BAB II. KAJIAN TEORI
A. Kajian Teori
3. Pengembangan Sistem
a. Tujuan dan Perlunya Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dapat berupa memperbaiki sistem lama yang telah ada ataupun mengganti secara keseluruhan sistem yang lama dengan membuat sistem baru (Jogiyanto, 2005). Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan oleh beberapa hal berikut ini:
1) Adanya permasalahan yang terdapat pada sistem lama. Permasalah yang dapat timbul berupa:
a) Ketidakberesan.
Ketidakberesan yang terdapat pada sistem yang lama membuat sistem lama tersebut tidak mampu beroperasi sesuai dengan yang dibutuhkan ataupun diharapkan.
b) Pertumbuhan Organisasi.
Pertumbuhan organisasi menyebabkan harus dibuat sistem yang baru. Hal ini disebabkan karena pertumbuhan organisasi membutuhkan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin banyak, dan juga prinsip akuntansi yang baru. Sistem yang lama tidak mampu lagi menampung dan memenuhi
48
pertumbuhan organisasi yang dibutuhkan oleh manajemen, sehingga akan menjadi tidak efektif.
2) Untuk meraih kesempatan-kesempatan.
Teknologi yang berkembang dengan cepat saat ini sudah dirasakan oleh suatu organisasi, sehingga dilakukan peningkatan penyediaan informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar yang semakin bersaing, kecepatan informasi dan efisiensi waktu menentukan berhasil atau tidaknya startegi yang telah disusun dan siapkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing bisa memanfaatkannya, sedangkan perusahaan tidak, maka kesempatan tersebut akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan ini dapat berupa pelung pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.
3) Adanya instruksi-instruksi.
Penyusunan sistem yang baru juga dapat terjadi karena adanya instruksi penggantian dari pimpinan ataupun pemerintah.
Sementara itu, menurut Mulyadi (2008: 29) tujuan umum dari pengembangan sistem akuntansi adalah:
1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
49
4) Untuk mengurang biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
b. Metodologi Pengembangan Sistem 1) Analisis Sistem.
Menurut Mulyadi (2008: 41) analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap, yaitu:
a) Analisis pendahuluan.
Dalam tahap ini, dikumpulkan informasiuntuk memperoleh gambaran secara menyeluruh tentang organisasi/perusahaan.
b) Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem.
Dalam dokumen usulan pelaksaanaan analisis sistem ini menjelaskan tentang alasan jelas yang mendasari dilakukan pengembangan sistem, batasan luas analisis sistem yang dilakukan, identifikasi informasi yang harus dikumpulkan dalam analisis sistem, dan lain sebagainya.
c) Pelaksanaan analisis sistem.
Pelaksanaan analisis sistem didasari pada rencana kerja yang telah dibuat dalam usulan pelaksanaan analisis sistem. Sebagai contohnya adalah dengan menganalisis laporan yang sudah dihasilkan dari sistem sekarang, menganalisis transaksi, serta mempelajari catatan pertama dan catatan terakhir.
d) Penyusunan laporan hasil analisis sistem.
Laporan ini merupakan dokumen tertulis untuk diserahkan kepada pemakai informasi dan berisi temuan-temuan yang
50
diperoleh. Laporan ini meliputi daftar masalah yang ditemukan, rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan, dan lain sebagainya.
2) Desain Sistem.
Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem yang akan diusulkan kepada pemakai informasi. Tahap desain sistem yaitu:
a) Desain sistem secara garis besar.
Penyajian desain sistem secara garis besar memberi kesempatan kepada pemakai informasi untuk melihat dengan berbagai macam cara untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka, sehingga nantinya desain yang paling baik akan dapat diimplementasikan.
b) Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar.
Usulan desain sistem secara garis besar disususn untuk mengkomunikasikan secara tertulis kepada pemakai informasi bagaimana sistem informasi yang dirancang secara garis besar akan memenuhi kebutuhan mereka akan informasi.
c) Evaluasi sistem.
Dalam tahap ini ditentukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan tersebut.
51
d) Penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar.
