BAB 2. TINJAUAN UMUM
3.4. Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Nine-Eighteen bertujuan untuk memenuhi kebutuhan konsumen terhadap perbekalan farmasi. Pengadaan barang dilakukan oleh Apoteker dengan metode konsumsi yaitu pengadaan dilakukan ketika perbekalan farmasi habis atau hampir habis. Prinsip pengadaan barang harus berasal dari distributor resmi, jenis dan jumlah barang yang dibeli berdasarkan peresepan dokter, kondisi keuangan dan kategori arus barang fast
moving atau slow moving, epidemiologi atau penyakit yang sedang banyak
diderita pasien dan konsumsi produk bermerek yang sedang trend dan digemari masyarakat serta kondisi yang menguntungkan (mempertimbangkan mengenai harga, diskon, syarat pembayaran dan ketepatan barang datang).
Pengadaan barang di Apotek Nine-Eighteen dilakukan dengan cara Cash
On Delivery (COD), kredit dan konsinyasi. COD adalah pembelian barang dimana
pembayaran dilakukan secara langsung pada saat barang datang. Pembayaran yang dilakukan secara kredit adalah pembayaran dilakukan setelah jatuh tempo
sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat. Konsinyasi adalah penitipan barang dari distributor kepada apotek. Konsinyasi obat atau barang disertai faktur yang berisi jenis dan jumlah obat atau barang dan harga obat atau barang tersebut sebagai tanda bukti. Biasanya konsinyasi dilakukan untuk obat-obat baru yang belum dijual di apotek atau sedang dalam masa promosi. Pembayaran dilakukan hanya terhadap barang konsinyasi yang telah laku terjual.
Langkah-langkah pengadaan perbekalan farmasi di apotek, antara lain: a. Pemeriksaan dan pencatatan jumlah obat
Setiap hari dilakukan pemeriksaan jumlah obat pada dokumen persediaan barang. Pemesanan dan pembelian barang dilakukan jika barang tersebut hampir habis, nama obat kemudian dicatat pada dokumen pemesanan obat. Selain itu, obat-obat yang belum tersedia dan obat yang banyak dipesan pasien untuk disediakan juga dicatat dalam dokumen pemesanan.
b. Pemesanan obat
Pemesanan sediaan farmasi khususnya obat, dilakukan kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) melalui telepon atau salesman yang datang ke Apotek. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam kerjasama dengan PBF, yaitu ketepatan dan kecepatan dalam pelayanan (reliability), bertanggung jawab terhadap barang pesanan apabila terjadi kerusakan (responsibility), memberikan jaminan terhadap barang pesanan (assurance), memiliki kepastian memperoleh barang yang dipesan (tangibles), kemampuan membina hubungan (emphaty), dan diskon yang diberikan serta lama waktu kredit.
c. Penerimaan obat
Penerimaan obat dilakukan oleh Apoteker pendamping disertai dengan faktur pembelian, faktur pajak serta surat pemesanan dari apotek (bila pemesanan dilakukan melalui telepon) (lampiran 8, 9, dan 10). Pengecekan barang meliputi jumlah barang, jenis, bentuk, waktu kadaluarsa, nomor bets, dan kondisi fisik barang. Jika barang sesuai dengan pesanan, maka faktur tersebut ditandatangani oleh Apoteker pendamping disertai nama terang, tanggal penerimaan dan stempel apotek. Untuk pembelian secara tunai, faktur asli diserahkan kepada apotek. Namun untuk pembelian secara kredit, faktur asli yang telah ditandatangani dikembalikan pada pengirim barang dan salinan faktur disimpan oleh apotek
Universitas Indonesia untuk keperluan dokumentasi. Apabila ada obat yang dikirim tidak sesuai dengan surat pemesanan atau obat sudah mendekati tanggal kadaluarsa, maka obat tersebut akan dikembalikan langsung. Obat dan barang yang datang dicatat dalam dokumen persediaan obat.
