Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian

BAB IV HASIL PENELITIAN

B. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian

1.

Pengertian Pengadaan Bahan pustaka

Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayanan teknis pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna sesuai dengan perkembangan zaman. Melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka tersebut, perpustakaan berusaha menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan baik itu koleksi buku, audio visual, mikrofilm, mikrofis, piringan, video kaset, CD-Rom dan lain-lain.

Karmidi, Martoatmodjo, Buku Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: Universits terbuka, 1999) hal 17-18

Pengadaan bahan pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap, dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. Koleksi perpustakaan berasal dari berbagai macam sumber, seperti hadiah, pembelian, tukar menukar, titipan dan pembelian.¹⁶

Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dan kebijakan pengembangan koleksi sebuah perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya bermuara dan pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus dipandu oleh rambu-rambu yang tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi. Koleksi yang mana yang menjadi prioritas utama pengadaan sudah ditentukan dalam kebijakan pengembangan koleksi. ¹⁷

”Dengan demikian arah pengembangan koleksi sudah jelas. Hal ini penting untuk dilaksankan dengan tujuan untuk menghindari buku atau jenis lainnya yang sebenarnya kurang bermanfaat bagi pengguna jasa perpustakaan masuk kedalam jajaran koleksi.”¹⁸

Pengadaan dalam suatu perpustakaan dapat diartikan sebagai penambahan koleksi perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka perpustakaan berasal dari berbagai macam sumber seperti hadiah,

Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: kanisius, 1992)

17_Darmono,_{Perpustakaan Sekolah: pendekatan aspek manajemen dan tata kerja}₍

Jakarta:Grasindo, 2007)

18_Darmono,_Manajemen _{dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah}_{(Jakarta : Gramedia}

pembelian, tukar menukar, titipan, dan pembelian.¹⁹ Menurut American Library Association (ALA) pengadaan baik itu majalah dan buku maupun dokumen-dokumen lain terdiri dari pembelian, penukaran, dan menerima sebagai hadiah.

Menurut Sulistyo (1991:37) dalam mengadakan koleksi kemungkinan mengusahakan bahan-bahan yang belum dimiliki perpustakaan, bisa juga menambah bahan-bahan pustaka yang jumlahnya masih kurang.²⁰

Hal yang terpenting untuk mewujudkan peran perpustakaan yang perlu diperhatikan adalah koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut. Karena koleksi harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Sedangkan adanya koleksi harus lewat proses pengadaan bahan pustaka yang ada diperpustakaan.

Setiap bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan biasanya dilakukan seleksi terlebih dahulu, penyeleksian merupakan faktor yang penting, maka diperlukan suatu kemampuan dan keahlian serta pengalaman agar suatu perpustakaan selalu berupaya untuk menyajikan informasi yang dapat memuaskan penggunanya.

2. Tujuan Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuaian

20 _Lina _Khoerunnisa. _Pengadaan _Bahan _Pustaka_. _Diakses

http://www.pemustaka.com/pengadaan-bahan-pustaka.Html pada tanggal 17 Juni 2011 jam 20.00 WIB.

diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, anggaran yang tersedia. Dengan adanya pengadaan bahan pustaka maka koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai.

3 Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka

Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.

Bagian pengadaan bahan pustaka juga sangat memerlukan pembinaan bahan pustaka atau koleksi. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Untuk itu, perlu disadari oleh petugas, anggota staff, dan pengguna secara umum menjaga koleksi perpustakaan menjadi tanggung jawab bersama.

