H. Landasan Teor
5. Teori Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi manajerial yang keempat setelah perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan. Sebagai salah satu fungsi manajemen, mekanisme pengawasan di dalam suatu organisasi memang mutlak diperlukan. Pelaksanaan suatu rencana atau program tanpa diiringi dengan suatu sistem pengawasan yang baik dan berkesinambungan, jelas akan mengakibatkan lambatnya atau bahkan tidak tercapainya sasaran dan tujuan yang telah ditentukan.
Istilah pengawasan dalam bahasa Inggris disebut controlling, yang oleh
Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa: “… the modern concept of control… provides a historical record of what has happened … and provides date the enable the… executive… to take corrective steps …”. Hal ini berarti bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan. More (dalam Winardi, 2000:226) menyatakan bahwa:
“… there’s many a slip between giving works, assignments to men and carrying them out. Get reports of what is being done, compare it with what ought to be done, and do something about it if the two aren’t the same.
Terselenggaranya pengawasan dalam sebuah institusi yakni untuk menilai kinerja suatu institusi dan memperbaiki kinerja sebuah institusi. Dalam setiap perusahaan mutlak, bahkan rutin adanya sistem pengawasan. Dengan demikian pengawasan merupakan instrument pengendalian yang melekat pada setihap tahapan opersional perusahaan.
Fungsi pengawasan dapat dilakukan setiap saat, baik selama proses manajemen atau administrasi berlangsung maupun setelah berakhir untuk mengetahui tingkat pencapaian tujuan suatu organisasi atau kerja. Fungsi pengawasan dilakukan terhadap perencanaan dan kegiatan pelaksanaannya. Kegiatan pengawasan sebagai fungsi manajemen bermaksud untuk mengetahui tingkat keberhasilan dan kegagalan yang terjadi setelah perencanaan dibuat dan
dilaksanakan. Keberhasilan perlu dipertahankan dan jika mungkin ditingkatkan dalam perwujudan manajemen/administrasi berikutnya di lingkungan suatu organisasi/ unit kerja tertentu. Sebaliknya setiap kegagalan harus diperbaiki dengan menghindari penyebabnya baik dalam menyusun perencanaan maupun pelaksanaannya. Untuk itulah, fungsi pengawasan dilaksanakan, agar diperoleh umpan balik (feed back) untuk melaksanakan perbaikan bila terdapat kekeliruan atau penyimpangan sebelum menjadi lebih buruk dan sulit diperbaiki.
Dalam kaitannya dengan pengertian pengawasan terdapat berbagai macam pengertian. Syafiie (1998:60) mengidentifikasikan pengertian pengawasan menurut dari beberapa ahli sebagai berikut:
a. Lyndal F. Urwick, pengawasan adalah upaya agar sesuatu dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan dan instruksi yang dikeluarkan.
b. Sondang Siagian, pengawasan adalah proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditemukan sebelumnya. c. George R Terry, pengawasan adalah proses penentuan apa yang harus
dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan, yaitu menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.
d. Stephen Robein, pengawasan adalah proses mengikuti perkembangan kegiatan untuk menjamin (to ensure) jalannya pekerjaan dengan demikian, dapat selesai secara sempurna (accomplished) sebagaimana yang direncanakan sebelumnya dengan pengoreksian beberapa pemikiran yang saling berhubungan.
e. David granick, pengawasan pada dasarnya memiliki tiga fase yaitu; fase legislatif, fase administratif, dan fase dukungan.
