3. TINJAUAN KHUSUS APOTEK KESELAMATAN
3.5 Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Lainnya
Untuk menjaga kelancaran dan ketepatan persediaan barang, apoteker pendamping memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan lain, kecuali narkotika dan psikotropika yang menjadi tanggung jawab APA. Pengadaan dilakukan di pagi hari dengan surat pesanan (Lampiran 18). Adapun prinsip pengadaan barang di Apotek Keselamatan adalah:
a. Barang berasal dari sumber yang jelas.
b. Macam dan jumlah barang yang akan diadakan disesuaikan dengan kondisi keuangan dan kategori arus barang fast moving atau slow moving.
c. Untuk barang-barang tertentu, pengadaan didasarkan pada data epidemiologi atau penyakit yang sedang banyak diderita oleh pasien.
d. Untuk barang-barang yang tersedia dengan berbagai nama dagang, pengadaan didasarkan pada pertimbangan produk yang sedang digemari masyarakat.
e. Kondisi yang paling menguntungkan (pertimbangan harga, diskon, syarat pembayaran, dan ketepatan barang datang).
Pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara konsinyasi, COD (Cash Order Delivery), atau kredit. Konsinyasi merupakan suatu perjanjian dimana pihak yang memiliki barang menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan memberikan komisi. COD (Cash On Delivery) adalah pembayaran dilakukan secara tunai pada saat barang diterima, sedangkan kredit adalah menjual barang dengan pembayaran tidak secara tunai (pembayaran ditangguhkan atau diangsur).
Pembelian barang di apotek dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu pembelian secara terbatas, spekulasi, dan berencana. Pembelian secara terbatas adalah pembelian yang disesuaikan dengan kebutuhan pengadaan di apotek. Spekulasi merupakan dugaan atau pendapat yang tidak berdasarkan kenyataan, artinya pembelian barang akan disesuaikan dengan kondisi saat pembelian, sedangkan berencana adalah proses yang dilakukan secara terprogram baik dari segi periode pembelian, jumlah, dan tempat pemesanan obat (distributor). Dari ketiga cara tersebut, Apotek Keselamatan lebih menggunakan pembelian secara terbatas untuk menghindari penumpukan barang yang menyebabkan modal terhenti.
Langkah-langkah pengadaan barang di Apotek Keselamatan adalah : 1. Pemeriksaan dan pencatatan barang
Pemeriksaan barang di Apotek Keselamatan dilakukan setiap hari. Pencatatan nama barang di buku defekta dilakukan oleh apoteker pendamping untuk barang yang akan habis (untuk barang fast moving) atau barang yang sudah habis (untuk barang slow moving). Selain itu, obat- obat yang belum tersedia di apotek tapi sudah mulai diresepkan atau cukup tinggi permintaannya juga dapat dicatat di buku defekta. Setelah apoteker pendamping mencatat semua nama barang yang akan dipesan, APA akan menentukan jumlah barang untuk tiap nama barang yang tercatat di buku defekta. Selanjutnya,
apoteker pendamping akan melakukan pemesanan barang berdasarkan data yang ada di dalam buku defekta. Pemesanan dilakukan dua kali seminggu yaitu pada hari Senin dan Kamis.
2. Pemesanan barang
Pemesanan dilakukan berdasarkan buku defekta kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) melalui telepon atau salesman dengan menggunakan surat pesanan. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan kerjasama dengan PBF adalah :
a. Ketepatan dan kecepatan PBF dalam pelayanan
b. Kualitas dan kuantitas barang harus dapat dipertanggungjawabkan terhadap barang pesanan apabila terjadi kerusakan
c. Jaminan yang diberikan PBF terhadap barang pesanan d. Kepastian memperoleh barang yang dipesan dari PBF e. Diskon yang diberikan PBF
f. Lama waktu kredit
Barang-barang yang sudah dipesan kemudian dicatat di buku pembelian.
3.5.2 Penerimaan
Petugas PBF akan mengantarkan barang yang dipesan ke apotek beserta faktur pembelian. Barang diterima oleh apoteker pendamping kemudian dilakukan pengecekan kesesuaian nama, bentuk sediaan, dan jumlah obat yang datang dengan faktur yang dibawa dan surat pesanan/buku pembelian. Apoteker pendamping juga mengecek tanggal daluwarsa dan kondisi fisik barang yang diterima. Apabila barang sesuai, maka faktur tersebut ditandatangani apoteker pendamping yang menerima barang disertai dengan nama terang, tanggal penerimaan dan stempel apotek. Jika ada barang yang tidak sesuai dengan surat pesanan/buku pembelian atau karena barang yang diterima mendekati tanggal daluwarsa, maka barang tersebut akan dikembalikan ke PBF.
Apotek menerima dua lembar faktur sebagai arsip. Barang yang telah diterima kemudian diberi harga sesuai dengan rumus perhitungan harga jual yang telah ditetapkan oleh apotek. Faktur yang diterima dicatat pada buku pencatatatan
untuk menginventaris barang yang diterima dan jumlah nilai yang akan dibayarkan ketika jatuh tempo.
3.5.3 Penyimpanan
Barang yang sudah diberi harga ditempatkan di etalase/rak obat. Penyimpanan barang dilakukan berdasarkan barang OTC – etikal, generik – non generik, bentuk sediaan, dan abjad (alfabetis). Penyusunan barang dilakukan secara First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO). Pada sistem FEFO, barang yang mempunyai tanggal daluwarsa lebih cepat akan dikeluarkan lebih cepat, sedangkan pada sistem FIFO, barang yang keluar lebih dahulu adalah barang yang lebih dahulu masuk.
