BAB III Pendukung Keputusan Konsep Sistem , Metodologi , dan Teknologi : An
BAB 10 SUPPORTING DECISION MAKING
A. PENDUKUNG KEPUTUSAN DALAM BISNIS
Agar sukses dalam bisnis saat ini, perusahaan membutuhkan sistem informasi yang dapat mendukung kebutuhan pengambilan keputusan dan berbagai informasi dari manajer dan praktisi bisnis. Internet, intranet dan teknoilogi informasi lainnya yang berbasis Web dalam mendukung aktivitas pengambilan keputusan dari setiap manajer dan pekerja yang berpengetahuan dalam bisnis. Infromasi, Keputusan, dan Manajemen
Jenis informasi yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan di dalam suatu perusahaan berhubungan langsung dengan tingkat pengambilan keputusan manajemen dan jumlah struktur dalam situasi keputusan yang mereka hadapi. Kerangka kerja Piramidal Manajerial klasik masih dapat diterapkan saat ini padaorganisasi yang dirampingkan dan didatarkan atau struktur organisasi nonhierarkis. Tingkat pengambilan keputusan manajemen masih ada, namun ukuran, bentuk, dan pesertanya terus berubah seiring dengan evolusi struktur organisasi saat ini. Jadi, tingkat pengambilan keputusan manajemen yang harus didukung oleh teknologi infomasi dalam organisasi yang sukses adalah:
26
Gambar 1 Diagram Kebutuhan informasi para pengambil keputusan
a) Manajemen Strategis. Umumnya, dewan direksi dan komite eksekutif yang terdiri dari CEO dan eksekutif atas mengembangkan tujuan umum organisasi, strategi, kebijakan, dan tujuan sebagai bagian dari proses perencanaan strategis. Mereka juga mengawasi kinerja strategis organisasi dan arah keseluruhannya dalam lingkungan politik, ekonomi, dan bisnis yang kompetitif.
b) Manajemen Taktis. Semakin banyak praktisi bisnis dalam tim mandiri serta manajer unit bisnis yang mengembangkan rencana jangka pendek dan jangka menengah, jadwal, dan anggaran serta menentukan kebijakan, prosedur, dan tujuan bisnis untuk subunit mereka di perusahaan. Mereka juga mengalokasikan sumber daya dan mengawasi kinerja sub unit organisasi mereka, termasuk departemen, divisi, tim proses, tim proyek, dan kelompok kerja lainnya.
c) Manajemen Operasional. Anggota tim mandiri atau manajer operasional mengembangkan rencana jangka pendek seperti jadwal produksi mingguan. Mereka mengarahkan penggunaan sumebr daya dan kinerja tugas berdasarkan prosedur dan sesuai dengan anggaran dan jadwal yang mereka tetapkan untuk tim tersebut dan kelompok kerja di organisasi.
27
10.1 Kualitas Informasi
Apa karateristik yang akan membuat produk informasi bernilai dan bermanfaat bagi Anda? Salah satu cara untuk menjawab pertanyaan penting ini adalah dengan menguji karateristik atau atribut Kualitas Informasi. Informasi yang kuno, tidak akurat, atau sulit dipahami tidak akan sangat berarti, berguna atau bernilai bagi Anda dan praktisi bisnis lainnya. Kita memerlukan informasi berkualitas tinggi, yaitu produk informasi yang memiliki karateristik, atribut, atau kualitas yang membuat informasi lebih bernilai. Informasi perlu dipandang memiliki tiga dimensi: waktu, isi, dan bentuk. Gambar dibawah ini meringkas atribut yang penting dari kualitas informasi dan mengelompokkannya ke dalam tiga dimensi tersebut.