Menurut Harold Koonz,dkk, yang dikutip oleh John Salinderho mengatakan bahwa pengawasan adalah :
Pengukuran dan pembetulan terhadap kegiatan para bawahan untuk menjamin bahwa apa yang terlaksana itu cocok dengan rencana. Jadi pengawasan itu mengukur pelaksanaan dibandingkan dengan cita-cita dan rencana, memperlihatkan dimana ada penyimpangan yang negatif dan dengan menggerakkan tindakan-tindakan untuk memperbaiki penyimpangan- penyimpangan, membantu menjamin tercapainya rencana-rencana. (Jhon Salindeho, 39:1998)
6.Teori Manajemen
Perkembangan teori manajemen sampai pada saat ini telah berkembang dengan pesat. Sampai detik ini pula belum ada satu teori yang bersifat umum ataupun berupa kumpulan-kumpulan hukum bagi manajemen yang dapat diterapkan dalam berbagai situasi dan kondisi. Para manajer banyak
mengalami dan menjumpai pandangan-pandangan tentang manejemen, yang juga membawa konsekuensi berbeda dalam penerapannya. Setiap pandangan hanya dapat diterapkan dalam berbagai masalah yang berbeda pula, sedangkan untuk masalah-masalah yang sama belum tentu dapat diterapkan.
Ada tiga aliran pemikiran manajemen, yaitu:
a. Aliran klasik yang terbagi dalam manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik;
b. Aliran hubungan manusiawi, disebut juga sebagai aliran neoklasik atau pasca klasik;
c. Aliran modern.
d. Aliran klasik
Aliran klasik yang terbagi dalam manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik.
Istilah kata “manajemen” sering kali didengar dan disebut-sebut baik dalam seatu organisasi, perusahaan maupun dalam kehidupan kita sehari-
hari. Jika kita membuka kamus Bahasa inggris kata “manajemen”
(management) bearti mengelola atau mengatur.
Menurut Chuck Williams manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Jadi seorang manejer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia bekerja melalui orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya
(walaupun bukan berarti seorang manejer tidak memiliki kemampuan teknis)
(https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/).
Murti Sumarni dan John Soeprihanto (1995): manajemen merupakan suatu proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarah, pengkoordinasian, dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber daya lain dalam perusahaan meliputi sumber daya bahan baku produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam
pemanfaatan yang efisien dan efektif,
(https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/).
Ada dua tokoh manajemen yang mengawali munculnya manajemen, yaitu:
1. Robert Owen (1771-1858)
Dimulai pada awal tahun 1800-an sebagai Menejer Pabrik Pemintalan Kapas di New Lanark, Skotlandia. Robert Owen mencurahkan perhatiannya pada penggunaan faktor produksi mesin dan faktor produksi tenaga kerja. Dari hasil pengamatannya disimpulkan bahwa, bilamana terhadap mesin diadakan suatu perawatan yang baik akan memberikan keuntungan kepada perusahaan, demikian pula halnya pada tenaga kerja, apabila tenaga kerja dipelihara dan dirawat (dalam arti adanya perhatian baik kompensasi, kesehatan, tunjangan dan lain sebagainya) oleh pimpinan
perusahaan akan memberikan keuntungan kepada perusahaan. Selanjutnya dikatakan bahwa kuantitas dan kualitas hasil pekerjaan dipengaruhi oleh situasi ekstern dan intern dari pekerjaan. Atas hasil penelitiannya Robert Owen dikenal sebagai Bapak Manajemen Personalia.
2. Charles Babbage (1792 1871)
Charles Babbage adalah seorang Profesor Matematika dari Inggris yang menaruh perhatian dan minat pada bidang manajemen. Dia dipercaya bahwa aplikasi prinsip-prinsip ilmiah pada proses kerja akan menaikkan produktivitas dari tenaga kerja menurunkan biaya, karena pekerjaan- pekerjaan dilakukan secara efektif dan efisien. Dia menganjurkan agar para manajer bertukar pengalaman dan dalam penerapan prinsip-prinsip manajemen. (http://the-sangers.blogspot.com/2013/01/teori-manajemen- klasik.html#ixzz2MtcyDbaH)
Pembagian kerja (devision of labour), mempunyai beberapa keunggulan, yaitu :
1. Waktu yang diperlukan untuk belajar dari pengalaman-pengalaman yang baru.
2. Banyaknya waktu yang terbuang bila seseorang berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain akan menghambat kemajuan dan- ketrampilan pekerja, untuk itu diperlukan spesialisasi dalam pekerjaannya.
