BAB 3. TINJAUAN KHUSUS APOTEK KESELAMATAN
3.5 Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Lainnya
3.5.1 Pengadaan
Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan lain menjadi tugas dan wewenang Apoteker Pendamping, kecuali untuk pengadaan narkotik dan psikotropika menjadi tanggung jawab APA. Untuk menjaga kelancaran dan ketepatan persediaan barang, Apoteker Pendamping dapat melakukan pengadaan barang yang dilakukan pada pagi hari dengan surat pesanan. Prinsip pengadaan barang pada Apotek Keselamatan :
1. Berasal dari sumber yang jelas.
2. Macam dan jumlah barang disesuaikan dengan kondisi keuangan dan kategori arus barang fast moving atau slow moving.
3. Berdasarkan epidemiologi atau penyakit yang sedang banyak diderita oleh pasien dan produk-produk branded yang sedang digemari oleh masyarakat. 4. Kondisi yang paling menguntungkan (mempertimbangkan mengenai harga,
diskon, syarat pembayaran dan ketepatan barang datang).
Pengadaan barang bisa dilakukan dengan cara konsinyasi, COD (cash
tiga cara, yaitu pembelian secara terbatas, spekulasi dan berencana. Dari ke tiga cara tersebut Apotek Keselamatan lebih menggunakan pembelian secara terbatas. Hal tersebut untuk menghindari penumpukan barang yang menyebabkan modal terhenti.
Langkah-langkah pengadaan barang di Apotek Keselamatan adalah : a. Pemeriksaan dan Pencatatan Barang
Setiap hari dilakukan pemeriksaan kemudian barang yang habis dicatat pada buku defekta untuk dilakukan pemesanan. Selain itu, di buku defekta juga dapat ditulis obat-obat yang belum tersedia di apotek tapi sudah mulai diresepkan dan banyaknya permintaan dari pelanggan.
b. Pemesanan Barang
Pemesanan dilakukan berdasarkan buku defekta kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan menggunakan surat pesanan langsung kepada salesman atau melalui telepon. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan kerjasama dengan PBF adalah :
1. Ketepatan dan kecepatan dalam pelayanan
2. Bertanggung jawab terhadap barang pesanan apabila terjadi kerusakan 3. Memberikan jaminan terhadap barang pesanan
4. Ada kepastian memperoleh barang yang dipesan 5. Diskon yang diberikan
6. Lama waktu kredit
c. Penerimaan Barang
Barang yang datang diterima oleh Apoteker Pendamping dari PBF disertai dengan faktur pembelian serta surat pesanan dari apotek, kemudian dilakukan pengecekan kesesuaian terhadap jumlah, jenis, bentuk, tanggal kadaluarsa, serta kondisi fisik barang dengan surat pemesanan dan buku pemesanan barang. Apabila barang sesuai maka faktur tersebut ditandatangani oleh Apoteker Pendamping yang menerima barang disertai dengan nama terang, tanggal penerimaan, dan cap apotek. Jika ada barang yang dikirim tidak sesuai dengan surat pemesanan, atau karena barang yang diterima mendekati tanggal kadaluarsa,
maka barang tersebut akan dikembalikan langsung. Apotek menerima dua lembar faktur sebagai arsip. Barang yang baru datang tersebut kemudian diberi harga sesuai dengan rumus perhitungan harga jual yang telah ditetapkan oleh apotek. Faktur yang diterima dicatat pada buku pencatatatan untuk menginventaris barang yang diterima dan jumlah nilai yang akan dibayarkan ketika jatuh tempo.
3.5.2 Penyimpanan
Barang yang baru datang/baru diterima dari PBF diberi harga terlebih dahulu kemudian ditempatkan di etalase/rak obat. Penempatan barang tersebut menggunakan sistem First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). Pada sistem FIFO, barang yang keluar lebih dahulu adalah barang yang lebih dahulu masuk sedangkan pada sistem FEFO, obat/barang yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih cepat maka obat tersebut yang paling pertama keluar. Di Apotek Keselamatan, pengambilan barang dilakukan dari depan etalase maka barang yang baru datang ditempatkan di belakang barang yang lama.
Di Apotek Keselamatan, etalase depan apotek digunakan untuk penempatan obat-obat bebas maupun perbekalan kesehatan lainnya seperti perban, termometer, dan lain-lain. Untuk produk obat bebas atau perbekalan kesehatan lainnya, penyusunannya dilakukan sedemikian rupa serta penampilan warna yang menarik sehingga akan menarik perhatian pasien yang datang ke apotek dan obat mudah diambil. Di bagian dalam apotek terdapat rak-rak obat yang digunakan untuk penyimpanan obat-obat keras, obat narkotik, dan psikotropika. Selain itu, terdapat rak obat yang disediakan dengan fungsi sebagai gudang kecil untuk menyimpan obat-obat bebas yang baru datang dan belum ditaruh di etalase depan. Penyimpanan obat di bagian dalam apotek, dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan.
b. Tiap kelompok obat disusun secara alfabetis untuk mempermudah dalam pencarian/pengambilan.
c. Narkotika disimpan dalam lemari narkotika. d. Psikotropika disimpan dalam lemari psikotropika
e. Obat-obat yang dipersyaratkan disimpan pada suhu dingin disimpan dalam lemari pendingin (suppositoria, ovula, tablet, serbuk).
