ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Tinjauan Pustaka
2. Sistem Pengendalian Internal terhadap Pengeluaran Kas pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta
Penerapan sistem pengendalian internal terhadap pengeluaran kas pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta adalah sebagai berikut di bawah ini.
a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tegas.
Sistem pengendalian internal dalam struktur organisasi pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta yaitu adanya tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk menghindari penyelewengan.
1) Harus dipisahkan antara fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi.
Pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Askum Surakarta, fungsi operasi oleh TTA, penyimpanan dokumen oleh administrasi, sedangkan penyimpanan kas dan akuntansi oleh bagian kasir. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Untuk melaksanakan transaksi pengeluaran kas, dibentuk fungsi-fungsi sebagai berikut di bawah ini.
1) Bagian Tenaga Teknik Asuransi Kumpulan (TTA)
Bertugas melayani pemegang polis yang akan mengajukan permohonan polis.
2) Kepala Unit Administrasi dan Keuangan (KUAK)
Mengecek kelengkapan berkas-berkas persyaratan untuk pengajuan klaim sebelum dikirim ke kantor wilayah Yogyakarta, membubuhkan tanda tangan pada kuitansi pembayaran klaim dan menyerahkan uang pembayaran klaim kepada pemegang polis. 3) Bagian Kasir
Melakukan pengambilan uang ke bank yang dikirim oleh kantor wilayah, mencatat pengambilan uang tersebut ke dalam Lembar Buku Kas (LBK) sebagai penerimaan sebelum kemudian mencatatnya sebagai pengeluaran.
4) Bagian Staf Administrasi
Mencetak kuitansi pembayaran klaim yang dibuat rangkap lima. Bagian ini bertanggung jawab kepada Kepala Unit Administrasi dan Keuangan.
b. Sistem Wewenang dan Prosedur yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan, dan Biaya.
1) Sistem wewenang dalam melaksanakan transaksi pengeluaran kas pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta diatur sebagai berikut di bawah ini.
a) Kepala Unit Administrasi dan Keuangan berwenang memberikan otorisasi terhadap kelengkapan dokumen-dokumen persyaratan dalam pengajuan klaim. Kepala Unit Administrasi dan Keuangan juga berwenang memberikan
otorisasi dalam menyerahkan kas kepada pemegang polis yaitu dengan memberikan tanda tangan pada kuitansi pembayaran klaim yang diserahkan kepada pemegang polis.
2) Kepala Cabang berwenang melakukan investigasi terhadap klaim yang diindikasikan adanya penyimpangan.
2) Prosedur pencatatan transaksi pengeluaran kas diatur sebagai berikut di bawah ini.
a) Bagian kasir melakukan pencatatan ke dalam Lembar Buku Kas atas kas yang diambilnya dari bank sebagai penerimaan dan kemudian mencatat kas tersebut sebagai pengeluaran setelah diserahkan kepada pemegang polis atas klaim yang diajukannya.
c. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas setiap Unit Organisasi. 1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
Formulir yang digunakan dibuat dengan mencatumkan nomor urut tercetak, seperti yang ada pada transaksi pembayaran klaim. Hal ini dimaksudkan agar terjadi pengendalian terhadap penggunaan formulir-formulir tersebut
2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit)
Pada waktu yang tidak ditentukan, utusan dari kantor wilayah Yogyakarta akan mendatangi kantor cabang asuransi kumpulan surakarta untuk melakukan pemeriksaan mendadak terhadap kinerja para karyawan.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain
Setiap transaksi pengeluaran kas dilaksanakan oleh bagian-bagian tertentu yang telah dibentuk oleh perusahaan seperti yang terlihat pada struktur organisasi dan penanganan semua transaksi tersebut tidak hanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu unit saja.
4) Perputaran jabatan (job rotation)
Perputaran jabatan dilaksanakan antar kantor. Jadi setiap karyawan akan dipindah tugaskan dari kantor cabang satu ke kantor cabang yang lain.
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
Hak pengambilan cuti bagi karyawan sudah ada, namun pengambilan cuti tersebut tidak diwajibkan. Kebanyakan karyawan tidak mengambil cuti tersebut dengan alasan: karyawan tersebut tidak membutuhkan cuti, pekerjaan kantor yang tidak bisa ditinggalkan, atau karena karyawan tersebut senang bekerja dengan kata lain memiliki dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.
