PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK
TINJAUAN PUSTAKA
2.2. Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit
Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup
perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi (Departemen Kesehatan RI, 2008). Fungsi dari pengelolaan perbekalan farmasi adalah (Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1197 Tahun 2004) :
a. Memilih perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan pelayanan rumah sakit.
b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal.
c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan kesehatan di rumah sakit.
e. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku.
f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian.
g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumah sakit.
2.2.1. Perencanaan
Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan perbekalan farmasidi rumah sakit. Tujuan perencanaan
perbekalan adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tahapan perencanaan kebutuhan farmasi meliputi (Departemen Kesehatan RI, 2008) : 1. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit. Pemilihan obat di rumah sakit merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) sesuai dengan kelas masing-masing rumah sakit, Formularium RS, Formularium Jaminan Kesehatan bagi masyarakat miskin, Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) Askes dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek).
2. Kompilasi Penggunaan
Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan sebagai pembanding bagi stok optimum.
3. Perhitungan Kebutuhan
Perhitungan kebutuhan obat dilakukan untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, antara lain (Departemen Kesehatan RI, 2008) : a. Metode Konsumsi
Secara umum, metode konsumsi biasanya menggunakan data konsumsi obat individual dalam memproyeksikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan data konsumsi tahun sebelumnya. Dasarnya adalah data riil konsumsi obat per periode yang lalu dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
b. Metode Morbiditas
Metode morbiditas menggunakan data jumlah pasien pengguna fasilitas kesehatan yang ada dan tingkat morbiditas (frekuensi masalah kesehatan yang umum) untuk membuat rencana kesehatan obat yang dibutuhkan. Dasarnya adalah jumlah kebutuhan obat yang digunakan untuk beban kesakitan. Metode morbiditas membutuhkan sebuah daftar tentang masalah kesehatan umum, sebuah daftar obat-obatan yang penting mencakup terapi untuk
masalah-5
Universitas Indonesia
masalah tersebut dan satu set pengobatan standar untuk tujuan perhitungan (berdasarkan pada praktek rata-rata atau pedoman pengobatan).
c. Metode kombinasi
Pada kasus tertentu digunakan metode morbiditas/epidemiologi, selain itu dihitung dengan menggunakan metode konsumsi. Misalnya metode morbiditas digunakan untuk meghitung obat-obat yang digunakan untuk kasus demam berdarah berdasarkan angka prevalensinya, sisanya dihitung dengan menggunakan metode konsumsi.
4. Evaluasi Perencanaan
Berdasarkan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tahun yang akan datang, diperoleh jumlah kebutuhan dan idealnya diikuti dengan evaluasi. Evaluasi dapat dilakukan dengan cara/teknik seperti analisis nilai ABC untuk evaluasi aspek ekonomi, kriteria VEN untuk evaluasi aspek medik/terapi, kombinasi ABC dan VEN, dan revisi daftar perbekalan farmasi.
2.2.2. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi/pembuatan sediaan farmasi dan sumbangan/droping/hibah. Tujuan pengadaan untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga dan waktu berlebihan (Departemen Kesehatan RI, 2008).
1. Pembelian
Pembelian adalah rangakaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan farmasi. Terdapat empat metode pada proses pembelian, yaitu (Departemen Kesehatan RI, 2008) :
a. Pelelangan (tender) terbuka
Metode tender terbuka berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga, metode ini lebih menguntungkan. Pelaksanaan tender terbuka memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama serta perhatian penuh.
b. Tender terbatas
Metode tender terbatas sering disebut sebagai lelang tertutup. Tender dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan memiliki riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan serta tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan lelang terbuka.
c. Pembelian dengan tawar-menawar
Metode ini dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak dan biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.
d. Pembelian langsung
Metode pembelian langsung digunakan untuk pembelian dalam jumlah kecil dan barang harus segera tersedia. Harga barang yang ditentukan relatif lebih mahal.
2. Produksi
Produksi merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk, dan mengemas kembali sediaan farmasi steril atau non steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kriteria obat yang diproduksi adalah (Departemen Kesehatan RI, 2008) :
a. Sediaan farmasi dengan formula khusus. b. Sediaan farmasi dengan harga murah.
c. Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil. d. Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran. e. Sediaan farmasi untuk penelitian.
f. Sediaan nutrisi parenteral.
g. Rekonstruksi sediaan obat kanker. h. Sediaan farmasi yang harus dibuat baru.
