BAB II TINJAUAN UMUM TENTANG PENGELOLAAN ARSIP DI
A. Tinjauan Umum Pemerintahan Daerah
3. Pengelolaan Arsip Sebagai Urusan Pemerintah Daerah
Penyelenggaraan pemerintahan pada hakikatnya bertujuan untuk mewujudkan cita-cita nasional seperti yang termuat dalam pembukaan UUD 1945 yaitu untuk melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia, memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa dan ikut melaksanakan ketertiban dunia yang berdasarkan perdamaian abadi dan keadilan sosial.
14
Salah satu upaya pemerintah untuk mewujudkan cita-cita tersebut adalah dengan memberikan otonomi luas kepada daerah yang diarahkan untuk mempercepat terwujudnya kesejahteraan masyarakat melalui Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah. Pemberian otonomi kepada daerah sesuai dengan amanat UUD 1945 pasal 18 ayat (2) yang berbunyi: “pemerintah daerah propinsi, daerah kabupaten, dan kota mengatur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan menurut asas otonomi dan tugas pembantuan”. Urusan Pemerintahan tersebut terbagi menjadi 3 Klasifikasi yaitu :
a. pemerintahan absolut,
Urusan Pemerintahan yang sepenuhnya menjadi kewenangan Pemerintah Pusat. Diantaranya yaitu politik luar negeri; pertahanan; keamanan; yustisi; moneter dan fiskal nasional; dan agama.
b. urusan pemerintahan konkuren,
Urusan Pemerintahan yang dibagi antara Pemerintah Pusat dan Daerah provinsi dan Daerah kabupaten/kota. Urusan pemerintahan konkuren kewenangan Daerah terdiri atas:
1) Urusan Pemerintahan Wajib
Urusan Pemerintahan Wajib dibagi menjadi: a) Pelayanan Dasar
Urusan Wajib Pelayan Dasar tersebut meliputi : pendidikan; kesehatan; pekerjaysaan umum dan penataan ruang; perumahan rakyat dan kawasan permukiman; ketenteraman, ketertiban umum, dan pelindungan masyarakat ; dan sosial.
b) Urusan Pemerintahan yang tidak berkaitan dengan Pelayanan meliputi: tenaga kerja; pemberdayaan perempuan dan pelindungan anak; pangan; pertanahan; lingkungan hidup; administrasi kependudukan dan pencatatan sipil; pemberdayaan masyarakat dan Desa; pengendalian penduduk dan keluarga berencana; perhubungan; komunikasi dan informatika; koperasi, usaha kecil, dan menengah; penanaman modal; kepemudaan dan olah raga; statistik; persandian; kebudayaan; perpustakaan; dan kearsipan.
15
c) Urusan Pemerintahan Pilihan.
Urusan Pemerintahan Pilihan meliputi: kelautan dan perikanan; pariwisata; pertanian; kehutanan; energi dan sumber daya mineral; perdagangan; perindustrian; dan transmigrasi.
Pembagian urusan pemerintahan konkuren antara Pemerintah Pusat dan Daerah provinsi serta Daerah kabupaten/kota didasarkan pada prinsip akuntabilitas, efisiensi, dan eksternalitas, serta kepentingan strategis nasional. Berdasarkan prinsip tersebut kriteria Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah kabupaten/kota adalah:
1) Urusan Pemerintahan yang lokasinya dalam Daerah kabupaten/kota; 2) Urusan Pemerintahan yang penggunaannya dalam Daerah kabupaten/kota; 3) Urusan Pemerintahan yang manfaat atau dampak negatifnya hanya dalam
Daerah kabupaten/kota;
4) Urusan Pemerintahan yang penggunaan sumber dayanya lebih efisien apabila dilakukan oleh Daerah kabupaten/kota.
