BAB III : TOPIK PENELITIAN
E. Pengendalian Internal Kas
Sistem akuntansi yang baik adalah segala kegiatan yang meliputi semua teknik, metode dan prosedur yang diterapkan untuk mencatat dan mengelola data akuntansi.
Teknik dasar dari suatu system pengendalian adalah :
1. Secara khusus menetapkan tanggung jawab pengelolaan penerimaan kas. 2. Pemisahan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas.
3. Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari. 4. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas. 5. Pemeriksaan intern dalam interval waktu yang tidak terduga. 6. Pencatatan ganda atas kas.
Kutipan di atas dapat diuraikan sebagai berikut :
1) Secara khusus menetapkan tanggungjawab pengelolaan penerimaan kas. Penetapan tanggungjawab secara khusus dalam pengelolaan penerimaan kas merupakan prinsip yang mendasar dalam pengendalian kas, hal ini memberikan gambaran hanya tanggungjawab yang ditetapkan secara khusus kepada seseorang. Dalam masalah kas, prinsip ini merupakan suatu hal yang sangat penting.
2) Pemisahan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas.
System pengawasan yang baik biasanya mensyaratkan agar kas hasil penjualan dan kas yang diterima dari pelanggan dapat disimpan dan didepositokan secara langsung oleh kasir, sementara pencatatan yang
berhubungan dengan deposito bank secara langsung dilakukan oleh bagian akuntansi. Juga disyaratkan agar perbandingan antara deposito bank dengan catatan pembukuan dapat dilakukan secara teratur oleh pihak ketiga yang terlibat dalam fungsi pengelolaan kas ataupun dalam pencatatan kas.
3) Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari.
Pendepositoan setiap hari atas seluruh kas yang diterima akan mencegah bertebarnya jumlah kas setiap bagian dan penggunaannya diluar tujuan perusahaan. Para pejabat dan karyawan akan sedikit peluangnya untuk meminjam dengan cara kasbon, dengan demikian pengaruh untuk penyelewengan ataupun resiko pencurian akan dapat dihindari. Bank akan melindungi kas perusahan dan mengeluarkan hanya dengan persetujuan dari orang yang berwenang.
4) Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas.
Penggunaan system voucher untuk mengendalikan pembayaran kas secara tunai sangat diperlukan dalam pengendalian kas. Voucher yang akan memotorisasi pengeluaran kas dalam cek dapat dibuat pada saat barang atau jasa diterima ayat pembukuan dalam register voucher mengenai pengeluaran dan otorisasi pembayaran dibuat oleh bagian akuntansi. Cek juga disusun dan dikirim bersama dengan dokumen pendukung pengeluaran kepada pihak yang memiliki wewenang khusus untuk melakukan pembayaran. Berdasarkan pemberitahuan cek tersebut bagian akuntansi membuat catatan yang diperlukan atas pembayaran. Fungsi
penerimaan dan pembayaran perusahaan diperlukan sebagai dua sistem yang terpisah. Dalam masing-masing fungsi tersebut, aktivitas pengelolaan dan pencatatan dilakukan oleh pihak yang berbeda-beda.
5) Pemeriksaan intern dalam interval waktu yang tidak terduga
Pemerikasaan intern dalam interval waktu yang tidak terduga dan tidak diberitahukan terlebih dahulu merupakan suatu bagian sistem pengawasan kas. Seorang anggota staft pemeriksaan intern melakukan verifikasi atas catatan dan cek pada aktivitas para karyawan yang mengelola kas untuk memastikan bahwa ketentuan system telah dilaksanakan. Pengendalian seperti ini khususnya diperlukan atas kas kecil dan kas lainnya.
6) Pencatatan ganda atas kas
Pendepositoan kas yang diterima setiap hari merupakan suatu faktor penting dalam pengawasan kas. Jika hal ini dilakukan, maka catatan bank mengenai deposito akan sesuai dengan catatan penerimaan kas penyetor. Sebagai tambahan, semua pembayaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek. Catatan bank mengenai cek-cek- tersebut harus sesuai dengan catatan penyetor mengenai pembayaran kas. Dengan demikian terdapat dua ikhtisar lengkap, satu dalam perkiraan kas dan lainnya pada rekening koran bank bulanan. Selain dari manfaat yang dapat ditarik dari kebiasaaan yang terorganisir dan konsisten yang diterapkan pada penerimaan dan pengeluaran kas. Terdapat suatu catatan mengenai kas yang dibuat oleh pihak luar perusahaan yang dapat digunakan sebagai alat pengecekan kecermatan catatan yang dilaksanakan perusahaan.