Sediaan farmasi yang diproduksi oleh IFRS harus akurat dalam identitas, kekuatan, kemurnian, dan mutu. Oleh karena itu, harus ada pengendalian proses dan produk untuk semua sediaan yang diproduksi atau pembuatan sediaan ruah dan pengemasan yang memenuhi syarat. Formula induk dan batch harus terdokumentasi dengan baik (termasuk hasil pengujian produk) (Departemen Kesehatan RI, 2008).
7
Universitas Indonesia
3. Sumbangan/droping/hibah
Pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah/sumbangan mengikuti kaidah umum pengelolaan perbekalan farmasi reguler. Perbekalan farmasi yang tersisa dapat dipakai untuk menunjang pelayanan kesehatan di saat situasi normal (Departemen Kesehatan RI, 2008).
2.2.3. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian. Staf farmasi merupakan bagian dari tim penerimaan perbekalan farmasi. Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi (Departemen Kesehatan RI, 2008):
a. Setiap produk jadi yang telah di produksi oleh pabrik harus mempunyai
certificate of analyse (CA).
b. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk kategori bahan-bahan berbahaya.
c. Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai certificate of origin (CO).
2.2.4. Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan (Departemen Kesehatan RI, 2008):
a. Memelihara mutu sediaan farmasi
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab c. Menjaga ketersediaan
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO, dan disertai sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan. Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan memperpendek jarak gudang dengan depo agar efisien (Departemen Kesehatan RI, 2008).
2.2.5. Pendistribusian
Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Tujuan dari pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat waktu, jenis dan jumlah. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan (Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1197 Tahun 2004) :
a. Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada. b. Metode sentralisasi atau desentralisasi.
c. Sistem total floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi. Beberapa kategori sistem pendistribusian perbekalan farmasi adalah :
1. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (Total Floor Stock)
Pada sistem total floor stock, sejumlah perbekalan farmasi disimpan dalam ruang rawat untuk memenuhi kebutuhan di ruang tersebut. Pendistribusian perbekalan farmasi menjadi tanggung jawab perawat ruangan. Perbekalan yang disimpan tidak dalam jumlah besar dan dapat dikontrol secara berkala oleh petugas farmasi (Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1197 Tahun 2004).
Keuntungan dari sistem ini adalah (Siregar, 2004): a. Obat yang diperlukan segera tersedia bagi penderita. b. Peniadaan pengembalian obat yang tidak terpakai ke IFRS. c. Pengurangan penyalinan kembali order obat.
d. Pengurangan jumlah personel IFRS yang diperlukan. Kelemahan dari sistem ini adalah (Siregar, 2004):
a. Kesalahan obat meningkat karena order obat tidak dikaji oleh apoteker. b. Persediaan obat di unit perawat meningkat.
c. Meningkatnya bahaya karena kerusakan dan kehilangan obat. d. Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani obat.
2. Sistem Resep Perorangan (Resep Individual)
Pada distribusi dengan sistem resep individual, perbekalan farmasi diberikan kepada pasien sesuai dengan yang tertulis di resep. Pendistribusian
9
Universitas Indonesia
perbekalan farmasi dengan sistem resep individual dilakukan melalui instalasi farmasi (Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1197 Tahun 2004).
Keuntungan dari sistem ini adalah (Siregar, 2004): a. Resep/order dikaji langsung oleh apoteker.
b. Ada interaksi antara apoteker, dokter, dan perawat. c. Ada pengendalian persediaan.
Kelemahan dari sistem ini adalah (Siregar, 2004) : a. Jumlah kebutuhan personel di IFRS meningkat. b. Obat dapat terlambat sampai ke pasien.
c. Masih memerlukan tenaga perawat untuk menyiapkan obat sebelum diberikan ke pasien.
d. Kehilangan dan kesalahan penggunaan obat masih cukup besar karena tidak adanya proses pengawasan ganda.
