a. Latar Belakang
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi komunikasi mengakibatkan kita memasuki era global, dunia tanpa batas di abad kedua puluh satu ini. Pertumbuhan, perkembangan, peningkatan di berbagai sektor kehidupan termasuk pendidikan terus mengalami perubahan. Dunia terus berputar mengalami perubahan, tidak ada yang abadi kecuali perubahan itu sendiri. Hal ini berarti perubahan itu selalu terus terjadi. Bila lingkungan berubah dan kita tidak mengikuti perubahan itu, maka kita akan terlindas oleh perubahan itu sendiri. Oleh karenanya maka diperlukan manajemen perubahan dalam tata kelola sekolah. Berubahnya kurikulum sekolah menjadi kurikulum 2013, akan membawa perubahan dalam pengelolaan sekolah. Oleh karena itu kepala sekolah sebagai pimpinan setiap satuan pendidikan harus memahami manajemen perubahan dan mampu mengelola perubahan agar kinerja sekolah dapat berjalan dengan efektif, efisien dan produktif dalam mencapai misi visi sekolah.
Menurut Tim Creacev, Director of Research and Development Prosci Research (2011) manajemen perubahan diartikan sebagai berikut. "Change management: the process, tools and techniques to manage the people-side of change to achieve a required business outcome. Ultimately, the goal of change is to improve the organization by altering how work is done". Manajemen perubahan adalah suatu proses, alat dan teknik untuk mengelola orang-orang untuk berubah dalam rangka mencapai tujuan bisnis yang telah ditentukan. Tujuan utama dari perubahan itu adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan cara merubah bagaimana cara mengerjakan pekerjaan yang lebih baik.
Pengelolaan yang baik dalam tata kelola sekolah, senantiasa menggunakan fungsi-fungsi manajemen. Menurut Terry (1978), fungsi-fungsi manajemen adalah Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan) dan Controlling (pengendalian); Menurut Robinns (2009) and Coulter fungsi manajemen adalah: Planning (perencanaan) Organizing (pengorganisasian), Leading (pemimpinan) dan Controlling (pengendalian)
Sedangkan sumber daya yang dikelola secara umum adalah 7 M, yaitu Man (manusia), Money (uang), Materials (bahan), Machines (peralatan kerja), Methods
(metode kerja), Market (pasar) dan Minute (waktu). Kriteria pencapai tujuan adalah efektif dan efisien. Bila proses pengelolaan yang menggunakan fungsi manajemen dari Robinns dan Coulter diinteraksikan dengan sumber daya yang dikelola, maka manajemen perubahan dapat digambarkan seperti gambar 1 berikut.
Gambar 1: Ruang lingkup manajemen perubahan.
Perbedaan utama antara manajemen perubahan dengan manajemen yang konvensional/biasa adalah terletak adanya faktor-faktor kuat yang menghambat perubahan. Faktor-faktor penghambat tersebut perlu dikelola agar berubah menjadi faktor pendorong perubahan. Karena adanya hambatan, maka kemungkinan perjalanan dalam mencapai tujuan perubahan ditunjukkan pada gambar 2. Berdasarkan gambar 2 tersebut terlihat bahwa, pencapaian perubahan yang efektif ditunjukkan dalam lintasan 1. Lintasan 1 merupakan garis lurus, garis yang terpendek untuk mencapai visi perubahan. Lintasan 2, 3, dan 4, adalah suatu lintasan untuk mencapai visi yang tidak efisien, karena harus berbelok-belok baru mencapai tujuan. Lintasan 5, adalah suatu contoh manajemen perubahan yang tidak mencapai sasaran.
Gambar 2. Berbagai kemungkinan dalam mencapai visi perubahan
Jadi dalam manajemen perubahan senantiasa menerapkan penyusunan program (perencanaan), pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring evaluasi, dan tindak lanjut serta pelaporan kegiatan. Dalam manajemen perubahan kepala sekolah harus memastikan setiap tahun sekolah membuat evaluasi diri sekolah sebagai dasar untuk menyusun rencana kerja jangka menengah (RKJM), serta rencana kerja dan anggaran kegiatan sekolah (RKAS). Rencana kerja dan anggaran kegiatan sekolah (RKAS) yang telah disusun oleh tim pengembang sekolah (TPS) kemudian diorganisasi dan dilaksanakan dalam bentuk berbagai jenis program kegiatan di sekolah. Selain itu sekolah yang berhasil harus selalu dapat memastikan juga bahwa setiap program sekolah harus dilakukan kegiatan monitoring dan evaluasi serta dibuatkan laporan implementasi dari setiap program kegiatan maupun terhadap seluruh kegiatan. Kegiatan monitoring dan evaluasi serta pelaporan tersebut dilakukan baik dalam proses pelaksanaan program kegiatan maupun pada akhir kegiatan. Kegiatan monitoring dan evaluasi serta pelaporan menjadi tugas tanggungjawab kepala sekolah untuk diimplementasikan dengan sungguh-sungguh menjadi suatu kebutuhan yang penting bagi organisasi sekolah.