3.4.2. Penyimpanan
Penyimpanan obat dalam display obat OTC dan rak penyimpanan obat
ethical disusun berdasarkan golongan dan bentuk sediaan obat dengan
memperhatikan penampilan warna kemasan obat sehingga akan menarik perhatian pasien yang datang ke apotek. Barang-barang yang baru datang akan diletakkan pada display atau rak-rak penyimpanan obat serta dilakukan pencatatan di kartu stok. Penyimpanan obat di Apotek Nine-Eighteen dilakukan berdasarkan:
a. Obat dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan dan golongan obat. b. Obat ethical disusun kelas terapi secara alfabetis yang diberi warna
berbeda pada setiap kotak obat berdasarkan farmakologi obat. c. Obat bebas disusun berdasarkan farmakologi dan estetika warna. d. Narkotika disimpan dalam lemari khusus narkotika.
e. Psikotropika disimpan terpisah dengan obat ethical yang lain.
f. Obat dengan penyimpanan khusus seperti suppositoria dan ovula disimpan dalam lemari pendingin.
3.4.3. Pencatatan
Apotek Nine-Eighteen menerapkan pencatatan di kartu stok obat yang meliputi tanggal, jumlah barang masuk, distributor obat, jumlah barang keluar, saldo, nomor bets, tanggal kadaluarsa dan paraf (lampiran 12). Pencatatan dilakukan setiap ada barang yang datang dan barang terjual maupun kadaluarsa. Kartu ini diletakkan di dalam setiap kotak obat yang berfungsi untuk mengetahui tanggal pemasukan dan pengeluaran, jumlah pemasukan dan pengeluaran barang, dan sisa barang yang tersedia serta untuk memudahkan pencatatan serta pengecekan kesesuaian data stock obat dengan kondisi ketersedian obat yang nyata ada di apotek.
Penyimpanan kartu stok terletak di dalam kotak dari masing-masing obat
lemari pendingin kartu stock diletakkan dalam kotak khusus dan disusun berdasarkan alfabetis dengan tujuan untuk mempermudah pencatatan.
3.5. Pelayanan Apotek
3.5.1. Pelayanan Obat dengan Resep
Pelayanan atau penjualan obat dengan resep diberikan kepada pasien yang membeli obat dengan resep dokter secara tunai, untuk meningkatkan pelayanan Apotek Nine-Eighteen selalu berusaha untuk memenuhi kelengkapan obat pasien. Apabila obat tidak lengkap, maka apotek akan memenuhi ketersediaan obat tersebut dengan bekerja sama dengan apotek lain dengan cara pembelian langsung. Proses pelayanan resep di apotek Nine-Eighteen sebagai berikut :
a. Resep dari pasien diterima oleh Apoteker, kemudian dilakukan skrining resep, ketersediaan obat (dosis dan jumlah obat). Apabila ada pergantian obat, maka dilakukan atas persetujuan dokter. Harga dari resep dihitung dan diberitahukan kepada pasien untuk dimintai persetujuan.
b. Apabila pasien setuju terhadap harga obat maka pasien dapat langsung membayar dan menunggu obat disiapkan. Bila pasien merasa harga obat terlalu mahal, maka Apoteker dapat menawarkan obat generik.
c. Resep pasien kemudian dilakukan penyiapan dan peracikan, lalu dikemas dengan pengemasan obat dan diberi etiket sesuai aturan pakai obat.
d. Sebelum diserahkan obat diperiksa dengan memeriksa kesesuaian resep, kemudian obat diserahkan kepada pasien dengan pemberian informasi yang diperlukan seperti aturan pakai obat, cara pemakaian dan informasi khusus mengenai obat tersebut. Selain itu Apoteker juga meminta data pasien seperti nama, tanggal lahir, alamat dan nomor telepon. Semua informasi data pasien, jumlah dan harga disimpan dalam dokumen pasien. e. Resep disimpan dan diurutkan sesuai dengan nomor resep, kemudian
semua resep yang terkumpul dilakukan pencatatan ke dalam dokumen resep melalui sistem komputer Apotek Nine-Eighteen.
3.5.2. Pelayanan Swamedikasi
Penjualan obat bebas dan bebas terbatas adalah pelayanan obat kepada konsumen tanpa melalui resep dokter. Obat-obat yang dapat dijual bebas adalah
Universitas Indonesia obat yang termasuk dalam daftar obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetika, dan alat kesehatan tertentu. Setelah pembayaran obat telah lunas maka obat diserahkan kepada pasien dengan struk pembelian (lampiran 11). Pelayanan swamedikasi yang diberikan Apotek Nine-Eighteen telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu hanya diberikan untuk kasus penyakit ringan tertentu seperti penyakit kulit, diare, demam, batuk, dan nyeri persendian dengan pemberian obat bebas, obat bebas terbatas dan Obat Wajib Apotek (OWA).