Setelah tahap evaluasi sistem, kemudian dbuat laporan final desain sistem secara garis besar.
e) Desain sistem secara rinci.
Dalam tahap ini dilakukan desain rinci untuk menjadi sistem yang mampu memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
f) Penyusunan laporan final desain sistem secara rinci.
Hasil desain rinci sistem informasi kemudian disajikan dalam dokumen tertulis.
Menurut Jogiyanto (2005: 211-217), desain komponen sistem secara umum yaitu:
a) Desain model secara umum.
Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem yang akan diusulkan dalam bentuk model sistem fisik dan model secara logika. Bagan alir sistem (flowchart) adalah alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan model sistem fisik, karena simbol pada bagan alir ini menunjukkan secara tepat arti fisik, seperti simbol terminal dan laporan-laporan. Sedangkan model logika adalah penjelasan kepada pengguna tentang fungsi pada sistem tersebut secara logika akan bekerja. Model logika ini dapat digambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram/DFD).
52 b) Desain output secara umum.
Output (keluaran) adalah produk dari sistem yang dapat dilihat. Output dapat berupa hasil di media keras dan media lunak. Selain itu, output juga dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan lagi di proses yang lainnya yang tersimpan di dalam suatu media, seperti pada media kartu. Format dari output dapat berupa keterangan, grafik, dan tabel yang saat ini banyak digunakan. Contoh dari output ini adalah kartu persediaan dan kartu gudang.
c) Desain input secara umum.
Input dapat dikelompokkan menjadi dua tipe, yaitu input eksternal dan input internal. Input eksternal adalah yang berasal dari luar organisasi, seperti faktur pembelian dan kwitasi yang berasal dari luar organisasi. Sementara input internal adalah input yang berasal dari dalam organisasi seperti faktur penjualan, order penjualan, dan lain sebagainya.
d) Desain database secara umum.
Database merupakan kumpulan dari data penting yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya.
53 3) Implementasi Sistem.
Dalam implementasi sistem, dilakukan pengujian sistem yang baru dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional. Pada penelitian ini tidak sampai pada tahap implementasi sistem, hal ini disebabkan karena peneliti tidak memiliki kewenangan dan otoritas untuk mengimplementasikan sistem.
4. Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku
Perancangan sistem akuntansi persediaan bahan baku melewati beberapa tahap yaitu merancang input, proses pengelolaan data, dan output (Jogiyanto, 2005). Penjelasan dari tahapan tersebut adalah sebagai berikut: a. Merancang input
Input yang dirancang disini berupa input internal yang berasal dari dalam organisasi. Input tersebut kemudian akan dicetak dan diisi dengan manual (tidak dengan komputer). Input tersebut adalah:
1) Laporan Penerimaan Bahan Baku
Laporan penerimaan bahan baku dibuat sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya bahan baku yang dibeli. Laporan ini berisi data yang dibutuhkan mengenai bahan baku apa yang dibeli/diterima, seperti keterangan pengirim, keadaan bahan baku saat diterima, jumlah dan jenis bahan baku, serta nantinya akan diverifikasi oleh pegawai yang pada saat itu membeli atau menerima bahan baku laporan
54
penerimaan bahan baku ini sudah dibuat dengan teori yang ada dan disesuaikan dengan kebutuhan UNY Press
2) Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat untuk dasar pencatatan adanya transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran kepada toko/pemasok.
3) Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Dokumen ini digunakan oleh bagian produksi untuk mencatat bahan baku yang akan diminta dan dikeluarkan dari gudang/tempat penyimpanan. Dokumen ini digunakan untuk melakukan back up kartu gudang dan kartu persediaan sehingga data persediaan bahan baku akan lebih terpercaya kebenarannya.
