3. Membatasi aktivitas yang dilakukan oleh User terhadap sistem
2.4.3.2.2 Pengendalian Input (Input Control)
Menurut Weber (1999, pp420-450), komponen pada subsistem input bertanggung jawab dalam mengirimkan data dan instruksi ke dalam sistem aplikasi di mana kedua tipe atribut tersebut haruslah divalidasi, selain itu banyaknya kesalahan yang terdeteksi harus dikontrol sehingga input yang dihasilkan akurat, lengkap, unik dan tepat waktu.
Pengendalian input merupakan hal yang kritis didasarkan 3 alasan, yaitu jumlah pengendalian yang paling besar pada sistem informasi terhadap kehandalan subsistem input, aktivitas pada subsistem input, yang bersifat rutin, dalam jumlah besar dan campur tangan ini dapat mengalami kebosanan sehingga cenderung mengalami error, subsistem input sering menjadi target dari fraud. Banyak ketidakberesan yang ditemukan dengan cara penambahan, penghapusan, atau pengubahan transaksi input.
Komponen pengendalian input ada 8 yaitu mencakup : a) Metode Data Input
PC
Point of sales device, ATM, Image Reader
Touch screen, Mice, Joystick Video, Sound, Voice
b) Perancangan Dokumen Sumber
Menurut sudut pandang pengendalian, perancangan dokumen sumber yang baik memiliki beberapa tujuan :
1. Mengurangi kemungkinan perekaman data yang error 2. Meningkatkan kecepatan perekaman data
3. Mengendalikan alur kerja
4. Memfasilitasi pemasukan data ke dalam sistem komputer 5. Dapat meningkatkan kecepatan dan keakuratan pembacaan data 6. Memfasilitasi pengecekan referensi berikutnya
Auditor harus memahami fundamanetal perancangan dokumen sumber yang baik. Perancangan dokumen sumber dinilai setelah melakukan analisis, di mana analisis dokumen sumber menentukan data apa yang akan diambil, bagaimana data dipersiapkan dan dimasukkan ke dalam sistem komputer, juga penanganan State / Event Perekam Media Key Boarding Direct Reading Direct Entry
penyimpanan, dan pengarsipan dokumen. Adapun dasar-dasar yang perlu diperhatikan untuk penilaian perancangan dokumen sumber yang baik adalah :
1. Karakteristik media kertas yang digunakan untuk dokumen sumber, meliputi seleksi panjang dan lebar kertas, kualitas kertas. 2. Tampilan dan style yang digunakan sebagai dokumen sumber.
Secara garis besar, hal penting dalam perancangan dokumen sumber terdiri :
(a) Penggunaan preprint
(b) Menyediakan judul (mengidentifikasikan tujuan dokumen sumber), headings (memisahkan dokumen ke dalam seksi logis), catatan dan instruksi (membantu User dalam melengkapi dokumen)
(c) Penggunaan teknik untuk perhatian dan perbedaan-perbedaan yang penting
(d) Menyusun field yang mudah dalam penggunaannya, urutan field-field menurut alur kerja
(e) Penggunaan pendekatan “caption above fill-in area” untuk judul halaman dan field data
(f) Menyediakan pilihan ganda untuk pertanyaan-pertanyaan untuk menghindari kehilangan data
(g) Penggunaaan tanda tick atau nilai indicator untuk mengidentifikasikan field-size errors
(i) Ruang item yang tepat dalam formulir (j) Prenumber dokumen sumber
(k) Merancang untuk kemudahan keying (l) Memenuhi standar organisasional c) Perancangan Layar Data Entry
Jika data yang dikey masuk ke sistem melalui terminal, rancangan layar dengan kulitas tinggi sangat penting untuk meminimumkan error input dan mencapai keefektifan dan keefisienan subsistem input. Auditor harus mampu memeriksa layanan data entry pada sistem aplikasi dan memberikan penilaian terhadap frekuensi error input yang kemungkinan dibuat dan perluasan perancangan layar yang meningkatkan atau mengurangi keefektifan dan keefisienan. Penilaian ini akan mempengaruhi cara memutuskan untuk mengadakan audit yang masih tersisa.
