2 TINJAUAN PUSTAKA
2.2 Pendekatan Sistem
Menurut Marimin (2004), pendekatan sistem adalah suatu pendekatan analisis organisatoris yang menggunakan ciri-ciri sistem sebagai titik tolak analisis. Dengan demikian, manajemen sistem dapat diterapkan dengan mengarahkan perhatian kepada berbagai dasar sistem yang perubahan dan gerakannya akan mempengaruhi keberhasilan pada sistem. Pada dasarnya pendekatan sistem adalah penerapan dari sistem ilmiah dalam manajemen. Dengan cara ini hendak diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi perilaku dan keberhasilan suatu organisasi atau suatu sistem. Metode ilmiah dapat menghindarkan manajemen mengambil kesimpulan-kesimpulan yang sederhana dan simplisitis (simpel/sederhana) searah oleh suatu masalah disebabkan oleh penyebab tunggal. Pendekatan sistem dapat memberi landasan untuk pengertian yang lebih luas mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi perilaku sistem dan memberi dasar untuk memahami penyebab ganda dari suatu masalah dalam kerangka sistem.
Pendekatan sistem sangat cocok digunakan untuk menyelesaikan suatu persoalan yang kompleks, dinamis dan berkarakter probabilistik. Sifat kekomplekannya ditandai dengan adanya interaksi antara elemen atau komponen pembentu sistem yang cukup rumit. Menurut Hambali dan Eriyatno (1996) ciri khas suatu permasalahan yang dinamis adalah adanya faktor-faktor yang berubah menurut waktu disertai dengan suatu pendugaan masa depan. Sedangkan berkarakter probabilistik ditunjukkan oleh keberadaan fungsi peluang dalam informasi kesimpulan maupun rekomendasi.
Menurut Eriyatno (1998), karena pemikiran sistem selalu mencari keterpaduan antarbagian melalui pemahaman yang utuh, maka diperlukan suatu kerangka fikir baru yang terkenal sebagai pendekatan sistem (system approach). Pendekatan sistem merupakan cara penyelesaian persoalan yang dimulai dengan dilakukannya identifikasi terhadap adanya sejumlah kebutuhan-
kebutuhan sehingga dapat menghasilkan suatu operasi dari sistem yang dianggap efektif.
Keterkaitan antar pelaku dan komponen pembentuk sistem akan mudah dianalisis dengan metode pendekatan sistem. Dengan demikian, penerapan pendekatan sistem akan membantu mencapai suatu efek yang sinergik (synergistic effect), karena tindakan dari pelaku (aktor) sistem dapat dipersatukan untuk menghasilkan efek yang lebih besar dibandingkan dengan tindakan yang dilakukan secara terpisah ataupun sendiri-sendiri (Winardi 1989)
Dalam melakukan pendekatan sistem dapat menggunakan komputer atau tanpa komputer. Akan tetapi adanya komputer memudahkan penggunaan model dan teknik simulasi dalam sistem, terutama sangat diperlukan jika menghadapi masalah yang cukup luas dan kompleks dimana banyak sekali peubah, data dan interaksi-interaksi yang mempengaruhi (Marimin 2004).
Pendekatan sistem dimulai dari analisis kebutuhan, formulasi permasalahan sampai dengan identifikasi sistem. Analisis kebutuhan merupakan permulaan pengkajian dari suatu sistem. Analisis ini akan dinyatakan dalam kebutuhan-kebutuhan yang ada, baru kemudian dilakukan tahapan pengembangan terhadap kebutuhan-kebutuhan yang dideskripsikan. Analisis kebutuhan selalu menyangkut interaksi antara respon yang timbul dari seorang pengambil keputusan terhadap jalannya sistem. Analisis ini dapat meliputi hasil suatu survei, pendapat ahli, diskusi, observasi lapangan dan sebagainya (Marimin 2004).
Bila suatu keputusan dibuktikan dapat berjalan secara kontinyu, maka kebutuhan yang sesuai akan dibawa pada tahap identifikasi sistem. Identifikasi sistem merupakan suatu rantai hubungan antara pernyataan dari kebutuhan- kebutuhan dengan pernyataan khusus dari masalah yang harus dipecahkan untuk mencukupi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Hal ini sering digambarkan dalam bentuk diagram lingkar/sebab-akibat (causal loop) (Marimin 2004).
