4.2. Kategori
4.2.1. Pengadaan Rekam Medis
Rekam medis menjadi dokumen penting dalam pemberian pelayanan kesehatan oleh petugas medis terhadap pasien. Pengadaan rekam medis ini memiliki prosedur yang berbeda-beda disebabkan pelayanan yang diberikan dan diterima juga berbeda. Pasien di Rumah Sakit Haji Medan dapat dikategorikan sebagai pasien poliklinik atau pasien berobat jalan dan pasien rawat inap.
a. Prosedur Pengadaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib dan penuh tanggung jawab. Sudah seharusnya seorang pasien yang datang ke rumah sakit diperlakukan dengan baik. Untuk memberikan pelayanan terbaik pihak Rumah Sakit Haji medan memiliki prosedur tertentu. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan (I1
dan I2) berikut :
I1 :“oke gini jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau kiriman dari rumah sakit lain, dokter atau puskesmas. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap. kalo rawat jalan itu langsung ke bagian pendaftaran atau poliklinik sana”
I1 : “gini semuakan sudah ada prosedurnya jadi pasien berobat jalan pertama mebeli karcis diloket dan kemudian mendaftar di tempat pendaftaran. petugas akan membuatkan sebuah kartu berobat dan
pasien langsung menuju poliklinik. petugas langsung mecatat dibuku register. ini ya untuk pasien yang belum pernah sama seklai berobat kemari.”
I1 :“yaa.. cukup membawa itu saja kartu berobat yang telah kita berikan, memang kadang kadang kalau dia telah berobat setahun yang lalu kan mungkin bias saja hilang, jadi kalau dia bilang sudah pernah
berobat kita tinggal cari aja dari komputer dengan menanyakan
nama atau tanggal lahirnya.”
I2 :“jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau kiriman dari rumah sakit lain. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap.kalo rawat jalan itu langsung ke bagian poliklinik. jadi kalau di UGD ini intinya pasien dulula yang diselamatkan administrasi belakangan, karna nyawa lebih pentingkan.”
I2 :“ya semua sesuai prosedurnya pasien berobat jalan pertama mendaftar ditempat pendaftara dan kemudian petugas akan membuatkan kartu berobat dan pasien segera langsung ke poliklinik dan petugas langsung mecatat di buku register ya ini untuk pasien baru ya tentunya.”
Selain pernyataan diatas, peneliti juga memperoleh alur kerja dari Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Di Rumah Sakit Haji Medan. Adapun rekam medis tersebut sebagai berikut :
1. Pasien Mendaftar di tempat pendaftaran pasien sesuai dengan pembayarannya yang terdiri dari loket askes, astek dan umum.
2. Pasien yang tidak membayar lunas ( Pasien Askes, Astek dan Perusahaan ) harus diperiksa dahulu kelengkapan dari surat rujukan/surat jaminannya. 3. Pasien dimintakan untuk menunjuk kartu berobat RS Haji Medan untuk
pencarian berkas lamanya, bagi pasien yang tidak membawa kartu berobatnya diminta untuk menuliskan datanya pada formulir yang disediakan untuk dicari nomor rekam mediknya dengan menggunakan KIUP atau komputer
4. Pasien dipersilahkan menunggu diklinik yang dituju.
5. Sebelum berkas lama rekam medik pasien diantar ke klinik tujuan, berkas diperiksa apabila ada formulir rawat jalan yang perlu ditambah.
6. Petugas mengantar berkas ke masing-masing klinik yang dituju.
7. Diluar jam polklinik dan pendaftaran, pasien mendaftar dan dilayani di unit gawat darurat.
Kontrol Nomor Rekam Medik
tidak lengkap pinjam
lengkap
(Buku Pedoman RS Haji Medan)
Gambar 4.1 : Alur Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
Dari uraian penjelasan di atas maka dapat diketahui bahwa prosedur atau alur rekam medis pasien rawat jalan pada Rumah Sakit haji Medan sudah dilakukan dengan baik dan teratur. Prosedur atau alur rekam medis pasien rawat jalan
Tempat penerimaan pasien rawat jalan
(Pen-daftaran)
Nomor Rekam medik
POLIKLINIK Unit Rawat Inap
Tempat pendaftaran pasien
Dilengkapi Pemeriksaan kelengkapan Penyimpanan
Masuk rawat inap
Rawat jalan ulang
pendidikan penelitian Keperluan lain Sudah tid-ya dirawat
dilakukan sesuai Buku Pedoman Peyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Haji Medan. Jadi, setiap pasien yang datang, harus mengikuti prosedur yang berlaku.