Subseksi berikut ini menjelaskan pengenalan perancangan layar dengan singkat dan terutama berdasarkan Galitz (1993), Weinschenk dan Yeo (1998), Mullet dan Sano (1995), dan Herton (1994). Prinsip perancangan yang jelas ditujukan untuk semua jenis layar data entry. Lainnya berbeda-beda, tetapi berdasarkan saat layar digunakan untuk direct-entry input atau saat input pengambilan data melalui dokumen sumber. Salah satu daya tariknya adalah perbedaan penulis sering menimbulkan konflik terhadap rekomendasi yang merupakan perancangan layar yang baik. Contohnya, adanya rekomendasi bahwa kotak ditempatkan disekitar data-entry fields, sedangkan yang lainnya
merekomendasikan penggunaan karakter underscore. Demikian pula ada yang merekomendasikan judul halaman selalu diletakkan di left-aligned, sedangkan yang lainnya merekomendasikan judul halaman diletakkan di right-aligned jika ukuran judul halaman terdapat perbedaaan yang sangat mencolok. Pada akhirnya auditor harus membuat penilaian terhadap kualitas perancangan layar data entry.
Macam-macam bagian dalam perancangan layar data entry (1) Organisasi Layar
Layar seharusnya diorganisasikan dengan rapi dan simetris. Elemen data seharusnya diorganisasikan ke dalam grup-grup berdasarkan fungsinya jika jumlah baris, point alignment vertical, dan elemen data pada layar meningkat, maka kekompleksitasan layar juga meningkat.
Tujuan yang penting pada perancangan layar adalah ketepatan User mengembangkan fasilitas dengan desain khusus. Oleh karenanya, perancangan ini kemungkinan dapat digunakan kapan pun melalui aplikasi berulang kali. Sebagai contoh, bagian khusus dari layar seharusnya digunakan untuk menampilkan instruksi untuk kelengkapan layar, pesan error, instruksi untuk pengaturan layar, dan pesan status.
(2) Perancangan Judul Halaman
Judul halaman mengidentifikasikan sifat data yang dimasukkan ke dalam field pada layar. Yang perlu dipertimbangkan dalam perancangan meliputi struktur, ukuran,
jenis huruf, intensitas tampilan, format, penjajaran, justification dan spacing.
Faktor utama yang mempengaruhi perancangan judul halaman yaitu :
(a) Memilih apakah screen digunakan untuk direct-entry input data atau output data yang siap diambil dari dokumen sumber. (b) Judul halaman harus lengkap dieja.
(c) Jika layar digunakan untuk direct entry data maka layar memberikan petunjuk selama proses data capture.
(d) Maksud dari judul halaman tidak boleh ambigu.
(e) Jika data yang dimasukkan berdasarkan dokumen sumber, judul halaman dapat disingkat.
(f) Judul halaman dapat dibedakan dengan jelas dari asosiasi field data entry.
(g) Memiliki intensitas tampilan yang lebih tinggi daripada data yang dimasukkan oleh User.
(h) Secara alternatif, judul halaman dan judul field dapat ditampilkan dengan perbedaan warna.
(i) Judul halaman harus selalu mendahului asosiasi field data entry kecuali saat field data entry banyak berhubungan dengan judul halaman yang sama.
(3) Perancangan Field Data-Entry
(a) Field data entry harus mengikuti asosiasi field data entry judul halaman pada baris yang sama atau jika field berulang-ulang, beberapa baris dibawah judul halaman.
(b) Ukuran field seharusnya diindikasikan dengan penggunaan karakter underscore atau karakter lainnya.
(c) Jika masing-masing karakter baru dimasukkan ke dalam field maka karakter yang ada diganti.