Menurut Eva Philipps, (1992:109) Kebijakan pengadaan dari suatu perpustakaan tergantung pada beberapa hal:²¹

Eva Philipps, Membina Perpustakaan ( Jakarta: Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII-LIPI), 1992. Hal 109-110

a. Anggaran

Organisasi harus menyisihkan dana untuk membeli buku dan majalah dari anggaran belanja tahunnya. Kadang-kadang lembaga lain memberi sumbangan dana untuk membeli buku-buku luar negeri.

b. Tujuan dan prioritas dari organisasi

Bidang apa yang menjadi lingkup koleksi perpustakaan? Tidak semua buku dapat atau perlu dibeli.

c. Jenis pemakai dan kebutuhannya

Apakah pemakai memerlukan bahan ilmiah atau informasi yang sederhana dan praktis?

d. Hubungan dengan perpustakaan atau pusat dokumentasi lain. Apakah di daerah Anda terdapat perpustakaan? Dari mana Anda dapat meminjam buku yang jarang diperlukan oleh pemakai perpustakaan Anda, atau kemana Anda dapat menyarankan pemakai untuk mendapatkan buku.

e. Kekhususan

Apakah terdapat perjanjian antara lembaga Anda dan lembaga lain yang mengatur bidang koleksi yang harus dihimpun oleh perpustakaan Anda? dengan perpustakaan lain? Karena perpustakaan umumnya mempunyai dana yang terbatas, perjanjian kerja sama yang diperlukan.

f. Staf Perpustakaan

Dalam membeli buku harus dipertimbangkan jumlah tenaga di perpustakaan dan kemampuan mereka.

g. Bahasa

Kemampuan bahasa pemakai menentukan koleksi perpustakaan. Kebijakan harus dibuat mengenai perincian koleksi berdasarkan bahasa pengantarnya. Misalnya buku dalam bahasa apa yang perlu dibeli dan berapa banyak.

Kebijakan pengadaan bahan pustaka berfungsi sebagai:

a. Pedoman bagi para selektor untuk untuk bekerja lebih terarah b. Sarana komunikasi untuk memberitahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selnjutnya.

c. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana.

4. Cara pengadaan bahan pustaka

Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan denga minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. Koleksi perpustakaan

berasal dari berbagai sumber, seperti hadiah, tukar menukar, titipan, dan pembelian.²²

a. Pembelian

Penambahan koleksi dengan cara membeli merupakan kegiatan penambahan koleksi yang paling banyak dilakukan oleh perpustakaan. Dengan cara ini dapat dilakukan pemilihan koleksi yang benar-benar sesuai kebutuhan pengguna dan dana yang tersedia. Sebelum melakukan pembelian buku, setiap judul buku yang diperoleh dari hasil pemilihan, perlu diperiksa kembali untuk mengetahui apakah buku tersebut sudah dimiliki perpustakaan atau sedang dipesan. Kemudian dibuat daftar desiderata, yaitu daftar pesanan buku yang ditunda pembeliannya, karena belum tersedia dan atau karena kesulitan mendapatkan koleksi tersebut.²³

Pemesanan lansung dapat dilakukan pada penerrbit ataupun pada took buku. Penerbit Indonesia pada umumnya melayani permintaan perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani permintaan perpustakaan.²⁴Mereka (penerbit asing) hanya melayani pembelian dari toko buku. Apabila bahan pustaka telah ditentukan pada tahap pemilihan, proses selanjutnya adalah pemesanan. Pemesanan dapat dilakukan melalui saluran berikut :

Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: kanisius, 1992) hal. 71

23_{F. Rahayuningsih,}_{Pengelolaan perpustakaan}_{, hal. 15}

24_{Qalyubi, Syihabuddin dkk.} _{Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi}

a. Toko buku

Pembelian bahan pustaka secara langsung ke toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang jumlah dananya relative sedikit. Pembelian dengan cara ini juga dilakukan untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka yang sewaktu-waktu dibutuhkan, biasanya pembelian untuk jumlah judul dan eksemplar yang tidak banyak.

b. Penerbit

Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam nnegeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesanan dari perpustakaan. Sementaara itu, penerbit luar negeri hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun vendor (penjaja) sehingga perpustakaaan Indonesia harus melalui toko buku. Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan apabila judul-judul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengenai hal ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung pada penerbitnya.

c. Agen Buku

Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan vendor. Agen buku ini berperan sebagai

mediator antar perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri tidak lazim menjual langsung terbitan-terbitannya. Beberapa penerbit besar di tanah air juga sudah memanfaatkan jasa agen ini untuk pendistribusian terbitan-terbitan mereka.