Setiap akhir bulan kantor cabang melakukan rekonsiliasi dan konfirmasi transaksi setoran antara data kantor cabang dengan kantor wilayah dan kantor pusat. Kantor cabang wajib melakukan
rekonsiliasi antara Buku Bank dengan rekening koran bank setiap bulan dan membuku pada bulan berikutnya.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain. Dibentuk Kantor Pengendalian Internal Wilayah yang bertugas sebagai pengawas (internal) keuangan Bumiputera.
d. Karyawan yang Mutunya sesuai dengan Tanggung Jawabnya.
Dalam penerimaan karyawan diadakan test atau seleksi dengan persyaratan tertentu sesuai dengan bagian yang bersangkutan untuk perekrutan agen, jumlah agen yang diambil sesuai dengan kebutuhan dan potensi pasar, baik kuantitas maupun kualitasnya. Selanjutnya diadakan seleksi, job orientation, pendidikan, pelatihan, dan pembinaan.
3
.
Evaluasi Sistem Pengendalian Internal terhadap Pengeluaran Kas pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta.
a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tegas.
Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang
berbeda-beda dalam suatu organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam struktur organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut dibawah ini.
1) Harus dipisahkan antara fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi.
Sudah ada pemisahan untuk fungsi tersebut. Fungsi operasi oleh TTA, penyimpanan dokumen oleh bagian administrasi, sedangkan penyimpanan kas dan fungsi akuntansi dilaksanakan oleh bagian kasir.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta sudah dibentuk fungsi-fungsi menurut tugasnya masing-masing, dalam transaksi pengeluaran kas. Hal ini dimaksudkan agar terjadi internal check dalam pelaksanaan suatu transaksi sehingga diharapkan dapat memperkecil kemungkinan adanya penyelewengan.
Namun, pada AJB Bumiputera Kantor Cabang Asuransi Kumpulan, setiap karyawan diharuskan bisa melaksanakan atau menguasai semua kegiatan yang terjadi dalam perusahaan. Dengan demikian dapat dilihat bahwa terjadi perangkapan aktivitas yang dilaksanakan oleh bagian-bagian dalam perusahaan. Hal yang demikian itu dapat menghambat tercapainya sistem pengendalian internal yang baik.
b. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang memberikan perlindungan yang Cukup terhadap Kekayaan, Utang, Pendapatan dan Biaya.
Setiap transaksi yang terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang. Oleh karena itu, perlu dibuat suatu sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk memberikan ororisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Sistem otorisasi yang baik dapat menjamin dihasilkannya pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi input yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai karyawan, utang, pendapatan, dan biaya perusahaan.
Sistem otorisasi yang diterapkan pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan sudah dilaksanakan dengan cukup baik. Hal ini terbukti dengan adanya otorisasi dalam masing-masing fungsi selama terjadinya transaksi.
Prosedur pencatatan juga sudah dilaksanakan dengan baik. Pencatatan dalam perusahaan dilaksanakan secara komputerisasi, namun demikian keakuratan pencatatannya juga dapat dipertanggung jawabkan. Dengan pencatatan yang baik dapat mengurangi tingkat keteledoran, sehingga laporan keuangan yang dihasilkan berkualitas dan dapat dipertanggung jawabkan keakuratannya.
c. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas setiap Unit Organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan akan terlaksana dengan baik apabila cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dijalankan dalam pelaksanaannya. Cara-cara yang umumnya ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalahsebagai berikut di bawah ini.
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
Formulir yang digunakan pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta sudah dibuat dengan mencatumkan nomor urut tercetak, seperti yang ada pada transaksi pembayaran klaim. Formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaianya dengan nomor urut tercetak. Hal ini dimaksudkan agar terjadi pengendalian terhadap penggunaan formulir tersebut, sehingga kemungkinan terjadinya penyalahgunaan dapat dihindari.
2) Pemeriksaan mendadak (Surprised Audit).
Pada perusahaan sudah dilakukan pemeriksaan mendadak pada waktu-waktu tertentu yang tidak ditentukan sebelumnya terhadap kinerja para karyawan yang dilaksanakan oleh utusan dari kantor wilayah Yogyakarta. Dengan adanya pemeriksaan mendadak tersebut, mendorong karyawan untuk melaksanakan
tugasnya dengan sebaik-baiknya sesuai dengan peraturan yang ditetapkan perusahaan.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang lain atau organisasi lain.
Setiap transaksi pengeluaran kas yang terjadi dalam perusahaan dilaksanakan oleh bagian-bagian tertentu yang telah dibentuk oleh perusahaan seperti yang terlihat pada struktur organisasi dan penanganan semua transaksi tersebut tidak hanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu unit saja. Setiap unit-unit yang ada dalam perusahaan juga diharuskan dapat melaksanakan semua kegiatan yang terjadi.