Adapun teknik atau cara yang dilakukan oleh perusahaan dalam mengawasi kas adalah sebagai berikut :
1. Petty Cash (System Dana Kas Kecil)
Kas kecil adalah kas yang digunakan untuk menentukan pembayaran atas pengeluaran-pengeluaran kecil (rutin) perusahaan dalam meliputi jumlah yang relative kecil juga dalam hubungan dengan kas kecil.
Ada dua metode yang digunakan, yaitu : 1. Sistem Dana Tetap (Imprest System)
Di dalam sistem ini jumlah rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahlan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Setiap melakukan pembayaran kas kecil harus membuat bukti pengeluaran.
Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sebesar saldo yang sudah ditetapkan atau dikeluarkan dari kas kecil.
Pada waktu meminta pengisian kembali, pengawasan kas kecil akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali ini dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran yang dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan kreditnya kas. Dengan cara ini saldo rekening kas tidak akan berubah.
2. Sistem Berubah-ubah (Fluctuasi System)
Pada system ini saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.
Menurut system ini, setiap dana dari kas kecil akan langsung dicatat atau dijurnal. Perincian pengeluaran dana kas kecil tersebut nantinya akan diposting kedalam buku besar pada akhir periode akuntansi. Setiap transaksi dari kas kecil akan langsung dicatat dengan mendebit perkiraan-perkiraan biaya ikhtisar pengeluaran-pengeluaran itu dan sebaiknya mengkredit perkiraan kas kecil dengan jumlah biaya tersebut. Sedangkan setiap pembentukan dan penambahan dana kas kecil, perkiraan kas kecil langsung di debit sedangkan perkiraan kas di kredit.
2. Rekening Koran
Rekening Koran dari bank dapat digunakan untuk mengecek ketelitian oleh perusahaan dalam mengecek ketelitian transaksi kas yang dicatat di dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
Menurut Warren, Reeve dan Fees (2005; 358) menyatakan : “Rekening Koran adalah laporan bank yang menunjukkan saldo awal, penambahan, pengurangan dan saldo pada akhir periode”.
Salinan rekening koran yang diterima nasabah dari bank memperlihatkan : 1. Besar saldo uang nasabah yang tersedia di bank pada awal periode.
2. Jumlah-jumlah penambahan yang tersedia pada periode tersebut. 3. Jumlah-jumlah pengurangan pada periode tersebut.
3. Rekonsiliasi Bank
Setelah perusahaan menerima salinan rekening koran dari bank, maka saldo rekening bank itu dicocokkan dengan buku perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001, 168-169) : “secara periodik harus diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya”. Untuk menjaga kekayaaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya yang bersangkutan dengan kekayaan perusahaan.
Seringkali terjadi bahwa kedua saldo tersebut tidak memperlihatkan persamaan, yang mungkin disebabkan karena beberapa hal seperti :
1. Adanya cek yang masih dalam peredaran.
2. Bank memberi bunga atas saldo uang perusahaan yang tersedia di bank yang diperhitungkan kedalam rekening koran perusahaan.
3. Bank atau perusahaan melakukan pencatatan yang salah.
4. Adanya penarikan cek yang oleh perusahaan lupa mencatatnya ke dalam buku perusahaan.
4. Sistem Voucher
Sistem voucher meliputi catatan, metode dan prosedur yang digunakan untuk menyetujui dan mencatat kewajiban serta untuk membayar dan mencatat pembayaran kas atas kewajiban tersebut. Dalam system ini yang harus diperhatikan adalah voucher, register voucher dan file untuk voucher yang belum dibayar, serta register cek dan file untuk voucher yang telah dibayar.
5. Arus Kas (Cash Flow)
Salah satu bagian dari laporan keuangan adalah laporan arus kas. Laporan arus kas adalah laporan yang menyajikan arus penerimaan dan pengeluaran aktivitas operasi, investasi dan pendanaan dari suatu perusahaan pada suatu periode tertentu. Tujuan Laporan Arus Kas adalah memberikan informasi yang relevan mengenai penerimaan dan pembayaran kas dari suatu perusahaan selama satu periode.
Laporan arus kas melaporkan :
1. Pengaruh operasi suatu perusahaan atas kas selama satu periode. 2. Transaksi investasi.
3. Kenaikan atau penurunan bersih di dalam kas selama satu periode.
Laporan arus kas dapat dipergunakan sebagai dasar dalam menaksir kebutuhan kas dimasa akan datang dan kemungkinan sumber-sumber yang ada dan juga dapat dipergunakan sebagai dasar perencanaan kebutuhan kas dimasa akan datang.
F. Teknik Perencanaan Kas
Dalam perencanaan dapat memberikan tuntunan bagi pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan, karena perencanaan meliputi keputusan mengenai waktu yang akan datang, apa yang dilakukan, bilamana dilakukan dan siapa yang melakukan.