b. Tukar Menukar Bahan Pustaka

Bahan pustaka tertentu tidak dapat dibeli di toko buku, tetapi hanya dapat diperoleh melalui pertukaran atau hadiah. Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi atau jumlah bahan pustaka yang terlalu banyak, atau hadiah yang tidak diinginkan, dan tentunya ada keinginan untuk ditukarkan dengan bahan pustaka yang lain. Pada proses tukar menukar dibutuhkan kesepakatan yang lazimnya memiliki pebandingan 1 : 1 tidak memandang berat, tebal, atau tipis publikasi, dan harga .

Jadi ada dua jenis aktivasi paertukaran, penukaran bahan-bahan pustaka yang tidak diperlukan dan penukaran bahan-bahan-bahan-bahan pustaka yang baru antara dua perpustakaan.²⁵Adapun tujuan dari pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan adalah sebagai berikut :

Lina Khoerunnisa. Pengadaan Bahan Pustaka. Diakses

http://www.pemustaka.com/pengadaan-bahan-pustaka.Html pada tanggal 17 Juni 2011 jam 20.00 WIB.

a. Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak tersedia .

b. Melalui pertukaran akan member jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi atau penerimaan hadiah yang tidak sesuai, dan

c. Dengan pertukaran akan memberi peluang untuk mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan.

c. Hadiah

Sebagian bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan kadang-kadang diperoleh melalui hadiah. Bahan pustaka yang diperoleh lewat hadiah sangat penting untuk mengembangkan koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang menerima bahan pustaka berupa hadiah dapat menghemat biaya pembelian.

Teknik penerimaan hadiah ada dua cara yang mungkin ditempuh dalam perolehan hadiah, yaitu hadiah atas permintaan dan hadiah tidak atas permintaan.

a. Hadiah atas permintaan²⁶

1) Mempersiapkan daftar donator yang akan diminta sumbangannya. Alamat dapat dicari pada direktori, bulletin, laporan lembaga dan lainnya.

Yuyu Yulia, Pengadaan Bahan Pustaka, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1993) hal 59

2) Perpustakaan menyusun daftra bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan seterusnya) di dalam maupun diluar negeri. Alamat dapat dicari pada direktori, bulletin, laporan lembaga dan seterusnya.

3) Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar.

4) Apabila pihak donor telah me3ngirimkannya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terima kasih.

5) Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yang diinventarisasi dan seterusnya.

b. Hadiah tidak atas permintaan²⁷

1) Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.

2) Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.

3) Bahan pustaka yang diterima ditelusuri dulu apakah subyeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan, dan

apakah tidak duplikat. Jika bahan pustaka bener-bener telah sesuai, dapat segera diproses.

4) Jika bahan pustaka tidak sesuai, disidihkan sebagai bahan pertukaran atau dihadiahkan pada orang lain.

d. Titipan

Pengadaan bahan pustaka melalui titipan biasanya dilaksankan oleh pecinta buku yang menitipkan koleksinya diperpustakaan agar dibaca oleh pemakai perpustakaan.²⁸

BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN ANRI

A. Sejarah Singkat ANRI

Perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia yang berlokasi di Jalan Ampera Raya No.7, Cilandak Timur, Jakarta Selatan 12560. Telp. (021) 7805851; facsimile (021) 7810280, (021) 7805812. Email. info@anri.go.id/ website @anri.go.id.