4) Perputaran Jabatan (Job Rotation).
Pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta sudah dilaksanakan perputaran jabatan. yang dilaksanakan antar kantor. Karyawan akan dipindah tugaskan dari kantor cabang satu ke kantor cabang lain. Dengan diterapkannya kegiatan tersebut dapat mengungkap kecurangan-kecurangan yang mungkin dilakukan oleh karyawan sebelumnya serta dapat memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi.
5) Kaharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak
Pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan sudah ada hak untuk pengambilan cuti bagi karyawan
yang berhak, namun pengambilan cuti tersebut tidak diwajibkan. Kebanyakan karyawan tidak mengambil cuti tersebut dengan alasan: karyawan tersebut tidak membutuhkan cuti, pekerjaan kantor yang tidak bisa ditinggalkan, atau karena karyawan tersebut senang bekerja dengan kata lain memiliki dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Dengan keadaan yang seperti itu pengendalian internal di dalam pengambilan cuti kurang baik, sehingga tidak bisa mengungkap kecurangan apabila karyawan tertentu melakukan berbagai kecurangan.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya.
Pada AJB bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta, setiap akhir bulan kantor cabang melakukan rekonsiliasi dan konfirmasi transaksi setoran antara data kantor cabang dengan kantor wilayah dan pusat. Di samping itu, kantor cabang juga wajib melakukan rekonsiliasi antar Buku Bank dengan rekening koran bank setiap bulan dan membuka pada bulan berikutnya. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain.
Dalam perusahaan telah dibentuk kantor pengendalian internal wilayah yang bertugas sebagai pengawas (internal) keuangan Bumiputera. Dengan dibentuknya kantor pengendalian internal ini, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya, dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Pada AJB Bumiputera 1912 Kntor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta, diadakan test atau seleksi dalam penerimaan karyawan baru dengan memberikan persyaratan tertentu dengan bagian yang bersangkutan. Untuk perekrutan agen, jumlah agen yang diambil sesuai dengan kebutuhan dan potensi pasar baik kuantitas maupun kualitasnya. Selanjutnya diadakan seleksi, job orientasi, pendidikan, pelatihan dan pembinaan. Dengan adanya kegiatan seleksi dalam penerimaan karyawan baru, akan lebih meningkatkan mutu kayawan sesuai dengan tanggung jawabnya, serta sesuai dengan kriteria yang di kehendaki perusahaan.
BAB III TEMUAN
Uraian pada Bab II memberikan penilaian mengenai penerapan terhadap Sistem Pengendalian Internal terhadap pengeluaran kas pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta dengan membandingkan antara teori tentang Sistem Pengendalian Internal terhadap pengeluaran kas yang seharusnya diterapkan dengan Pengendalian Internal yang telah diterapkan pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta, melalui pembahasan dan analisa yang telah penulis lakukan, diperoleh temuan tentang kelebihan dan kelemahan Sistem Pengendalian Internal terhadap pengeluaran kas yang telah diterapkan pada tiap-tiap prosedur pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta. Adapun kelebihan dan kelemahan yang penulis temukan adalah sebagai berikut di bawah ini.
A. Kelebihan
1. Setiap transaksi yang terjadi mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
Dalam pengeluaran kas, Kepala Unit Administrasi dan Umum memberikan otorisasi dengan menandatangani lembar kuitansi pembayaran klaim yang akan diserahkan kepada pemegang polis. Dengan adanya otorisasi tersebut akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
2. Prosedur pencatatan dilakukan secara komputerisasi oleh fungsi yang berwenang, dalam hal ini yaitu bagian kas. Sehingga kemungkinan terjadi kesalahan pencatatan kecil.
3. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak, yaitu pada kuitansi pembayaran klaim.
Dengan adanya nomor urut tercetak dapat digunakan sebagai alat pengendalian atas beredarnya formulir-formulir tersebut.
4. Dilakukannya pemeriksaan mendadak oleh utusan dari kantor wilayah Yogyakarta untuk memantau kinerja karyawan.
Dengan adanya pantauan seperti ini, medorong setiap karyawan untuk selalu melaksanakan tugasnya dengan sebaik mungkin sesuai dengan peraturan yang ditetapkan perusahaan.
5. Adanya perputaran jabatan (job rotation).
Yaitu pemindahtugasan karyawan dari kantor cabang satu ke kantor cabang yang lain. Cara tersebut sangat efektif untuk menemukan kecurangan-kecurangan ataupun kesalahan-kesalahan yang mungkin dilakukan oleh karyawan yang lama.
