BAB II TINJAUAN PUSTAKA
6. Pengendalian Persediaan
Persediaan bahan baku dianggap sebagai bagian yang sangat penting dalam perusahaan karena adanya ketidakpastian persediaan, yaitu diperlukannya bahan baku untuk menjaga agar kegiatan produksi tetap berjalan lancar jika pengiriman datang terlambat atau jika tidak ada pengiriman sama sekali. Proses produksi yang tidak dapat diandalkan dapat juga menciptakan permintaan untuk memproduksi persediaan ekstra. Misalnya, suatu perusahaan memutuskan untuk memproduksi lebih banyak dari yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan karena proses produksi sering sekali menghasilkan produk-produk yang tidak seragam dalam jumlah yang cukup besar. Fungsi dasar pengendalian persediaan baik bahan baku, barang dalam proses maupun barang jadi banyak sekali. Fungsi tersebut
meliputi proses berurutan mulai dari timbulnya kebutuhan, pembelian, pengolahan, pengiriman. Permasalahan utama persediaan yang timbul yaitu bagaimana fungsi tersebut dapat mengatur persediaan sehingga setiap permintaan dapat dilayani akan tetapi biaya persediaan harus minimum. Bila persediaan cukup banyak, permintaan dapat segera dilayani akan tetapi menyebabkan biaya penyimpanan barang tersebut akan menjadi sangat mahal. Dengan memperhatikan hal tersebut diambil keputusan untuk menentukan nilai persediaan.
Persediaan juga dibutuhkan untuk tetap dapat mensuplai kebutuhan barang bagi pelanggan dan proses produksi jika proses tersebut terhenti karena kegagalan mesin. Akhirnya perusahaan juga mungkin akan membutuhkan persediaan dalam jumlah yang besar untuk mengambil keuntungan jika terjadi pemotongan jumlah produksi atau untuk antisipasi jika terjadi kenaikan harga. Perusahaan harus dapat menentukan kebijakan yang tepat agar kegiatan yang ada dalam perusahaan tidak akan terganggu. Perusahaan harus dapat menentukan berapa banyak jumlah bahan baku yang harus dipesan atau untuk digunakan dalam proses produksi dan kapan seharusnya pemesanan itu dilakukan atau kapan perencanaan persediaan dilakukan. Beberapa kebijakan dapat ditentukan oleh perusahaan dengan menentukan kuantitas pesanan ekonomis, titik pemesanan kembali, stock minimum yang harus dimiliki oleh perusahan, termasuk jangka waktu untuk memesan persediaan.
Kuantitas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity-EOQ)
Model ini merupakan model pengendalian persediaan yang paling tua dan paling terkenal. Didasarkan pada asumsi-asumsi:
