakan atas 4 warna, yaitu:
a. Lembar 1 warna putih diberikan kepada tamu. b. Lembar 1 warna hijau untuk room rack.
c. Lembar 1 warna kuning untuk information rack. d. Lembar 1 warna biru untuk operator telepon.
43
5. Meskipun tamu sudah melakukan pembayaran dengan InternetBooking, resepsionis akan meminta biaya tambahan sebagai deposit. Deposit akan dikembalikan jika tamu tidak menggunakan fasilitas lainnya diluar yang sudah dijanjikan oleh pihak hotel pada saat tamu check-out.
6. Resepsionis akan memberikan electronic key card, welcome drink card, dankupon breakfast.
44 5.1Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dibahas di bab – bab sebelumnya maka penulis dapat menyimpulkan beberapa kesimpulan seperti dibawah ini, yaitu :
1. Perkembangan pemesanan kamar atau reservasi kamar hotel secara online melalui media internet saat ini semakin banyak diminati dan berpengaruh besar terhadap tinggi rendahnya tingkat hunian kamar terutama di Grand Serela Hotel & Convention Medan karena sangat efektif dan effisien. Pemesanan kamar dapat dilakukan kapanpun melalui media internet tanpa batasan waktu dan jarak.
2. Bagian reservasi (pemesanan kamar) merupakan bagian penting di departemen Kantor Depan di Grand Serela Hotel & Convention Medan, sebab hotel tidak dapat mengharapkan jumlah tamu yang sebanyak – banyaknya dari peminat
walk-in (datang secara langsung ke hotel tanpa membuat pemesanan lebih dahulu).
3. Pengaruh Internet Booking terhadap tingkat huni kamar sangatlah baik. Karena dengan adanya Internet Booking, pihak hotel dapat mempromosikan hotelnya dan calon tamu dapat langsung memesan kamar tanpa harus datang langsung ke hotel untuk menanyakan fasilitas dan kamar yang tersedia.
4. Dengan semakin banyaknya peminat pemesanan kamar melalui media internet, banyak perusahan yang membuat aplikasi Internet Booking/Online Booking baru.
45
5.2Saran
Adapun saran – saran untuk peningkatan efektifitas oprerasional Grand Serela Hotel & Convention Medan khusunya untuk bagian reservasi (pemesanan kamar) melalui media internet, yakni :
1. Penambahan karyawan untuk shift pagi sangatlah diperlukan sebab waktu tersebut banyak reservasi melalui Internet Booking yang masuk.
2. Penambahan struktur organisasi untuk reservasi Internet Booking sehingga bagian pemesanan kamar Internet Booking lebih terarah.
3. Meningkatkan hubungan kerjasama yang baik, guna menciptakan suasana kerja yang aman dan terkendali.
Bagyono. Teori dan Praktek Hotel Front Office. Bandung : CV.Alfabeta, 2006
Bagyono. Pengetahuan Dasar Pariwisata dan Perhotelan. Bandung : CV.Alfabeta, 2006
Haryadi, Ign., dan Ir. Endar Sugianto, MM. Manajemen Kantor Depan Hotel. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Umum, 1997
Sugiarto, Endar, Ir., MM. Oprasional Kantor Depan Hotel. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Umum, 1997
Sugiarto, Endar, Ir., MM. Hotel Front Office Administration. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Umum, 2002
Sulastiyono, Agus, Drs., M.Si. Manajemen Penyelenggaraan Hotel. Bandung : CV.Alfabeta, 1999.