Kunjungan Tamu
PENCAPAIAN: 1 Courtesy Visit
Deskripsi Kerja:
Kunjungan tamu asing ke Universitas Indonesia pada tahun 2013 adalah sebanyak 53 kunjungan, tujuan dari kunjungan ini adalah tahap perkenalan sebagai awal rencana kolaborasi antara kedua universitas, selain itu dapat juga dijadikan sebagai kunjungan rutin untuk mempererat hubungan bilateral
Hasil Pelaksanaan:
Berikut adalah universitas yang datang ke Universitas Indonesia:
No Tanggal Universitas/Institusi Negara
1. 22 Januari Radboud University Belanda
48
No Tanggal Universitas/Institusi Negara
3. 25 Januari Chiba University Jepang
4. 28 Januari Hitachi Foundation Jepang
5. 12 Februari Monash University Australia
6. 14 Februari Chuo University Korea
7. 14 Februari Kookmin University Korea
8. 15 Februari
Beberapa Universitas yang ada di
Rusia Rusia
9. 19 Februari University of South Australia Australia 10. 27 Februari Universiti Malaysia Kelantan Malaysia
11. 5 Maret Jacobs University Jerman
12. 7 Maret Mahidol University Thailand
13. 7 Maret Hitottubashi University Jepang
14. 18 Maret New Zealand Higher Education Selandia Baru
15. 19 Maret Nah Trang University Vietnam
16. 21 Maret Sun Yat Sen University Korea
17. 3 April Kasetsart University Thailand
18. 3 April Busan University Korea
19. 15 April Chiba University Jepang
20. 7 Mei Belgorod University Rusia
21. 13 Mei Universiti Putra Malaysia Malaysia
49
No Tanggal Universitas/Institusi Negara
23. 24 Mei Universiti Kelantan Malaysia Malaysia
24. 28 Mei University of Queensland Australia
25. 7 Juni Universiti Kebangsaan Malaysia Malaysia
26. 7 Juni Imperial Collage London Inggris
27. 10 Juni Higher Education of South Africa Afrika Selatan 28. 14 Juni University Putra Malaysia Malaysia
29. 19 Juni Fourth Valley Concierge Malaysia
30. 1 July Istitute Francais Perancis
31. 18 July Yonsei University Korea
32. 25 July University of Otago Selandia Baru
33. 26 July Vellore Institute of Technology India 34. 29 July Yamanshi Gakuin University Jepang
35. 19 Agustus Groningen University Belanda
36. 26 Agustus Washington University Amerika
37. 27 Agustus Embassy of Japan Jepang
38. 3 September Chiba University Jepang
39. 17 September University of Glasgow Skotlandia
40. 18 September Chiba University Jepang
41. 19 September University of Huddersfield Inggris 42. 20 September University of Edinburgh Inggris 43. 20 September University of Strathclyde Inggris
50
No Tanggal Universitas/Institusi Negara
44. 2 Oktober Embassy of Afganisthan Afganistan 45. 4 Oktober National Central University Taiwan
46. 9 Oktober Shizuoka University Jepang
47. 18 Oktober ASEA UNINET Austria
48. 24 Oktober Mahidol University Thailand
49. 6 November Universiti Sains Malaysia Malaysia
50. 20 November Vriej University Belanda
51. 2 Desember Melbourne University Australia
52. 5 Desember State Council of China China
53.
11 Desember Seoul National University of
Science and Technology Korea
54. 17 Desember Education Bureau of Hong Kong Hongkong 55. 19 Desember National Central University Taiwan
Gambar Kiri : Kunjungan State Council of China
51
2. Kunjungan Mitra Luar Negeri : Prospek Kerjasama
Deskripsi Kerja:
Tujuan dari dari kunjungan ini adalah diskusi rencana kerjasama yang akan dilakukan oleh Universitas Indonesia dengan universitas mitra.