Di Apotek Keselamatan, etalase depan apotek digunakan untuk penempatan obat-obat bebas dan obat-obat bebas terbatas, serta perbekalan kesehatan lainnya seperti perban, thermometer, dan lain-lain. Produk obat bebas/bebas terbatas dan perbekalan kesehatan lainnya disusunan sedemikian rupa sehingga dapat menarik perhatian pasien yang datang ke apotek dan memudahkan pengambilan barang. Di bagian dalam apotek terdapat rak-rak obat yang digunakan untuk penyimpanan obat-obat keras. Selain itu, di bagian dalam apotek juga tersedia rak obat yang berfungsi sebagai gudang kecil dan lemari pendingin untuk menyimpan obat-obat yang dipersyaratkan disimpan pada suhu dingin. Narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang ada di bagian dalam apotek.
3.5.4 Dokumentasi
Apotek Keselamatan menerapkan pencatatan di kartu stok untuk obat dan perbekalan kesehatan lainnya. Pencatan meliputi tanggal, jumlah barang masuk beserta sumbernya, jumlah barang keluar, saldo, dan keterangan (Lampiran 19). Pencatatan dilakukan setiap ada kejadian mutasi barang. Untuk barang-barang yang terletak di etalase depan, kartu stok tersimpan terpisah dan dikelompokkan berdasarkan penyusunan obatnya sehingga memudahkan pencarian. Kartu stok untuk obat-obat yang terletak di rak obat bagian dalam apotek ditempatkan masing-masing tepat di samping obat tersebut. Hal tersebut memudahkan pencatatan serta pengecekan kesesuaian catatan dengan kondisi fisik obat.
3.6 Pelayanan Apotek
3.6.1 Pelayanan Obat Bebas (Swamedikasi)
Pelayanan obat bebas adalah pelayanan obat kepada konsumen tanpa resep dokter. Obat-obat yang dapat dijual bebas adalah obat yang termasuk dalam daftar obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetika dan alat kesehatan tertentu. Pembayaran dilakukan di kasir, setelah lunas obat diserahkan kepada konsumen atau pembeli. Pelayanan swamedikasi yang diberikan oleh Apotek Keselamatan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu hanya dilakukan untuk kondisi-kondisi penyakit ringan tertentu dengan pemberian obat bebas, obat bebas terbatas dan obat wajib apotek.
Penyakit ringan pasien yang diberikan pelayanan swamedikasi di Apotek Keselamatan meliputi penyakit-penyakit kulit, diare, demam, batuk, dan nyeri persendian. Apabila keadaan pasien perlu untuk dirujuk ke dokter, maka APA atau apoteker pendamping akan merujuknya, baik pada dokter yang berpraktek di apotek ataupun dokter lainnya. Dalam melakukan swamedikasi di Apotek Keselamatan, peran apoteker sangat terlihat dalam memilih obat yang efektif, aman, dan ekonomis, serta dosis obat yang diberikan.
3.6.2 Pelayanan Obat dengan Resep
Pelayanan atau penjualan dengan resep diberikan kepada pasien yang membeli obat dengan resep dokter secara tunai. Proses pelayanan resep adalah sebagai berikut :
a. Apoteker menerima resep dari pasien, kemudian dilakukan skrining resep, pemeriksaan ketersediaan obat di apotek, dan diberi harga.
b. Pasien diberi tahu tentang harga obat, jika pasien setuju maka pasien dipersilahkan langsung membayar pada kasir dan diminta menunggu untuk disiapkan obatnya. Bila pasien merasa keberatan dengan harga obat, maka apoteker dapat menawarkan obat generik.
c. Resep dibawa ke bagian peracikan untuk dikerjakan juru resep. Lembaran resep diberi kertas penanda, yang berisi nomor resep, tanggal resep, harga, dan nama pasien. Obat yang telah selesai disiapkan kemudian diberi etiket
dan diperiksa oleh apoteker baik bentuk sediaan, nama pasien, etiket, dan kesesuaian jumlah obat dengan resep.
d. Penyerahan obat diberikan kepada pasien dengan pemberian informasi kemudian dicatat alamat dan nomor telepon pasien, jumlah dan harga resep ke dalam buku resep.
e. Salinan resep atau kuitansi dapat dibuat atas permintaan pasien.
f. Pada pelayanan resep yang mengandung narkotika, tidak diperbolehkan menyerahkan narkotika atas dasar salinan resep dokter dan resep tersebut disimpan terpisah dengan resep obat non narkotika.
3.6.3 Pelayanan Obat Wajib Apotek
Pelayanan obat wajib apotek adalah pelayanan obat-obat keras oleh apoteker yang dapat diberikan kepada pasien tanpa menggunakan resep dokter. Pelayanan obat wajib apotek (OWA) dilakukan disertai dengan pemberian informasi obat.
3.6.4 Pelayanan Informasi Obat
Di Apotek Keselamatan setiap penyerahan obat disertai dengan pemberian informasi obat (PIO) kepada pasien. Pelayanan ini terutama diberikan oleh apoteker. PIO dilakukan bukan hanya apabila pasien membeli obat, namun juga saat pasien tidak membeli dan sekedar bertanya. Pertanyaan mengenai informasi obat yang biasa ditanyakan di Apotek Keselamatan meliputi indikasi, cara pemakaian, efek samping obat, interaksi dengan obat lain dan makanan, hal yang harus dihindari selama menggunakan obat, dan sebagainya.