Sistem adalah kesatuan usaha yang terdiri dari bagian-bagian yang berkaitan seperti orang, sumberdaya, konsep ataupun prosedur yang teratur untuk mencapai suatu tujuan dalam lingkungan yang kompleks. Analisa organositoris yang menggunakan ciri-ciri sistem sebagai tolak analisa dapat disebut suatu pendekatan sistem.
Pendekatan sistem merupakan cara pemecahan masalah dengan cara dilakukan identifikasi terhadap adanya sejumlah kebutuhan. Identifikasi terhadap semua kebutuhan yang diperlukan menghasilkan gambaran utama dari sistem. Gambaran tersebut kemudian dibuat model sistem dalam bentuk program komputer dan diverifikasi menggunakan data yang diperoleh untuk melakukan simulasi yang tepat dan sesuai dengan model yang telah dirancang sebelumnya.
Pendekatan sistem dirancang dengan tujuan untuk pengembangan dan pengelolaan sistem operasi, dan perancangan sistem informasi untuk pengambilan keputusan. Gagasan dasar dan utama mengenai pendekatan sistem adalah hubungan timbal balik antar data, model, dan keputusan yang dihasilkan. Titik awal pendekatan adalah tujuan dan fokusnya adalah pada rancangan sistem secara keseluruhan. Tujuan pendekatan sistem adalah untuk mendapatkan suatu gugus alternatif sistem yang layak untuk mencukupi kebutuhan-kebutuhan yang telah diidentifikasi dan diseleksi.
Pemecahan masalah dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari beberapa tahap, yaitu :
1. Analisa Kebutuhan
Awal pengkajian dari suatu sistem adalah tahap analisa kebutuhan. Suatu sistem memliki beberapa komponen yang saling berinteraksi. Komponen-komponen tersebut mempunyai kebutuhan yang berbeda-
beda sesuai dengan tujuan masing-masing dan saling berhubungan satu sama lain dan memiliki pengaruh terhadap sistem yang ada. Analisa kebutuhan untuk sistem ini adalah diperoleh dari wawancara dari pihak Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) dan pihak Unit Pengolahan Jagung Terpadu (UPJT) Kabupaten Bojonegoro dalam menentukan kebutuhan suatu sistem pada industri tepung jagung.
Identifikasi kebutuhan rancang bangun sistem intelijen untuk
Enterprise Resource Planning pada industri tepung jagung, yaitu: a. Industri Tepung Jagung
- Kesulitan industri dalam memperkirakan jumlah permintaan - Kepastian jumlah kebutuhan faktor produksi
- Kesesuaian kebutuhan bahan baku dengan permintaan - Penjadwalan produksi yang sesuai dengan perencanaan - Kesesuaian antara tersedianya bahan baku dengan produksi - Jumlah sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan
b. Pemilik Modal
- Kemudahan memperoleh informasi dalam perusahaan - Terpenuhinya keuntungan dari penanaman modal - Jaminan kembalinya modal usaha
c. Konsumen
- Terpenuhinya permintaan akan produk - Kemudahan dalam memperoleh produk - Harga produk yang terjangkau dan stabil
- Memperoleh produk yang memiliki kualitas yang baik d. Pemasok
- Kepastian jumlah produk yang harus dikirim - Kepastian waktu produk yang harus dikirim - Penawaran harga dari konsumen yang sesuai
2. Formulasi Masalah
Penyusunan sistem yang terintegrasi sering dihadapkan pada beberapa permasalahan. Permasalahan yang biasa terjadi yaitu kesulitan dalam memperkirakan kebutuhan bahan, permintaan konsumen, waktu pemesanan, tingkat persediaan, kebutuhan sumberdaya, informasi keuangan, dan integrasi antar fungsi.
Penyusunan sistem yang baik dan tepat sangat diperlukan agar sistem dapat terintegrasi secara menyeluruh sehingga dapat memberikan informasi yang tepat antar divisi dalam mengelola kebutuhan. Adanya suatu model juga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan secara sistematis, cepat, efisien, dan efektif agar dapat tercipta suatu keoptimalan dalam fungsionalitas perusahaan. Penerapan sistem diperlukan untuk mengelola data yang ada agar tercipta keteraturan data dalam mengolah informasi perusahaan dan dapat dijadikan suatu perencanaan strategis perusahaan.
3. Identifikasi Sistem
Identifikasi sistem merupakan rantai hubungan pernyataan dari kebutuhan-kebutuhan dengan pernyataan khusus dari masalah yang harus dipecahkan dalam mencukupi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Identifikasi sistem bertujuan untuk memberikan gambaran terhadap sistem yang dikaji berupa rantai hubungan antara pernyataan dari kebutuhan-kebutuhan antar komponen-komponen.