b.Prosedur Pengadaan Rekam Medis Pasien Rawat Inap
Penerimaan pasien rawat inap dinamakan Admitting Office atau sering dinamakan Sentral Opname. Fungsi utamanya adalah menerima pasien untuk dirawat di rumah sakit. Pasien yang memerlukan perawatan, dapat dibagi menjadi 3 kelompok yaitu: pasien yang tidak urgen, pasien yang urgen, dan pasien gawat darurat yang langsung dirawat. Berdasarkan hal tersebut maka penanganan pasien rawat inap ini harus cepat, sesuai dengan pernyataan informan (I1, I2) berikut ini :
I1 :“oke gini jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau kiriman dari rumah sakit lain, dokter atau puskesmas. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap.kalo rawat jalan itu langsung ke bagian pendaftaran atau poliklinik sana”
I1 :“nah sebenernya itu prosedurnya hampir sama Cuma kalo untuk pasien UGD itu pelayanan langsung diberikan petama kali, untuk urusan rekam medis itu belakangan, karna kan nyawa lebih penting dan harus di utamakan. baru setelah itu petugas menanyakan identitas pasein kepada keluarga atau kerabat pasien, nah kemudian barulah berkas rekam medis itu dibawa ke kasir untuk dihitung, dan kemudian dari situ dikirim ke bagian rekma medis, UGD itu tentu pertolongan pertama, gitu dek”
I2 :“jadi memang kalo rawat inap itu dia pasien datang sendiri atau kiriman dari rumah sakit lain. Jadi dia memang bisa dari UGD atau rawat jalan, kalu UGD biasanya untuk rawat inap.kalo rawat jalan itu langsung ke bagian poliklinik. jadi kalau di UGD ini intinya pasien dulula yang diselamatkan administrasi belakangan, karna nyawa lebih pentingkan.”
I2 : “yah sama aja sih sama rawat jalan, Cuma kalo pasien UGD itu tadi pelayanan langsung diberikan petama kali, urusan identitas rekam
medis itu belakangan, karna kan nyawa lebih penting dan harus di utamakan.”
Dalam wawancara peneliti juga mengamati secara rinci alur rekam medis rawat inap pada Rumah Sakit Haji Medan. Adapun uraian alur rekam medis rawat inap dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pasien mendaftar di tempat pendaftaran pasien sesuai dengan pembayarannya yang terdiri dai loket Askes, Astek dan Umum dengan membawa surat pengantar untuk dirawat.
2. Pasien yang tidak membayar lunas ( pasien askes, Astek dan Perusahaan ) harus diperiksa dahulu kelengkapan dari surat rujukan/surat jaminanya. 3. pasien dimintakan untuk menunjukkan kartu berobat RS Haji Medan untuk
pencarian berkas lamanya, bagi pasien yang tidak membawa kartu berobatnya diminta untuk menulisakan datanya pada formulir yang disediakan untuk dicari nomor rekam medisnya dengan menggunakan KIUP atau computer.
4. Petugas pendaftaran menyiapkan berkas rawat inap pasien yang telah disediakan dengan melampirkan berkas rekam medic lamanya.
5. Petugas rekam medik menghubungi petugas poliklinik untuk mengantar pasien beerta berkas ke ruang perawatan.
6. Selain melalui tempat pendaftaran pasien, pendaftaran pasien rawat inap dapat juga melalui penerimaan pasien di ruang UGD.