Arsip merupakan bahan bukti yang sangat penting dalam menunjukkan hak seseorang atas warisan, tanah dan hak milik lainnya sesuai dengan Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Jika ditelusuri sejarah berdirinya lembaga kerasipan dalam peradaban manusia yang ada sekarang, maka ditemukan informasi mengenai asal-usul berdiri lembaga kerasipan sejak zaman Yunani kuno. Pada tahun 1789 terjadi Revolusi Perancis yang menuntut kebebasan, persamaan dan persaudaraan ini mendengung dan terasa pengaruhnya di seluruh dunia. Peristiwa yang terjadi di Perancis ini ternyata ikut mendorong proses ke arah pembentukan lembaga arsip secara nasional bernama Archives Nationale di Negara tersebut, berdasarkan dekrit yang dikeluarkan pada tanggal 12 September 1790. Inggris mengikuti jejak Perancis, pada tanggal 14 Agustus 1838 Inggris mendirikan sebuah lembaga pusat kearsipan. Belanda baru resmi mendirikan Algemeen Rijksarchief pada tahun 1902, sementara 10 tahun sebelumnya Landsarchief didirikan oleh pemerintah kolonial di Batavia, ibukota wilayah jajahan di Hindia Belanda.

Orang yang dianggap berjasa dalam pendirian lembaga kearsipan di Indonesia adalah Mr.Jacob Anne van der Chijs. Ia adalah pencetus gagasan sekaligus sebagai landsarchivaris pertama yang menitikberatkan kepada penerbitan di bidang kearsipan. Pada tahun 1925 gedung arsip pindah dari Koningsplein Noord nomor 17 (Jalan Medan Merdeka Utara sekarang) ke Molenvliet 111 (Jalan Gajah Mada 111 sekarang) bekas kediaman mantan Gubernur Jenderal Reinier de Klerk. Pejabat landsarchivaris yang terakhir pada masa Hindia Belanda adalah Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven 1937-1942.

Di antara tahun 1940-1942 pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Archief ordonnantie yang bertujuan mengatur urusan kearsipan di Hindia Belanda, yaitu untuk menjamin keselamatan arsip-arsip pemerintah, arsip baru dan arsip lama. Masa pendudukan Jepang (1942-1945) merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, sehingga masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Landsarchief pada masa pendudukan Jepang disebut Kobunsjokan dan ditempatkan di bawah Bunkyoku. Setelah kemerdekaan RI lembaga ini diambil alih oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan Kementrian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP & K) dan diberi nama ARSIP NEGERI (1945-1947).

Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/ B, nama ARSIP NEGERI diubah menjadi ARSIP NEGARA RIS (1950-1959). Kemudian pada tahun 1951 oleh menteri ditunjuk seorang pegawai tinggi kementerian PP dan K yaitu Prof. R. Soekanto untuk memimpin Arsip Negara yang berlangsung selama enam tahun hingga tahun

1957, kemudian dilanjutkan oleh Drs. R. Moh Ali yang diangkat secara resmi pada tanggal 1 Juni 1957. Berdasarkan SK Menteri PP dan K nomor 69626/ a/ s nama ARSIP NEGARA diganti menjadi ARSIP NASIONAL (1959-1967). Perubahan ini mulai berlaku surut semenjak tanggal 1 Januari 1959. Dengan perubahan ini maka Kepala Arsip Nasional secara langsung bertanggung jawab kepada Menteri PP dan K.

Tahun 1967 merupakan periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional karena pada tahun inilah melalui Keppres 228/ 1967, tanggal 2 Desember 1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai lembaga non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Dan berdasarkan Keputusan Presiden No. 26/ 1974 Arsip Nasional RI bertugas menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kerasipan nasional. Dan perpustakaan merupakan bagian dari struktur organisasi Arsip Nasional ini yang bertugas untuk menyimpan berbagai bahan pustaka (karya cetak) dari arsip yang digunakan sebagai bahan penunjang penelitian.¹

B. Posisi Perpustakaan ANRI Pada Struktur Organisasi ANRI

Perpustakaan ANRI tidak memiliki struktur organisasi pribadi melainkan menyatu dengan struktur organisasi Arsip. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 tahun 2006 pada tanggal 22 Desember 2006. Struktur organisasi perpustakaan yang berada dibawah Direktorat Pemanfaatan adalah sebagai berikut:²

Tim penulisan buku Kenangan ANRI. ANRI Dalam Gerak Langkah 50 Tahun Indonesia Merdeka (Jakarta: ANRI, 1996), h. 4-27.