Hasil Pelaksanaan:
Kunjungan mitra luar negeri dalam rangka prospek kerjasama ke Universitas Indonesia pada tahun 2013 adalah sebanyak 45 kunjungan, dengan rician sebagai berikut:
No Tanggal Universitas/Institusi Negara
1. 7 Januari Chinese Hongkong University Hongkong
2. 16 Januari Glasgow University Inggris
3. 22 Januari Murdoch University Australia
4. 25 Januari Tsukuba University Jepang
5. 26 Januari Embassy of Japan Jepang
6. 11 Februari Korea Research Institution Korea
7. 13 Februari Sogang University Korea
8. 25 Februari National Chiao Tung University Taiwan
9. 26 Februari
Auckland of Technology
University Selandia Baru
10. 15 Maret Hiroshima University Jepang
11. 18 Maret Macquarie University Australia
12. 18 Maret British Council Indonesia
13. 19 Maret Murdoch University Australia
52
No Tanggal Universitas/Institusi Negara
15. 7 Mei University of Melbourne Australia
16. 13 Mei Renmin University China
17. 20 Mei ETH Center Singapura
18. 20 Mei Michigan State University Amerika
19. 7 Juni Far East University Korea
20. 13 Juni Griffith University Australia
21. 24 Juni Osaka University Jepang
22. 24 Juni Commision for Ethnic Affairs Cina
23. 24 Juni
Universidad Catolica San Antonio
de Murcia Italia
24. 26 Juni
University of Auckland English
Language Academy Australia
25. 3 July University of Technology Australia
26. 4 July ETS Global Korea
27. 5 July Korea Foundation Asian Studies Korea
28. 10 July Seoul Cyber University Korea
29. 23 Juy Universita Catholique de Lille Italia
30. 19 Agustus Sumitomo Foundation Jepang
31. 27 Agustus Hosei University Jepang
32. 29 Agustus Kasetsart University Thailand 33. 6 September IESEG School of Management Perancis 34. 16 September University of Melbourne Australia
53
No Tanggal Universitas/Institusi Negara
35. 23 September Waseda University Jepang
36. 25 September Embassy of Peru Peru
37. 25 September Embassy of Turkey Turki
38. 27 September POSCO Tj Park Foundation Jepang
39. 1 Oktober Deakin University Australia
40. 25 Oktober Deakin University Australia
41. 29 Oktober Victoria University of Wellington Selandia Baru 42. 4 November LUISS University. Rome Italia
43. 4 November Aberdeen University Inggris
44. 18 November Lehigh University Amerika
45. 3 Desember Universiy of Waterloo Kanada
Gambar Kiri : Kunjungan Chuo University, Jepang Gambar Kanan : Kunjungan Kookmin University, Korea
54
3. Kunjungan Mitra Luar Negeri : Penandatanganan MoU
Deskripsi Kerja:
Tujuan dari kunjungan ini adalah penandatanganan Memorandum of Understanding antara UI dengan universitas yang dihasilkan dari kesepakatan diskusi antara kedua universitas. Hasil Pelaksanaan:
Kunjungan mitra luar negeri dalam rangka penandatangana MoU ke Universitas Indonesia pada tahun 2013 adalah sebanyak 3 kunjungan, dengan rician sebagai berikut:
No Tanggal Universitas/Institusi Negara
1. 23 April University of Queensland Australia 2. 13 November Newcastle University Inggris
3. 19 November BAFS Indonesia Indonesia
Gambar Kiri : Penandatangan MoU dengan Newcastle University, Inggris Gambar Kanan : Penandatangan MoU dengan PT. BASF Indonesia
55
4. Kunjungan Mitra Dalam dan Luar Negeri :Studi Banding, Kuliah Umum dan
Presentasi Beasiswa Deskripsi Kerja:
Tujuan dari dari kunjungan ini adalah Studi Banding yang dilakukan institusi atau universitas mitra ke UI, Kuliah Umum dan Presentasi Beasiswa dari mitra universitas yang menawarkan berbagai macam program beasiswa untuk seluruh mahasiswa UI.
