Standar operasional prosedur penerbitan paspor merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen Keimigrasian (SIMKIM) yang dibangun di lingkungan Direktorat Jenderal Imigrasi. Dalam Undang-Undang Republik Indonesia No. 6 Tahun 2011, yang dimaksud dengan Sistem Informasi
Manajemen Keimigrasian adalah sistem teknologi informasi dan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, mengolah dan menyajikan informasi guna mendukung operasional, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam melaksanakan fungsi keimigrasian.
Pengurusan paspor juga menerapkan sistem antrian untuk melayani para pemohon di setiap tahapan proses pembuatan paspor. Sistem antrian ini disebut dengan sistem FIFO (First In First Out). Melalui sistem FIFO ini, berkas permohonan pengurusan paspor yang masuk pertama, akan diproses lebih dahulu. Hal ini dilakukan untuk menghindari penyimpangan dalam penyelesaian berkas yang dikarenakan kesewenang-wenangan petugas dalam memberikan pelayanan, dan mewujudkan keadilan pelayanan.
Pelaksanaan penerbitan paspor harus sesuai dengan prosedur yang berlaku. Prosedur penerbitan paspor berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Imigrasi nomor IMI-891.GR.01.01 Tahun 2008 tentang Standar Operasional Prosedur Sistem Penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia, yaitu:
1. Formulir.
Pengambilan formulir permohonan penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu dengan mengambil formulir pada loket pengambilan formulir yang tersedia di Kantor Imigrasi, atau pengambilan formulir yang dilakukan secara elektronik pada situs resmi keimigrasi
Pengisian formulir permohonan penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) juga dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pemohon mengisi formulir sesuai dengan kolom yang ditentukan, selain itu pada pengisian formulir elektronik yang selanjutnya disebut prapermohonan, pemohon wajib mengisi formulir elektronik dan memindai persyaratan yang diminta, kemudian mencetak tanda bukti prapermohonan.
3. Antrian.
Pemohon mengambil nomor antrian elektronik ataupun manual pada Kantor Imigrasi sesuai dengan tahapan prosesnya, kemudian mesin antrian akan memanggil secara otomatis dan menampilkan nomor antrian pada layar monitor atau petugas loket memanggil pemohon sesuai dengan nomor antriannya.
4. Pengajuan permohonan SuratPerjalanan Republik Indonesia (SPRI). Pemohon mengajukan permohonan penerbitan SPRI atau tanda bukti prapermohonan kepada loket pada Kantor Imigrasi, kemudian petugas loket menerima dan memeriksa kebenaran persyaratan asli yang dibawa oleh pemohon. Selanjutnya petugas loket memindai dokumen dan memeriksa hasil pemindaian serta memeriksa daftar pencegahan dengan mencocokan rincian biodata untuk memastikan kebenaran data pemohon yang identik dengan nama yang tercantum dalam daftar pencegahan. Apabila nama pemohon telah memenuhi persyaratan dan namanya tidak tercantum dalam daftar pencegahan maka petugas loket akan memberikan tanda terima kepada pemohon tersebut. Sedangkan jika terdapat rincian
biodata yang sama dengan daftar pencegahan, maka petugas loket akan menolak permohonan dan memberikan bukti penolakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Pembayaran tarif keimigrasian.
Pembayaran tarif keimigrasian dilakukan pada bagian bendahara penerimaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Kemudian bendahara penerima pembayaran memasukan nomor perforasi SPRI dan mencetak serta memberikan tanda terima pembayaran.
6. Pengambilan foto wajah dan sidik jari.
Pada tahap ini, pemohon wajib datang ke Kantor Imigrasi.Pengambilan foto wajah dan sidik jari dilakukan oleh petugas sesuai dengan nomor antrian pada tanda terima pembayaran. Pada saat pengambilan foto wajah, pemohon harus berada pada posisi menghadap ke depan lensa kamera. Setelah itu, petugas mengambil sepuluh sidik jari tangan pemohon.Apabila terdapat kelainan pada jari tangan pemohon, maka petugas harus membuat catatan pada kolom petugas.Pengambilan sidik jari tidak perlu dilakukan pada anak yang berusia dibawah tiga tahun.
