Definisi penatausahaan dalam Permendagri Nomor 17 tahun 2007 adalah rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan barang milik daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan diterapkan otonomi daerah, maka setiap daerah wajib mengelola kegiatan pemerintahannya sendiri termasuk pengelolaan barang milik daerah. Tujuan dari melakukan penatausahaan ini agar pemerintah dapat mengetahui jumlah barang milik daerah (BMD) yang dimiliki sehingga dapat membuat laporan BMD yang akurat dan sesuai dengan keadaan. Hal ini sangat membantu pemerintah untuk menghasilkan neraca yang menyajikan perhitungan aset secara tepat.
Dalam penatausahaan barang milik daerah dilakukan 3 (tiga) kegiatan yang meliputi kegiatan pembukuan, inventarisasi dan pelaporan.
1. Pembukuan
Menurut penjelasan Permendagri No.17 tahun 2007 disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pembukuan adalah proses pencatatan barang milik daerah kedalam daftar barang pengguna dan kedalam kartu inventaris barang serta dalam daftar barang milik daerah. Pengguna/kuasa pengguna barang wajib melakukan
Pengguna (DBP)/Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP) sesuai dengan penggolongan dan kodefikasi inventaris barang daerah. Dalam pencatatan dimaksud dipergunakan buku dan kartu sebagai berikut:
a) Kartu Inventaris Barang (KIB A, B, C, D, E dan F);
Kartu Inventaris Barang (KIB) adalah kartu untuk mencatat barang-barang inventaris secara tersendiri atau kumpulan/kolektif dilengkapi data asal, volume, kapasitas, merk, type, nilai/harga dan data lain mengenai barang tersebut, yang diperlukan untuk inventarisasi maupun tujuan lain, dan dipergunakan selama barang itu belum dihapuskan. Kartu inventaris terdiri dari:
i. Kartu Inventaris Barang (KIB) A Tanah,
ii. Kartu Inventaris Barang (KIB) B Peralatan dan Mesin, iii. Kartu Inventaris Barang (KIB) C Gedung dan Bangunan, iv. Kartu Inventaris Barang (KIB) D Jalan, Irigasi, dan Jaringan,
v. Kartu Inventaris Barang (KIB) E Aset Tetap Lainnya,
vi. Kartu Inventaris Barang (KIB) F Kostruksi dalam Pengerjaan, b) Kartu Inventaris Ruangan;
Kartu Inventaris Ruangan adalah kartu untuk mencatat barang- barang inventaris yang ada dalam ruangan kerja. Kartu inventaris ruangan harus dipasang di setiap ruangan kerja. Pemasangan maupun pencatatan inventaris ruangan menjadi tanggungjawab Pengurus Barang dan Kepala Ruangan di setiap OPD. c) Buku Inventaris;
Buku Inventaris merupakan himpunan data teknis dan administrasif yang diperoleh dari catatan kartu-kartu inventaris barang sebagai hasil sensus barang daerah di tiap-tiap Unit/Satuan Kerja yang dilaksanakan secara serempak pada waktu tertentu.
d) Buku Induk Inventaris.
Buku induk inventaris (BII) merupakan gabungan/kompilasi buku inventaris. Untuk mendapatkan data barang dan pembuatan buku inventaris yang benar, dapat dipertanggungjawabkan dan akurat (up to date), maka dilakukan Sensus Barang Daerah setiap 5 (lima) tahun sekali.
Disamping itu, Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 menetapkan kuasa pengguna barang harus menyimpan dokumen kepemilikan tanah dan bangunan yang berada dibawah penguasaannya dan pengelola barang melakukan hal yang sama untuk tanah dan bangunan yang dikelolanya.
2. Inventarisasi
Inventarisasi merupakan kegiatan atau tindakan untuk melakukan perhitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan data dan pelaporan barang daerah dalam unit pemakaian. Kegiatan identifikasi dan inventarisasi dimaksudkan untuk memperoleh informasi yang akurat, lengkap, dan mutakhir mengenai kekayaan daerah yang dimiliki atau dikuasai oleh pemerintah daerah. Untuk dapat melakukan identifikasi dan inventarisasi aset daerah secara objektif dan dapat diandalkan, pemerintah daerah perlu memanfaatkan profesi auditor atau jasa penilai yang independent.
Dari kegiatan inventarisasi disusun buku inventaris yang menunjukkan semua kekayaan daerah yang bersifat kebendaan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Buku inventaris tersebut memuat data meliputi lokasi, jenis/merk type, jumlah, ukuran, harga, tahun pembelian, asal barang, keadaan barang, dan sebagainya.
Adanya buku inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan mempunyai fungsi dan peran yang sangat penting dalam rangka:
a. Pengendalian, pemanfaatan, pengamanan dan pengawasan setiap barang; b. Usaha untuk menggunakan memanfaatkan setiap barang secara maksimal sesuai dengan tujuan dan fungsinya masing-masing;
c. Menunjang pelaksanaan tugas Pemerintah.