(Buku Pedoman RS Haji Medan)
Gambar4.2 : Alur Rekam Medik Rawat Inap
Dari keterangan di atas, maka dapat diketahui bahwa alur kerja rekam medis pasien rawat inap telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang diberlakukan, yakni sesuai dengan Buku Pedoman Rekam Medik Rumah Sakit Haji Medan yang ditentukan oleh DEPKES. Namun dalam hal tertentu, prosedur ini tidak diberlakukan yakni pada saat pasien gawat darurat.Pasien gawat darurat ditangani terlebih dahulu baru kemudian dilakukan pencatatan. Dapat ditarik kesimpulan bahwa pihak rumah sakit lebih mendahulukan keselamatan pasien dalam keadaan tertentu.
Tempat penerimaan pasien rawat inap
Sudah ada no. Rekam
UNIT RAWAT INAP Copy lembaran resume
keluar dikirim ke RS ru-jukan.S
Kantor rekam medik Nomor Rekam medik POLIKLINIK Berobat jalan Rawat ulang pendidikan penelitian Keperluan lain
Dilengkapi Pemeriksaan kelengkapan Pencatatan dlm Penyimpanan
file komputer
ya
tidak
4.2.2. Sistem Penomoran Rekam Medis
Sistem penomoran rekam medis merupakan sistem yang diberlakukan sebagai upaya pemberian identitas serta mempermudah proses penyimpanan dan sirkulasi rekam medis. Sistem penomoran rekam medis dilakukan secara sistematis dan seragam pada semua rekam medis. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut :
I1 : “jadi sistem penomoran rekam medisnya menggunakan unit numbering system atau pemberian nomor cara unit, terdiri dari 6 digit. kalau ketentuan yang sudah kita buatkan 6 digit itu dimulai dari 000 sampe 999, jadi kalu sudah habis nomer itu tentunya kita buat perubahan lagi harus disahkan lagi, kan gitu. jadi
pengendalian nomer rekam medis ini ada di petugas bagian
pendaftaran.”
I2 : “jadi sistem penomoran rekam medisnya menggunakan unit numbering system atau pemberian nomor cara unit, terdiri dari 6 digit. jadi penomoran itu semua pusatnya di pendaftaran.”
Dari jawaban di atas, maka dapat diketahui bahwa Sistem penomoran rekam medis pada Rumah Sakit Haji Medan adalah unit numbering sistem, yang terdiri dari 6 digit, yang dimulai dari 000-999. Setiap pasien memiliki satu nomor rekam medis yang berlaku untuk berobat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Jika penomoran telah penuh maka akan dibuat perubahan. Akan tetapi untuk membuat penomoran ini petugas sering mengalami sedikit kendala. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut :
I1 : “yaa sejauh ini sih dari prosedurnya sudah benar, namun kadang kendala itu muncul dari kita sendiri ya pegawai rekam medis ini contohnya banyak terjadi nomer double untuk satu pasein . dan disitulah kelengkapan-kelengkapan berkas rekam medis ini dilengkapi baik itu nomor MR resume medisnya setelah semua lengkap barula kita input ke komputer. Jadi setelah di input dikomputer standard operasional prosedurnyakan rekam medis ini harusnya dibawa keruangan penyimpanan rekam di pendaftaran sana namun karna sudah tidak mampu lagi menampung akhirnya
kita terapkan kebijakan sendiri kita susun penyimpanan berdasarkan bulan dan jenis pembayarannya saja harusnyakan berdasarkan penomoran itu dibagian pendaftarannya”
I2 : “sejauh ini sih gak ada ya, Cuma masalahnya itu yaa banyak terjadi double nomernya, contohnya kan gini kita tanyak di UGD kan kita tanyak apa sudah pernah berobat sudah, emang uda pernah berobat tapi dirumah sakit lain kita bikkinla statusnya PU (pasien ulang) sementara kami mencarinya setengah mati disini gak ada. nah itula salah satu kendala itulah susahnya kerepotan kalau sistemnya belum online.”