7. Wawancara.
Pada saat pelaksanaan wawancara, pemohon diwajibkan untuk hadir dengan membawa dokumen asli sebagai persyaratan dalam proses wawancara. Kemudian dokumen tersebut akan diperiksa oleh petugas yang berwenang terkait dengan kelengkapan berkas dan membuat catatan pada formulir yang tersedia dan mencetaknya. Setelah itu, pemohon diwajibkan
untuk menandatangani hasil pencetakan dan blanko Surat Perjalanan Republik Indonesia.
8. Identifikasi Foto Wajah dan Sidik Jari.
Petugas wawancara mengirim data foto wajah dan sidik jari serta identitas diri ke Pusat Data Keimigrasian (Pusdakim) untuk dilakukan identifikasi. Sistem identifikasi pada Pusdakim ini secara otomatis akan memberikan jawaban kepada Kantor Imigrasi berupa persetujuan atau tindak lanjut. Tindak lanjut merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh kepala Kantor Imigrasi apabila ditemukan duplikasi dalam proses identifikasi foto wajah dan sidik jari serta menuangkannya dalam berita acara pemeriksaan dan berita acara pendapat untuk selanjutnya dilakukan proses sesuai dengan Undang-Undang yang berlaku.
9. Pencetakan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).
Petugas yang diberi wewenang melakukan pencetakan halaman biodata pemohon dan halaman catatan resmi serta halaman pengesahan setelah mendapat persetujuan identifikasi foto wajah dan sidik jari dari Pusdakim dan melakukan laminasi blanko SPRI.Selain itu, petugas yang diberi wewenang juga melakukan uji kualitas pencetakan dan laminasi dalam hal ditemukan cacat produksi maka dilakukan penggantian blanko SPRI tanpa dikenakan tarif.
10.Perubahan data pemegang Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI). Dalam hal terjadi perubahan data pemegang SPRI dapat dilakukan oleh setiap Kantor Imigrasi atau Sub Direktorat Dokumen Perjalanan sesuai
dengan prosedur yang berlaku. Adapun yang menjadi tahapan dari setiap prosedur tersebut adalah Pertama, pengajuan permohonan, Kedua, persetujuan Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan atau pejabat yang diberi wewenang untuk memproses sesuai ketentuan yang berlaku. Ketiga, Pencetakan halaman pengesahan dan selanjutnya dibubuhkan paraf oleh Kepala Kantor Imigrasi atau Kepala Sub Direktorat Dokumen Perjalanan atau pejabat yang diberi wewenang. 11.Penandatanganan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).
Kepala bidang atau kepala seksi lalu lintas dan status keimigrasian atau kepala seksi lalu lintas keimigrasian atau pejabat yang diberi wewenang membubuhkan paraf pada SPRI.Kemudian, Kepala Kantor Imigrasi atau pejabat yang diberi wewenang menandatangani SPRI dan menyerahkan kepada petugas untuk selanjutnya diterakan cap sebagai pengesahan dan selanjutnya diserahkan kepada petugas loket.
a. Penyerahan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).
Petugas loket melakukan pemindaian halaman tanda tangan Kepala Kantor Imigrasi dan halaman catatan petugas dan selanjutnya menyerahkan kepada pemohon kemudian pemohon menandatangani tanda bukti penerimaan SPRI pada kolom penerimaan.
b. Penyimpanan berkas Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).
Seluruh berkas fisik permohonan yang telah selesai diproses disimpan oleh Bidangatau Seksi Informasi Keimigrasian.
Masa berlakunya Surat Perjalanan Republik Indonesia atau Paspor RI atau Surat Perjalanan Laksana Paspor ditentukan oleh masing-masing Menteri yang mengeluarkan paspor dan diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 36 Tahun 1994 tentang Surat PerjalananRepublik Indonesia. Paspor diplomatik, paspor dinas, dan paspor biasa untuk Warga Negara Indonesia berlaku paling lama 5 tahun sejak tanggal diterbitkan. Masa berlaku paspor biasa yang diterbitkan bagi anak berkewarganegaraan ganda tidak boleh melebihi batas usia anak tersebut untuk menyatakan memilih kewarganegaraannnya. Batas usia anak berkewarganegaraan ganda ditentukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Sesuai kewenangannya, masing-masing Menteri yang mengeluarkan paspor dapat memberikan masa berlaku paspor kurang dari 5 tahun.