1. Permintaan diketahui dan bersifat konstan.
2. Lead time yaitu waktu antara pemesanan dan penerimaan, diketahui dan konstan.
3. Permintaan diterima dengan segera. 4. Tidak ada diskon.
5. Biaya yang terjadi hanya biaya set up atau pemesanan diketahui dan bersifat konstan.
6. Tidak terjadi kehabisan stock.
Misalkan permintaan diketahui. Dalam memilih jumlah pesanan atau jumlah produksi, para manajer harus memfokuskan dirinya hanya pada biaya pemesanan (perencanaan persediaan) dan biaya penyimpanan. Total biaya pemesanan (perencanaan persediaan) dan biaya penyimpanan dapat dijelaskan melalui persamaan berikut ini :
TC = PD : Q + CQ : 2
= Biaya Pemesanan + Biaya Penyimpanan Dimana:
TC =Total biaya pemesanan (atau perencanaan) dan biaya penyimpanan
P = Biaya penempatan dan penerimaan pesanan (atau biaya mempersiapkan produksi)
Q = Jumlah unit yang dipesan setiap kali dilakukan pemesanan (atau jumlah unit yang diproduksi)
D = Permintaan tahunan yang diketahui
Biaya penyimpanan persediaan dapat dihitung oleh setiap perusahaan yang menyimpan persediaan. Tentu saja, model biaya persediaan yang menggunakan biaya perencanaan persediaan dan ukuran jumlah produksi sebagai input hanya berlaku bagi perusahaan yang memproduksi sendiri persediaannya (barang jadi atau setengah jadi). Sebagai contoh, suatu perusahaan jasa yang mengurus surat jaminan atau garansi bagi produser- produser bersar dan perusahaan rekaman. Diasumsikan bahwa nilai-nilai berikut ini berlaku untuk memperbaiki alat perekam video (sebagian dibeli dari suplier eksternal):
D = 25000 unit Q = 500 unit
P = $ 40 per pesanan C = $ 2 per unit
Untuk mengetahui jumlah pesanan per tahun dapat digunakan rumus : Jumlah pesanan per tahun = 25000 : 500
= 50 unit
Total biaya pemesanan dapat dihitung dengan mengalikan jumlah pesanan pertahun dengan biaya untuk menempatkan dan menerima pesanan. Total biaya pemesanan = D : Q × P
= 50 × $ 40 = $ 2000
Total biaya penyimpanan untuk tahun terkait didapat dengan CQ : 2, persamaan ini sama dengan mengalikan jumlah rata-rata persediaan di tangan (Q:2) dengan biaya penyimpanan per unit (C). Untuk pesanan 500 unit dengan
biaya penyimpanan $ 2 per unit, nilai persediaan rata-rata adalah 250 unit (500 : 2) dan biaya penyimpanan untuk tahun tersebut adalah $ 500 ($2 × 250). (Asumsi nilai rata-rata persediaan Q : 2 ekuivalen dengan asumsi bahwa persediaan dipakai seluruhnya).
Berdasarkan contoh diatas total biaya adalah $ 2500 ($2000 + $500). Suatu pesanan berjumlah 500 dengan total biaya $ 2500 bukan merupakan pilihan yang terbaik. Beberapa jumlah pesanan yang lain mungkin menghasilkan biaya yang lebih rendah. Tujuannya adalah mencari total pemesanan yang meminimalkan total biaya. Jumlah atau kuantitas pesanan ini disebut dengan Kuantitas Pesanan Ekonomis (EOQ). Model EOQ merupakan contoh dari sistem persediaan tekanan. Dalam sistem tekanan, akuisisi persediaan dimulai dengan tindakan antisipasi terhadap permintaan dimasa yang akan datang, bukan karena reaksi terhadap permintaan saat ini. Persamaan yang digunakan untuk menghitung EOQ adalah:
Q = EOQ = (2DP):C
Dengan menggunakan data dari contoh diatas, EOQ dapat dihitung dengan persamaan diatas :
EOQ = (22500040):2 = 1000000
= 1000
Mengganti 1000 sebagai nilai Q dalam persamaan untuk menghitung total biaya akan menghasilkan total biaya sebesar $ 2000. Jumlah pesanan akan menjadi 25 (25000 : 1000), oleh karena itu, total biaya pesanannya
adalah $1000 (25 × $40). Jumlah persediaan rata-rata adalah 500 unit (1000 : 2), dengan total biaya penyimpanan $1000 (500 × $2). Pada contoh diatas biaya pemesanan ekuivalen dengan biaya penyimpanan. Pada contoh perhitungan EOQ diatas, bahwa untuk kuantitas pesanan sejumlah 1000 biaya yang dikeluarkan lebih rendah daripada kuantitas pesanan sejumlah 500.
Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point)
EOQ telah menjawab pertanyaan berapa banyak persediaan yang harus dipesan (atau diproduksi). Mengetahui kapan melakukan pemesanan (atau menetapkan waktu produksi) juga merupakan hal yang penting dalam setiap kebijakan persediaan. Titik pemesanan ulang merupakan titik waktu dimana pesanan baru (atau produksi baru) harus dilakukan. Titik waktu ini merupakan fungsi dari EOQ, waktu tunggu, dan tingkat dimana persediaan sudah habis. Waktu tunggu merupakan waktu yang diperlukan untuk menerima kuantitas pesanan ekonomis ketika suatu pesanan dilakukan atau ketika produksi dimulai.