Hasil Pelaksanaan:
Kunjungan mitra dalam dan luar negeri dalam rangka Studi Banding, Kuliah Umum dan Presentasi Beasiswa ke Universitas Indonesia pada tahun 2013 adalah sebanyak 21 kunjungan, dengan rician sebagai berikut:
No Tanggal Universitas/Institusi Aktifitas
1. 15 Januari SMK Kudet Malaysia
2. 31 Januari University of Malaya Malaysia
3. 29 Mei Universitas Tirta Ageng Indonesia
4. 29 Mei Universitas Negeri Yogyakarta Indonesia 5. 24 September UIN Sunan Gunung Djati Indonesia
6. 8 November
Sekolah Kebangsaan Kudat,
Malaysia Malaysia
7. 9 Desember Universiti Teknologi Malaysia Malaysia
8. 15 Januari SMK Kudet Malaysia
9. 31 Januari University of Malaya Malaysia
10. 29 Mei Universitas Tirta Ageng Indonesia
56
No Tanggal Universitas/Institusi Aktifitas
12. 14 Mei Minister of Czech Republic Ceko
13. 21 Mei Korea Foundation Korea
14. 16 September University of Reading Inggris
15. 17 September University of Nottingham Inggris
16. 10 Oktober Politecnico Milano Italia
17. 17 Oktober Yamanashi Prefectural Government Jepang
18. 3 Desember Embassy of USA Amerika
19. 12 Februari IIEF Indonesia
20. 9 April Uni Italia Italia
21. 11 Desember IIEF Indonesia
Kuliah Umum dari Yamanashi Prefectural Government, Jepang
57
5. Orientasi Mahasiswa Asing
Deskripsi Kegiatan:
Orientasi mahasiswa internasional dilaksanakan pada tanggal 30 Agustus 2013 dengan jumlah mahasiswa yang hadir sebanyak 78 mahasiswa yang terdiri dari mahasiswa program sarjana, pascasarjana, mahasiswa pertukaran, study abroad dan BIPA. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan informasi kepada seluruh mahasiswa asing baik yang terdaftar sebagai nahasiswa regular maupun mahasiswa non – regular.Informasi yang diberikan adalah pengenalan kampus dan fasilitas, sistem akademik, pengenalan SIAK – NG, dan Informasi mengenai imigrasi serta pengenalan fakultas.Selain itu tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mendekatan serta mengenalkan semua mahasiswa asing dengan mahasiswa UI.
Hasil Pelaksanaan:
Kegiatan ini dilakukan satu kali pada tanggal 30 Agustus 2013, dari pukul 09:00 – 14:00 bertempat di Ruang Terapung, Perpustakaan Pusat.
Setelah mengikuti kegiatan ini diharapkan seluruh mahasiswa asing dapat beradaptasi dengan mudah di lingkungan UI baik dari segi akademis dan social
58
6.Pelaksanaan Admisi untuk mahasiswa internasional degree Deskripsi Kegiatan:
Selama tahun 2013 kantor internasional melayani pelaksanaan admisi untuk dua periode yaitu untuk penerimaan mahasiswa asing tahun ajaran Genap, yaitu bulan Februari 2013 dan tahun ajaran Gasal, yaitu bulan September 2013. Untuk masing-masing periode penerimaan mahasiswa asing, proses admisi dilakukan 2-3 bulan sebelum kegiatan perkuliahan dimulai. Kegiatan dimulai dari proses berkas aplikasi mahasiswa asing yang masuk untuk diteruskan ke panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) dan Fakultas Terkait. Dilanjutkan ke tahap pembuatan Letter of Acceptance ke mahasiswa yang bersangkutan.Sampai ditahap akhir sampai mulai perkuliahan.