Suatu organisasi sekolah haruslah dikelola secara profesional. Pengelolaan organisasi dimulai dari kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan evaluasi program untuk mencapai visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan sekolah. Pada kenyataannya, dewasa ini masih banyak keputusan-keputusan dalam penyusunan perencanaan organisasi sekolah yang diambil tidak berdasarkan informasi yang akurat.
Oleh karena itu sebelum seseorang melakukan monev, maka terlebih dahulu mereka harus memiliki pemahaman, keterampilan, dan kemampuan melaksanakan tugas sebagai evaluator pelaksanaan program. Di sisnilah diperlukan evaluator yang memiliki kemampuan:(1) menyusun program monev, (2) membuat instrumen monev, (3) melaksanakan monev dengan mengumpulkan data, (4) mengolah data melalui kegiatan menganalisis data hingga menginterpretasikan hasil analisis dan menyusun kesimpulan hasil analisis serta (5) membuat laporan program monev. Laporan hasil analisis data monev ini menjadi informasi yang sangat berharga bagi perbaikan proses kegiatan yang sedang berlangsung maupun pengambilan keputusan perencanaan program di masa mendatang.
Keberhasilan suatu program dapat dilihat dari kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaannya, terukur atau akuntabel hasilnya, serta ada keberlanjutan aktivitas yang merupakan dampak dari program itu sendiri. Melalui kegiatan monitoring dan evaluasi (monev) maka keberhasilan, dampak dan kendala pelaksanaan suatu program dapat diketahui. Ditinjau dari aspek pelaksanaan, monev memerlukan keterampilan petugas. Petugas adalah seorang evaluator yang terampil untuk mengumpulkan berbagai data yang sesuai dengan tujuan monitoring dan evaluasi. Selain itu, kejujuran, keuletan, dan penguasaan pengetahuan tentang monitoring dan evaluasi menjadi tututan kualifikasi petugas. Bila ditinjau dari aspek sistim monitoring dan evaluasi, maka staf yang terlibat dalam kegiatan ini harus mampu merencanakan, menyiapkan, melaksanakan dan melaporkan seluruh kegiatan monitoring dan evaluasi. Monev yang dilakukan oleh petugas yang profesional dan didukung dengan instrumen yang baku akan dapat diperoleh data obyektif. Data obyektif yang dianalisis dengan teknik yang tepat akan didapatkan informasi yang terpercaya untuk dasar pengambilan keputusan manajemen. Sehingga keputusan yang diambil tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b. Pengertian Program Monitoring Dan Evaluasi Serta Pelaporan 1) Pengertian Program
Program adalah suatu rencana yang melibatkan berbagai unit yang berisi kebijakan dan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan dalam kurun waktu untuk mencapai tujuan tertentu. Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan. Evaluasi program adalah suatu unit atau kesatuan kegiatan yang bertujuan mengumpulkan informasi tentang realisasi
atau implementasi dari suatu kebijakan, berlangsung dalam proses yang berkesinambungan, dan terjadi dalam suatu organisasi yang melibatkan sekelompok orang guna pengambilan keputusan.
2) Pengertian Monitoring
Suherman,dkk. (1988) menjelaskan bahwa monitoring dapat diartikan sebagai suatu kegiatan, untuk mengikuti perkembangan suatu program yang dilakukan secara mantap dan teratur serta terus menerus. Monitoring adalah proses rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program, memantau perubahan, yang fokus pada proses dan keluaran. Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi (berdasarkan indikator yg ditetapkan) secara sistematis dan kontinu tentang kegiatan program/proyek sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk penyempurnaan program/proyek selanjutnya. Pengertian lain dari monitoring adalah upaya pengumpulan informasi secara berkelanjutan yang ditujukan untuk memberikan informasi kepada pengelola program guna kepentingan tentang indikasi awal kemajuan dan kekurangan pelaksanaan program dalam rangka perbaikan untuk mencapai tujuan program. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa monitoring adalah kegiatan rutin yang dilakukan dengan mengumpulkan data yang berkaitan dengan masukan (input), keluaran (output), hasil (outcome) dan dampak (inpact) suatu program kegiatan sekolah agar dapat memberi informasi awal tentang keterlaksanaan program kegiatan sekolah pada suatu masa tertentu.