3. Sistem Unit Dosis
Pada sistem unit dosis, pendistribusian obat dilakukan melalui resep perorangan yang disiapkan, diberikan/digunakan, dan dibayar dalam unit untuk penggunaan satu kali dosis (Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1197 Tahun 2004). Penyiapan dan pengendalian obat dilakukan oleh instalasi farmasi untuk tiap waktu penggunaan dalam sehari. Selanjutnya, obat diserahkan kepada perawat untuk diberikan ke pasien. Sistem unit dosis hanya dapat dilakukan untuk pasien rawat inap bukan untuk pasien rawat jalan (Siregar, 2004).
Keuntungan dari sistem ini adalah (Departemen Kesehatan RI, 2008): a. Pasien hanya membayar obat yang telah dipakainya.
b. Peniadaan kelebihan obat/ yang tidak terpakai di ruang perawatan.
c. Semua obat disiapkan oleh farmasi sehingga perawat mempunyai waktu yang lebih untuk merawat pasien.
d. Menciptakan sistem pengawasan ganda yaitu oleh farmasi ketika membaca resep dokter, sebelum dan sesudah menyiapkan obat serta oleh perawat ketika membaca formulir instruksi obat sebelum memberikan obat kepada pasien. Hal ini akan mengurangi kesalahan pengobatan (medication error).
e. Memperbesar kesempatan komunikasi antara farmasi, perawat dan dokter serta pasien.
f. Memungkinkan farmasi mempunyai profil farmasi penderita yang dibutuhkan untuk Drug Use Review (pengkajian penggunan obat).
g. Mempermudah pengendalian dan pemantauan penggunaan persediaan farmasi. Kelemahan dari sistem ini adalah (Departemen Kesehatan RI, 2008) :
a. Membutuhkan banyak tenaga farmasi. b. Meningkatkan biaya operasional.
4. Sistem Distribusi Kombinasi
Sistem distribusi kombinasi adalah sistem distribusi yang menerapkan sistem resep perorangan (resep individu) dan sistempersediaan di ruangan yang terbatas. Perbekalan farmasi yang yang disediakan di ruangan adalah perbekalan farmasi yang diperlukan oleh banyak penderita, setiap hari diperlukan, dan biasanya perbekalan farmasi yang harganya murah. Keuntungan dari sistem distribusi kombinasi adalah (Departemen Kesehatan RI, 2008) :
a. Semua resep/prder dikaji langsung oleh apoteker.
b. Adanya kesempatan berinteraksi profesional antara apoteker, dokter, perawat pasien/keluarga pasien.
c. Perbekalan farmasi yang diperlukan dapat segera tersedia bagi pasien.
2.2.6. Pengendalian
Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan / kekosongan obat di unit-unit pelayanan. Kegiatan pengendalian mencakup :
a. Memperkirakan / menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu. Jumlah stok ini disebut stok kerja.
b. Menentukan stok optimum dan stok pengaman.
c. Menentukan waktu tunggu (leadtime), yaitu waktu yang diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat diterima (Departemen Kesehatan RI, 2008).
11
Universitas Indonesia
2.2.7. Penghapusan
Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuan dari penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku. Adanya penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang tidak memenuhi standar (Departemen Kesehatan RI, 2008).
2.2.8. Pencatatan dan pelaporan
Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di lingkungan IFRS. Pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang tidak memenuhi standar dan harus ditarik dari peredaran. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah kartu stok dan kartu stok induk. Manfaat informasi yang dari pencatatan yaitu dapat dengan cepat mengetahui jumlah persediaan perbekalan farmasi, membantu dalam pelaporan, informasi untuk perencanaan, pengadaan dan distribusi, pengendalian persediaan, pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan pendistribusian dan sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala IFRS (Departemen Kesehatan RI, 2008).
Pelaporan merupakan kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajiakan kepada pihak yang berkepentingan. Tujuan dari pelaporan adalah (Departemen Kesehatan RI, 2008) :
a. Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi b. Tersedianya informasi yang akurat
c. Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan d. Tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan.
2.2.9. Monitoring dan evaluasi
Salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit adalah dengan melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi (monev). Kegiatan ini juga bermanfaat sebagai masukan guna penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan. Pelaksanaan monev dapat dilakukan secara periodik dan berjenjang. Keberhasilan monev ditentukan oleh supervisor maupun alat yang digunakan. Tujuan dari monev adalah meningkatkan produktivitas para pengelola perbekalan farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan secara optimum (Departemen Kesehatan RI, 2008).
13 Universitas Indonesia BAB 3