(d) Secara alternatif ukuran field dapat diindikasikan dengan penggunaan sebuah lined box filled dengan warna atau background yang kontras.
(e) Adanya bantuan penyelesaian untuk mengurangi keying error. (f) Radio buttons dan check boxes hanya digunakan saat satu atau
sedikit pilihan yang ada, list boxes untuk daftar pilihan yang panjang, dan spin boxes digunakan untuk siklus terhadap batasan pilihan dengan jumlah terbatas.
(4) Tabbing dan Skipping
Skipping otomatis untuk field baru seharusnya dihindari dalam perancangan layar data entry, karena dua alasan. Pertama, ciri dari skip otomatis, yakni operator keyboard membuat kesalahan ukuran field yang tidak terdeteksi karena kursor dengan mudah melompat ke field baru. Kedua, dalam banyak field data entry sering tidak diisi, sehingga operator keyboard masih harus
tab ke field berikutnya. Meskipun tab membutuhkan key-stroke tambahan tetapi rhythm pada operator keying dipelihara.
(5) Warna
Warna dapat digunakan khusus untuk membantu dalam pengalokasian judul halaman atau data item yang khusus, untuk memisahkan area pada tampilan, atau mengindikasikan perubahan status (seperti situasi error). Munculnya warna untuk mengurangi waktu untuk pencarian untuk item pada layar dan memotivasi User karena layar lebih menarik.
(6) Waktu Respon
Waktu respon merupakan interval yang berlalu antara pemasukan item data dan indikasi sistem yang siap menerima item data baru. Pada transaksi, waktu respon seharusnya cepat tanggap kira-kira 2 sampai 4 detik. Waktu respon yang cepat dibutuhkan jika data dikey dari dokumen sumber.
(7) Tingkat Tampilan
Tingkat tampilan merupakan tingkat saat karakter atau image pada layar ditampilkan. Hal ini merupakan fungsi kecepatan saat data dikomunikasikan antara terminal dengan komputer (bound rate). Jika tingkat display lambat atau variabel, maka tingkat kesalahan pemasukan data yang muncul lebih tinggi. (8) Fasilitas Prompting dan Help
Fasilitas prompting menyediakan petunjuk atau informasi tentang aksi User yang seharusnya digunakan saat mereka bekerja
dengan layar data entry saat itu juga. Sebuah prompt sering menggunakan bentuk pop-up window yang memuat pesan instruksional yang muncul secara otomatis saat User memindahkan cursor ke field khusus. Petunjuk informasi yang disediakan harus singkat dan mudah dipahami. Fasilitas help menyediakan petunjuk atau informasi yang dicari tentang aksi User yang seharusnya digunakan saat mereka bekerja dengan layar data entry. Fasilitas prompting dan help berguna saat memasukkan data tidak berdasarkan dokumen sumber yang ditujukan serta berguna untuk User baru atau User yang jarang melakukan tugas memasukkan data.
d) Pengendalian Kode Data
Tujuan kode data yang unik yaitu untuk mengidentifikasikan entitas sebagai anggota dalam suatu grup atau set, dan lebih rapi dalam menyusun informasi yang dapat mempengaruhi tujuan integritas data, keefektifan serta keefisienan.
(1) Kesalahan dalam pengkodean data
Ada lima jenis kesalahan dalam pengkodean data, yaitu: 1. Addition (penambahan), sebuah karakter ekstra ditambahkan
pada kode, contoh 87942 dikode menjadi 879142.
2. Transaction (pemotongan), sebuah karakter dihilangkan dari kode, contoh 87942 dikode menjadi 8792.
3. Transcription (perekaman), sebuah karakter yang salah direkam, contoh 87942 dikode menjadi 81942.
4. Transposition (perubahan), karakter yang berdekatan pada kode dibalik, contoh 87942 dikode menjadi 78942.
5. Double Transposition, karakter dipisahkan oleh satu atau lebih karakter yang dibalik, contoh 87942 dikode menjadi 84972.
