universitas jika bersifat turunan. Dalam membuat konsep surat, sekretaris dan Kasubag membuat konsep surat sendiri kemudian diserahkan dan dicek oleh dekan atau pembantu dekan terkait hingga dinyatakan benar. Tahap kedua adalah penomoran, penomoran berpusat pada sekretaris dekanat, nomor surat di tentukan dari siapa yang menandatangani surat. Tahap ketiga adalah pencatatan, dalam tahap ini surat dicatat dalam buku agenda surat keluar. Tahap keempat surat kemudian digandakan dan dicap dibagian pengecapan. Tahap selanjutnya surat di arsipkan dan didistribusikan kepada pihak yang dituju.
3. Kendala atau hambatan yang terjadi dalam : (a) pengelolaan surat di bagian TU FIP adalah karena komitmen dalam pelaksanaan sistem. Minimnya tempat dibagian penerimaan surat membuat tidak bisa diterapkannya sistem manual. Selain itu jumlah petugas dibagian surat menyurat yang hanya satu orang menyebabkan apabila petugas tersebut tidak hadir maka tidak ada yang mengelola surat masuk sebagaimana mestinya. Minimnya pelatihan juga menjadi salah satu kendala yang menyebabkan sistem yang berjalan belum sesuai sebagaimana mestinya.
4. Pengelolan arsip pada bagian Tata Usaha FIPM meliputi: (a) Tahap penyimpanan
bagian ruangannya, dikarenakan ruangan yang ada kurang luas dan terbatas, jadi arsip yang ada pun disimpan di tempat seadanya.
(b)Tahap penemuan kembali arsip di tata usaha usaha FIP UNJ ada beberapa tahapan yaitu, sebelum menemukan arsip pihak yang ingin meminjam harus membuat surat izin mengenai data apa yang ingin dipinjam, setelah mendapatkan izin selanjutnya dilakukan penemuan arsip oleh subag bersangkutan. Tidak hanya secara manual, dalam menemukan arsip dapat juga menggunakan database, jadi tinggal mencari atau menyebutkan kata kunci saja apabila ingin mencari arsip yang dibutuhkan. Yang melakukan penemuan kembali arsip adalah para kasubag dan juga staf yang ikut membantu.
(c)Tahap penyusutan arsip di tata usaha FIP UNJ yaitu sebelum arsip dimusnahkan, arsip dipilah-pilih terlebih dahulu atau diklasifikasikan menurut nilai kegunaannya apakah arsip tersebut masih bernilai atau tidak. Apabila arsip tersebut memang sudah tidak dipakai maka tahap selanjutnya dimusnahkan dengan cara dibuang atau menggunakan mesin pencacah kertas, untuk mesin pencacah kertas hanya arsip yang dalam pengetikan suratnya salah saja, dan untuk arsip seperti surat undangan ataupun rapat dan juga yang tidak ada hubungannya dengan hokum langsung dibuang saja. Dan yang berhak memusnahkan arsip adalah kasubag, karena mereka yang mengetahui nilai dari arsip tersebut apakah layak untuk dimusnahkan atau tidak.
1. Sistem Informasi Manajemen pada Sub Bagian Akademik tata Usaha FIP, yang meliputi: (a) Tahap pengumpulan data/informasi (input) di Sub Bagian Akademik Tata Usaha FIP UNJ menggunakan kerja manual dan berbasis online atau komputerisasi. Data/informasi yang masuk secara manual dikelola oleh penerima surat di Tata Usaha FIP UNJ. Pengumpulan data/informasi berbasis online atau komputerisasi dikelola oleh pelaksana teknis sistem informasi Sub Bagian Akademik, dengan berhubungan dengan database sistem informasi akademik UNJ. kemudian, pengumpulan data/informasi berbasis komputerisasi dikelola oleh pelaksana teknis sistem informasi Sub Bagian Akademik dengan menggunakan portal layanan http://192.168.11.212 yang ada di Tata Usaha FIP
UNJ dan anjungan-anjungan yang tersebar di Gedung daksinapati, Kampus D psikologi, serta kampus E PGSD. Pengumpulan data/informasi Sub Bagian Akademik juga dilakukan melalui surat elektronik / e-mail, fax, serta telephone saat informasi bersifat penting dan mendesak, yang dikelola admin email pribadi pelaksana teknis sistem informasi sub bagian akademik dan penerima tamu Fakultas Ilmu Pendidikan.