Gambar 2 Atribut yang harus ada dalam informasi produk berkualitas tinggi 10.2 Struktur Keputusan
Keputusan yang dibuat pada tingkat manajemen operasional cenderung lebih terstruktur, sedangkan keputusan pada tingkat taktis lebih semiterstruktur, dan keputusan pada tingkat strategis lebih tak terstruktur. Keputusan yang terstruktur melibatkan situsi di mana prosedur yang diikuti ketika keputusan diperlukan, dapat disebutkan lebih awal. Keputusan tak terstruktur melibatkan situasi keputusan di mana tidak mungkin menentukan lebih awal mengenai prosedur keputusan yang harus diikuti. Akan tetapi, kebanyakan keputusan bersifat semiterstruktur.
28
Maksudnya, beberapa prosedur keputusan dapat ditentukan, namun tidak cukup untuk mengarah ke suatu keputusan yang direkomendasikan. Misalnya, keputusan mengenai peluncuran layanan e-commerce yang baru atau membuat perubahan besar mengnai tunjangan karyawan akan berada pada jangkuan tak terstruktur hinggan semiterstruktur. Gambar berikut menyediakan berbagai contoh keputusan bisnis menurut jenis terstruktur keputusan dan tingkat manajemen.
Perbedaan utama dalam keputusan kemampuan dukungan informasi manajemen sistem dan keputusan mendukung sistem.
Dengan demikian, sistem informasi harus dirancang untuk menghasilkan berbagai produk informasi untuk memenuhi kebutuhan pengambil keputusan yang berubah-ubah di dalam organisasi. Misalnya, pengambil keputusan pada tingkat manajemen strategis dapat menggunakan sistem keputusan (detection support system-DSS) untuk mendapatkan laporan yang tak terjadwal, adalah hoc, dan lebih ringkas, peramalan, dan kecerdasan eksternal untuk mendukung perencanaan mereka yang lebih tak terstruktur dan tanggung jawab pembuatan kebijakan. Di sisi lain, pengambil keputusan pada tingkat manajemen operasional dapat bergantung pada sistem informasi manajemen untuk menyediakan
29
laporan internal yang telah ditentukan sebelumnya dengan penekan pada perbandingan data yang lama dan yang sekarang guna mendukung tanggung jawab mereka yang lebih terstruktur untuk operasional sehari-hari.
10.3 Tren Pendukung Keputusan
Penggunaan sistem informasi untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis telah menjadi salah satu tujuan utama dari penggunan teknologi. Akan tetapi, selama tahun 1990-an, baik peneliti akademik maupun praktisi bisnis melaporkan bahwa fokus manajerial tradisional yang berasal dari sistem informasi manajemen yang klasik (1960-an), sistem pendukung keputusan (1970-an), sistem informasi eksekutif (1980) terus meluas. Kecepatan perkembangan teknologi informasi seperti hardware komputer, dan paket software DSS/EIS membuat pendukung keputusan tersedia bagi manajemen tingkat bawah, serta bagi individu nonmanajerial dan tim mandiri dari praktisi bisnis. Tren ini telah mengalami percepatan seiring dengan pertumbuhan yang sangat cepat dari Internet serta intranet dan ekstranet dari perusahaan yang menggunakan Internet dan pemilikkepentingannya. Inisiatif e-business dan ecommerce yang sedang diimplementasikan oleh banyak perusahaan juga memperluas ekspektasi serta penggunaan informasi dan pendukung keputusan dari karyawan, manajer, pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya.
Semua pemilik kepentingan dalam bisnis mengharapkan akses yang mudah dan instan ke informasi dan analisis data mandiri berbasis Web yang proaktif dan pribadi untuk mendukung persyaratan pengambilan keputusan dari semua konstituen mereka. Jadi, pertumbuhan ekstranet dan intrnet korporat, serta Internet, telah mempercepat pengembangan dan penggunaan pengiriman informasi “kelas eksekutif” dan alat software pendukung keputusan oleh manajemen dari tingkat yang lebih rendah dan oleh individu dan tim praktisi bisnis. Selain itu, ekspansi yang dramatis ini telah membuka pintu ke penggunaan alat seperti kecerdasan bisnis (business intellegence-BI) oleh pemasok, pelanggan, dan pemilik kepentingan bisnis lainnya dari suatu perusahaan untuk manajemen hubungan pelanggan, manajemen rantai pasokan, dan aplikasi e-business lainnya. Beberapa teknologi informasi utama yang dibuat secara khusus, pribadi, dan berbasis Web untuk menyediakan infomasi bisnis utama dan alat analisis untuk manajer, praktisi bisnis, dan pemilik kepentingan bisnis.