3. Kecakapan dan keahlian seseorang bertambah karena seorang pekerja bekerja terus menerus dalam tugasnya.
4. Adanya perhatian pada pekerjaannya sehingga dapat meresapi alat- alatnya karena perhatiannya pada itu-itu saja.
Kontribusi lain dari Charles Babbage yaitu mengembangkan kerja sama yang saling menguntungkan antara para pekerja dengan pemilik perusahaan, juga membuat skema perencanaan pembagian keuntungan.
1. Fungsi manajemen klasik secara tradisional
a. Merencanakan (planning) adalah menentukan sasaran organisasi dan sarana untuk pencapaian tujuan.
b. Mengorganisasikan (organizing) adalah menetapkan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.
c. Memimpin (leading) adalah memberi insparasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.
d. Mengendalikan (controlling) adalah mengawasi kemajuan pencapaian sasaran dan mengambil tindakan korelasi bilamana dibutuhkan.
2. Keterbatasan Manajemen Klasik
Kurang memperhatikan aspek kemanusiaan dari pekerja, seperti motif, tujuan, perilaku, dan lain sebagainya.
3. Kontribusi Manajemen Klasik a. Spesialisasi pekerjaan.
4. Perbedaan Teori Manajemen Klasik dan Ilmiah Perbedaan teori manajemen klasik dan ilmiah: a. Manajemen Klasik
1) Pengembangan manajemen di lakukan oleh teoritis. 2) Investasi terbesar adalah karyawan.
3) Tenaga kerja di beri pelatihan keterampilan sesuai operasi pabrik. 4) Karyawan bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu yang berulang. 5) Adanya skema pembagian keuntungan.
b. Manajemen Ilmiah
1) Penerapan metode-metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah-masalah organisasi.
2) Seperangkat mekanisme atau tngkat-tingkat untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi.
Aliran Hubungan Manusiawi (Neo Klasik) Teori manajemen neo klasik adalah teori manajemen yang diperuntukan untuk manajer agar lebih memerhatikan tingkat psikologi dan hubungan antar manusia dalam lapangan pekerjaan. Teori ini dibuat akibat mucul ketidakpuasan terhadap teori manajemen klasik yang tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi dan keharmonisan dalam lingkungan kerja. Tingkat psikologi dan hubungan antar manusia dalam dunia pekerjaan dianggap penting untuk mendongkrak
hasil efektifitas kerja yang lebih optimal. Berikut beberapa ahli yang awalnya mencetuskan pelengkap teori organisasi Neo klasik:
Hugo Munsterberg (1863-1916)
Sebagai pencetus psikologi industri, Hugo terkenal dengan sebutan
“bapak psikologi industri”. Hugo mengungkapkan bahwa untuk mencapai
peningkatan produktivitas dalam pekerjaan, dapat dilakukan melalui 3 cara: 1) Penemuan best possible person (orang yang terbaik)
2) Penciptaan best possible work
3) Penggunaan best possible effect untuk memotivasi karyawan
Munsterberg juga menyarankan penggunaan teknik-teknik yang diambil dari psikologi eksperimen. Sebagai contoh, berbagai metode yang dilakukan dalam memilih karakteristik yang cocok dengan kebutuhan suatu jabatan.
Elton Mayo (1880-1949) dan percobaan-percobaan hawthorne
“Hubungan manusiawi” yang merupakan istilah umum sering
menggambarkan cara seorang manajer berinteraksi dengan bawahannya.
Bila “manajemen personalia” memotivasi lebih besar untuk lebih baik dalam bekerja, maka hubungan manusiawi dalam organisasi tersebut “baik” dan
begitu juga sebaliknya. Untuk menciptakan hubungan manusiawi yang selalu baik, hendaknya manajer harus memahami mengapa karyawan bertingkah seperti yang hendak mereka lakukan dan faktor-faktor apa saja yang memotivasi mereka untuk melakukan hal demikian.