Gambar I.

Struktur Organisasi ANRI

Perpus\takaan Arsip Nasional Republik Indonesia berada dalam stuktur Direktorat Pemanfaatan. Direktorat Pemanfaatan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan program di bidang pemanfaatan arsip. Direktorat Pemanfaatan ini dipimpin oleh seorang direktur yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Deputi Bidang Konservasi Arsip. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 128 ayat 1, Direktorat Pemanfaatan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:

DIREKTORAT PEMANFAATAN Sub Direktorat Layanan Arsip Sub Direktorat Penerbitan Naskah

Sumber Arsip dan Pameran

Seksi Layanan Arsip Media Baru

dan Perpustakaan Seksi Layanan Arsip Konvensional Jabatan Fungsional

a. Penyusunan program di bidang layanan arsip statis dan perpustakaan.

b. Penyusunan program di bidang penerbitan naskah sumber arsip dan pameran.

Direktorat Pemanfaatan terdiri atas:

a. Sub Direktorat Layanan Arsip, yang mempunyai tugas melaksanakan pemberian layanan arsip statis dan perpustakaan. Dalam melaksanakan tugasnya sub Direktorat layanan arsip menyelenggarakan fungsi:

1) Pelaksanaan layanan arsip konvensional.

Yang dimaksud dengan arsip konvensional biasa disebut sebagai arsip tekstual dengan media kertas, arsip kartografik dan arsip kearsitekturan.

2) Pelaksanaan layanan arsip media baru dan perpustakaan.

Dalam prosedur tetap layanan arsip media baru, yang dimaksud dengan arsip media baru adalah arsip institusi pengelola khasanah karya cetak dan atau karya rekam secara professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pengguna.

Sub Direktorat Layanan Arsip terdiri atas: a) Seksi Layanan Arsip Konvensional.

Seksi Layanan Arsip Konvensional mempunyai tugas memberikan layanan arsip konvensional.

b) Seksi Layanan Arsip Media Baru dan Perpustakaan.

Seksi Layanan Arsip Media Baru dan Perpustakaan mempunyai tugas memberikan layanan arsip rekaman suara, citra bergerak (mikrofilm,mikrofische), elektronik (film dan video) dan gambar statik (foto), serta layanan perpustakaan.

b. Sub Direktorat Penerbitan Naskah Sumber Arsip dan Pameran (citra daerah).

Sub Direktorat Penerbitan Naskah Sumber Arsip dan Pameran mempunyai tugas melaksanakan penelusuran arsip dan penyiapan naskah dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip, serta mempersiapkan bahan-bahan pameran.

c. Jabatan fungsional.

C. Visi dan Misi ANRI

Mengenai Visi dan Misi, Perpustakaan memiliki Visi dan Misi yang merujuk ke Visi dan Misi organisasi ANRI yaitu sebagai berikut :

Visi

Arsip sebagai simpul pemersatu bangsa.

Misi

1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan.

3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah di pengadilan.

4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa serta bahan bukti pertanggungjawaban nasional.

5. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada publik untuk kepentingan pemerintahan bangsa.

D. Sumber Daya Manusia Perpustakan ANRI

Sumber daya manusia di perpustakaan adalah semua tenaga kerja atau perangkat yang terdiri atas pimpinan, pejabat fungsional pustakawan, pelaksana teknis operasional seperti pengadaan, pengolahan, dan layanan, serta pelaksana teknis administrative dan ketatausahaan yang mendukung semua kegiatan perpustakaan. Semua perangkat tersebut merupakan tim kerja (team work) yang harus dapat bekerja sama untuk keberhasilan perpustakaan.³

Penanganan perpustakaan khusus memerlukan seorang “ahli” dalam bidang/subyek yang ditangani. Hal ini akan mempermudah perpustakaan dalam memberikan apa yang menjadi tuntutan dan kebutuhan pemakainya. Untuk itu biasanya dalam perpustakaan khusus ini dibutuhkan seorang pustakawan yang mengerti dan paham akan bidang kerja/ bidang yang ditangani oleh lembaga induknya.