Perubahan terhadap pembagian urusan pemerintahan konkuren antara Pemerintah Pusat dan Daerah provinsi dan Daerah kabupaten/kota yang tidak berakibat terhadap pengalihan urusan pemerintahan konkuren pada tingkatan atau susunan pemerintahan yang lain ditetapkan dengan peraturan pemerintah. Perubahan dapat dilakukan sepanjang tidak bertentangan dengan prinsip dan kriteria pembagian urusan pemerintahan konkuren. Pemerintah Pusat dalam menyelenggarakan urusan pemerintahan konkuren berwenang untuk:
1) menetapkan norma, standar, prosedur, dan kriteria dalam rangka penyelenggaraan Urusan Pemerintahan;
2) melaksanakan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
Norma, standar, prosedur, berupa ketentuan peraturan perundang-undangan yang ditetapkan oleh Pemerintah Pusat sebagai pedoman dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan konkuren yang menjadi kewenangan Pemerintah Pusat dan yang menjadi kewenangan Daerah. Kewenangan Pemerintah Pusat dilaksanakan oleh kementerian dan lembaga pemerintah
16
nonkementerian. Pelaksanaan kewenangan yang dilakukan oleh lembaga pemerintah nonkementerian harus dikoordinasikan dengan kementerian terkait. Penetapan norma, standar, prosedur, dan kriteria paling lama 2 (dua) tahun terhitung sejak peraturan pemerintah mengenai pelaksanaan urusan pemerintahan konkuren diundangkan. Daerah berhak menetapkan kebijakan Daerah untuk menyelenggarakan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah. Daerah dalam menetapkan kebijakan Daerah wajib berpedoman pada norma, standar, prosedur, dan kriteria yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Pusat.
Urusan pemerintahan konkuren yang menjadi kewenangan Daerah kabupaten/kota diselenggarakan sendiri oleh Daerah kabupaten/kota atau dapat ditugaskan sebagian pelaksanaannya kepada Desa. Penugasan oleh Daerah kabupaten/kota kepada Desa ditetapkan dengan peraturan bupati/wali kota sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Ketentuan lebih lanjut mengenai pelaksanaan urusan pemerintahan konkuren diatur dalam peraturan pemerintah. Daerah berhak menetapkan kebijakan Daerah dalam melaksanakan Tugas Pembantuan.
Kebijakan Daerah hanya terkait dengan pengaturan mengenai pelaksanaan Tugas Pembantuan di Daerahnya. Dengan adanya undang-undang tersebut, daerah memiliki kewenangan secara luas untuk mengatur urusan-urusan di luar urusan-urusan pemerintahan pusat. Pasal 10 ayat (1) Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 menyatakan bahwa pemerintahan daerah menyelenggarakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangannya, kecuali urusan pemerintahan yang oleh Undang-Undang ini ditentukan menjadi urusan pemerintah.
Salah satu urusan wajib yang dilimpahkan adalah mengenai kearsipan. Hal ini secara tegas dinyatakan dalam Pasal 2 ayat (4) Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan yang dibagi bersama antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota yaitu salah satu urusan pemerintahan yang dibagi bersama antar tingkatan dan/ susunan pemerintahan adalah urusan kearsipan.
17
Daerah menjalankan otonomi seluas-luasnya untuk mengatur dan mengurus sendiri dalam urusan kearsipan. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku penyelenggara kearsipan secara nasional berperan menjadi pembina lembaga kearsipan di seluruh Indonesia. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan daerah sebagai penyelenggara kearsipan didaerah memiliki tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan ditingkat provinsi dan tingkat kabupaten lembaga kearsipan daerah provinsi dan kabupaten/kota.
Pembentukan lembaga kearsipan daerah oleh pemerintahan daerah provinsi dan kabupaten/kota ini diamanatkan dalam Pasal 16 ayat (4) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menyatakan bahwa arsip daerah provinsi wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah provinsi sementara arsip daerah kabupaten/kota dibentuk oleh pemerintahan daerah kabupaten/kota. Fungsi yang dijalankan oleh lembaga kearsipan daerah sebagaimana yang diamanatkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 meliputi pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya sepuluh tahun, pengelolaan arsip statis, dan pembinaan kearsipan. Oleh karenanya pelaksanaan fungsi lembaga kearsipan daerah ini harus didukung oleh pengelola lembaga kearsipan daerah yang memiliki tingkat pemahaman yang baik terhadap fungsi yang diembannya. Terkait dengan Bidang Kearsipan itu sendiri, kewenangan penyelenggaraan kearsipan bagi daerah kabupaten/kota, mengaju kepada Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor 06 Tahun 2000 Tanggal 3 Oktober 2000 tentang Kewenangan Penyelenggaraan Kearsipan.
Untuk menyelenggarakan kewenangan kearsipan bagi daerah, pembentukan dan susunan Organisasi Kearsipan Daerah diserahkan kepada pemerintah daerah berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dengan mengacu kepada Pedoman Organisasi Kearsipan Daerah yang dikeluarkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. Pemerintah kabupaten/kota harus menetapkan arsip kabupaten/kota tugas administrasi di bidang