Pengelolaan Dokumen/Arsip Perusahaan yang dilaksanakan oleh Perusahaan dilandasi dengan prinsip penyimpanan dan pemeliharaan dokumen yang paling efektif atas dasar nilai guna dan lamanya usia simpan suatu dokumen, dengan tujuan sebagai berikut:
1. Menyajikan informasi/data yang benar, cepat, tepat dan akurat melalui administrasi yang tertib dan terencana serta dapat dipertanggungjawabkan. 2. Memberi kemudahan dalam proses pengambilan keputusan bagi manajemen
Perusahaan.
3. Tertatanya dokumen/arsip Perusahaan dengan baik, rapi dan teratur
Setiap fungsi/unit kerja Perusahaan memiliki rencana dan mekanisme pemeliharaan dokumen/arsip meliputi seluruh dokumen/arsip Perusahaan terutama pengamanan terhadap dokumen/arsip yang sifatnya umum, biasa, penting dan rahasia. Perusahaan membuat kebijakan mengenai dokumen/arsip Perusahaan yang dapat disusutkan atau dimusnahkan berdasarkan ketentuan yang berlaku dan secara berkala dilakukan penilaian kembali terhadap dokumen/arsip untuk menganalisis nilai guna dan usia simpannya.
BAGIAN KELIMA
PENGELOLAAN ANAK PERUSAHAAN
I. Kebijakan Umum
1. Pembentukan Anak Perusahaan untuk pengembangan bisnis berkaitan dengan diversifikasi usaha yang dilakukan dalam rangka memberikan nilai tambah dan mendukung bisnis utama Perusahaan.
2. Kinerja Anak Perusahaan diukur dengan Indikator Kinerja yang terdiri dari aspek keuangan, aspek operasional dan aspek administrasi.
3. Indikator Kinerja tersebut juga didasarkan pada jenis industri, pangsa pasar tertentu (captive market), nilai tambah ekonomis (economic value added) dan/atau nilai strategis bagi Perusahaan.
4. Setiap Anak Perusahaan dituntut untuk lebih maju dan mandiri agar tidak hanya mengandalkan pangsa pasar tertentu (captive market) dari Perusahaan.
5. Setiap transaksi antara Perusahaan dengan Anak Perusahaan dilaksanakan berdasarkan kaidah bisnis yang sehat. Penjualan sebagian atau seluruh saham Perusahaan pada Anak Perusahaan kepada pihak lain dilakukan dalam rangka: (1) memperbaiki kinerja Perusahaan dan Anak Perusahaan, (2) memperoleh nilai tambah bagi Perusahaan, dan (3) mengurangi kerugian/risiko yang lebih besar. 6. Perusahaan Anak yang menjalankan kegiatan usahanya di bidang dan/atau
berkaitan dengan sumber daya alam wajib melaksanakan Tanggung Jawab Sosial dan Lingkungan. Biaya kegiatan Tanggung Jawab Sosial dan lingkungan tersebut dianggarkan dan diperhitungkan sebagai biaya Perusahaan Anak yang pelaksanaannya dilakukan dengan memperhatikan kepatutan dan kewajaran. 7. Setiap Perusahaan Anak harus fokus pada bidang usaha tertentu yang menjadi
kompetensinya dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya yang dikuasainya. 8. Penjualan sebagian atau seluruh saham Perusahaan pada Anak Perusahaan kepada
pihak lain dapat dilakukan dalam rangka memperbaiki kinerja Perusahaan dan Anak Perusahaan, memperoleh nilai tambah bagi Perusahaan dan mengurangi kerugian/risiko yang lebih besar dan dapat dipertanggungjawabkan.
II. Pengangkatan dan Pemberhentian Direksi dan Komisaris Anak Perusahaan
1. Pengangkatan dan pemberhentian Direksi dan Komisaris Anak Perusahaan didasarkan pada anggaran dasar Anak Perusahaan.
2. Calon Direksi dan Dewan Komisaris Anak Perusahaan harus bebas dari segala benturan kepentingan, antara lain:
a. Benturan kepentingan dengan Pemegang Saham Anak Perusahaan atau kuasanya
b. Benturan Kepentingan karena sekaligus sebagai kuasa Pemegang Saham Anak Perusahaan
III. Perlakuan Setara kepada Pemegang Saham
1. Pada prinsipnya, terdapat perlakuan yang setara bagi setiap Pemegang Saham Perusahaan Anak, misalnya dalam penyampaian informasi yang lengkap dan akurat tentang Perusahaan Anak, kecuali terdapat alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya
2. Setiap Pemegang Saham Anak Perusahaan yang memiliki saham dengan klasifikasi yang sama harus diperlakukan setara (equitable) tanpa pengecualian.
3. Setiap Pemegang Saham Anak Perusahaan berhak memberikan suara sesuai dengan klasifikasi dan jumlah saham yang dimiliki.
BAGIAN KEENAM
PENGELOLAAN HUBUNGAN DENGAN STAKEHOLDERS
I. Kebijakan Umum
Pengelolaan stakeholders diarahkan pada kepentingan bisnis Perusahaan dengan memperhatikan tanggung jawab sosial Perusahaan, keselamatan, kesehatan kerja, dan lingkungan serta memperhatikan skala prioritas dan saling menghargai (mutual respect) sehingga tercapai keseimbangan dan keharmonisan antara:
1. Dimensi bisnis yang berorientasi pada penciptaan nilai (value creation) dan kepuasan pelanggan.
2. Dimensi sosial yang menyangkut aspek etika usaha dan tanggung jawab sosial perusahaan, kondisi kesehatan dan keselamatan serta kesejahteraan karyawan dan aspek sosial kemasyarakatan.