Berdasarkan pernyataan diatas, dapat disimpulkan bahwa kendala yang dihadapi Rumah Sakit Haji Medan ini dalam penomoran yaitu kurangnya tenaga rekam medis, sehingga sering terjadi kesalahaan dalam penomoran. Sehingga banyak terjadinya nomor double pada satu pasien.
4.2.3. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Ketentuan sistem penyimpanan rekam medis diperlukan agar proses penyimpanan rekam medis dapat dilakukan sebaik mungkin. Ketentuan dan prosedur yang jelas akan menghasilkan kerja yang baik dan terarah. Begitu juga dengan Rumah Sakit Haji Medan memiliki sistem penyimpanan terhadap rekam medis. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut :
I1 : “jadi memang sistem penyimpanan kita menggunakan sentralisasi artinya tempat penyimpanan itu baik rawat inap maupun berkas rawat jalan disatu tempat itulah sentralisasikan.. tidak terpisah antara rawat jalan dan rawat inap digabungkan, jadikan memang sementara bentuk rekam medik kita dirumah sakit haji inikan belum instalasi kalau kita sudah instalasikan sudah bisa menggunakan sistem desentralisasi kalau kita hanya bagian, baigian rekam medic kalau namanya instalasikan dia mungkin lebih langkap....jadi kita memang di rumah sakit haji ini kita menggunakan sentralisasi yaitu berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan disimpan disatu tempat yang sama.”
I2: “disini penyimpanan kita menggunakan sentralisasi artinya tempat penyimpanan antara rawat inap maupun berkas rawat jalan digabungkan.”
Berdasarkan pernyataan informan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem yang digunakan Rumah Sakit Haji Medan dalam menyimpan rekam medis adalah secara sentralisasi. Sentralisasi yang dimaksud adalah rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan menjadi satu.
Berkas-berkas rekam medis dijajarkan pada rak penjajaran dengna sistem angka langsung, sesuai dengan pernyataan informan berikut :
I1 :“jadikan berkas berkas rekam medis itu disimpan secara berjajajar yakan , dengan sistem nomor langsung , yang terdiri dari 6 digit tadi dan untuk seterusnya disejajarkan itu nomernya”
I2 :“ya menggunakan sistem nomor langsung, yang terdiri dari 6 digit disejajarkanlah itu terus nomornya.. Misalnya ada pasien masuk dengan nomor terakhir contoh 198439 dan kemudian pasien yang daftar selanjutnya diberi nomor 198440 begitu seterusnya..”
Berdasarkan pernyataan informan diatas rumah sakit haji menggunakan sistem nomor angka langsung (straight numerical filling system) yaitu cara penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomer rekam medisnya pada rak penyimpanan.
Namun kenyataannya ditemukan adanya kendala pada penyusunan berkas rekam medis. Hal ini dilihat dari pernyataan informan berikut ini:
I1 :“ya jadi begini, awalnyakan SOP yang kita jalankan sistem penjajaran berkas rekam medis pada rak penyimpanan itu berdasarkan sistem nomor angka langsung contohnya tadikan 198439, 198440 dan seterusnyaa.. Namun sekarang ini kita hanya mengikuti SOP yang dibuat pada tahun 1999nya ini…gini jadi sekarang rak status yang ada sudah tidak sesuai lagi dengan status rak yang sekarang, jadikan begini kebijakan standar kerja kita yang lama itukan memuat 100 nomor dalam satu kolom rak itu, sedangkan saat sekarang ini pasien rawat inap yang masuk saja mencapai diatas 20 pasien perharidan
200 pasien rawat jalan sehari kurang lebih. Dapat dibayangkan sebulan bisa berapa rekam meis yang dihasilkan. Sehingga hal ini membuat ruang penyimpanan rekam medis yang sudah ada tidak muat lagi menampung sehingga dipindahkan ke tempat lain. Dan sekarang berkas rekam medis disusun hanya berdasarkan jenis pembayaran dan bulan pasien datang saja, karena hanya dengan cara inilaah yang dianggap pegawai lebih mudah dalam menyusun berkas rekam medis. Makanya kan memang SOP yang kita buat ini yang memang pada saat itu tahun 1999. Jadi pada saat itu jumlah tempat tidur hanya sekitar 130 seiring dengna perkembangan kan sudah adanya penambahan-penambahan ruangan dan kamar tidur. Kalo sekarang mungkin SOP ini sudah tidak bisa lagi harusnya sudah kita rubah lagi, tapi ya karna situasinya rumah sakit masih dalam transisi, kebijakan-kebijakan baru belum bisa diterbitkan lagi.jadi seharusnya juga ada penggantian rak baru yang lebih besar sesuai dengan standar rumah sakit saat ini.