30
Gambar 3 Bisnis intelejen aplikasi didasarkan pada personalisasi dan Web informasi
10.4 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen adalah jenis awal dari sistem informasi yang dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial . SIM mengahsilkan prosuk informasi yang mendukung banyak kebutuhan pengambilan keputusan harian dari para manajer dan praktisi bisnis. Manajer dan pengambilan keputusan bisnis lainnya menggunakan SIM untuk memeproleh informasi mengenai tempat kerja mereka yang berjaringan yang mendukung aktivitas pengambilan keputusan mereka. Informasi ini dapat berbentuk laporan periodik, pengecualian, dan permintaan. Browser Web, program aplikasi, dan software manajemen database menyediakan akses ke informasi di intranet dan database operasional lainnya di dalam organisasi. Database operasional dipertahankan oleh sistem pemrosesan informasi. Data mengenai lingkungan bisnis diperoleh dari Intranet atau database ekstranet jika diperlukan. Alternatif Pelaporan Manajemen SIM menyediakan berbagai produk informasi bagi para manajer. Ada empat alternatif pelaporan utama yang disediakan oleh sistem ini yaitu:
a) Laporan Terjadwal secara Periodik (Periodic Scheduled Reports). Bentuk tradisional penyediaan informasi bagi manajer dengan menggunakan format yang telah ditentukan dan menyediakan informasi secara rutin kepada manajer. Contoh laporan terjadwal secara periodik adalah laporan analisis penjualan harian dan mingguan dan laporan keuangan bulanan.
b) Laporan Pengecualian (Exeption Reports). Dalam beberapa kasus, laporan dibuat hanya jika terjadi kondisi pengecualian. Dalam kasus lainnya, laporan dibuat secara periodik namun hanya berisi informasi mengenai kondisi pengecualian tersebut. Misalnya, manajer kredit dapat diberi laporan yang hanya berisi informasi mengenai pelanggan yang melewati batas kreditnya. Pelaporan pengecualian mengurangi
31
kelebihan informasi, sehingga tidak perlu memberikan seluruh laporan aktivitas bisnis secara rinci bagi pengambil keputusan.
c) Laporan Permintaan dan Tanggapan (Demand reports and Renponses). Informasi tersedia kapanpun manajer menginginkannya. Misalnya, browser Web dan bahasa permintaan DBMS serta penghasil laporan (reports generator) memungkinkan manajer di tempat kerja komputer untuk memperoleh tanggapan langsung atau menemukan dan mendapatkan laporan tertentu sebagai hasil dari permintaan informasi yang mereka butuhkan. Jadi, manajer tidak harus menunggu laporan periodik untuk tiba sesuai yang dijadwalkan.
d) Pelaporan Dorong (Push Reporting). Informasi didorong ke manajer di tempat kerja berjaringan. Jadi, banyak perusahaan sedang menggunakan software penyiaran Web (webcasting) untuk menyiarkan laporan secara selektif dan informasi lainnya ke komputer berjaringan milik para manajer atau pakar melalui intranet perusahaan
10.5 Pemrosesan Analisis Online
Pemrosesan Analisis Online atau Online Analytical Processing-OLAP memungkinkan manajer dan analis secara interakfit menguji dan memanipulasi sejumlah besar data yang rinci danterkonsolidasi dari banyak perspektif. OLAP mencakup analisis hubungan yang rumit antara ribuan atau bahkan jutaan data yang disimpan dalam data mart, gudang data, dan database Multidimensi lainnya untuk menemukan pola, tren, dan kondisi pengecualian. Sesi OLAP dilakukan secara online dan langsung, dengan respons yang cepat ke permintaan manajer dan analis, sehingga proses analisis atau pengambilan keputusan tidak terganggu. Pemrosesan analitis online melibatkan beberapa operasional analitis dasar, termasuk konsolidasi, drill down (penggalian), slicing and dicing (pengirisan dan pemotongan)
a) Konsolidasi. Konsolidasi melibatkan pengumpulan data. Hal ini dapat melibatkan pengumpulan sederhana atau pengelompokan yang rumit dengan melibatkan data yang saling berhubungan. Misalnya data kantor penjualan dapat dikumpulkan ke wilayah, dan wilayah ke regional.