Tujuan dari kegiatan ini adalah agar proses admisi mahasiswa asing berjalan dengan lancar dan terkoordinasikan dengan semua pihak terkait. Terlampir alur proses Admisi untuk mahasiswa asing (Lampiran 1)
Hasil Pelaksanaan:
Untuk tahun ajaran Genap 2012/2013 yaitu penerimaan bulan Februari 2013, Kantor Internasional melayani sebanyak 2 mahasiswa asing dengan data sebagai berikut:
No Nama Mahasiswa Asal Negara Fakultas Program
1. Domingos da Costa Sousa Timor Leste Ilmu Sosial dan Politik Reguler Master 2. Paulo da Silva Pinto Timor Leste Ilmu Sosial dan Politik Reguler Master
Untuk tahun ajaran Ganjil 2013/2014 yaitu penerimaan bulan Agustus, Kantor Internasional melayani sebanyak 37 mahasiswa asing dengan data sebagai berikut:
No Tanggal Universitas/Institusi Aktifitas
1. Han Sin Bee South Korea Hukum
2. Tae Jun Park South Korea
Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Politik
59
No Tanggal Universitas/Institusi Aktifitas
3.
Idress Mohammed
Hama Iraq Teknik
4. Marwan O. Almasmoom Saudi Arabia Teknik
5.
Mohaddeseh
Maktabifard Iran Teknik
6. Lee Chang Hyun South Korea Ekonomi
7. Cha Young Hoon South Korea Hukum
8. Lee Chae Bin South Korea Hukum
9. Hwang Sun Young South Korea
Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Politik
10. Woo Jae Whan South Korea Kedokteran
11. Dorreh Farazandeh Iran Kedokteran
12. Ayumi Harada Japan Ilmu Pengetahuan Budaya
13. Harada Hikaru Japan Ilmu Pengetahuan Budaya
14. Hyon Ye Jin South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 15. Jung In June South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 16. Kim Jin Hui South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 17. Kim Min Gyeong South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 18. Park Han Sol South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 19. Park Joung Woo South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya 20. Park Seung Woon South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya
60
No Tanggal Universitas/Institusi Aktifitas
22. Kim Hyun Joong South Korea
Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Politik
23. Tsubasa Sakai Japan
Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Politik
24. Ji Ye Chan South Korea
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
25. Mario Ozaki Japan Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
26. Jang Jin Joo South Korea Teknik
27. Dae Jin Yang South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya
28. Meika Sakuragi Japan Ekonomi
29. Kim Jeong Dae South Korea Ekonomi
30. Kim Tae Yeon South Korea Ekonomi
31. Myeong Hwan Jeon South Korea Ekonomi
32. Khin Mittar Moe San Myanmar Kedokteran
33. Kim Eun Hee South Korea Ilmu Pengetahuan Budaya
34. Yu Long Chen China Ilmu Pengetahuan Budaya
35. Song Jae Won South Korea
Ilmu Pengetahuan Sosial dan Ilmu Politik
36. Luli Qian Qian China Ilmu Pengetahuan Budaya
37. Muhammed Bayrak Turkish
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
61
7. Study Abroad Fair 2013
Deskripsi Kegiatan:
Kantor Internasional mengadakan acara “UI Study Abroad Fair 2013” sebagai implementasi dari kerjasama antara UI dengan universitas mitra untuk mempromosikan serta menarik mahasiswa UI agar mengikuti program-program pertukaran yang ditawarkan serta brand image Universitas Indonesia kepada universitas mitra yang menjadi peserta acaraini.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk merekrut mahasiswa Universitas Indonesia untuk mengikuti program pertukaran seperti AIMS Programme, AUN-ACTS, maupun pertukaran mahasiswa U to U, menjalin dan meningkatkan hubungan baik dengan universitas mitra serta Brand Image Universitas Indonesia di Univeritas mitra.