Lima faktor yang mempengaruhi terjadinya kesalahan dalam pengkodean adalah :
1. Panjang kode yang cenderung menyebabkan kesalahan. 2. Gabungan alfabet dengan numerik.
3. Pilihan karakter.
4. Gabungan huruf besar dengan huruf kecil. 5. Kemampuan prediksi dari karakter berurutan. (2) Jenis sistem pengkodean
Kode spesifik dipilih dalam konteks sistem pengkodean. Dalam teori, sistem pengkodean mencapai lima tujuan, yaitu : 1. Fleksibilitas, suatu kode seharusnya menginginkan tambahan
item atau kategori baru dengan mudah.
2. Keberartian, jika mungkin kode seharusnya mengidentifikasikan nilai atribut dari entitas.
3. Kepadatan, suatu kode seharusnya menyampaikan informasi maksimal yang disampaikan dengan jumlah karakter yang minimum.
4. Kesesuaian, suatu kode seharusnya mudah encode, decode, dan key
5. Kemampuan, jika mungkin suatu kode dapat diadaptasi dengan perubahan syarat-syarat berkembang User.
Tipe-Tipe dari Sistem Pengkodean : 1. Serial Codes
Memberikan urutan nomor atau alfabet sebagai suatu obyek, terlepas dari kelompok obyek tersebut. Maka, dapat dikatakan bahwa serial codes secara unik mengidentifikasikan suatu obyek. Keuntungan utama dari pengkodean ini adalah kemudahan untuk menambahkan item baru dan juga pengkodean ini ringkas dan padat.
2. Block Sequence Codes
Pengkodean dengan block sequence memberikan satu blok dari nomor-nomor sebagai suatu kategori khusus dari sebuah obyek. Kelompok utama dari obyek dalam suatu kategori harus ditentukan dan disertai dengan satu blok dari nomor-nomor untuk masing-masing nilai dari kelompok tersebut. Keuntungan dari pengkodean ini adalah dalam memberikan nilai mnemonik (mudah diingat). Kesulitan yang dihadapi adalah dalam menentukan ukuran atau panjang dari kode.
3. Hierarchical Codes
Hierarchical codes membutuhkan pemeliharaan serangkaian nilai kelompok dari suatu obyek yang akan dikodekan dan diurutkan berdasarkan tingkat kepentingannya.
Hierarchical codes lebih berarti dibanding serial atau block sequence karena pengkodean ini mendeskripsikan lebih banyak kelompok dari obyek.
4. Association Codes
Dengan Association codes, kelompok dari obyek akan diberi kode dipilih, dan kode yang unik diberikan untuk masing-masing nilai dari kelompok tersebut. Kode tersebut dapat berupa numerik, alfabet, atau alfanumerik. Association codes mempunyai nilai mnemonik yang tinggi. Pengkodean ini lebih cenderung salah jika tidak ringkas atau terdiri dari banyak gabungan alfabet atau karakter numerik.
e) Cek Digit
Cek digit digunakan sebagai peralatan untuk mendeteksi kesalahan dalam banyak aplikasi, sebagai contoh : tiket pesawat, proses kartu kredit, proses rekening bank, proses pengumpulan item bank dan proses lisensi mengemudi.
(1) Sifat cek digit
Cek digit digunakan untuk menentukan apakah User memasukkan cek digit atau mengkalkulasikan cek digit yang sama. Jika sama, kemungkinan kode dikoreksi. Jika berbeda, kemungkinan terjadi kesalahan kode.