(b) Tahap pengolahan data/informasi (processing) di sub bagian akademik tata usaha FIP UNJ sudah berbasis online atau komputerisasi. Pengolahan data/informasi dikelola oleh pelaksana teknis sistem informasi sub bagian akademik tata usaha FIP UNJ. Dalam pengolahan data/informasi berbasis online dilakukan menggunakan username admin Fakultas Ilmu Pendidikan, yang dikelola oleh pelaksana teknis sistem informasi akademik tata usaha FIP UNJ.
Data/informasi berbasis online diolah dengan cara memilah data dari database sistem informasi akademik UNJ, untuk kemudian dikumpulkan sesuai keperluan Fakultas Ilmu Pendidikan. Kemudian pengolahan data/informas secara komputerisasi juga dikelola oleh pelaksana teknis sistem informasi sub bagian akademik Tata Usaha FIP UNJ. pegolahan data secara komputerisasi dilakukan dengan menggunakan potal layanan http://192.168.11.212 , untuk kemudian data/informasi dipilah sesuai kolom dafar data/informasi yang ada di portal layanan yang telah di-input oleh mahasiswa maupun dosen.
(c) Tahap Penyebaran informasi (output) di sub bagian akademik tata usaha FIP UNJ, berbasis manual dan online maupun komputerisasi. Peneyebaran informasi secara manual dilakukan menggunakan media surat formal yang sebelumnya diterima serta digandakan oleh penerima surat Tata Usaha FIP UNJ, untuk kemudian di sebar ke delapan jurusan yang ada di Fakultas Ilmu Pendidikan.
Penyebaran informasi berbasis online dilakukan menggunakan media website FIP http://unj.ac.id/fip/ yang dikelola oleh penanggungjawab web fakultas. Sejak dua tahun terakhir website tersebut tidak update informasi, khususnya informasi akademik. Penyebaran informasi berbasis komputerisasi secara tidak langsung
mengunakan media portal layanan http://192.168.11.212, selain berfungsi sebagai pengumpul data, juga menjadi sarana bagi masyarakat FIP UNJ untuk mengetahui SOP pembuatan surat permohonan, dan data mengenai dosen/karyawan serta mahasiswa. Tetapi penggunaan portal layanan tidak banyak dan terbatas, sehingga pemanfaatan portal layanan ini tidak optimal.
(d) Hambatan sistem informasi manajemen yang terjadi di Sub Bagian Akademik Tata Usaha FIP UNJ terindikasi oleh dua faktor, yaitu: (1) faktor sistem, di mana sistem yang menguhubungkan antara kelapa bagian tata usaha FIP UNJ, Kepala Sub Bagian Akademik, Pelaksana teknis sistem informasi sub bagian akademik berjalan satu arah, dari atas ke bawah. Hal ini terjadi ketika informasi yang mengalir dari bawah tidak menjadi pertimbangan khusus bagi atasan untuk berpengaruh terhadap manajemen. (2) Faktor teknis, yang terjadi pada pelaksana teknis sistem informasi sub bagian akademik fakultas kepada pelaksana teknis/
admin jurusan. Kendala pemahaman yang tidak menyeluruh bagi admin tiap jurusan dan pelaksana teknis lain yang ada di Tata Usaha FIP UNJ menjadi penghambat aliran informasi dari fakultas ke jurusan. Kemudian teknis alat pendukung yang sering eror dan belum siap dipakai juga menjadi hambatan dalam pengumpulan, pengolahan serta penyebaran informasi