BAB III PEMBAHASAN
E. Pengendalian Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT Telkom
Data yang dikumpulkan oleh perusahaan hasilnya akan dianalisa kemudian dikirimkan ke induk perusahaan dimana hal tersebut kemungkinan masih harus disesuaikan lagi menurut keadaan internal perusahaan. Penerimaan kas bertujuan untuk mengelola transaksi yang terjadi di PT. Telkom Medan, dimana alur penerimaan kasnya sebagai berikut:
41
Plasa Telkom Finance
-Pendapatan -Voucher Trendy -Print Out AMA -Pembayaran Rekening Marketing Divre Uang Print -Marketing Divre -SAP - BNI Bank - Mandiri - BRI R/C
Sumber PT. Telkom Indonesia, 2015
Gambar 3.1 Alur penerimaan kas b. Pengeluaran kas
Pengendalian internal atas pembayaran kas harus memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang diotorisasi. Disamping itu, pengendalian harus memastikan bahwa kas digunakan secara efisien. Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlah relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu sistem : fluctuating-fund-balance sistem dan imperst sistem.
Pengeluaran kas dengan cek dapat ditinjau dari pengendalian intern adalah sebagai berikut :
1. Digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek, dengan demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud pihak pembayaran.
2. Dilibatkannya pihak luar (dalam hal ini bank) dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Direkam rekening koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
3. Sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada cek is-user. Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima pembayaran lebih andal karena di dalam endorsement terkait pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayar maupun bagi penerima pembayaran.
Pengeluaran kas bertujuan untuk mengelola transaksi keuangan yang terjadi pada PT. Telkom Medan, dimana alur pengeluaran kasnya adalah sebagai berikut:
43 Dokumen Pertanggungan Finance Service Tools Finance
Memo Jurnal SAP
Sumber: PT. Telkom Medan, 2015
Gambar 3.2 Alur Pengeluaran Kas
Keterangan:
Pengeluaran kas dimulai dari dokumen pertanggung jawaban yang dipertanggungkan oleh UBIS (Unit bisnis) berdasarkan kegiatan atau operasi yang dilakukan. UBIS akan membuat semua anggaran biaya yang akan dipertanggungkan untuk dikirim ke bagian Finance Service. Setelah dokumen dikirim ke bagian Finance Service maka akan diverifikasi pengadaan barang dan jasa. Pelaksanaan verifikasi ini memerlukan keabsahan berkas atau dokumen tagihan melalui kelengkapan beberapa dokumen yang harus disertakan dalam pertanggungan keuangan adalah sebagai berikut:
1. Kontrak 2. Surat Tagihan 3. Kwitansi 4.Faktur Pajak
5. Berita Acara Serah Terima -1 6. Berita Acara Serah Terima -2 7. Berita Acara Uji Terima
Alur penyelesaian pertanggungan adalah sebagai berikut:
UBIS (Unit Bisnis) Finance Service
-Verifikasi - Parking - Posting Dokumen
Pertanggungan Finest Finest SAP
Dokumen Pertanggu
ngan
- Cetak memo jurnal - Buat SPP
- Buat Cash Flow
Sumber PT. Telkom Medan, 2015
Gambar 3.3
Alur Penyelesaian Pertanggungan Keterangan:
a) Unit Bisnis melakukan pencatatan setiap pengeluaran uang (pertanggungan) baik berupa kontrak melalui Toolls Finest dan dokumen pertanggungan dikirimkan ke unit finance bersamaan dengan pengiriman lewat Finest.
b) Unit Finance akan melakukan verifikasi atas dokumen pertanggungan yang diterima dengan ketentuan yang berlaku. Jika memenuhi ketentuan selanjutnya akan dibukukan proses. Parking dan Posting dari Finest ke SAP. SAP akan
45
mengeluarkan nomor dokumen posting pencatatan yang disebut jurnal pencatatan. Seluruh dokumen posting pertanggungan akan dimintakan pembayarannya ke Kantor Pusat Unit Cash Operation dengan membuat SPB (Surat Perintah Bayar) terlebih dahulu untuk setiap pertanggungan.
c) Kemudian seluruh SPB (Surat Perintah Bayar) akan direkap dan dimintakan ke Cash Operation Kantor Pusat dengan Nota Dinas.