(2) Mengkalkulasikan cek digit
Ada beberapa cara mengkalkulasi cek digit. Cara yang sederhana dengan menjumlahkan digit dalam suatu angka dan
menentukan hasilnya menjadi karakter suffix. Sebagai contoh jika kode 2148 maka cek digitnya 2+1+4+8 = 15. Keluarkan digit puluhan, maka cek digit menjadi 5 sehingga kode 21485. Cek digit tidak mendeteksi jenis yang sangat biasa dari kesalahan pengkodean yakni kesalahan transparansi. Kode yang salah 2814 tetap menghasilkan cek digit yang dikoreksi.
f) Pengendalian Batch
Batching merupakan proses pengelompokkan transaksi bersama-sama yang menghasilkan beberapa jenis hubungan antara yang satu dengan lainnya. Pengendalian yang bermacam-macam dapat digunakan pada batch untuk mencegah atau mendeteksi error atau kesalahan. Ada dua jenis batch yang digunakan yaitu batch fisik dan batch logis. Physical batches merupakan grup transaksi yang menjalankan unit fisik. Logical batches merupakan grup transaksi yang dikelompokkan bersama berdasarkan logis. Penilaian terhadap pengendalian batch dapat dilakukan dengan mengacu pada :
(1) Batch Cover Sheet
Batch cover sheet memuat jenis informasi seperti, angka batch yang unik, total kontrol untuk batch, data umum untuk berbagai transaksi pada batch, tanggal saat batch disiapkan, kesalahan informasi yang terdeteksi pada batch dan tanda tangan personalia yang menangani batch dalam berbagai cara.
(2) Batch Register Control
Batch register control mencatat perpindahan physical batches antara berbagai lokasi dalam suatu organisasi.
g) Validasi Input Data
Jenis pengecekan validasi input data : (1) Field Checks
Test validasi dapat diaplikasikan pada field yang tidak bergantung pada field lainnya dalam laporan input.
(2) Record Checks
Test validasi dapat diaplikasikan ke field berdasarkan hubungan timbal balik yang logis dari suatu field dengan field lainnya dalam laporan.
(3) Batch Checks
Test validasi memeriksa apakah karakteristik laporan batch yang dimasukkan sama dengan rumusan karakteristik batch. (4) File Checks
Test validasi menguji apakah karakteristik penggunaan file selama pemasukkan data sama dengan rumusan karakteristik file. h) Instruksi Input
Dalam memasukkan instruksi ke dalam sistem aplikasi sering terjadi kesalahan karena adanya instruksi yang bermacam-macam dan kompleks. Karena itu perlu menampilkan pesan kesalahan. Pesan kesalahan yang ditampilkan harus dikomunikasikan pada User dengan lengkap dan jelas.
Ada enam cara untuk memasukkan instruksi ke dalam sistem informasi :
(1) Menu Driven Languages
Cara yang paling sederhana untuk User dalam menyediakan instruksi ke dalam sistem aplikasi adalah melalui sebuah menu. Sistem tersebut memfasilitasi User dengan suatu daftar pilihan dan User dapat menentukan pilihan dalam beberapa cara, yaitu dengan mengetik angka atau huruf, memposisikan kursor kemudian menekan tombol enter atau dengan mengklik mouse, menggunakan light pen atau touch screen.
(2) Question-Answer Dialogs
Digunakan untuk menghasilkan input data. Sistem aplikasi memberikan pertanyaan tentang item data dan User meresponnya. Question-answer dialog juga dapat digunakan untuk menghasilkan instruksi input bersama dengan data input.
(3) Command Languages
Memerlukan User untuk memberikan perintah tertentu dengan meminta beberapa proses dan sekumpulan argumen yang secara spesifik memberitahukan bagaimana proses tersebut seharusnya dijalankan.
(4) Form-Based Languages
Memerlukan User memberikan perintah dan data tertentu yang terdapat dalam konteks beberapa format keluaran atau masukan.
(5) Natural Languages
Mengijikan User untuk memberikan instruksi kepada sistem aplikasi melalui recognition device.
(6) Driver Manipulation Languages
User memberikan instruksi pada sistem aplikasi melalui manipulasi langsung pada objek layar.