Hasil Pelaksanaan:
Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 24-25 Oktober 2013 bertempat di Area Pameran Perpustakaan Pusat dan diikuti oleh 10 peserta dari beberapa universitas mitra yaitu:
No. Negara Universitas/Institusi Keterangan
1. Jepang Chiba University Mengirimkan 1 orang perwakilan Ms. Chie Yoshimi
2. New Zealand Education of New Zealand Mengirimkan 3 orang perwakilan
- Rizky Kusumo
- Herlina Clara
- Yurizka
3. Australia University of Queensland Mengirimkan 1 orang perwakilan Ms. Fitria Arsianti
4. Australia Indonesia Representative Team Canberra
Mengirimkan 1 orang perwakilan Ms. Citta D. Sellepan
5.
Australia University of Adelaide Mengirimkan 1 orang perwakilan Ms. Chrisia Iskandar
62
8. Universitas Indonesia Buddy Club
UI Buddy Club baru terbentuk di tahun 2013, dimana anggotanya terdiri dari mahasiswa yang pernah mengikuti berbagai program seperti pertukaran dan summer yang ditawarkan dari mitra universitas.
6. Thailand Mahidol University Mengirimkan 17 orang perwakilan (Terlampir)
7. Indonesia Universitas Indonesia Mengirimkan 3 orang perwakilan
- Khairunissa
- Siti Nurandini
- Rismeita
8. Perancis Science Po Mengirimkan 2 orang perwakilan - Domitille Lehuede
- Olivia Saxer
9. Belanda Vrije University Mengirimkan Materi Promosi 10. Inggris University of Reading Mengirimkan Materi Promosi
Ms. Olivia Saxer Science Po - Perancis
Ms. Chie Yoshimi Chiba University -
63
Saat ini jumlah keanggotaanya adalah 35 orang.UI Buddy Club membantu Kantor Internasional seperti layanan penjemputan dan akomodasi.Tujuan utama dari UI Buddy Club adalah sebagai pendamping mahasiswa asing untuk membantu beradaptasi dengan budaya yang ada di UI. Selain itu UI Buddy Club juga memiliki program sosial yang dilaksanakan setiap bulan, kegiatan itu adalah:
a. Orientation Day, Kegiatan untuk memperkenalkan sistem akademik di UI dan kehidupan social
b. Culture Night, Kegiatan yang menampilkan pertunjukan dari masing – masing mahasiswa asing
c. Outing, Perjalanan mengunjungi berbagai tempat wisata
d. Cooking Class, Para Mahasiswa Asing membuat atau membawa makanan khas Negara masing – masing
e. Movie Night, Kegiatan menonton film Indonesia pilihan
f. Farewell Party, Acara untuk melepas seluruh mahasiswa asing yang telah menyelesaikan belajarnya di UI.
9. Monitoring Imigrasi
Layanan ini membantu memfasilitasi kebutuhan permohonan surat menyurat untuk keperluan imigrasi mahasiswa asing. Rata – rata permohonan surat menyurat untuk mahasiswa asing sekirar 5 surat per hari.
Peran lain dari kegiatan ini adalah membantu mengingatkan masa berlaku visa atau izin tinggal mahasiswa asing agar tidak ada masalah seperti keterlambatan perpanjang atau masalah lainnya.
Dalam mencapai kegiatan selama tahun 2013, terdapat kendala yang dihadapi. Berikut kendala dan solusi yang akan dilakukan untuk perbaikan di tahun 2014:
Kendala Internal Rencana Solusi
Terkadang pemimpin sebagai tuan rumah dari kunjungan tidak dapat menghadiri kunjungan.
Meminta pimpinan terkait untuk menunjuk perwakilannya.
64
Kendala Internal Rencana Solusi
Kurangnya kesadaran fakultas untuk menghadiri undangan kunjungan, sehingga terkadang tujuan dari suatu kunjungan tidak tercapai dengan baik dan membuat komposisi jumlah dari pihak UI dan pihak tamu tidak sebanding
Mengadakan rapat koordinasi dengan humas seluruh fakultas
Kendala Eksternal Rencana Solusi
Banyaknya permintaan kunjungan dari universitas mitra di waktu yang bersamaan
Menjadwalkan kembali dan
menginformasikan kepada universitas mitra
65