b) Penggalian. OLAP dapat bergerak ke arah kebalikan dan secara otomatis menampilkan rincian data yang telah dikonsolidasikan. Ini disebut penggalian. Misalnya, penjualan menurut prduk individual atau staf penjualan yang menghasilkan total penjualan regional dapat dengan mudah diakses.
c) Pengirisan dan Pemotongan. Pengirisan dan pemotongan merujuk pada kemampuan untuk melihat database dari penjualan dapat menunjukkan semua penjualan dari satu jenis prosuk secara regional. Irisan yang lain dapat menunjukkan semua penjualan menurut saluran penjualan dari setiap produk. Pengirisan dan
32
pemotongan sering dilakukan sejalan dengan sumbu waktu untuk menganalisis tren dan menemukan pola berbasis waktu pada data.
Gambar 4 Pengolahan analisis online mungkin membutuhkan penggunaan server khusus dan database multidimensi.
10.6 Sistem Pendukung Keputusan
Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System-DSS) adalah sistem informasi berbasis komputer yang menyediakan dukungan informasi yang inetraktif bagi manajer dan praktisi bisnis selama proses pengambilan keputusan. Sistem pendukung keputusan menggunakan:
1. Model analitis 2. Database khusus
3. Penilaian dan pandangan pembuat keputusan
4. Proses pemodelan berbasis komputer yang interaktif untuk mendukung pembuatan keputusan bisnis yang semiterstruktur dan tak terstruktur.
Sistem DSS didesain sebagai sistem respons cepat dan ad hoc yang diawali dan dikendalikan oleh pengambil keputusan bisnis. Sistem pendukung keputusan dapat secara langsung mendukung jenis keputusan khusus dan gaya pengambilan keputusan pribadi serta kebutuhan eksekutif, manajer, dan praktisi bisnis secara individual.
33
10.7 Komponen DSS
Berbeda dengan SIM, Sistem Pendukung Keputusan bergantung pada Model Bases (basis model) dan database sebagai sumber daya sistem yang vital. Basis model dss adalah komponen software yang trdiri dari model-odel yang digunakan dalam rutinitas komputasional dan analitis yang secara matematis menyatakan hubungan antarvariabel. DSS dapat mencakup model pemrograman linear, model peramalan regresi ganda, dan model nilai sekarang penganggaran modal. Modelmodel seperti ini dapat disimpan dalam bentuk Template atau model Spreadsheet, atau program statistik dan matematis serta modul program.
Gambar 5 Komponen DSS yang dapat di implementasikan di marketing berbasis web. Paket software DSS dapat mengombinasikan komponen model untuk membuat model terpadu yang mendukung jenis keputusan tertentu. Software DSS biasanya terdiri atas rutinitas pemodelan analitis yang telah dibangun dan juga memungkinkan Anda untuk membangun odel Anda. Banyak paket DSS yang saat ini tersedia dalam mikrokomputer dan versi berbasis Web. Tentu saja, paket Spreasheet elektronik juga menyediakan beberapa bangunan model spreasheet dan pemodelan analitis yang ditawarkan oleh software DSS yang berdaya lebih tinggi.