3.5.3. Pelayanan Obat Wajib Apotek
Obat Wajib Apotek (OWA) merupakan obat dengan lingkaran merah yang masuk dalam Daftar Obat Wajib Apotek (DOWA). Penyerahan OWA dilakukan oleh Apoteker dan harus disertai dengan penjelasan dan penguraian informasi tentang penggunaan, manfaat serta efek samping yang ditimbulkan oleh obat. Apoteker akan merujuk pasien ke dokter apabila keadaan pasien sakit parah dan memang perlu untuk dirujuk ke dokter. Dalam melakukan swamedikasi, peran Apoteker terlihat dalam memilih obat yang efektif, aman dan ekonomis, serta ketepatan dosis obat yang diberikan sehingga obat yang diberikan aman.
3.5.4. Pelayanan JURAI
Apotek Nine-Eighteen tidak melakukan pelayanan konseling, karena konsep apotek ini mengharuskan Apoteker untuk selalu memberikan penjelasan dan menguraikan atau disebut dengan istilah “JURAI” sehingga Apoteker harus memiliki kemampuan memberikan penjelasan dan menguraikan dengan jelas masalah pasien dengan pengobatannya. Pelayanan JURAI ini bertujuan untuk membina hubungan atau komunikasi yang baik antara Apoteker dengan pasien, membangun kepercayaan pasien kepada Apoteker, menunjukkan perhatian dan perawatan kepada pasien, memberikan informasi yang sesuai dengan kondisi penyakit pasien, membantu pasien menggunakan obat sesuai tujuan terapi, menjelaskan cara yang memudahkan pasien menggunakan obat dengan benar, meminimalkan terjadinya efek samping obat, mengatasi ketidakpatuhan pasien, dan meningkatkan kemampuan pasien untuk mengatasi masalah-masalah dalam pengobatan.
3.6. Pengelolaan Narkotika 3.6.1. Pemesanan
Pemesanan narkotika dilakukan dengan surat pesanan khusus narkotika yang ditujukan kepada PT. Kimia Farma sebagai distributor untuk obat-obat narkotika.
3.6.2. Penerimaan dan Penyimpanan
Penerimaan dilakukan oleh APA atau Apoteker pendamping dan bukti penerimaan obat narkotika diterima dan ditandatangani oleh Apoteker. Penyimpanan narkotika disimpan pada lemari khusus dua pintu yang terkunci, terjamin keamanannya, dan dapat dipertanggungjawabkan serta dilengkapi dengan kartu stok. Narkotika untuk penggunaan sehari-hari dan untuk persediaan diletakkan pada tempat yang sama.
3.6.3. Pelaporan
Apotek Nine-Eighteen membuat laporan pemasukkan dan pengeluaran narkotika berdasarkan data dokumen di apotek yang harus dikirimkan paling lambat tanggal 10 setiap bulannya. Blanko pelaporan narkotika ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek, dibuat empat rangkap dan dilaporkan kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan, dengan tembusan kepada Kepala BPOM DKI Jakarta, serta satu lembar yang digunakan sebagai arsip Apotek.
3.7. Pengelolaan Psikotropika 3.7.1. Pemesanan
Pemesanan obat psikotropika dilakukan dengan surat pesanan khusus psikotropika yang diserahkan ke PBF yang bersangkutan.
3.7.2. Penerimaan dan Penyimpanan
Penerimaan psikotropika dilakukan oleh APA atau Apoteker pendamping dan bukti penerimaan, diterima dan ditandatangi oleh Apoteker. Penyimpanan psikotropika dilakukan secara terpisah dengan obat ethical lain dan disertai dengan kartu stok.
Universitas Indonesia
3.7.3. Pelaporan
Penggunaan psikotropika dilaporkan sebulan sekali paling lambat tanggal 10 setiap bulan. Blanko pelaporan psikotropika ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek, dibuat tiga rangkap dan dilaporkan kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan dengan tembusan kepada Kepala BPOM DKI Jakarta dan sebagai arsip di Apotek.
3.8. Kegiatan Administrasi dan Keuangan