Menghindari biaya kekurangan persediaan dan meminimalkan biaya penyimpanan sangat penting dilakukan dan suatu pesanan harus dilakukan sehingga pesanan itu tiba ketika unit terakhir dari persediaan digunakan. Mengetahui tingkat pemakaian dan waktu tunggu membuat kita dapat menghitung titik pemesanan kembali yang dapat memenuhi tujuan-tujuan tersebut.
Data pada contoh diatas dapat digunakan untuk menghitung titik pemesanan ulang. Misalkan kegiatan memperbaiki menggunakan 100 suku cadang per hari dan bahwa waktu tunggunya adalah 4 hari. Jika demikian, suatu pemesanan harus dilakukan ketika tingkat persediaan menurun hingga 400 unit (100 × 4).
Jika permintaan suku cadang atau produk tidak diketahui secara pasti, kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan muncul. Misalkan, jika suku cadang digunakan pada tingkat 120 unit suku cadang per hari dan bukannya 100 unit, perusahaan akan menggunakan 400 unit suku cadang setelah tiga dan satu pertiga hari. Jika pesanan baru tidak diterima hingga akhir hari keempat, maka kegiatan reparasi yang membutuhkan suku cadang ini akan terhenti selama dua pertiga hari. Untuk menghindari masalah ini, perusahaan sering sekali memilih untuk menyimpan persediaan pengaman (safety stock).
Persediaan Pengaman (safety stock) merupakan persediaan ekstra yang disimpan sebagai jaminan dalam menghadapi permintaan yang berubah-ubah. Persediaan pengaman dihitung dengan mengalikan waktu tunggu dengan selisih antara tingkat maksimum pemakaian dan tingkat rata-rata penggunaan. Misalkan, jika pemakaian maksimum rata-rata adalah 100 unit per hari, dan waktu tunggunya adalah empat hari, persediaan pengaman dapat dihitung : Pemakaian maksimum 120
Pemakaian rata-rata (100)
Selisih 20
Waktu tunggu × 4
Dengan adanya persediaan pengaman, titik pemesanan ulang dapat dihitung sebagai berikut :
Titik pemesanan ulang = (tingkat pemakaian rata-rata × waktu tunggu) + persediaan pengaman
= (100 × 4) + 80 = 480 unit Contoh untuk perusahaan manufaktur:
Sebuah perusahaan manufaktur pertanian yang besar yang memiliki pabrik-pabriknya diseluruh wilayah negara. Setiap pabrik memproduksi alat- alat yang diperlukan untuk merakit peralatan pertanian tertentu. Salah satu pabrik yang besar memproduksi pembajak tanah. Manajer pabrik tersebut sedang berusaha menentukan jumlah produksi yang harus dilakukan untuk bagian pembuatan mata pisau. Ia yakin bahwa jumlah produksi saat ini terlalu besar dan ingin mengindentifikasi kuantitas yang harus diproduksi untuk meminimalkan total biaya penyimpanan dan perencanaan persediaan. Ia juga ingin menghindari persediaan pengaman, karena persediaan pengaman akan menutup departemen perakitan. Data-data yang tersedia :
Permintaan rata-rata untuk mata pisau 320 per hari Permintaan maksimum untuk mata pisau 340 per hari Permintaan tahunan untuk mata pisau 80000 Biaya penyimpanan per unit $ 5 Biaya perencanaan per unit $ 12500
Waktu tunggu 20 hari
Berdasarkan data-data tersebut, kuantitas pemesanan ekonomis dan titik pemesanan ulang dengan menggunakan persamaan yang telah dijabarkan sebelumnya. Seperti yang ditunjukkan oleh perhitungan tersebut, mata pisau
akan dimulai ketika persediaan mata pisau menurun hingga 6800 unit, sesuai dengan perhitungan dibawah ini:
EOQ = (2DP:C) = (28000012500):5 = 400000000 = 20000 mata pisau Persediaan pengaman: Pemakaian maksimun 340 Pemakaian rata-rata 320 Selisih 20 Waktu tunggu ×20 Persediaan pengaman 400
B. TEORI PENGENDALIAN MANAJEMEN
1. Defenisi dan Tujuan Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen pada dasarnya merupakan suatu sistem yang digunakan oleh manajemen untuk membangun masa depan. Suatu pengendalian manajemen yang baik sangat dibutuhkan dalam organisasi dan harus sesuai dengan strategi manajemen. Pengendalaian manajemen dilaksanakan dalam suatu organisasi dengan tujuan tertentu, dan pelaksana yang memiliki tujuan pribadi. Dalam mengelola perusahaan yang relatif besar, manajemen memerlukan suatu sistem yang disebut sistem pengendalian manajemen.