34
10.8 Sistem Visualisasi dan Informasi Geografis
Geographic Information System-GIS (sistem informasi geografis) dan Data Visualization System-DVS (sistem visalisasi data) adalah kategori khusus dari DSS yang memadukan grafis komputer dengan fitur DSS lainnya. Sistem informasi geografis adalah DSS yang menggunakan database geografis untuk membuat dan menampilkan peta dan tampilan grafis lainnya yang mendukung keputusan mengenai distribusi geografis orang-orang an sumber daya lainnya. Banyak perusahaan yang menggunakan teknlogi GIS bersama dengan Global Positioning System-GPS (sistem penempatan global) untuk membantu mereka memilih lokasi toko ritel yang baru, mengoptimakan rute disribusi, atau menganalisis demografi pasar sasaran mereka. Aplikasi bisnis seperti penambangan data biasanya menggunakan grafik inetraktif yang memungkinkan pemakai menggali data secara langsng dan memanipulasi data model bisnis untuk membantu menjelaskan maknanya untuk pengambilan keputusan bisnis.
10.9 Penggunaan Sistem Pendukung Keputusan
Penggunaan Decision Support System-DSS (sistem pendukung keputusan) melibatkan proses Analytical Modelling (pemodelan analitis) yang interaktif. Misalnya, penggunaan paket software DSS untuk pendukung keputusan dapat menghasilkan berbagai tampilan sebagai respons terhadap alternatif perubahan jika-maka yang dimasukkan oleh manajer. Hal ini berbeda dari respons permintaan dari sistem informasi manajemen, karena pengambil keputusan tidak meminta infomasi yang telah ditentukan sebelumnya. Sebaliknya, mereka mengeksplorasi alternatif yang memungkinkan. Jadi, mereka tidak perlu menentukan kebutuhan informasi mereka di depan. Melainkan, mereka menggunakan DSS untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk membantu mereka membuat keputusan. Itu adalah inti dari konsep sistem pendukung keputusan. Penggunaan sistem pendukung keputusan melibatkan empat jenis dasar aktivitas pemodelan analitis:
1. Analisi jika-maka 2. Analisis sensitivitas 3. Analisis pencarian sasaran 4. Analisis optimisasi
10.10 Analisis Jika-Maka
Analisis What-if (jika-maka), seorang pemakai akhir membuat perubahan etrhadap variabel, atau hubungan antarvariabel, dan mengamati perubahan yang dihasilkan dalam nilai variabel lainnya. Misalnya, jika Anda menggunakan spreasheet, anda mungkin mengubah jumlah pendapatan (variabel) atau rumus tarif pajak (hubungan antravariabel) dalam model spreasheet keuangan sederhana. Kemudian anda dapat meminta program
35
spreasheet untuk secara instan menghitung ulang semua variable yang terpengaruh di dalam spreasheet. Pemakai manajerial akan sangat tertarik dalam mengamati dan mengevaluasi perubahan yang terjadi terhadap nilai di spreasheet, khususnya variabel seperti laba bersih. Bagi banyak manajer, laba bersih adalah contoh bottom-line (garis dasar), yaitu faktor kunci dalam membuat keputusan apapun. Analisis seperti ini akan diulangi hingga manajer pusat dengan apa yang ditunjukkan oleh hasilnya mengenai pengaruh berbagai keputusan yang mungkin dilakukan.
10.11 Analisis Sensitivitas
Analisis Sensitivitas adalah kasus khusus dari analisis jika-maka. Umumnya, nilai dari satu variabel diubah berulang-ulang dan hasil perubahan pada variabel lainnya diamati. Jadi, analisis sensitivitas sebenarnya adalah kasus analisis jika-maka yang melibatkan perubahan yang berulang-ulang terhadap satu variabel. Beberapa pkaet DSS secara otomatis membuat perubahan kecil ke satu variabel ketika diminta melakukan analisis sensitivitas. Umumnya, analisis sensitivitas digunaka ketika pengambil keputusan tidak yakin dengan asumsi yang dibuat dalam memperkirakan nilai beberapa variabel utama. Dalam contoh spreasheet, nilai pendapatan dapat diubah secara berulang-ulang dengan peningkatan kecil, dan pengaruhnya terhadap variabel spreasheet lainnya diamati dan dievaluasi. Hal ini akan membantu manajer memahami dampak berbagai tingkat pendapatan etrhadap faktor-faktor lain yang terlibat dalam keputusan yang dipertimbangkan.