Berdasarkan kegunaannya, William Travers Jerome membagi jenis monitoring menjadi delapan golongan, antara lain :
a) Monitoring yang digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya pelaksanaan program.
b) Monitoring yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan adanya gangguan, pencurian, pemborosan serta adanya dugaan penyalahgunaan wewenang.
c) Monitoring yang digunakan langsung untuk mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.
d) Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staff atau bawahan.
e) Monitoring yang digunakan untuk mengukur penampilan tugas pelaksana.
f) Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan antara pelaksanaan dengan perencanaan program.
g) Monitoring yang digunakan untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber–sumber yang dimiliki oleh organisasi atau lembaga.
h) Monitoring yang digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana.
Kegiatan monitoring yang dilakukan di sekolah bertujuan untuk dapat:
a) Manjaga agar kebijakan yang sedang diimplementasikan sesuai dengan tujuan dan sasaran.
b) Menemukan kesalahan sedini mungkin sehingga mengurangi risiko yang lebih besar.
c) Menyajikan fakta dan nilai yang perlu diperhatikan ketika proses kegiatan sekolah berlangsung
d) Melakukan tindakan modifikasi terhadap kebijakan apabila hasil monitoring mengharuskan untuk itu.
e) Mendapatkan informasi tentang adanya kesulitan-kesulitan dan hambatan-hambatan selama proses kegiatan sekolah berlangsung;
f) Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi
g) Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana
h) Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan sekolah.
i) Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan
j) Mendapatkan gambaran tentang capaian program;
3) Pengertian Evaluasi
Menurut Suharsimi Arikunto evaluasi adalah kegiatan yang meliputi dua langkah yakni mengukur dan menilai. Mengukur adalah membandingkan sesuatu dengan satu ukuran yang bersifat kuantitatif. Pengukuran atau “measurement”. Menilai adalah mengambil suatu keputusan terhadap sesuatu dengan ukuran baik dan buruk yang bersifat kualitatif. Evaluasi atau “evaluation” adalah kegiatan menilai dengan mengukur
pengumpulan data untuk menentukan pengumpulan data untuk menentukan sejauh mana, dalam hal apa, dan bagian mana tujuan pendidikan sudah tercapai. Jika belum, bagaimana dan apa sebabnya. Sedangkan Cronbach & Stuffebeam sependapat dengan Ralph Tyler bahwa proses evaluasi bukan sekedar mengukur sejauh mana tujuan tercapai, tetapi juga digunakan untuk membuat suatu keputusan.
Jadi Evaluasi adalah rangkaian kegiatan sistematis dalam rangka mendapatkan informasi tentang pencapaian hasil atas suatu program kegiatan sekolah dengan cara membandingkan input, process aktivity, output, dan outcome yang direncanakan dengan yang dilaksanakan. Evaluasi merupakan proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah kinerja program/proyek untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja program/proyek.
Tujuan Evaluasi di sekolah bertujuan untuk:
a) Menentukan tingkat kinerja suatu kebijakan: melalui evaluasi kinerja maka dapat diketahui derajat pencapaian tujuan dan sasaran kebijakan.
b) Mengukur tingkat efisiensi suatu kebijakan: melalui evaluasi dapat diketahui berapa biaya dan manfaat dari suatu kebijakan.
c) Mengukur tingkat keluaran: mengukur berapa besar dan kualitas pengeluaran atau output dari suatu kebijakan.
d) Mengukur dampak suatu kebijakan: evaluasi ditujukan untuk melihat dampak dari suatu kebijakan, baik dampak positif maupun negatif.
e) Untuk mengetahui apabila ada penyimpangan: untuk mengetahui adanya penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, dengan cara membandingkan antara tujuan dan sasaran dengan pencapaian target.
f) Sebagai masukan (input) suatu kebijakan yang akan datang: untuk memberikan masukan bagi proses kebijakan ke depan agar dihasilkan kebijakan yang lebih baik.