Hal yang terpenting dalam mengidentifikasikan sistem adalah melanjutkan interprestasi diagram lingkar ke dalam konsep kotak gelap (black box/penggambaran input yang masuk kedalam sistem dan output yang dihasilkan dari sistem serta kontrol yang menjadi pembatas sistem). Para analis harus mampu mengkonstruksi diagram kotak gelap. Dalam penyusunan kotak gelap, perlu diketahui macam informasi yang dikategorikan menjadi tiga
golongan yaitu peubah input, peubah output dan parameter-parameter yang membatasi struktur sistem (Marimin 2004).
Identifikasi sistem meliputi diagram lingkar sebab akibat dan diagram input output. Diagram lingkar sebab-akibat merupakan dasar pengembangan sistem permodelan, sedangkan diagram input-output menggambarkan masukan dan keluaran serta kendali dari model yang dikeluarkan. Model pengembangan berdasarkan diagram lingkar sebab akibat harus mempertimbangkan komponen- komponen yang digambarkan pada diagram input-output. Tujuan yang hendak dicapai dijabarkan lebih rinci dalam kotak output yang dikehendaki. Disamping itu, permasalahan yang telah diformulasikan juga dijadikan sebagai titik sentral perhatian dalam penyusunan model (Yulianti dan Eriyatno 1996).
Input terdiri dari dua golongan yaitu eksogen atau yang berasal dari luar sistem (input dari lingkungan) dan overt input yang berasal dari dalam sistem dan ditentukan oleh fungsi dari sistem itu sendiri. Sedangkan output terdiri dari dua golongan yaitu output yang dikehendaki dan output yang tidak dikehendaki, output yang dikehendaki biasanya dihasilkan dari adanya pemenuhan kebutuhan yang ditentukan secara spesifik pada waktu analisis kebutuhan. Output yang tidak dikehendaki berasal dari dampak yang akan ditimbulkan bersama-sama dengan output yang dikehendaki (Marimin 2004).
Suatu pendekatan sistem yang digunakan untuk memanajemen didesain untuk digunakan dalam analisis Ilmiah pada suatu organisasi yang komplek untuk: (a) pengembangan dan manajemen sistem operasi; dan (b) mendesain sistem operasi yang digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Hubungan diantara kedua proses tersebut dijelaskan bahwa suatu sistem informasi didesain untuk mendukung dalam pengambilan keputusan yang sangat diperlukan pada sistem operasi manajemen (Murdick and Ross 1983).
Selanjutnya Murdick and Ross (1983) menyatakan bahwa pendekatan sistem adalah terorganisasi, kreatif, teoritis, empiris, dan pragmatis yang masing-masing mempunyai sudut pandang dan prosedur yang berbeda. Kelima karakteristik dari pendekatan sistem dijelaskan sebagai berikut :
(1) Terorganisasi (organized).
Pendekatan sistem dilakukan untuk menyelesaikan masalah yang besar sebagai contoh pendekatan sistem yang digunakan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dalam menyelesaikan suatu masalah pelik di suatu perusahaan digunakan suatu tim yang mempunyai skill profesional (systems
designers) dan beberapa spesialis (tenaga ahli) untuk menguji suatu formula pada waktu-waktu tertentu.
(2) Kreatif (Creative).
Dalam mengeneralisasikan prosedur pengembangan untuk desain sistem, pendekatan sistem harus sangat kreatif dan terfokus pada tujuan dan metode. Pendekatan sistem harus bersifat kreatif karena:
(a) Suatu masalah terkadang bersifat sangat komplek dan tidak terstruktur dimana tidak terdapat suatu formulasi khusus atau solusi.
(b) Kebanyakan data yang tersedia tidak lengkap dan tidak pasti.
(c) Solusi alternatif diperlukan untuk menyelesaikan masalah subsistem. (d) Adanya fungsi-fungsi tradisional dan hambatan disiplin harus
membutuhkan suatu sintetis tertentu. (3) Bersifat teoritis (Theoritical).
Pendekatan sistem merupakan suatu metode dari ilmu pengetahuan. Ilmu pengetahuan (science) umumnya terdiri dari teori-teori yang terstruktur yang menjadikan kita dapat membangun solusi praktis untuk sebuah masalah. (4) Bersifat empiris.
Pencarian data empiris merupakan bagian yang sangat esensial dalam sebuah pendekatan. Data yang relevan harus dapat mensubstraksi data yang tidak relevan atau data yang benar dari data yang salah.
(5) Bersifat Pramagtik (Pragmatic).
Suatu sistem harus layak, produkif, dan dapat dioperasikan. Sistem didesain untuk dapat dipahami oleh suatu organisasi yang menjalankannya. Selanjutnya personel dari organisasi harus dapat meningkatkan proses dari diagnosis pengembangan dan desain.