Sumber daya manusia di Perpustakaan ANRI terdiri dari latar belakang dalam bidang perpustakaan, sehingga staff yang bekerja di perpustakaan dapat menjalankan tugas dengan baik dan dapat memahami

3_{Sutarno NS.}_{Perpustakaan dan Masyarakat}_{(Jakarta: Yayasan Obor Indonesia,}

bidang kerjanya masing-masing. Perpustakaan ANRI memiliki sumber daya manusia sebagai berikut :

Tabel 1.

Sumber Daya Manusia di Perpustakaan ANRI

Pendidikan Jumlah Jabatan Nama

D3- Bahasa Inggris 1 Orang Kepala Perpustakaan Daisy Widyanti

S1- Perpustakaan 1 Orang Pustakawan Asyeni Simamora

D3- Perpustakaan 1 Orang Staf Perpustakaan Diah Saputri

E. Koleksi Perpustakaan ANRI

Koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan ANRI hanya terdapat koleksi tercetak saja yang difokuskan pada disiplin ilmu sejarah dan sosial, karena sebagai penunjang penelitian pada koleksi arsip yang dimiliknya. Berikut adalah koleksi-koleksi yang dimilki oleh perpustakaan ANRI antara lain:

a. Koleksi Umum yang terdiri dari berbagai disiplin ilmu terutama bidang sejarah dan ilmu sosial.

b. Koleksi Referensi seperti ensiklopedia, kamus atlas, almanak, statistik, atlas, dan lain sebagainya.

c. Koleksi terbitan pemerintah seperti Lembaran Negara dari tahun 1950 sampai dengan tahun 1993, tambahan lembaran Negara dan perundang-undangan.

d. Koleksi buku langka seperti Regeerings Almanak, Staatsblad, Preanger, Regentschappen, Oud Batavia, dan Oud Soerabaia.

F. Anggaran

Perpustakaan merupakan unit yang mengeluarkan uang bukannya unit yang mampu menghasilkan uang. Hal ini harus disadari oleh pustakawan karena itu pustakawan harus mampu merencanakan anggaran perpustakaan secermat mungkin. Bila sebuah lembaga atau departemen atau perusahaan memutuskan untuk menyusun perpustakaan guna membantu tugas badan induknya, harus disadari bahwa perpustakaan harus dibiayai. Hal lain perlu diperhatikan bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang tumbuh dan berkembang, baik dalam arti koleksi, jasa maupun manusianya. Karena itu, perpustakaanpun dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran, sedapat mungkin lebih besar atau bila tidak, sebesar anggaran sebelumnya. Anggaran ini sedapat mungkin mampu membiayai staf, keperluan operasional, serta penambahan koleksi perpustakaan.⁴

Anggaran Perpustakaan ANRI berasal dari APBN (Anggaran dan Pendapatan Belanja Negara). Pelaksanaan pengadaan bahan pustaka di perpustakaan ANRI dilakukan melalui pembelian, membukukan naskah-naskah arsip atau disebut dengan PNSAP dan hadiah. Pengadaan di perpustakaan ANRI dilakukan oleh kepala perpustakaan, karena perpustakaan tidak memiliki bagian pengadaan khusus. Dana yang diturunkan oleh ANRI untuk pengadaan koleksi

4_{Sulistyo-Basuki.}_{Pengantar Ilmu Perpustakaan}_{(Jakarta: Gramedia Pustaka}

di perpustakaan kurang lebih sebesar Rp.30.000.000.- /tahunnya untuk pengadaan bahan pustaka.

G. Sarana dan Sistem Temu Kembali Informasi

Sistem temu kembali informasi merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemustaka. Suatu sistem temu kembali didesain untuk menemukan dokumen atau informasi yang dibutuhkan oleh

Dalam dokumen Pengadaan bahan pustaka di perpustakaan arsip nasional republik Indonesia (anri) (Halaman 34-68)