Sedangkan manfaat Monitoring Dan Evaluasi yang dilakukan di sekolah diharapkan dapat:
a) Menyediakan informasi yang relevan dan tepat waktu pada pelaksanaan program sekolah yang akan membantu pembuatan keputusan manajemen satuan pendidikan.
b) Mendorong diskusi mengenai kemajuan pelaksanaan program sekolah bersama para guru, dan merencanakan berbagai tindakan yang diperlukan.
c) Menyumbang pada akuntabilitas. Kepala sekolah perlu mengetahui bahwa pelaksanaan program sekolah yang sedang dilaksanakan sesuai dengan rencana pelaksanaan program sekolah yang telah dibuat, sesuai kurikulum tingkat satuan pendidikan, dan sesuai dengan tujuan pada tingkat satuan pendidikan.
d) Menyediakan sumber informasi kemajuan/prestasi utama bagi para pengambil keputusan
e) Memberikan masukan terhadap pengambilan keputusan. Apakah pelaksanaan program sekolah yang telah dilaksanakan sudah cukup baik, atau perlu adanya inovasi dan revisi dalam pelaksanaan program sekolah tahun berikutnya.
Adapun prinsip-prinsip monitoring dan evaluasi program sekolah harus dilaksanakan dengan berpedoman pada prinsip-prinsip tertentu agar dapat menghasilkan informasi yang benar bermanfaat bagi pengambilan keputusan berikutnya dan benar-benar bermanfaat bagi peningkatan mutu pendidikan, di sekolah pada umumnya. Sebagaimana prinsip-prinsip monitoring evaluasi pada umumnya, monitoring dan evaluasi program sekolah memiliki prinsip-prinsip sebagai berikut:
a) Berorientasi pada tujuan
Monev hendaknya dilaksanakan mengacu pada tujuan yang ingin dicapai. Hasil monev dipergunakan sebagai bahan untuk perbaikan atau peningkatan program pada evaluasi formatif dan membuat jastifikasi dan akuntabilitas pada evaluasi sumatif.
b) Komprehensif.
Bahwa monitoring dan evaluasi program sekolah harus mencakup bidang sasaran yang luas atau menyeluruh, baik aspek personalnya, materialnya, maupun aspek operasionalnya. Evaluasi Jangan hanya ditujukan pada salah satu aspek saja. Misalnya aspek personalnya, jangan hanya menilai gurunya saja, tetapi juga murid, karyawan dan kepala sekolahnya. Begitu pula untuk aspek material dan operasionalnya. Evaluasi harus dilakukan secara menyeluruh terhadap delapan standar nasional pendidikan, baik standar kompetensi lulusan, standar isi, standar proses, standar penilaian, standar tenaga pendidik dan kependidikan, standar sarana prasarana, standar pembiayaan dan standar pengelolaan.
Prinsip ini menyatakan bahwa dalam mengadakan monitoring dan evaluasi program sekolah harus dilaksanakan secara bekerja sama dengan semua orang yang terlibat dalam aktivitas pelaksanaan program sekolah. Sebagai contoh dalam mengevaluasi keberhasilan guru dalam mengajar, harus bekerjasama antara pengawas, kepala sekolah, guru itu sendiri, dan bahkan, dengan pihak murid. Dengan melibatkan semua pihak dalam monitoring dan evaluasi program sekolah ini diharapkan kita dapat mencapai keobyektifan informasi yang dihasilkan.
d) Kontinyu.
Monitoring dan evaluasi program sekolah hendaknya dilakukan secara terus-menerus selama proses pelaksanaan program sekolah. Evaluasi tidak hanya dilakukan terhadap hasil yang telah dicapai, tetapi sejak pembuatan rencana sampai dengan tahap laporan. Hal ini penting dimaksudkan untuk selalu dapat memonitor setiap saat atas keberhasilan yang telah dicapai dalam periode waktu tertentu. Aktivitas yang berhasil diusahakan untuk ditingkatkan, sedangkan aktivitas yang gagal dicari jalan lain untuk mencapai keberhasilan.
e) Obyektif.