Di dalam sebuah perusahaan terdapat cara mengelola kas yang optimal sehingga kas tidak akan berdampak terhadap perusahaan. Optimalisasi kas merupakan usaha perusahaan, dimana kas yang ada di dalam perusahaan harus tetap dijaga agar jangan sampai kas tersebut mengalami kelebihan atau kekurangan dalam melakukan aktivitas perusahaan. Optimasi kas adalah bagian dari manajemen keuangan yang dilakukan oleh perusahaan, setelah mempercepat pemasukan kas dan memperlambat pengeluaran kas. Kas sangatlah penting untuk menggerakkan usaha perusahaan. Kas yang memadai merupakan target dari semua perusahaan, agar kinerja di dalamnya berjalan secara efektif dan tidak menghambat dari sektor-sektor lainnya.
Pengendalian intern atas Pengeluaran kas pada PT. Telkom Medan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan, sama seperti halnya pemasukan, pengeluaran kas pada PT. Telkom Medan juga di catat di bagian keuangan, segala pengeluaran yang dikeluarkan pada kas PT. Telkom Medan baik untuk kegiatan maupun pembelian barang/ fasilitas kantor yang dibutuhkan oleh bagian-bagian bidang yang berbeda memiliki anggaran yang berbeda- beda. Setiap bidang memiliki keunggulan yang berbeda jadi anggaran yang dikeluarkan pun berbeda, pada PT. Telkom Medan bagian Marketing and sales Budget memiliki anggaran dana yang
cukup besar dibandingkan bidang-bidang lain karena marketing sendiri dipusatkan untuk memasarkan jenis produk-produk dari PT. Telkom Medan dan membantu menyuplai ke lapangan untuk alat-alat yang akan digunakan saat memasarkan.
Pengeluaran pada kas tidak terlepas dari pemasukan dalam kas, karena setiap pengeluaran harus diimbangi dengan pemasukan yang relevan dan efektif yang menjadi tanggung jawab untuk semua bidang. Transaksi pengeluaran kas pada PT. Telkom Medan menggunakan uang kas yang dilakukan oleh bagian keuangan.
Di dalam bidang Marketing and Sales Budget sering dilakukan pengadaan barang atau stok barang disimpan ke gudang agar menjaga kekurangan yang akan terjadi ketika permintaan mengalami kenaikan. Dalam pengadaan biasanya dilakukan negosiasi harga oleh bagian Marketing – keuangan – pihak supplier yang berada dilapangan. Jika berhasil dilakukan negosiasi harga maka anggaran harus secepatnya dikeluarkan, nilai pengadaan maksimum untuk kas PT. Telkom Medan sebesar RP. 25.000.000 (Termasuk PPN). Dengan begitu kas Pengeluaran PT. Telkom Medan harus beroperasi efektif dan efisien agar tidak terjadi penyelewengan dan kerugian terhadap kas pada PT. Telkom Medan.
Manajemen kas yang efektif meliputi pembuatan rencana yang baik untuk menjaga keseimbangan antara resiko dan profitabilitas. Kas harus disediakan dalam jumlah dan batas-batas yang telah ditentukan. Arus kas masuk dan arus kas keluar harus diupayakan seimbang, artinya tidak terjadi saldo kas yang berlebihan ataupun keuntungan. Jadi, di dalam sebuah perusahaan kas selalu diupayakan agar seoptimal mungkin dalam penggunaannya agar tidak berdampak bagi perusahaan. Perusahaan harus meminimalisir semua kegiatan kasnya agar tidak terjadi krisis kas atau limit dalam perusahaan yang bergantung pada kasnya. Jadi, kas
47
perusahaan PT. Telkom Medan tidak pernah limit dari tahun ke tahun. Perusahaan berusaha seoptimal mungkin meminimalisir kasnya agar tidak terjadi limit.