3.5.3 Pencatatan
Apotek keselamatan menerapkan pencatatan di kartu stok untuk obat dan perbekalan kesehatan lainnya. Pencatan meliputi tanggal, jumlah barang masuk beserta sumbernya, jumlah barang keluar, saldo dan keterangan (Lampiran 14). Pencatatan dilakukan setiap ada barang yang datang dan barang terjual maupun kadaluarsa. Untuk barang-barang yang terletak di etalase depan, kartu stok tersimpan terpisah dan dikelompokkan berdasarkan penyusunan obatnya sehingga memudahkan pencarian. Kartu stok untuk obat-obat yang terletak di rak dalam apotek ditempatkan masing-masing tepat di samping dus obat tersebut. Hal tersebut memudahkan pencatatan serta pengecekan kesesuaian catatan dengan kondisi nyata obat.
3.6 Pelayanan Apotek
Pelayanan yang dilakukan di Apotek Keselamatan terdiri dari: 3.6.1 Pelayanan Obat Bebas (Swamedikasi)
Pelayanan obat bebas adalah pelayanan obat kepada konsumen tanpa resep dokter. Obat-obat yang dapat dijual bebas adalah obat yang termasuk dalam daftar obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetika dan alat kesehatan tertentu. Pembayaran dilakukan di kasir, setelah lunas obat diserahkan kepada konsumen/pembeli.
Pelayanan swamedikasi yang diberikan oleh Apotek Keselamatan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu hanya dilakukan untuk kondisi-kondisi penyakit ringan tertentu dengan pemberian obat bebas, obat bebas terbatas dan obat wajib apotek. Penyakit ringan pasien yang diberikan pelayanan swamedikasi di Apotek Keselamatan meliputi penyakit-penyakit kulit, diare, demam, batuk, dan nyeri persendian. Apabila keadaan pasien perlu untuk dirujuk ke dokter, maka APA atau Apoteker Pendamping akan merujuknya, baik pada dokter yang berpraktek di apotek ataupun dokter lainnya. Dalam melakukan swamedikasi di Apotek Keselamatan, peran apoteker sangat terlihat dalam
memilih obat yang efektif, aman dan ekonomis, serta ketepatan dosis obat yang diberikan.
3.6.2 Pelayanan Obat dengan Resep
Pelayanan atau penjualan dengan resep diberikan kepada pasien yang membeli obat dengan resep dokter secara tunai, proses pelayanan resepnya sebagai berikut :
a. Apoteker menerima resep dari pasien, kemudian dilakukan skrining resep, ketersediaan obat di apotek dan diberi harga.
b. Pasien diberi tahu tentang harga obat, jika pasien setuju maka pasien dipersilahkan langsung membayar pada kasir dan diminta menunggu untuk disiapkan obatnya. Bila pasien merasa keberatan dengan harga obat, maka apoteker dapat menawarkan obat generik.
c. Resep dibawa ke bagian peracikan untuk dikerjakan juru resep. Lembaran resep diberi kertas penanda, yang berisi: nomor resep, tanggal resep, harga, dan nama pasien. Obat yang telah selesai disiapkan kemudian diberi etiket dan diperiksa oleh Apoteker baik bentuk sediaan, nama pasien, etiket, dan kesesuaian jumlah obat dengan resep.
d. Penyerahan obat diberikan kepada pasien dengan pemberian informasi kemudian dicatat alamat dan nomor telepon pasien, jumlah dan harga resep ke dalam buku resep.
e. Salinan resep atau kuitansi dapat dibuat atas permintaan pasien.
f. Pada pelayanan resep yang mengandung narkotika, tidak diperbolehkan menyerahkan narkotika atas dasar salinan resep dokter dan resep tersebut disimpan terpisah dengan resep obat non narkotika.
3.6.3 Pelayanan Obat Wajib Apotek
Pelayanan obat wajib apotek adalah pelayanan obat-obat keras oleh apoteker yang dapat diberikan kepada pasien tanpa menggunakan resep dokter. Pelayanan obat wajib apotek (OWA) dilakukan disertai dengan pemberian informasi obat.
3.6.4 Pelayanan Informasi Obat
Di Apotek Keselamatan setiap penyerahan obat disertai dengan pemberian informasi obat (PIO) kepada pasien. Pelayanan ini terutama diberikan oleh apoteker. PIO dilakukan bukan hanya apabila pasien membeli obat, namun juga saat pasien tidak membeli dan sekedar bertanya. Pertanyaan mengenai informasi obat yang biasa ditanyakan di Apotek Keselamatan meliputi indikasi, cara pemakaian, efek samping obat, interaksi dengan obat lain dan makanan, hal yang harus dihindari selama menggunakan obat dan sebagainya.