Tujuan akhir dari identifikasi sistem yaitu menghasilkan spesifikasi yang terperinci tentang peubah yang menyangkut rancangan dan proses kontrol yang ditentukan dan ditandai dengan adanya kriteria jalannya sistem akan membantu dalam evaluasi alternatif sistem. Identifikasi sistem dapat dilakukan dengan menggunakan diagram lingkar sebab akibat yang ditunjukkan pada Gambar 7.
Diagram input-output menggambarkan skema identifikasi yang didasarkan pada masukan dan keluaran dari model yang dikembangkan.
sedangkan output terdiri dari output yang dikehendaki dengan output
yang tidak dikehendaki. Diagram input-output dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 7. Diagram Lingkar Sebab Akibat
4. Pemodelan Sistem
Perancangan sistem intelijen untuk Enterprise Resource Planning
(ERP) terdiri dari sistem pengolahan terpusat, manajemen dialog, manajemen basis data, dan manajemen basis model. Manajemen dialog berfungsi untuk menerima input dan memberikan output yang dikehendaki. Manajemen basis data berfungsi untuk menyimpan data sesuai perintah manajemen basis model dan manajemen dialog serta sebagai penghubung antar basis data yang terdapat dalam sistem intelijen untuk ERP. Manajemen basis model memberikan fasilitas pengelolaan model untuk mengkomputasi pengambilan keputusan dan meliputi semua aktivitas yang tergabung dalam pemodelan sistem intelijen untuk ERP.
a. Sistem Pengolahan Terpusat
Sistem pengolahan terpusat merupakan program utama dari sistem intelijen untuk ERP yang mengatur dan mengelola sistem yang terintegrasi dalam program. Hubungan antara sistem manajemen basis data dan sistem manajemen basis model diintegrasikan dan diatur oleh sistem pengolahan terpusat sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses keseluruhan fasilitas yang ada. Dalam paket program sistem intelijen untuk ERP, sistem pengolahan terpusat ditampilkan dalam bentuk menu utama yang dapat diakses pengguna.
b. Sistem Manajemen Dialog
Sistem manajemen dialog merupakan fasilitas interaksi antara model dan pengguna dalam pengambilan keputusan. Sistem manajemen dialog mengatur tampilan, fleksibilitas, serta kemudahan dalam menjalankan program. Sistem ini akan mempermudah pengguna dalam menggunakan program karena dibuat user friendly. c. Sistem Manajemen Basis Data
Sistem manajemen basis data berfungsi untuk memasukan data dan mengorganisasikannya sehingga memudahkan dalam
penyuntingan dan pengambilan data. Sistem yang akan dikembangkan ini tersusun dari data-data yang diperlukan dan kemudian diolah oleh masing-masing bagian dalam mengintegrasikan informasi yang dibutuhkan.
d. Sistem Manajemen Basis Model Intelijen
Sistem manajemen basis model intelijen merupakan fasilitas yang berisi formulasi matematis dan menggunakan teknik berpikir (konwledge) sebagai alat perhitungan yang digunakan dalam pengambilan keputusan. Sistem manajemen basis model intelijen yang akan dikembangkan yaitu model peramalan permintaan, model perencanaan agregat, model perencanaan kebutuhan bahan baku, dan model algoritma genetika.
5. Implementasi
Model sistem yang berhasil dibuat, kemudian diimplementasikan dalam bentuk suatu paket program komputer. Program komputer dirancang memiliki sistem manajemen basis data, sistem manajemen basis model, sistem manajemen dialog, dan sistem pengolahan terpusat. Dalam perancangan program komputer, juga disebutkan mengenai minimal permintaan spesifikasi komputer agar program dapat dijalankan dengan baik.
6. Verifikasi
Program yang telah dibuat kemudian diuji dengan melakukan pengaturan masukan dan melakukan pengecekan untuk melihat kesesuaian dengan keluaran. Pengujian bertujuan untuk mengetahui kemampuan program dalam melakukan simulasi sesuai dengan yang diinginkan. Pengujian tersebut dilakukan dengan membandingkan hasil perhitungan dari sistem yang telah dibuat dengan hasil perhitungan menggunakan alat bantu lain (software).
Pada tahap ini juga akan dilakukan evaluasi terhadap berbagai kriteria yang berkaitan dengan aplikasi seperti kelengkapan, ketepatan dan konsistensi pengetahuan, kemudahan mengakses, dan kemudahan melakukan komunikasi.