Sekalipun waktu di masa yang akan datang jarang dapat diperkirakan dengan tepat, namun dapat diharapkan perencanaan dapat mendekati
kenyataan-kenyataan dan kebenaran. Adapun perencanaan kas mempunyai tujuan utama untuk menjaga atau menghindari gangguan likuiditas perusahaan agar kelebihan kas pada perusahaan tidak terjadi. Untuk penyaluran kas yang ada agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan di satu pihak, sangat memerlukan pemikiran dan perhitungan yang rasional. Dalam menentukan berapa jumlah kas sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan maka perlu terlebih dahulu dibuat suatu perencanaan dalam bentuk anggaran kas.
Dengan adanya anggaran kas merupakan alat pemantau kegiatan perusahaan dalam berlakunya anggaran, apakah berjalan sesuai dengan rencana atau tidak. Jika tidak berjalan tentu ada penyebabnya, bisa saja terjadi realisasi lebih besar dari anggaran atau sebaliknya. Namun hal ini tidak berarti anggaran dibuat terlampau kecil atau terlampau besar, karena kegiatan perusahaan tidak terlepas dari kegiatan perekonomian yang arahnya sulit ditebak.
Dalam penyusunan anggaran kasnya, CV. Tis Jaiz Prima Medan membuat suatu proyeksi yang membuat taksiran terperinci mengenai setiap unsur atau jenis biaya atau fungsi yang menyangkut pengeluaran terhadap kas, sehingga dapat diperoleh gambaran yang lengkap mengenai arus atau perputaran penerimaan dan pengeluaran kas. Selain itu dengan cara ini arus kas akan dapat dikendalikan dengan cara membandingkan realisasi yang sebenarnya dengan yang ditaksir.
CV. Tis Jaiz Prima Medan dalam menyusun anggaran mengikuti pedoman yang umum dijalankan yaitu dengan melihat pengalaman tahun yang lalu yang menyangkut produktivitas terhadap laba yang diperoleh. Kemudian meramalkan
untuk tahun yang akan datang dengan memperkirakan biaya serta kemungkinan laba yang akan diperoleh.
1. Penerimaan Kas
Kas merupakan aktiva perusahaan yang paling likuid dan sangat penting, oleh karena itu dalam suatu kas, harus diperlakukan suatu teknik dan prosedur tertentu yang harus diterapkan. Untuk mempergunakan aktiva ini diperlukan suatu keahlian khusus serta kemampuan orang yang mengelolanya. Jika kas tidak dikoordinir dengan baik akan menimbulkan kerugian dan kehancuran suatu usaha. Kerugian tersebut dapat dihindari jika yang mengelola kas dilandasi dengan suatu kebijaksanaan yang tepat serta diiringi dengan suatu penerapan sistem dan prosedur yang baik.
Penerapan suatu sistem dan prosedur atas penerimaan dan pengeluaran kas yang memadai, akan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap kas. Bila dilihat dari bagan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan dalam perusahaan CV. Tis Jaiz Prima Medan telah memenuhi kriteria yang paling pokok agar tercapai suatu sistem pengawasan yang baik, yaitu pemisahan antara fungsi penyimpanan kas dengan fungsi pencatatan kas.
Dalam perusahaan ini dapat dilihat bahwa yang menangani fisik kas adalah kasir dan yang melakukan pencatatan transaksi yang berkenaan adalah bagian keuangan. Untuk dokumen-dolumen yang diperlukan dalam transaksi kas dan pengaturan pendistribusiannya harus ditangani sedemikian rupa agar terdapat suatu sistem yang saling mengawasi, merupakan usaha penanganan kas yang baik.
Dalam CV. Tis Jaiz Prima Medan seperti terlihat dalam bagan arus penerimaan dan pengeluaran kas, setelah kasir menerbitkan bukti penerimaan kas dan juga membuat daftar penerimaan kas dan kemudian didistribusikan setelah lebih dahulu dilakukan verifikasi. Demikian juga halnya dengan penyiapan bukti setor ke bank yang dilakukan oleh kasir dan didistribusikan ke bagian akuntansi yang diterima secara langsung dari bank, sehingga masing-masing bagian saling mengawasi.
2. Pengeluaran Kas
Dalam hal pengeluaran kas, setiap permintaan yang berhubungan dengan pengeluaran kas harus diperiksa dan diteliti secermat mungkin. Setiap ada uang kas keluar harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang yaitu kepala bagian keuangan dan pimpinan perusahaan.
Sistem dan prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh CV. Tis Jaiz Prima Medan telah memadai dan telah memenuhi kriteria-kriteria pokok yaitu adanya persetujuan dari beberapa pejabat yang berwenang untuk setiap pengeluaran kas. Jadi dengan cara demikian pengawasan terhadap kas keluar sudah dilakukan.