Menurut Anthony dan Govindarajan (2005:7), ”Sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas”, sedangkan menurut Suadi Arief (2001:3), ”Sistem adalah
sekelompok komponen yang masing-masing saling menunjang, baik yang berhubungan maupun yang tidak berhubungan yang keseluruhannya merupakan suatu kesatuan”.
Suatu organisasi atau perusahaan harus ada yang dikendalikan untuk memastikan apakah tujuan perusahaan itu dapat tercapai atau tidak. Pada setiap kegiatan harus ada yang dikendalikan, sebab jika terjadi penyimpangan maka penyimpangan itu dapat segera dikoreksi. Menurut Supriyono (1999:73), ”Pengendalian menunjukkan monitoring dan evaluasi prestasi untuk menentukan tingkat kesesuaian tindakan dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya”. Menurut Suadi Arief (2001:3), ”Pengendalian adalah proses untuk membuat organisasi mencapai tujuan”.
Pengendalian merupakan suatu proses untuk mengarahkan sumber daya ke arah tercapainya tujuan perusahaan. Pengendalian menjaga organisasi agar tetap bergerak ke arah yang benar yaitu tujuan perusahaan. Adapun tujuan pengendalian yang dilakukan oleh manajemen adalah menjamin bahwa apa yang ditetapkan pihak manajemen dapat dilaksanakan, menghindari terjadinya pemborosan dan sekaligus menjaga aset perusahaan. Pengendalian juga merupakan suatu proses yang sistematis. Langkah-langkah dalam proses pengendalian adalah:
1. Menetapkan standar dan metode untuk mengukur prestasi 2. Mengukur prestasi kerja
3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar 4. Mengambil tindakan koreksi
Pengendalian memiliki beberapa elemen, yaitu:
1. Detektor (sensor) yaitu suatu alat atau perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan. 2. Assesor (penilai) yaitu suatu perangkat yang menentukan signifikan
dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan standar.
3. Efektor yaitu suatu perangkat yang mengubah perilaku jika assesor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.
4. Jaringan komunikasi yaitu perangkat yang meneruskan informasi antara detektor dan assesor dan antara assesor dan effektor.
Gambar 2.1
Elemen-Elemen Proses Pengendalian
Sumber : Anthony dan Govindarajan, 2005
Suatu organisasi atau perusahaan terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama menurut aturan-aturan untuk mencapai tujuan bersama. Dalam suatu oraganisasi diperlukan seorang pemimpin untuk mengatur
1. Detektor Perusahaan yang sedang dikendalikan Perangkat Kendali 2. Assesor 3. Effektor
kerjasama antar anggota organisasi dan bertanggungjawab atas pencapaian tujuan secara efektif dan efisien. Manajemen dapat didefenisikan sebagai proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian pekerjaan. Namun dapat juga didefenisikan sebagai suatu proses untuk mempengaruhi orang-orang untuk mencapai tujuan. Demikian juga dalam perusahaan, suatu perusahaan tentunya ingin mencapai tujuan secara efektif dan efisien, oleh karena itu perusahaan harus memiliki pengendalian manajemen yang baik.