10.12 Analisis Pencarian Sasaran
Goal Seeing (analisis pencarian sasaran) membalikkan arah analisis yang dilakukan dalam jika-maka dan sensivitas. Analisis ini tidak mengamati bagaimana perubahan satu variabel mempengaruhi variabel lainnya. Analisis pencarian sasaran yang juga disebut How Can (bagaimana bisa) menetapkan nilai sasaran (tujuan umum) untuk satu variabel dan kemudian secara berulang-ulang mengubah variabel lainnya hingga nilai sasarn tercapai. Mislanya, anda dapat menentukan nilai sasaran $2 juta untuk laba bersih bagi suatu bisnis. Kemudian Anda dapat secara berulang-ulang mengubah nilai pendapatan dan pengeluaran dalam model spreasheet hingga hasil $2 juta tercapai. Jadi, Anda akan menemukan berapa jumalh pendapaatan atau tingkat pengeluaran yang perlu dicapai oleh suatu bisnis untuk mencapai sasaran laba bersih $2 juta. Dengan demikian, bentuk pemodelan analisis ini akan membantu menjawab pertanyaan, “Bagaimana kita bisa mencapai laba bersih $2 juta?”, bukan pertanyaan, “Apa yang terjadi jika kita mengubah pendapatan dan pengeluaran?” Jadi, analisis pencarian sasaran adalah salah satu metode penting dari pendukung keputusan.
36
10.13 Analisis Optimisasi
Analisis optimisasi adalah perluasan yang lebih rumit dari analisis pencarian sasaran. Sasarannya bukan nilai sasaran etrtentu untuk suatu variabel, melainkan untuk mencari nilai optimium untuksatu atau beberapa variabel diubah secara berulang-ulang, berdasarkan batasan tertentu, hingga nilai terbaik untuk variable sasaran ditemukan. Misalnya, anda dapat mencoba menentukan tingkat laba tertinggi yang dapat dicapai dengan mengubah nilai sumber pendapatan tertentu dan kategori pengeluaran. Perubahan pada variabel tersebut dapat terikat pada batasan seperti kapasitas proses produksi atau batasan pembiayaan yang tersedia. Optimisasi umumnya dicapai dengan menggunakan software seperti Solver dalam Microsoft Excel dan paket software lainnya untuk teknik optimisasi seperti pemrograman linear.
10.14 Sistem Informasi Eksekutif
Executive Information Systems-EIS adalah sistem informasi yang menggabungkan berbagai fitur sistem informasi manajemen dan sistem pendukung keputusan. Ketika pertama kali dikembangkan, fokusnya adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi strategis manajemen tingkat atas. Jadi, tujuan pertama dari sistem informasi eksekutif adalah untuk menyediakan akses informasi yang mudah dan cepat kepada eksekutif tingkat atas mengenai Critical Success Factors-CSF (faktorfaktor penentu keberhasilan) perusahaan, yaitu faktor- faktor utama yang penting untuk mencapai tujuan strategis organisasi. Misalnya, para eksekutif di jaringan toko ritel akan memepertimbangkan faktor-faktor seperti hasil penjualan ecommerce dan tradisional, atau bauran lini produksinya sebagi faktor penentu untuk tetap bertahan dan sukses.
10.15 Sistem Manajemen Pengetahuan
Knowledge Management Systems-KMS (sistem manajemen pengetahuan) sebagai penggunaan teknologi informasi untuk membantu mengumpulkan, mengatur, dan saling berbagi pengetahuan bisnis di dalam organisasi. Di banyak organisasi, database hipermedia di situs Web intranet korporat telah menjadi basis pengetahuan untuk penyimpanan dan penyebaran pengetahuan bisnis. Pengetahuan ini sering berbentuk best practise, kebijakan, dan solusi bisnis di tingkat proyek, tim, unit bisnis, dan tingkat perusahaan.