6. Setiap akhir bulan kantor cabang melakukan rekonsiliasi dan konfirmasi transaksi setoran antara data kantor cabang dengan kantor wilayah dan kantor pusat. Disamping itu, kantor cabang juga wajib melakukan rekonsiliasi antara Buku Bank dengan Rekening Koran Bank setiap bulan dan membuku pada bulan berikutnya. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga
kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya.
7. Dibentuknya Kantor Pengendalian Internal Wilayah yang bertugas sebagai pengawas (internal) Keuangan Bumiputera, sehingga kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin ketelitian dan keandalannya.
8. Dilakukan test dengan persyaratan tertentu untuk merekrut karyawan, sehingga karyawan yang diterima adalah benar-benar sesuai dengan kriteria yang ditetapkan perusahaan.
B. Kelemahan
1. Meskipun sudah terdapat pemisahan tanggung jawab fungsional seperti yang telihat pada struktur organisasi yang disusun oleh pihak berwenang, namun dalam kenyataannya setiap karyawan diharuskan bisa melaksanakan atau menguasai semua kegiatan yang terjadi dalam perusahaan. Dengan demikian dapat dilihat bahwa terjadi perangkapan aktivitas yang dilaksanakan oleh bagian-bagian perusahaan. Hal ini dapat menghambat tercapainya sistem pengendalian internal yang baik.
2. Dalam kenyataannya juga tidak ada pemisahan fungsi antara fungsi penyimpanan kas dengan fungsi akuntansi, kedua fungsi ini ditangani oleh bagian kasir, sehingga kemungkinan terjadi penyalahgunaan terhadap kas masih mungkin terjadi.
3. Pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak sudah ada, namun tidak ada ketetapan wajib untuk mengambil cuti tersebut. Kebanyakan karyawan
tidak mengambil cuti tersebut dengan alasan: karyawan tersebut tidak membutuhkan cuti, pekerjaan kantor yang tidak bisa ditinggalkan, atau karena karyawan tersebut senang bekerja dengan kata lain memiliki dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Hal ini memungkinkan apabila terjadi kesalahan dalam pekerjaannya tidak dapat segera diketahui.
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pada Bab sebelumnya mengenai Sistem Pengendalian Internal terhadap pengeluaran kas pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta, penulis menyimpulkan bahwa pelaksanaan Sistem Pengendalian Internal pada perusahaan secara keseluruhan sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari adanya otorisasi dari pihak yang berwenang atas transaksi pengeluaran kas yang terjadi, adanya rekonsiliasi dan konfirmasi setoran yang dilakukan setiap bulan antara data kantor cabang dengan kantor wilayah dan kantor pusat, penggunaan formulir bernomor urut tercetak, dilakukannya pemeriksaan mendadak terhadap kinerja karyawan, adanya perputaran jabatan, dan dibentuknya Kantor Pengendalian Internal Wilayah yang bertugas sebagai pengawas (internal) keuangan Bumiputera. Meskipun demikian, masih terdapat sedikit kekurangan yang perlu mendapat perhatian dari perusahaan.
B. Rekomendasi
Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya mengenai Sistem Pengendalian Internal terhadap pengeluaran kas pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta, maka penulis memberikan saran untuk menghindari penyalahgunaan serta demi kemajuan
perusahaan di masa yang akan datang. Adapun saran yang diberikan penulis adalah sebagai berikut di bawah ini.
1. Sebaiknya pelaksanaan tugas dari masing-masing bagian dalam perusahaan dilaksanakan sesuai dengan tugasnya masing-masing seperti yang tertuang pada job description yang disusun oleh pihak yang berwenang dalam perusahaan. Sedapat mungkin setiap bagian hanya melaksanakan tugasnya saja tanpa harus ikut melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawab bagian lain, sehingga perangkapan fungsi yang biasa terjadi dapat dihindarkan.
2. Perusahaan sebaiknya mengambil kebijakan untuk memisahkan fungsi antara fungsi penyimpanan kas dengan fungsi akuntansi, sehingga dapat menghindari penyalahgunaan terhadap kas.
3. Perusahaan sebaiknya melakukan kebijakan untuk mewajibkan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Kebijakan tersebut digunakan untuk mengungkap kecurangan yang mungkin akan terjadi, selain itu juga dapat digunakan untuk menilai kecakapan karyawan yang bersangkutan.
Saran ini diharapkan bermanfaat bagi perkembangan perusahaan terutama dalam Sistem Pengendalian Internal terhadap pengeluaran kas pada AJB Bumiputera 1912 Kantor Cabang Asuransi Kumpulan Surakarta di masa yang akan datang.