Menurut Suadi Arief (2001:6), ”Pengendalian manajemen adalah semua usaha untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan”, sedangkan menurut Anthony dan Govindarajan (2005:8), ”Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi untuk mengimplementasikan strategi organisasi”. Untuk dapat melakukan pengendalian manajemen yang baik maka dibutuhkan suatu sistem pengendalian manajemen atau disebut juga sistem perencanaan dan pengendalian manajemen.
Menurut Suadi Arief (2001:8):
”Sistem pengendalian manajemen adalah sebuah sistem yang terdiri dari beberapa anak sistem yang saling berkaitan, yaitu: pemrograman, penganggaran, akuntansi, pelaporan dan pertanggungjawaban untuk membantu manajemen mempengaruhi orang lain dalam sebuah perusahaan, agar dapat mencapai tujuan perusahaan melalui strategi tertentu secara efektif dan efisien.”
Menurut Armila (2006:104) :
”Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang digunakan untuk mempengaruhi anggotanya serta untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan oleh setiap individu yang terlibat dalam perusahaan telah sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang ditentukan perusahaan termasuk didalamnya adalah penggunaan sumber daya lain yang dimiliki perusahaan agar digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan.
Menurut Mulyadi dan Johny (2001:3), ”Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem yang digunakan untuk merencanakan berbagai kegiatan perwujudan visi organisasi melalui misi yang telah dipilih dan untuk mengimplementasikan dan memantau pelaksanaan rencana kegiatan tersebut”. Dari defenisi-defenisi diatas, terdapat tiga frasa penting, yaitu :
1. Misi dan visi organisasi
2. Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem perencanaan kegiatan
3. Sistem pengendalian manajemen merupakan implementasi dan pemantauan pelaksanaan rencana kegiatan
Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah untuk memastikan (sejauh mana ditetapkan) keselaran tujuan semaksimal mungkin. Dalam proses untuk meraih keselarasan tujuan perusahaan, maka orang-orang dituntut untuk memadukan kepentingan-kepentingan pribadi dengan kepentingan perusahaan.
Pengendalian manajemen ini meliputi baik tindakan-tindakan untuk menuntun dan memotivasi usaha guna mencapai tujuan perusahaan maupun
tindakan untuk mengkoreksi hasil kerja yang tidak efektif dan tidak efisien. Sistem pengendalian yang dibutuhkan pada tiap perusahaan berbeda-beda, namun semuanya memiliki karakteristik yang sama, yaitu:
1. Sistem pengendalian manajemen difokuskan pada program dan pusat-pusat pertanggungjawaban
2. Informasi yang diproses pada sistem pengendalian manajemen terdiri atas dua macam yaitu:
a) Data yang terencana dalam bentuk program, anggaran, standar b) Data aktual mengenai apa yang telah atau sedang terjadi, baik
didalam maupun diluar organisasi.
3. Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem organsisai total. Fungsinya adalah untuk membantu manajemen menjaga keseimbangan semua bagian operasi dan mengoperasikan organisasi sebagai suatu kesatuan yang terkoordinasi.
4. Sistem pengendalian manajemen biasanya berkaitan erat dengan struktur keuangan, dimana sumberdaya dan kegiatan-kegiatan organisasi dinyatakan dalam satuan moneter.
5. Aspek-aspek perencanaan dari sistem pengendalian manajemen cenderung meliputi pola dan jadwal tertentu.
6. Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang terpadu dan terkoordinasi dimana data yang terkumpul untuk berbagai kegunaan dipadukan untuk saling dibandingkan setiap saat pada setiap unit organisasi.
Sistem pengendalian manajemen terdiri dari dua unsur, yaitu : struktur pengendalian manajemen dan proses pengendalian manajemen. Struktur pengendalian manajemen merupakan elemen-elemen yang membentuk sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas pusat pertanggungjawaban dan ukuran prestasinya, sedangkan proses pengendalian manajemen adalah cara bekerjanya tiap pusat pertanggungjawaban dengan menggunakan informasi yang mengalir didalamnya. Maka, pemrograman dan penganggaran merupakan proses dari sistem pengendalian manajemen, sedangkan pertanggungjawaban merupakan struktur dari sistem pengendalian manajemen.