Untuk mendukung pernyataan sebelumnya, Elton Mayo, dan asistennya Fritz J. Roethlisberger serta William J. Dickson melakukan studi tentang perilaku manusia dalam berbagai macam situuasi kerja yang dikenal dengan percobaan Howthorne. Mereka membagi karyawan atas dua kelompok kerja yang masing masing terdiri dari 6 karyawati dalam ruangan terpisah. Dalam satu ruangan, kondisi diubah-ubah secara periodik dan ruangan lainnya tidak. Sejumlah variabel yang diubah antara lain : upah dinaikan, periode istirahat dan jam lamanya makan siang diubah, hari kerja dan minggu kerja diperpendek, peneliti yang bertugas sebagai atasan mengikuti kelompok untuk memilih periode istirahatnya sendiri dan memberikan kesempatan untuk mengajukan usulan perubahan.
Hasilnya, produktivitas di kedua ruang tersebut ternyata sama-sama meningkat. Elton Mayo dan kawan-kawan menyimpulkan bahwa insentif keuangan bukan penyebab kenaikan produktivitas, karena skedul pembayaran kelompok dipertahankan sama. Hal yang membuat kondisi demikian justru karena reaksi interaksi emosional antara anggota kelompok dengan atasannya lebih penting dalam peningkatan produktivitas kerja kelompok daripada perubahan perubahan kondisi kerja diatas. Percobaan ini juga mengarahkan Mayo bahwa perhatian yang khusus dari seorang atasan yang dapat meningkatkan motivasi bekerja itu sangat berpengaruh terhadap usaha-usaha mereka.
Dalam Aliran Hubungan Modern (Ilmu Pengetahuan) dalam pengembangannya dibagi menjadi dua, pertama aliran hubungan manusiawi (perilaku organisasi), dan kedua berdasar pada manajemen ilmiah atau manajemen operasi.
Prinsip Dasar Perilaku Organisasi :
1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat (peranan, prosedur dan prinsip).
2. Manajemen harus sistematis, pendekatannya harus dengan pertimbangan konservatif.
3. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi.
4. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan.
b. Aliran Kuantitatif
Perkembagannya dimulai dengan digunakannya kelompok-kelompok riset operasi dalam memecahkan permasalahan dalam industri. Teknik riset operasi sangat penting sekali dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini dalam pembuatan dan pengambilan keputusan. Penggunaan riset operasi dalam manajemen ini selanjutnya dikenal sebagai aliran manajemen science.
Langkah-langkah pendekatan manajemen science yaitu : 1. perumusan masalah dengan jelas dan terperinci
2. penyusunan model matematika dalam pengambilan keputusan 3. penyelesaian model
4. pengujian model atas hasil penggunaan model 5. penetapan pengawasan atas hasil
6. pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi
Pendekatan Sistem
Pendekatan ini memandang organisasi sebagai satu kesatuan yang saling berinteraksi yang tak terpisahkan. Organisasi merupakan bagian dari lingkungan eksternal dalam pengertian luas. Sebagai suatu pendekatan system manajemen meliputi sistem umum dan sistem khusus serta analisis tertutup maupun terbuka.Pendekatan sistem umum meliputi konsep-konsep organisasi formal dan teknis, filosofis dan sosiopsikologis. Analis system manajemen spesifik meliputi struktur organisasi, desain pekerjaan, akuntansi, sistem informasi dan mekanisme perencanaan serta pengawasan.
Pendekatan Kontingensi
Pendekatan kontingensi digunakan untuk menjembatani celah antara teori dan praktek senyatanya. Biasanya antara teori dengan praktek, maka harus memperhatikan lingkungan sekitarnya. Kondisi lingkungan akan
memerlukan aplikasi konsep dan teknik manajemen yang berbeda.