3. Dimensi lingkungan yang mengarahkan Perusahaan untuk memperhatikan aspek kelestarian dan keseimbangan lingkungan hidup di sekitar unit operasi/lapangan usaha.
4. Dimensi pelanggan meliputi keamanan produk dan kepuasan, dan loyalitas pelanggan.
5. Dimensi pemasok meliputi jaminan ketersediaan pasokan, kualitas, dan hubungan dengan pemasok.
6. Dimensi kreditor meliputi kewajiban-kewajiban dan jaminan kepada pihak kreditor. 7. Pengelolaan stakeholders didasarkan prinsip-prinsip GCG, yaitu transparansi,
akuntabilitas, responsibilitas, kemandirian, dan kewajaran. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki kebijakan-kebijakan menyangkut pengelolaan
stakeholders dan melaporkan aktivitas-aktivitas berkaitan dengan
kebijakan-kebijakan dimaksud.
II. Hak dan Partisipasi Stakeholders
1. Hak Stakeholders dapat timbul secara hukum karena pemberlakuan peraturan perundang-undangan, perjanjian/kontrak, atau karena nilai etika/moral dan tanggung jawab sosial Perusahaan yang tidak bertentangan dengan kebijakan Perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Hak-hak Stakeholders dihormati, dilindungi dan dipenuhi oleh Perusahaan, antara lain melalui pemberian informasi yang relevan dan penting secara transparan, akurat dan tepat waktu dan melalui mekanisme komunikasi yang sehat dan beretika 3. Perusahaan menciptakan kondisi yang memungkinkan Stakeholders berpartisipasi
dalam mentaati peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4. Perusahaan mempunyai mekanisme untuk menampung dan menindaklanjuti saran dan keluhan dari Stakeholders.
III. Penghubung Perusahaan dengan Stakeholders
Penghubung antara Perusahaan dengan Stakeholders adalah Sekretaris Perusahaan,
investor relations atau Departemen Marketing untuk Unit/Daerah atau Pejabat lain yang
BAGIAN KETUJUH
IMPLEMENTASI PEDOMAN
I. Sosialisasi, Implementasi dan Evaluasi
Perusahaan akan melakukan tahapan sosialisasi, implementasi dan evaluasi Pedoman Tata Kelola Perusahaan (Code of Corporate Governance atau COCG) secara berkesinambungan.
Kegiatan sosialisasi akan dilakukan terhadap pihak internal maupun eksternal Perusahaan. Sosialisasi terhadap pihak internal akan dititikberatkan pada adanya pemahaman GCG dan timbulnya kesadaran dan kebutuhan untuk menerapkan GCG secara konsisten. Sosialisasi kepada pihak eksternal ditujukan untuk memberikan pemahaman tentang cara kerja yang dilaksanakan Perusahaan sesuai prinsip-prinsip GCG.
Implementasi COCG akan dilaksanakan secara konsisten dengan didukung adanya laporan dari masing-masing unit kerja secara berkala mengenai implementasi pedoman dan dikaitkan dengan sistem reward dan punishment yang dikembangkan oleh Perusahaan bagi unit kerja maupun individu Karyawan. Perusahaan mewajibkan Dewan Komisaris, Direksi dan seluruh Karyawan Perusahaan agar patuh terhadap COCG.
Perusahaan akan melakukan evaluasi terhadap COCG untuk mengetahui dan mengukur bagaimana kesesuaian COCG dengan kebutuhan Perusahaan serta efektivitas dari program implementasi yang dilaksanakan. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan, pengembangan terhadap COCG dan perbaikan dari program impementasinya akan dilakukan secara berkesinambungan.
II. Pelaporan Pelanggaran
Perusahaan memberikan kesempatan kepada segenap Manusia TOTAL untuk dapat menyampaikan laporan mengenai dugaan pelanggaran terhadap COCG kepada Perusahaan secara pribadi, melalui surat, kotak pengaduan atau media lainnya yang disediakan oleh Perusahaan untuk kepentingan pelaporan pelanggaran. Penyediaan media tersebut dimaksudkan untuk menyampaikan dugaan pelanggaran terhadap COCG dan bukan untuk menyampaikan keluhan pribadi pelapor.
Setiap identitas pelapor harus disebutkan secara jelas. Perusahaan akan memberikan penghargaan (reward) bagi pelapor, apabila pelanggaran yang dilaporkan benar-benar terjadi. Perusahaan akan menjaga kerahasiaan identitas pelapor, kecuali jika:
1. Diperlukan dalam kaitan dengan laporan atau penyidikan yang dilakukan oleh aparat yang berwenang.
2. Sejalan dengan kepentingan Perubahan dan sejalan dengan tujuan COCG ini.
3. Diperlukan oleh Perusahaan untuk mempertahankan posisi Perusahaan di depan hukum.
Pengaturan mengenai sistem pelaporan pelanggaran diatur lebih lanjut dalam Kebijakan tersendiri (Whistleblowing System) yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari COCG ini.
BAGIAN KEDELAPAN
PENUTUP
I. Masa Berlaku
COCG diberlakukan mulai tanggal ditetapkan. Hal itu berarti seluruh Manusia TOTAL sejak tanggal tersebut wajib mematuhi dan menggunakan COCG ini.
II. Evaluasi dan Penyempurnaan
1. Perusahaan perlu melakukan program jaminan mutu untuk dapat mengevaluasi kinerja dan memperoleh keyakinan yang memadai bahwa seluruh Manusia TOTAL telah menjalankan tugas dan tangungjawabnya sesuai dengan COCG dan tujuan Perusahaan.
2. Perusahaan wajib melakukan evaluasi dan penyempurnaan COCG dilakukan secara periodik sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan Perusahaan.