4) Kartu Piutang
Kartu piutang ini digunakan oleh fungsi tupoksi untuk menuliskan jumlah bahan baku yang dipinjam oleh fungsi unit bisnis untuk melakukan produksi. Kartu ini dapat menjelaskan dengan baik mengenai data yang dibutuhkan oleh fungsi tupoksi yaitu tentang tanggal peminjaman serta tanggal pengembalian bahan baku tersebut. Jenis bahan baku dan jumlah bahan baku yang diambil pun harus ditulis sehingga nantinya dapat dituliskan juga dalam kartu gudang dan kartu sediaan. Kartu ini dibuat sesuai dengan kebutuhan UNY Press untuk menuliskan pemakaian bahan baku antar fungsi. Kartu piutang ini tidak berkaitan dengan sistem akuntansi persediaan bahan baku, namun pada
55
penelitian ini kartu piutang digunakan untuk memudahkan administrasi pada UNY Press.
5) Kartu Utang
Kartu utang ini digunakan oleh fungsi unit bisnis untuk menuliskan jumlah bahan baku yang dipinjam dari fungsi tupoksi untuk melakukan produksi. Kartu ini dapat menjelaskan dengan baik mengenai data yang dibutuhkan oleh fungsi unit bisnis yaitu tentang tanggal peminjaman serta tanggal pengembalian bahan baku tersebut. Jenis bahan baku dan jumlah bahan baku yang dipinjamkan pun harus ditulis sehingga nantinya dapat dituliskan juga dalam kartu gudang dan kartu sediaan. Kartu ini dibuat sesuai dengan kebutuhan UNY Press untuk menuliskan pemakaian bahan baku antar fungsi. Kartu utang ini tidak berkaitan dengan sistem akuntansi persediaan bahan baku, namun pada penelitian ini kartu utang digunakan untuk memudahkan administrasi pada UNY Press.
6) Bukti Pengembalian Barang Gudang
Dokumen ini digunakan oleh bagian produksi untuk mengembalikan bahan baku yang tidak habis digunakan dalam proses produksi. Dokumen ini akan meminimalisir adanya penggunaan bahan baku yang tidak sesuai dengan fungsinya.
7) Kartu Penghitungan Fisik
Kartu penghitungan fisik digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan bahan baku yang ada di tempat
56
penyimpanan. Dalam penghitungan fisik, bahan baku akan dihitung dua kali oleh orang yang berbeda. Hal ini dilakukan agar hasil dari penghitungan fisik sesuai dengan jumlah yang ada di tempat penyimpanan. Kartu penghitungan fisik ini juga sudah disesuaikan dengan kebutuhan UNY Press.
8) Daftar Hasil Penghitungan Fisik
Daftar hasil penghitungan fisik digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam kartu penghitungan fisik. Daftar ini nantinya akan digunakan juga untuk pengecekan terhadap data yang ada pada kartu persediaan dan kartu gudang.
9) Bukti Memorial
Bukti memorial dibuat pada saat terjadinya selisih jumlah kolom harga pokok total dalam kartu penghitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.
b. Merancang proses pengelolaan data
Pada tahap ini dirancang tentang bagan alir dokumen yang menjelaskan tentang sistem akuntansi persediaan bahan baku yang berlaku, yaitu bagan alir dokumen fungsi tupoksi dan fungsi unit bisnis. c. Merancang output
Output yang dirancang akan diisi secara manual dan jurnal umum yang akan digunakan untuk membuat laporan keuangan. Output tersebut adalah:
57 1) Kartu Gudang
Kartu gudang digunakan untuk menuliskan data persediaan bahan baku yang masuk ke UNY Press. Kartu ini akan diisi oleh karyawan yang membeli/menerima dan menggunakan bahan baku pada saat itu. Semua karyawan harus mengisi kartu gudang agar data yang diperoleh nantinya akan sesuai dengan keadaan persediaan bahan baku pada UNY Press. Terdapat dua kartu gudang yang dirancang yaitu kartu gudang untuk fungsi tupoksi dan kartu gudang untuk fungsi unit bisnis.
2) Kartu Persediaan
Kartu Persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan bahan baku yang dibeli. Selain pencatatan tersebut, kartu persediaan juga mencatat pemakaian bahan baku saat kegiatan operasional. Kartu persediaan yang dirancang sudah disesuaikan dengan kebutuhan UNY Press yaitu kartu persediaan untuk fungsi tupoksi dan kartu persediaan untuk fungsi unit bisnis.
3) Jurnal Umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang terkait dengan sistem akuntansi persediaan bahan baku.