(http://sriwahyuwidyaningsih.blogspot.com/2012/02/hubungan-
manusiawi.html)
Pendekatan manajemen modern
Aliran Manajemen Modern Muncul aliran ini lebih kepada aliran kuantitatif merupakan gabungan dari Operation Research dan Management Science. Pada aliran ini berkumpul para sarjana matematika, pisik, dan sarjana eksakta lainnya dalam memecahkan masalahmasalah yang lebih kompleks. Tim sarjana ini di Inggris, di Amerika Serikat, sesudah perang
Dunia II dikenal dengan sebutan “OR Tema” dan setelah perang
dimanfaatkan dalam bidang industri. Masalah-masalah ruwet yang
memerlukan “OR Tim” ini antara lain di bidang transportasi dan komunikasi. Kehadiran teknologi komputer, membuat prosedur OR lebih diformasikan menjadi aliran IImu Manajemen Modem.
Pengembangan model-model dalam memecahkan masalah-masalah manajemen yang kompleks. Adanya bantuan komputer, maka dapat memberi pemecahan masalah yang lebih berdasar rasional kepada para manajer dalam membuat putusan-putusannya. Teknik-teknik ilmu manajemen ini membantu para manajer organisasi dalam berbagai kegiatan penting, seperti dalam hat penganggaran modal, manajemen cash flow, penjadwalan produksi, strategi pengembangan produksi, perencanaan
sumber daya manusia dan sebagainya. Aliran ini juga memiliki kelemahan karena kurang memberi perhatian kepada hubungan manusia. Oleh karena itu sangat cocok untuk bidang perencanaan dan pengendalian, tetapi tidak dapat menjawab masalah-masalah sosial individu seperti motivasi, organisasi dan kepegawaian. Konsep dari aliran ini sebenarnya sukar dipahami oleh para manajer karena dapat menyangkut kuantitatif sehingga para manajer itu merasa jauh dan tidak terlibat dengan penggunaan teknik- teknik ilmu manajemen yang sangat ilmiah dan kompleks.
c. Aliran Modern
Teori manajemen modern atau sering disebut teori analisa sistem atau teori terbuka, merupakan paduan atau penyempurna lanjutan antara teori klasik dan neoklasik, dimana pada teori ini lebih menekan pada perpaduan dan perancangan hingga kegiatan terlihat lebih menyeluruh dengan kesatuan organisasi yang saling bergantung, didalam teori ini organisasi bukan sistem tertutup melainkan sistem terbuka yang berkaitan langsung dengan lingkungan. Teori modern sedikit berkembang karena lebih dinamis, komplek, multilevel, multidimensi.
Teori ini bukan hanya teori mengenai struktur pengorganisasian tetapi way of thinking atau cara berfikir mengenai organisasi,cara melihat dan menganalisis secara lebih tepat dan mendalam,melalui keteraturan atau regularitas prilaku organisasi yang hanya berlaku untuk suatu lingkungan
atau kondisi tertentu. Selain itu organisasi dan lingkungan yang berhubungan erat sangat menunjang berlangsungnya perusahaan efektif dengan dilakukannya pengawasan sesuai situasi perkembangan manajemen yang terjadi dan harus mengenali manajemen mengenai sasaran dan proses perkembangan teori manajemen dan prinsip manajemen itu sendiri.
Oleh sebab itu dibutuhkannya interaksi atau kontak langsung dengan mempelajari, beradaptasi dan menguasai lingkungan,banyak perusahaan mengaplikasikan teori ini,seperti dalam penganggaran modal. Maka pencapaian tujuan bersama organisasi dapat terakomodir hingga diharapkan kepuasan dapat dicapai untuk masing masing anggota dan suatu organisasi atau perusahaan dengan menerapkan teori manajemen modern
(http://purpleiia.blogspot.com/2011/03/teori-organisasi-