Dalam mengadakan monitoring dan evaluasi program sekolah harus menilai sesuai dengan kenyataan yang ada. Katakanlah yang hijau itu hijau dan yang merah itu merah. Jangan sampai mengatakan yang hijau itu. kuning, dan yang kuning itu hijau. Sebagai contoh, apabila seorang guru itu sukses dalam mengajar, maka katakanlah bahwa guru ini sukses, dan sebaliknya apabila jika guru itu kurang berhasil dalam mengajar, maka katakanlah bahwa guru itu kurang berhasil. Untuk mencapai keobyektifan dalam monitoring dan evaluasi program sekolah perlu adanya data dan atau fakta. Dari data dan fakta inilah dapat mengolah untuk kemudian diambil suatu kesimpulan. Makin lengkap data dan fakta yang dapat dikumpulkan maka makin obyektiflah evaluasi yang dilakukan.
f) Berdasarkan Kriteria Keberhasilan
Kriteria yang digunakan dalam evaluasi harus konsisten dengan tujuan yang telah dirumuskan. Kriteria ini digunakan agar memiliki standar yang jelas apabila menilai suatu program pendidikan di sekolah. Kekonsistenan kriteria evaluasi dengan tujuan berarti kriteria yang dibuat harus mempertimbangkan hakekat substansi monitoring dan evaluasi program sekolah.
Kriteria dalam monitoring dan evaluasi program sekolah ada dua, yaitu pertama, kriteria objetive yang berkenaan dengan patokan tujuan yang ingin dicapai. Tujuan inilah yang dijadikan kriteria keberhasilan pelaksanaan program sekolah. Kedua, kriteria metodis yang berkaitan dengan patokan teknik penganalisaan hasil evaluasi: misalnya dengan menggunakan prosentase, interval, kuantitatif, atau perhitungan matematis lainnya.
g) Fungsional/Manfaat.
Hasil monitoring dan evaluasi program sekolah tidak hanya dimaksudkan untuk membuat laporan kepada atasan yang kemudian di “peti es” kan. Hasil monitoring dan evaluasi program sekolah berarti fungsional apabila dapat digunakan untuk memperbaiki program sekolah yang ada pada saat itu. Dengan demikian monitoring dan evaluasi program sekolah benar-benar memiliki nilai guna baik secara langsung maupun tidak langsung. Kegunaan langsungnya adalah dapatnya monitoring dan evaluasi program sekolah digunakan untuk perbaikan apa yang dievaluasi, sedangkan kegunaan tidak langsungnya adalah monitoring dan evaluasi program sekolah itu dimanfaatkan untuk penelitian atau keperluan lainnya.
h) Diagnostik.
Monitoring dan evaluasi program sekolah hendaknya mampu mengidentifikasi kekurangan-kekurangan atau kelemahan-kelemahan program sekolah yang dievaluasi sehingga dapat memperbaikinya. Oleh sebab itu setiap hasil monitoring dan evaluasi program sekolah harus didokumentasikan. Bahan-bahan dokumentasi hasil evaluasi inilah yang dapat dijadikan dasar penemuan kelemahan-kelemahan atau kekurangankekurangan yang kemudian harus diusahakan jalan pemecahannya.
i) Terbuka.
Kegiatan monitoring dan evaluasi harus diketahui bukan hanya oleh pihak yang melakukan monitoring dan evaluasi, tetapi juga oleh pihak yang dimonitor dan dievaluasi. Bahkan juga boleh diketahui dan dilakukan pihak manapun sepanjang memakai standar, acuan, dan indikator monitoring dan evaluasi yang diketahui bersama.
j) Adil.
yang dinyatakan benar di suatu wilayah tidak dapat dinyatakan salah di wilayah lain kecuali jika terdapat faktor kondisi alam.
k) Berorientasi solusi.
Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan pembahasan hasil-hasilnya harus diorientasikan untuk menemukan solusi atas masalah yang terjadi dan karena itu dapat dimanfaatkan sebagai pijakan untuk peningkatan kinerja.
l) Partisipatif.
Perumusan standar, acuan, dan indikator serta pelaksanaan monitoring dan evaluasi dan pembahasan hasil-hasilnya harus dilakukan dengan melibatkan pihak-pihak yang dimonitor dan dievaluasi agar solusi yang direkomendasikan dapat menjadi agenda bersama.
m) Berjenjang.
Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan secara berjenjang, artinya sesuai dengan tingkatan dan kedudukan seseorang, jabatan di sekolah. Kepala sekolah akan monev terhadap wakil kepala sekolah. Wakil Kepala Sekolah akan memonev terhadap stafnya dan kinerja yang ada dalam rentang kendalinya. Selain monitoring dan evaluasi struktural, juga harus dijalankan monitoring dan evaluasi fungsional.