Barang inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan dicatat serta didaftar dalam Buku Inventaris. Agar buku inventaris dimaksud dapat digunakan sesuai fungsi dan perannya, maka pelaksanaannya harus tertib, teratur dan berkelanjutan, berdasarkan data yang benar, lengkap dan akurat sehingga dapat memberikan informasi yang tepat dalam:
a. Perencanaan kebutuhan dan penganggaran; b. Pengadaan;
c. Penerimaan, penyimpanan dan penyaluran; d. Penggunaan; e. Penatausahaan; f. Pemanfaatan;
g. Pengamanan dan pemeliharaan; h. Penilaian;
i. Penghapusan; j. Pemindahtanganan;
k. Pembinaan, pengawasan dan pengendalian; l. Pembiayaan; dan
m.tuntutan ganti rugi.
Dalam pelaksanaan inventarisasi dibagi menjadi dua kegiatan, yaitu pelaksanaan pencatatan dan pelaksanaan pelaporan. Pelaksanaan pencatatan yang dimaksud adalah ketika mempergunakan KIB A, B , C, D, E, dan F, KIR, buku inventaris, dan buku induk inventaris. Sedangkan dalam pelaporan ketika mempergunakan buku inventaris dan rekap, serta daftar mutasi barang dan daftar rekapitulasi mutasi barang.
3. Pelaporan
Pelaporan barang milik daerah merupakan suatu kesatuan dari penatausahaan barang milik daerah. Penatausahaan barang milik daerah menurut Perda Provinsi Jawa Barat Nomor 6 Tahun 2008 mengenai pengelolaan barang milik daerah adalah rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan barang milik daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Dalam Permendagri 17 tahun 2007 diatur tentang kewajiban kuasa pengguna untuk menyampaikan laporan pengguna barang semesteran, tahunan, dan lima tahunan kepada pengguna. Disamping itu, pengguna juga harus
menyampaikan laporan pengguna barang semesteran, tahunan, dan lima tahunan kepada Kepala Daerah melalui pengelola.
Untuk membuat neraca daerah maka pengelola pembantu bertugas untuk menghimpun seluruh laporan pengguna barang semesteran, tahunan, dan lima tahunan dari setiap SKDP/OPD, termasuk didalamnya informasi mengenai jumlah dan nilai. Setelah dihimpun maka dibuat rekapitulasinya yang kemudian akan digunakan sebagai bahan penyusunan neraca daerah.
Selain Laporan Barang Kuasa Pengguna (LBKP) dan Laporan Barang Pengguna (LBP) semesteran, tahunan, dan lima tahunan setiap SKDP/SOPD wajib mencatat dan melaporkan perubahan jumlah yang terjadi tentang barang yang dikelolanya, baik bertambah maupun berkurang. Perubahan jumlah tersebut dicatat secara tertib kedalam laporan mutasi barang dan daftar mutasi barang.
a. Laporan Mutasi Barang
Laporan mutasi barang merupakan pencatatan barang bertambah dan/atau berkurang selama 6 (enam) bulan untuk dilaporkan kepada Gubernur melalui Pengelola. Laporan Mutasi Barang semester I dan semester II digabungkan menjadi Daftar Mutasi Barang selama 1 (satu) tahun, dan masing-masing dibuatkan daftar rekapitulasinya (Daftar Rekapitulasi Mutasi Barang).
b. Daftar Mutasi Barang
Daftar Mutasi Barang selama 1 (satu) tahun disimpan di Pembantu Pengelola. Rekapitulasi seluruh barang milik Daerah (daftar mutasi) disampaikan kepada Menteri Dalam Negeri. Laporan inventarisasi barang
(mutasi bertambah dan/atau berkurang) selain mencantumkan jenis, merk, type, dan lain sebagainya, juga harus mencantumkan nilai barang.
Mutasi barang terjadi karena : a) Bertambah, disebabkan:
(1) pengadaan baru karena pembelian; (2) sumbangan atau hibah;
(3) tukar-menukar;
(4) perubahan peningkatan kualitas (guna susun). b) Berkurang, disebabkan :
(1) dijual/dihapuskan; (2) musnah/hilang/mati; (3) dihibahkan/disumbangkan;
(4) tukar-menukar /dilepaskan dengan ganti rugi.
Untuk menghasilkan daftar mutasi barang dimulai dari kegiatan sensus barang daerah dari masing-masing pengguna atau kuasa pengguna yang kemudian direkap dalam buku inventaris dan disampaikan pada pengelola, selanjutnya pembantu pengelola merekap buku inventaris tersebut menjadi buku induk Inventaris yang kemudian dijadikan saldo awal pada daftar mutasi barang tahun berikutnya.
Berdasarkan uraian diatas maka dalam kegiatan pelaporan didapat beberapa format laporan pengurus barang yang harus dibuat atau disampaikan yaitu:
2) Rekap Buku Inventaris; 3) Laporan Mutasi Barang; 4) Daftar Mutasi Barang;
5) Rekapitulasi Daftar Mutasi Barang;
6) Daftar Usulan Barang yang Akan Dihapus;
7) Daftar Barang Milik Daerah yang Digunausahakan.