3.6.5 Pelayanan Pemeriksaan Glukosa Darah, Asam Urat, dan Kolesterol
Di Apotek Keselamatan juga melayani pemeriksaan kadar glukosa, asam urat, dan kolesterol bagi pasien yang menginginkannya. Pemeriksaan dilakukan menggunakan alat digital khusus dan dilakukan oleh apoteker. Setiap pasien yang melakukan pemeriksaan, dicatat pada buku pelayanan pemeriksaan dan diberikan kartu hasil pemeriksaan. Setelah itu, pasien dapat berkonsultasi dengan apoteker tentang hasil pemeriksaannya. Pelayanan pemeriksaan ini dilakukan dengan latar belakang kebutuhan masyarakat di sekitar apotek. APA melihat bahwa kebutuhan tersebut merupakan suatu peluang mengembangkan pelayanan apotek untuk masyarakat sekitar.
3.7 Pengelolaan Narkotika
Pengelolaan narkotika terdiri dari pemesanan, penerimaan, penyimpanan, dan pelaporan keluar masuknya obat narkotika di apotek.
3.7.1 Pemesanan Narkotika
Narkotika dipesan melalui PBF Kimia Farma dan wajib menggunakan surat pesanan khusus narkotika. Pemesanan narkotika yang dilakukan memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a. Dalam satu lembar surat pesanan hanya untuk satu jenis narkotika
b. Mencantumkan nama dan alamat Apotek, Surat Izin Apotek, nama Apoteker Pengelola Apotek, dan Surat Izin Kerja
c. Surat pesanan harus ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek dan terdapat stempel Apotek pemesan
d. Surat pesanan dibuat empat rangkap, satu untuk arsip di Apotek sedangkan sisanya diserahkan kepada Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma yang bersangkutan.
3.7.2 Penerimaan dan Penyimpanan Narkotika
Narkotika yang datang diterima oleh Apoteker Pengelola Apotek. Bukti penerimaan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek. Narkotika disimpan pada lemari khusus yang terkunci, terjamin keamanannya, dan dapat dipertanggungjawabkan. Lemari tersebut terdiri dari tiga bagian untuk narkotika sehari-hari maupun untuk persediaan. Satu lemari digunakan sebagai tempat persediaan dan dua lemari untuk kebutuhan sehari- hari untuk menyimpan narkotika dan psikotropika. Dilemari penyimpanan terdapat kartu stok untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran narkotika serta mengetahui stok akhir narkotika.
3.7.3 Laporan Pemasukan dan Pengeluaran Narkotika
Setiap bulan apotek wajib membuat laporan narkotika berdasarkan pemasukan dan pengeluaran narkotika yang tercatat di buku harian penggunaan narkotika. Data pemasukan dan pengeluaran narkotika di masukkan ke dalam sebuah software khusus dan hasil data dikirim ke suku dinas kesehatan Jakarta selatan dalam bentuk softcopy yang disimpan di CD dan tembusan ke balai besar POM dalam bentuk hardcopy.
3.8 Pengelolaan Psikotropika
Pengelolaan sediaan psikotropika meliputi pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan pelaporan penggunaan sediaan psikotropika.
3.8.1 Pemesanan Psikotropika
Pemesanan psikotropika di Apotek Keselamatan memenuhi ketentuan sebagai berikut :
a. Dalam satu lembar surat pesanan boleh terdapat lebih dari satu jenis psikotropika
b. Dalam surat Pemesanan mencantumkan nama Apotek, alamat Apotek, nomor Surat Izin Apotek (SIA), nama Apoteker pengelola Apotek dan nomor Surat Izin Kerja (SIK)
c. Surat pesanan harus ditandatangani oleh APA dan terdapat stempel Apotek d. Surat pesanan dibuat tiga rangkap, dua surat salinannya digunakan untuk
pengarsipan di Apotek sedangkan lembar yang asli diserahkan ke PBF yang bersangkutan. Pemesanan psikotropik tidak harus dilakukan di PBF Kimia Farma
3.8.2 Penerimaan dan Penyimpanan Psikotropika
Penerimaan Psikotropika dapat dilakukan oleh APA ataupun Apoteker pendamping. Bukti penerimaan obat diterima dan ditandatangi oleh Apoteker Pengelola Apotek. Obat psikotropika di Apotek Keselamatan disimpan di lemari khusus yang terkunci dan terjamin keamanannya.
3.8.3 Pelaporan Penggunaan Psikotropika
Laporan pemakaian Psikotropika dilakukan sebulan sekali bersamaan dengan laporan narkotika dan dikirim ke suku dinas kesehatan dalam bentuk
softcopy yang disimpan dalam CD dengan tembusan ke balai besar POM dalam
bentuk hardcopy.