Pengendalian manajemen dapat dibahas dari segi strukturnya atau dari segi prosesnya. Dilihat dari segi strukturnya, pengendalian manajemen terdiri dari beberapa pusat pertanggungjawaban. Misalnya, komponen perusahaan seperti divisi, departemen, bagian, seksi, dan sebagainya, yang diberi tugas untuk mencapai sebagian atau beberapa tujuan perusahaan. Bentuk pertanggungjawaban dari pusat pertanggungjawaban adalah dalam bentuk anggaran. Beberapa alasan pentingnya pembagian tugas kepada pusat pertanggungjawaban, yaitu:
1. Sasaran yang harus dicapai pusat pertanggungjawaban menjadi jelas. 2. Jika tujuan perusahaan tidak tercapai, maka letak kegagalan dapat
Jika dilihat dari segi proses pengendalian manajemen merupakan tahapan-tahapan dalam pembuatan anggaran tersebut. Tahapan-tahapan itu adalah : 1. Menetapkan tujuan 2. Menetapkan sasaran 3. Menetapkan strategi 4. Menetapkan program 5. Menetapkan anggaran
Pusat pertanggungjawaban digunakan untuk menunjukkan unit organisasi yang dikelola oleh seorang manajer yang bertanggung jawab. Suatu pusat pertanggungjawaban dibentuk untuk mencapai salah satu tujuan atau beberapa tujuan perusahaan. Tujuan pusat pertanggungjawaban secara individual adalah agar dapat membantu pencapaian tujuan-tujuan perusahaan sebagai tujuan keseluruhan. Tujuan menyeluruh suatu perusahaan diputuskan dalam proses perencanaan strategis.
Pusat pertanggungjawaban dapat diklasifikasikan menjadi 4, yaitu: 1. Pusat Biaya
Pusat biaya adalah suatu pusat pertanggungjawaban yang oleh sistem pengendalian manajemen prestasi manajernya dinilai atas dasar biaya. Pada pusat biaya, masukannya dapat diukur dalam satuan moneter tetapi keluarannya tidak diukur dalam satuan moneter. Pusat biaya dibedakan menjadi dua, yaitu:
a. Pusat biaya teknis, yaitu pusat biaya yang sebagian besar biayanya dapat ditentukan dengan pasti karena biaya tersebut berhubungan erat dengan volume kegiatan pusat biaya tersebut. b. Pusat biaya kebijakan, yaitu pusat biaya yang sebagian besar
biayanya tidak berhubungan erat dengan volume kegiatan pusat biaya tersebut.
2. Pusat Pendapatan
Pusat pendapatan adalah suatu pusat pertanggungjawaban dalam suatu perusahaan dimana prestasi manajernya dinilai atas dasar pendapatan dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Pada pusat pendapatan, keluarannya diukur dalam satuan moneter, sedangkan masukannya tidak dihubungkan dengan keluarannya. Pusat pendapatan berwenang menentukan harga jual, sedangkan masukannya tidak dihubungkan dengan keluarannya, sehingga tidak dapat dihitung labanya. (Suadi Arief, 2001:65)
3. Pusat Laba
Pusat laba adalah suatu pusat pertanggungjawaban dalam suatu perusahaan dimana prestasi manajernya dinilai atas dasar selisih pendapatan dengan biaya dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Pada pusat biaya ini masukan dan keluarannya dapat diukur dengan satuan moneter. Walaupun laba mampu menunjukkan efisiensi dan efektivitas perusahaan maupun pusat laba, tetapi sebagai alat pengukur, laba juga menimbulkan masalah. Laba tidak
mencerminkan seluruh hasil kerja manajemen. (Suadi Arief, 2001:75)
4. Pusat Investasi
Pusat Investasi adalah suatu pusat pertanggungjawaban dalam suatu perusahaan dimana prestasi manajernya dinilai atas dasar pendapatan, biaya, dan sekaligus modal atau investasi pada pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.