4) Metode Monitoring dan Evaluasi
Metode monitoring dan evaluasi dapat dilakukan dengan mempergunakan metode:
a) Observasi/kunjungan pengamatan langsung dalam kegiatan sekolah
Observasi atau pengamatan langsung adalah kegiatan pemusatan perhatian terhadap sesuatu obyek dengan menggunakan seluruh alat indera yaitu penglihatan, penciuman, pendengaran, peraba, dan pengecap. Jenis jenis observasi antara lain: Observasi non sistematis yaitu: bila pengamat tidak menggunakan instrumen pengamatan. Observasi sistematis yaitu: bila pengamat menggunakan pedoman sebagai instrumen pengamatan.
Bentuk bentuk instrumen observasi meliputi:
Sistem tanda (sign system) yaitu: memberikan tanda atau tally pada kolom tempat peristiwa yang timbul dan akan diamati. Peristiwa itu disebut juga snapshot (potret selintas). Contoh: observasi terhadap pengajaran guru di kelas. Maka perlu disediakan kolom-kolom peristiwa yang terjadi selama proses belajar mengajar antara lain: guru menerangkan, guru menulis di papan tulis, guru bertanya pada kelompok, guru bertanya pada anak, murid bertanya, guru menjawab, murid
berteriak, dsb. Jika suatu peristiwa dalam kolom terjadi maka diberikan tanda. Kejadian yang muncul hanya di check satu kali . Peristiwa yang muncul secara mendadak dicatat untuk kelengkapannya.
Category system yaitu: pengamatan yang membatasi pada sejumlah variabel tertentu saja. Contoh: pengamat ingin mengetahui partisipasi murid dalam proses belajar mengajar di beberapa kelas. Pengamat hanya membatasi pada sejumlah kategori parsipasi murid antara lain: murid bertanya, murid berdebat, dan murid membahas pertanyaan murid lain. Sedangkan kategori yang lain ditinggalkan dengan harapan agar dapat diketahui pada kelas yang mana muridnya lebih partisipasif.
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi yang dilakukan pada saat kegiatan dilaksanakan. Responden biasanya adalah peserta, pembicara dan panitia kegiatan. Komponen yang dievaluasi biasanya adalah kualitas program/ kegiatan, penyelenggaraan program, pembicara, dan panitia.
b) Wawancara para stakeholdder dan penerima manfaat.
Wawancara (interview) adalah dialog yang dilakukan oleh pewawancara (interviewer) untuk memperoleh informasi dari orang yang diwawancarai (interviewee), untuk menilai keadaan seseorang misal: latar belakang murid, orang tua, pendidikan, perhatian, sikapnya terhadap sesuatu. Wawancara sering disebut juga dengan kuesioner lisan.
Jenis-jenis wawancara antara lain:
Wawancara terstruktur: yaitu wawancara yang terstandar yang terdiri dari serentetan pertanyaan disediakan sehingga si pewawancara tinggal memberikan tanda check (√ ) pada pilihan jawaban yang disediakan. Dalam pelaksanaannya bisa disembunyikan dan bisa tidak terhadap responden.
Wawancara tidak terstruktur yaitu terdiri dari: Wawancara bebas (unguided inerview) yaitu: pewawancara bebas menanyakan apa saja dengan mengingat data apa yang akan dikumpulkan. Pewawancara tidak membawa pedoman (ancer-ancer) sehingga responden sering tidak menyadari behwa dia sedang diwawancarai, suasana menjadi santai seperti omong-omong. Namun sering pula pertanyaan menjadi kurang terkendali.
Wawancara terpimpin (guided interview) yaitu: pewawancara datang dengan serentetan pertanyaan yang akan diajukan persis sama dengan wawancara terstruktur.
Wawancara bebas terpimpin yaitu: kombinasi antara wawancara bebas dan terpimpin dimana si pewawancara membawa pedoman berupa garis besar tentang hal-hal yang akan ditanyakan.
c) Penyebaran kuesionere (angket) pada para stakeholdder dan penerim manfaat. Angket adalah sejumlah pertanyaan tertulis yang digunakan untuk memperoleh informasi dari responden tentang laporan pribadi atau hal-hal yang diketahuinya.