I2 :“yaa pada dasarnya SOP itukan usah ada dan kita ikuti, tapi seiring pertambahannya sarana dan prasarana pelayanan rumah sakit termasuk penambahan kamar dan tempat tidur otomatis membuat pertambahan pasien yang masuk baik rawat inap maupun rawat jalan bertambah pesat. Kebijakan yang kita buat yaitu setiap kolom rak memuat 100 nomor berkas rekam medis, namun kenyataannya sekarang rak ini sudah tidak mampu menampung lagi karna berkas yang masuk perhari bisa masuk sampai 300 lebih. Sehingga hal ini membuat terjadinya penumpukan berkas yang membludak.Dan sekarang berdarakan kebijakan pegawai sendiri penyusunan berkas rekma medis hanya disusun berdasarkan kronologis saja dengan jenis pembayaran dan bulannya.tentunya kebijakan ini harus sudah dirubah mengingat keadaanya saat sekarang ini sudah seperti ini.” Berdasarkan pernyataan diatas, dapat disimpulkan bahwa SOP yang berlaku saat ini sudah tidak sesuai lagi dan sudah seharusnya SOP itu direvisi termasuk pergantian rak penyimpanan yang baru.
Dari beberapa pernyataan informan diatas, dapat disimpulkan bahwa penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Haji medan dilakukan berdasarkan penomoran langsung yang terdiri dari 6 digit seperti yang dijelaskan sebelumnya.
Dengan sistem penyimpanan rekam medis secara sentralisasi para petugas mengalami sedikit kesulitan. Hal ini dilihat dari pernyataan informan berikut :
I1 : “ya sebenarnya sih masalahnya di tenaga kerjanya ya.. memang di personil ketenaga kerjaan rekam medis itu sendiri, karna kita memang kurang sekali pegawai rekam medisnya, contohnya kalo dirumah sakit besar itu kan pegawai rekam medisnya 30 nah kita disini Cuma ada 11, itupun yang disana sering sakit sakitan yang di pendaftaran itu setiap bulan pasti ada dua orang yang tidak masuk itu Cuma 6 disana tiap bulan ada yg gak masuk 2 tinggalah 4 satu ini bosnya disini ngurus jamkesma, tumpang tindihnya itu sekarang kejanya disini.”
I2 :“ya sebenarnya sekarang masalah utamanya kurangnya tenaga rekam medis ini, sebenernya kalo diikuti SOP yang ada sudah benernya itu, kurangnya SDM yaa, nah itu saya bilang kalo rumah sakit lain
pegawai rekam medisnya banyak nah disini Cuma berapalaa dek.”
Dari pernyataan diatas dapat dijelaskan bahwa kesulitan yang dialami staf rekam medis di Rumah Sakit Haji Medan adalah kurangnya tenaga rekam medis. Sehingga terkadang terjadinya kesalahan-kesalahan dalam penomoran rekam medis.
Dari keseluruhan pernyataan informan tentang sistem penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Haji Medan dapat disimpulkan bahwa prosedur penyimpanan rekam medis yang terjadi saat ini sudah tidak sesuai lagi dengan SOP yang sebagaimana mestinya, mulai dari berkas yang menumpuk pada lantai dan sistem penyusunan yang disusun hanya berdasarkan kronologis pembayaran. Tentunya hal ini mebuat sistem kerja pengelolaan rekam medis menjadi tidak maksimal.
